La implantación de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) en las administraciones públicas ha fracasado en muchos casos, desde retrasos en la entrega y presupuestos excesivos hasta la incapacidad de obtener los beneficios esperados. Muchas implantaciones de ERP, incluso en los países más avanzados, fracasan.
Contenido
- Visión general
- Grandes fracasos de proyectos ERP en países desarrollados - Gobierno
- Grandes fracasos de proyectos ERP en países desarrollados - Sector público
- Grandes fracasos de proyectos ERP en países en desarrollo - Gobierno
- ¿Son éticos los principales proveedores de ERP?
- Los grandes proyectos informáticos son arriesgados
- Pruebas de los problemas de los grandes proyectos informáticos en la Administración
- Pruebas del escaso éxito de las implantaciones de ERP en múltiples sectores
- Tasas de éxito
- Costes
- Entrega a tiempo
- Necesidad de personalización
- Análisis del coste total de propiedad a 5 años de GRP frente a ERP
1. Visión general
- Las administraciones públicas adoptan cada vez más programas comerciales listos para usar (COTS) en sustitución de las aplicaciones heredadas y desarrolladas a medida para la gestión financiera, presupuestaria, de gastos, fiscal, de tesorería y de la función pública.
- Uno de los principales impulsores de los recientes proyectos COTS es la sustitución de múltiples aplicaciones dentro de una organización gubernamental por una solución integrada o el apoyo a numerosas organizaciones gubernamentales con un servicio compartido alojado o una nube gubernamental privada.
- Las organizaciones gubernamentales pueden optar por adquirir Planificación de recursos empresariales (ERP) software de grandes empresas cuyo software se utiliza en múltiples mercados "verticales" o Planificación de recursos gubernamentales (GRP) programas informáticos diseñados exclusivamente para las administraciones públicas.
- FreeBalance, con el FreeBalance Accountability Suite™es un proveedor de GRP. FreeBalance no construye ni suministra software al sector privado.
- En general, los proyectos informáticos han obtenido peores resultados en el sector público. El sitio Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de Estados Unidos ha "informado y testificado que los proyectos federales de TI incurren con demasiada frecuencia en sobrecostes y retrasos en los plazos, al tiempo que contribuyen poco a los resultados relacionados con la misión".
- Normas complejas y consideraciones políticas en la Administración se suman a las razones generales de los problemas de los grandes proyectos informáticos.
2. Grandes fracasos de proyectos ERP en países desarrollados - Gobierno
Canadá
En Canadá, el uso de ERP para la modernización de las nóminas (Sistema de pago Phoenix) ha provocado que más de una cuarta parte de los funcionarios tengan errores en sus nóminas y que algunos lleven meses sin cobrarlas, ya que el sistema se ha "desquiciado repetidamente", tal y como ha declarado el Ministro de Hacienda. New York Times informó. El coste total para superar los problemas de ERP puede costar hasta C$2.600 millones.
Una explicación del fracaso del ERP del Gobierno de Canadá "Phoenix Pay System" de Revista Macleans:
Australia
El Gobierno de Australia está investigando los elevados costes del ERP y las prácticas de los principales proveedores. Más de la mitad del presupuesto de la reciente actualización a una nueva versión de ERP en Australia (GovERP) fue consumido rápidamente por los consultores debido a una "falta de experiencia“.
Francia
Un gran Servicios compartidos de ERP El Tribunal de Cuentas estimó que el proyecto de Francia sobrepasaba el presupuesto en $200 millones y llevaba más de un año de retraso.(1) y dio lugar a retrasos en los pagos de más de $2.200 millones a los contratistas de defensa(2).
Alemania
El Gobierno alemán trató de eludir su responsabilidad por un error contable de 55.000 millones de euros que le ha expuesto a acusaciones de ineptitud e hipocresía tras sus constantes críticas a las prácticas contables griegas.(3).
Reino Unido
En Oficina Nacional de Auditoría en el Reino Unido descubrió que el uso de servicios compartidos de ERP añadía gastos en lugar de reducir costes(4).
Y un Oficina del Gabinete análisis encontrados:
- El coste medio de implantación de un ERP de nivel 1 es de 160 £ por empleado utilizando el método tradicional
- El coste teórico del despliegue a través de servicios compartidos es de 93 euros por empleado.
- Utilización de soluciones menos costosas a 52 libras por empleado
Otro análisis del Oficina del Gabinete en el Reino Unido descubrió precios incoherentes de licencias de software en la administración pública para el mismo paquete ERP de nivel 1, donde los dos principales proveedores tenían "los precios más incoherentes para la licencia ERP y el soporte de mantenimiento en todos los departamentos de la administración central".
Otro estudio realizado en el Reino Unido puso de manifiesto la escasa satisfacción con la ERP en la administración pública, donde más de la mitad de los encuestados utilizaban software ERP de nivel 1. La encuesta mostró que la satisfacción con el ERP de nivel 1 es muy inferior a la de las soluciones alternativas.
- 63%: Sistema ERP no cumplió las expectativas en al menos un ámbito
- 60%: Elegiría otra empresa para implantar el ERP si tuviera que volver a hacerlo
- 50%: Implantación de ERP de nivel 1 costes más elevados de lo esperado
- 45%: Implantación de ERP de nivel 1 tardó más de lo esperado
- 43%: Elegiría un software diferente al ERP implantado si tuviera que volver a hacerlo
- 40%: La capacidad del ERP de nivel 1 para cumplir los requisitos gubernamentales sin personalización es inferior a la esperada
- 39%: Facilidad de uso del sistema ERP de nivel 1 peor de lo esperado
- 25%:La capacidad del ERP de nivel 1 para satisfacer las necesidades de la Administración tras la personalización es inferior a la esperada
- 20%: El sistema ERP tenía impacto negativo sobre la organización
Usuarios de no-Las soluciones ERP de nivel 1 tenían cuatro veces más probabilidades de calificar su solución como superior a las expectativas en cualquiera de las cinco dimensiones y la mitad de probabilidades de calificar su solución como peor de lo esperado.
Estados Unidos
En Estados Unidos, los informes del Estados Unidos Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de los Estados (GAO) y el Departamento de Defensa (DoD) Inspector General (IG) encontró que:
- 11 de 13 proyectos de planificación de recursos empresariales superaron el presupuesto, lo que costó miles de millones de dólares a los contribuyentes estadounidenses.
- Un proyecto de ERP supuso $1.000 millones "en gran parte desperdiciados"(5)
- Otro proyecto parado tras siete años y $1.000 millones invertidos requeriría otros $1.100 millones para aproximadamente una cuarta parte del alcance original
- Y que las estimaciones de costes de los proyectos en curso son tremendamente inexactas.
A informe de 2017 del IG del DoD encontró que "la Armada y el Servicio de Finanzas y Contabilidad de Defensa gastaron $2,5 mil millones en la última década y planean gastar $823,4 millones adicionales en los próximos 5 años en el mantenimiento y desarrollo de nuevas funcionalidades para los sistemas de gestión financiera de la Armada que no cumplen con las normas que podrían no soportar estados financieros auditables y no cumplir con el mandato del Congreso de tener estados financieros auditables."
Nuestro propio estudio de los contratos de ERP con el Departamento de Defensa de Estados Unidos (DOD) muestra que los proyectos con los dos mayores proveedores de ERP del mundo se salen del presupuesto la mayoría de las veces.
- Sólo tres implantaciones se realizaron por debajo del presupuesto
- Tres implantaciones superaron el presupuesto en más de 5 veces
- Y uno por más de 11x - este puede haber desperdiciado $5,2 mil millones y nunca funcionó realmente.(6)
Un análisis del fallo del ERP $1B de la US Navy por Eric Kimberling de Consultoría de tercera fase:
3. Grandes fracasos de proyectos ERP en países desarrollados - Sector público
Los fallos de ERP y los sobrecostes en el sector público han provocado dificultades, cancelaciones de contratos y demandas judiciales, aunque los pleitos son poco frecuentes porque los proveedores prefieren hacer lo necesario para arreglar la situación antes que enfrentarse a los posibles daños en las relaciones públicas derivados de una batalla legal de gran repercusión:
- Australia: agencia tributariagobiernos estatales (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9), antigua empresa pública
- Canadá: sin ánimo de lucrociudades (1) (2), contratación públicauniversidades (1) (2)
- Francia: ciudad
- Irlanda: 2 proyectos en un ministerio importante
- Nueva Zelanda: educación nómina, ciudad, ciudad con fallos con 2 ERP diferentes
- Reino Unido: universidad (1) (2) (3), los consejos (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7), ministerios (1) (2) (3) (4), la policía (1)
- Estados Unidos: sin ánimo de lucrodistritos escolares (1) (2) (3), universidades (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10), pirateo a través de una vulnerabilidad del ERP en 62 colegios, a departamento de policíaciudades (1) (2) (3) (4), comarcas (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7), los gobiernos estatales (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15), gobierno federal (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13), público utilidad
KPMG encontró algunas pautas de ERP en el sector público:
- Rebasamiento del presupuesto, sobre todo en los casos en que fue necesario personalizar el software: entre seis meses y un año.
- Sólo 57% de los proyectos de ejecución se mantuvieron dentro del presupuesto
- Muchos encuestados no recordaban el presupuesto original
Consultoría Panorama La investigación muestra que 78% de las implantaciones de ERP en el sector público superan el presupuesto y el calendario previstos, y 35% simplemente fracasan.
En las revisiones de los principales fracasos de ERP periodista Chris Kanaracus descubrió que algo más de la mitad procedían del sector público, a pesar de representar sólo 20% del tamaño del mercado. La mayoría de las catástrofes informáticas afectaron a implantaciones de ERP.
4. Grandes fracasos de proyectos ERP en países en desarrollo - Gobierno
Si bien es cierto que un El FMIS es esencial para la reforma de la gestión de las finanzas públicas en los mercados en desarrollo, hay problemas constantes con estos proyectos informáticos a gran escala. Un reciente encuesta de 46 países por el FMI mostró que muchos se enfrentan a graves retos para transformar sus FMIS en una herramienta eficaz de gobernanza fiscal. Estos retos están relacionados con:
- Debilidades en las funciones básicas del sistema
- Su cobertura institucional
- Las plataformas informáticas que utiliza
- Facilidad para compartir datos con otros sistemas informáticos
Entre los ejemplos de problemas de implantación de la ERP en la Administración en las economías emergentes cabe citar los siguientes: Albania, AzerbaiyánBulgaria, Camboya, Islas CaimánCosta Rica, Croacia, Ecuador (más), Ghana, Kazajstán, Kenia (actualización), Lesotho, MalawiMalasia, Maldivas, Moldavia, Nigeria, Marianas del Norte, Panamá, Papúa Nueva Guinea (actualización), Rusia, Ruanda, Serbia, Sudáfrica (+municipio), San Vicente y las Granadinas, Tanzania, Uganda, Zambia (actualización) y Vietnam.
5. ¿Son éticos los principales proveedores de ERP?
Cada vez hay más pruebas de que los principales proveedores de ERP utilizan medios poco éticos, entre ellos:
- Soborno y corrupción en: África y Oriente Próximo, India, Costa Rica, Colombia, Chile, México, Panamá, Rumanía, Sudáfrica, Ucrania
- Eludir las restricciones a la exportación en: Irán
- Cobrar el "acceso indirecto" a los clientes que pagaron por la integración (1) (2)
- Demandar a los clientes por: proyectos fallidos en: Oregón y perder la oferta competitiva de la nube en el Departamento de Defensa de Estados Unidos
- Trolling customers for additional revenue through "auditorías de licencias“
- Políticas de recursos humanos dudosas, como eludir la normativa de la UE y despido de trabajadores mayores
- Amenazar con desactivar aplicaciones en un Empresa estatal sudafricana en un litigio sobre pagos
- Fomento de la vigilancia de manifestantes en las redes sociales en China
6. Los grandes proyectos informáticos son arriesgados
Todos los grandes proyectos informáticos son arriesgados. A McKinsey y Universidad de Oxford estudiar concluye que "71% de los grandes proyectos de TI se enfrentan a sobrecostes, y 33% de los proyectos se sitúan en torno a 50% por encima del presupuesto. Por término medio, los grandes proyectos de TI aportan 56% menos valor del previsto". Muchos de estos proyectos implican ERP.
La implantación de sistemas GRP en la Administración puede resultar más difícil que los proyectos informáticos típicos. Los proyectos GRP combinan riesgos informáticos generales con la transformación de ERP y reformas.
7. Pruebas de los problemas de los grandes proyectos informáticos en la Administración
Un análisis de muchos estudios muestra que es más probable que la capacidad sea un problema del proyecto en el gobierno que en el sector privado. En nuestra opinión, la gestión del cambio organizativo no se menciona suficientemente como factor de fracaso en los estudios del Banco Mundial, y es probable que sea un factor esencial de los problemas de gestión de proyectos.
No todo son malas noticias. David Eaves observado desde Standish informa de que el éxito de las TI en la Administración ha mejorado con el tiempo.
He aquí algunas diapositivas que hice basándome en los datos de los informes de Standish. La primera es la comparación de los informes a lo largo del tiempo. Los gobiernos están mejorando lentamente. 1/2 @angelquicksey @mskatiebenjamin @sboots @arouault @AlexCEngler https://t.co/yofuTLlgGH pic.twitter.com/oRLAGb40x7
- David Eaves (@daeaves) 13 de febrero de 2021
Y probablemente podría haberlo escrito a máquina, pero algunos datos de su informe de 2018. Espero que sean útiles. 2/2 pic.twitter.com/zVxZLthqLN
- David Eaves (@daeaves) 13 de febrero de 2021
8. Pruebas del escaso éxito de las implantaciones de ERP en múltiples industrias
Si bien existen algunos informes sobre la mejora de los niveles de satisfacción con las implantaciones de ERP, este reportaje de CIO muestra que sigue habiendo problemas notables en el sector:
- Leaseplan abandonó su Core Leasing System (CLS) basado en SAP, amortizando 92 millones de euros ($100 millones) en costes de proyecto y millones más en gastos de reestructuración y consultoría. Sólo consiguió salvar 14 millones de euros que había gastado en módulos informáticos desarrollados por separado que esperaba que generasen beneficios económicos en el futuro.
- La implementación de SAP HANA por parte de Revlon "saboteó esencialmente" su planta de fabricación de Carolina del Norte, lo que provocó una pérdida de ventas de millones de dólares y una caída en picado del precio de las acciones, que a su vez llevó a los propios accionistas de la empresa a demandarla.
- La implantación de SAP en Target Canadá estaba tan plagada de errores que una investigación descubrió que sólo 30% de los datos del sistema eran realmente correctos.
En análisis por Price Waterhouse Coopers no encontró ningún proyecto ERP que cumpliera todos los criterios de éxito.
A encuesta de Aplicaciones Oakton encontró que "la mayoría de las organizaciones se han cavado un agujero ERP con equipos sobrecargados, personalizaciones complejas y una acumulación de costosas actualizaciones". La encuesta también encontró que "la personalización está fuertemente impulsada por la 'mejora de los procesos de negocio' o 'requisitos únicos de la industria' para más de 80% de las organizaciones." Esto apunta a la falacia de que los paquetes ERP de propósito general pueden dar soporte eficaz a múltiples industrias.
Tasas de éxito
- Entre 55% y 75% de todos los proyectos de ERP no cumplen los objetivos(1)
- 58% de los implantadores de ERP consideraron que su implantación no había tenido éxito(2)
- En casi 70% de los grandes proyectos se consideró improbable alcanzar el éxito(3)
- 80% de los clientes no están satisfechos con su ERP actual(4)
- 90% no ofrecen ningún retorno de la inversión mensurable(5)
- 5% de las empresas que fracasan dedican menos de 10% del presupuesto total a educación/formación/gestión del cambio(6)
- 32% de los ejecutivos de ERP están insatisfechos(7)
- 39% de los trabajadores de ERP están insatisfechos(8)
- 66% de las implantaciones de ERP experimentan interrupciones operativas a gran escala(9)
- 41% de las empresas no consiguen más de la mitad de los beneficios esperados(10)
- 75% de las organizaciones experimentaron un descenso de la productividad tras implantar un ERP(11)
- 40% de los CIO no encuentran fácil acceder, analizar o incluso utilizar los datos de la empresa y de los clientes para una mejor toma de decisiones(12)
Costes
- 80% de las organizaciones comprenden los modelos de licencia cuando adquieren su software ERP(1)
- 64% de los sistemas ERP superan los objetivos presupuestarios previstos(2)
- La implantación media de un ERP dura 23 meses, tiene un coste total de propiedad de $15 millones y un valor actual neto medio negativo de $1,5 millones(3)
- Los usuarios de proveedores de ERP de nivel 1 experimentarán un mayor coste total de propiedad (TCO) que los usuarios de proveedores de nivel 2(4)
- Las actualizaciones de ERP cuestan aproximadamente la mitad del valor de la licencia original y 20% de los costes de implantación originales(5)
- Los expertos advierten de que las organizaciones deben esperar pagar hasta 3 veces el coste original del software ERP para actualizarse a la nueva tecnología(6)
- 57% de los clientes de referencia de SAP no han logrado un ROI positivo(7)
- Sobrecostes de los 2 principales paquetes ERP en 13% y 18%(8)
- 43% de clientes neutrales - muy insatisfechos con los costes de implantación del ERP(9)
- 43% de rebasamientos presupuestarios causados por presupuestos poco realistas establecidos de antemano (10)
- Sólo 4% recuperaron sus costes en un año(11)
Entrega a tiempo
- 79% de las implantaciones de ERP tardan más de lo previsto(1)
- Las implantaciones de ERP tardan de media 30% más de lo previsto(2)
- Los dos principales problemas detectados durante la implantación fueron la realización inadecuada de pruebas y la falta de reingeniería de los procesos empresariales(3)
- Superación del tiempo estimado por los tres grandes programas ERP en 47%, 28% y 17%
Necesidad de personalización
La personalización del código aumenta los costes de implantación, soporte y actualización. Las organizaciones personalizan el código para conseguir funcionalidades que los proveedores de ERP no ofrecen "listas para usar".
- 47% organizaciones personalizan mucho su ERP(1)
- 34% de las organizaciones creen que una mayor personalización es la forma correcta de obtener más valor de su solución ERP(2)
- 11% de organización sin personalización, 38% personalización menor (1-10% de código modificado), 32% cierta personalización (11-25%), 12% personalización significativa (26-50%), 9% personalización extrema o completa(3)
9. Análisis de GRP frente a ERP Coste total de propiedad a 5 años
FreeBalance compite internacionalmente con los principales proveedores de ERP. Las ofertas de precios suelen hacerse públicas durante la apertura de licitaciones en muchos países. La mayoría de los requisitos internacionales exigen todos los costes durante un periodo de tres o cinco años, incluidas licencias de software, implantación, soporte, formación, middle-ware y hardware. Nuestro análisis muestra que:
- Los precios de ERP equivalen por término medio a 175% del precio de FreeBalance
- El precio medio de ERP es 225% del precio de FreeBalance
Referencias adicionales:
A 2003 estudio de la Banco Mundial ha constatado una falta de éxito en las implantaciones gubernamentales de FMIS, ya sean ERP, GRP COTS o desarrolladas a medida:
- 43% entregado como se especifica
- 50% entregado dentro del presupuesto
- 21% entregado a tiempo
- 25% insostenible
- 69% probablemente sostenible
- 6% muy probable que sea sostenible
A 2011 estudio de la Banco Mundial ha constatado que la sostenibilidad de la implantación de IFMIS ha mejorado, pero que 18% siguen siendo insostenibles. Se ha demostrado que la falta de capacidad y liderazgo en la administración pública es un factor más crítico para el fracaso de los IFMIS en comparación con las implantaciones generales de software empresarial.