Falhas do ERP no Governo

Posted on Outubro 27, 2021 em Transformação Digital do Governo

Existem elevados incidentes de falhas de implementação de ERP no governo, desde a entrega tardia, passando pela orçamentação excessiva até à incapacidade de alcançar os benefícios esperados. Muitas implementações de ERP, mesmo nos países mais avançados, falham.

Conteúdos

1. Visão geral
2. Grandes falhas de projectos ERP em países desenvolvidos - Governo
3. Grandes falhas de projectos ERP em países desenvolvidos - Sector público
4. Grandes falhas de projectos ERP em países em desenvolvimento - Governo
5. Os principais fornecedores de ERP são éticos?
6. Os grandes projectos informáticos são arriscados
7. Evidência de grandes problemas em projectos de TI no governo
8. Evidência de taxas de sucesso limitadas com implementações de ERP em múltiplas indústrias
   • Taxas de sucesso
   • Custos
   • Entrega a tempo
   • Necessidade de personalização
9. Análise do GRP vs. ERP 5 Ano Custo Total de Propriedade

1. Visão geral

• Os governos estão a adoptar cada vez mais o software Commercial-Off-the-Shelf (COTS) para substituir as aplicações informáticas desenvolvidas por medida e legadas para a gestão financeira, orçamental, de despesas, fiscal, de tesouraria e da função pública.
• Um grande impulso para projectos COTS recentes é substituir múltiplas aplicações dentro de uma organização governamental por uma solução integrada ou apoiar numerosas organizações governamentais com um serviço partilhado hospedado ou uma nuvem de governo privado.
• As organizações governamentais podem optar por adquirir Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) software de grandes empresas de software cujo software é utilizado em múltiplos mercados "verticais" ou Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) software concebido exclusivamente para governos.
• FreeBalance, com o FreeBalance Accountability Suite™é um fornecedor de GRP. A FreeBalance não constrói nem fornece software ao sector privado.
• Os projectos informáticos, em geral, têm tido resultados mais fracos no sector público. O Gabinete de Responsabilização do Governo dos Estados Unidos tem "relatado e testemunhado que os projectos federais de TI incorrem com demasiada frequência em excessos de custos e em derrapagens de prazos, contribuindo pouco para os resultados relacionados com a missão".
• Regras complexas e considerações políticas no governo acrescentam às razões gerais dos grandes problemas dos projectos informáticos.

2. Grandes falhas de projectos ERP em países desenvolvidos - Governo

Canadá

No Canadá, a utilização de ERP para modernização da folha de pagamento (Sistema de Pagamento Phoenix) resultaram em mais de 1/4 dos funcionários públicos com erros de pagamento e alguns passaram meses sem receber salários, uma vez que o sistema "se descontrolou repetidamente" como o New York Times relatado. O custo total para superar os problemas do ERP pode custar tanto como C$2.6 mil milhões.

Uma explicação da falha do ERP do Governo "Phoenix Pay System" do Canadá por Revista Macleans:

Austrália

O Governo da Austrália está a investigar os elevados custos do ERP e as práticas dos principais fornecedores. Mais de metade do orçamento recentemente actualizado para uma nova versão de ERP na Austrália (GovERP) foi rapidamente consumido por consultores porque um "falta de perícia“.

França

Um grande Serviços partilhados ERP o projeto em França foi estimado pelo Tribunal de Contas em $200 milhões acima do orçamento e com mais de um ano de atraso(1) e resultou em pagamentos tardios de mais de $2,2 mil milhões a contratantes da defesa(2).

Alemanha

O governo alemão tentou desviar a responsabilidade por um erro contabilístico de 55 mil milhões de euros que o expôs a acusações de ridículo por ser inapto e hipócrita após as suas constantes críticas às práticas contabilísticas gregas(3).

Reino Unido

O Gabinete Nacional de Auditoria no Reino Unido encontrou a utilização de serviços partilhados ERP que acrescentam despesas em vez de reduzir os custos(4).

E um Gabinete de Gabinete análise encontrada:

• O custo médio de implantação de um ERP de nível 1 é de £160 por funcionário utilizando o método tradicional
• O custo teórico de implantação através de serviços partilhados é de £93 por funcionário
• Utilização de soluções de baixo custo a £52 por empregado

Outro análise do Gabinete de Gabinete  no Reino Unido, detectou preços de licenças de software incoerentes na administração pública para o mesmo pacote de ERP de nível 1, em que os dois principais fornecedores tinham "os preços mais incoerentes para licenças de ERP e apoio à manutenção nos departamentos da administração central".

Outro estudo do Reino Unido encontrou baixa satisfação com o ERP no governo onde mais de metade dos inquiridos estavam a utilizar software ERP Tier 1. O inquérito mostrou que a satisfação com o ERP de Nível 1 é muito inferior às soluções alternativas.

• 63%: Sistema ERP não correspondeu às expectativas em pelo menos um domínio
• 60%: Escolheria uma empresa diferente para implementar o ERP se tivesse de o fazer de novo
• 50%: Implementação de ERP Tier 1 custos mais elevados do que o esperado
• 45%: Implementação de ERP Tier 1 demorou mais tempo do que o esperado
• 43%: Escolheria um software diferente do ERP implementado se tivesse de o fazer de novo
• 40%: Capacidade do ERP de nível 1 para cumprir os requisitos governamentais sem personalização inferior ao esperado
• 39%: Sistema ERP de nível 1 de facilidade de utilização pior do que o esperado
• 25%:Capacidade do ERP de nível 1 para satisfazer as necessidades do governo após a personalização inferior ao esperado
• 20%: O sistema ERP tinha impacto negativo sobre organização

Utilizadores de não-As soluções ERP de nível 1 tinham quatro vezes mais probabilidade de classificar a sua solução como excedendo as expectativas em qualquer uma das cinco dimensões e metade da probabilidade de classificar a sua solução como pior do que o esperado.

Estados Unidos da América

Nos Estados Unidos, os relatórios da Unidos Gabinete de Responsabilização do Governo dos Estados (GAO) e o Departamento de Defesa (DoD) Inspector Geral (IG) descobriu que:

• 11 dos 13 projectos ERP estavam sobre-orçamentados, custando aos contribuintes americanos milhares de milhões de dólares
• Um projecto ERP resultou em $1 mil milhões "largamente desperdiçados".(5)
• Outro projecto parou após sete anos e $1 mil milhões investidos exigiriam $1,1 mil milhões adicionais para cerca de um quarto do âmbito original
• E que as estimativas de custos para projectos em curso são extremamente imprecisas.

A relatório de 2017 do DoD IG concluiu que "a Marinha e o Serviço de Finanças e Contabilidade da Defesa gastaram $2,5 mil milhões na última década e planeiam gastar mais $823,4 milhões nos próximos 5 anos na manutenção e desenvolvimento de novas funcionalidades para os sistemas de gestão financeira da Marinha que não estão em conformidade com as normas que podem não suportar demonstrações financeiras auditáveis e não cumprir o mandato do Congresso de ter demonstrações financeiras auditáveis".

O nosso próprio estudo dos contratos ERP com o Departamento de Defesa dos EUA (DOD) mostra que os projectos com os dois maiores fornecedores de ERP do mundo ultrapassam o orçamento na maior parte do tempo.

• Apenas três implementações foram entregues perto do orçamento
• Três implementações excederam em mais de 5x o orçamento
• E um por mais de 11x - este pode ter desperdiçado $5,2 mil milhões e nunca ter funcionado realmente(6)

Uma análise da falha do ERP $1B da Marinha dos EUA por Eric Kimberling a partir de Terceira Fase de Consultoria:

3. Grandes falhas de projectos ERP em países desenvolvidos - Sector público

As falhas do ERP e os excessos de custos no sector público resultaram em dificuldades, cancelamentos de contratos e processos judiciais, embora os processos judiciais sejam raros porque os vendedores preferem fazer o que é preciso para corrigir a situação do que enfrentar potenciais danos de relações públicas decorrentes de uma batalha judicial de grande visibilidade:

• Austrália: repartição fiscal, os governos estaduais (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9), antiga corporação propriedade do governo
• Canadá: sem fins lucrativos, cidades (1) (2), contratos públicos, universidades (1) (2)
• França: cidade
• Irlanda: 2 projectos dentro de um ministério importante
• Nova Zelândia: folha de pagamentos da educação, cidade, cidade com falhas com 2 ERPs diferentes
• Reino Unido: universidade (1) (2) (3), conselhos (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7), ministérios do governo (1) (2) (3) (4), força policial (1)
• Estados Unidos da América: sem fins lucrativos, distritos escolares (1) (2) (3), universidades (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10), hacking via vulnerabilidade ERP em 62 faculdades, a departamento de polícia, cidades (1) (2) (3) (4), condados (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7), governos estaduais (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15), governo federal (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13), público utilidade

KPMG encontrou alguns ERP nos padrões do sector público:

• Excesso de orçamento, em especial na implementação em que era necessária uma personalização adicional do software: normalmente seis meses a um ano
• Apenas 57% de projectos de implementação ficaram com o orçamento
• Muitos participantes no inquérito não se lembraram do orçamento original

Consultoria Panorama a investigação mostra que 78% de implementações ERP do sector público estão acima do orçamento e do calendário e 35% simplesmente falham!

Em análises de jornalistas sobre os principais fracassos de ERP Chris Kanaracus constatou que pouco mais de metade provinha do sector público, apesar de representar apenas 20% da dimensão do mercado. A maioria dos desastres informáticos envolveu implementações de ERP.

4. Grandes falhas de projectos ERP em países em desenvolvimento - Governo

Embora seja comum que um O FMIS é fundamental para a reforma da GFP em mercados em desenvolvimento, há questões em curso com estes projectos informáticos de grande escala. Um recente inquérito de 46 países pelo FMI mostrou que muitos enfrentam sérios desafios na transformação do seu FMIS num instrumento eficaz de governação fiscal. Estes desafios estão relacionados com:

• Insuficiências nas funções centrais do sistema
• A sua cobertura institucional
• As plataformas de tecnologia da informação que utiliza
• A facilidade de partilha de dados com outros sistemas informáticos 

Exemplos de ERP em problemas de implementação governamental em economias emergentes incluem: Albânia, Azerbaijão, Bulgária, Camboja, Ilhas Caimão, Costa Rica, Croácia, Equador (mais), Gana, Cazaquistão, Quénia (actualização), Lesotho, Malawi, Malásia, Maldivas, Moldávia, Nigéria, Marianas do Norte, Panamá, Papua Nova Guiné (actualização), Rússia, Ruanda, Sérvia, África do Sul (+município), São Vicente e as Granadinas, Tanzânia,  Uganda, Zâmbia (actualização) e Vietname.

5. Os principais fornecedores de ERP são éticos?

Existem provas crescentes de que os principais fornecedores de ERP estão a utilizar meios pouco éticos, incluindo:

• Suborno e corrupção em: África e o Médio Oriente, Índia, Costa Rica, Colômbia, Chile, México, Panamá, Roménia, África do Sul, Ucrânia
• Restrições de exportação em rodapé em: Irão
• Cobrar aos clientes que pagaram a integração por "acesso indirecto  (1) (2)
• Suing customers for: projectos falhados em: Oregon e perdendo a concorrência na Departamento de Defesa dos Estados Unidos
• Clientes de trolling para receitas adicionais através de "auditorias de licenças“
• Políticas duvidosas de recursos humanos, incluindo contornar os regulamentos da UE e despedimento de trabalhadores mais velhos
• Ameaça de desligar as aplicações num Empresa estatal sul-africana numa disputa de pagamento
• Promoção da vigilância dos manifestantes nas redes sociais em China

6. Os grandes projectos informáticos são arriscados

Todos os grandes projectos informáticos são arriscados. A McKinsey e Universidade de Oxford estudo concluiu "que 71% dos grandes projectos de TI enfrentam derrapagens de custos e 33% dos projectos estão cerca de 50% acima do orçamento. Em média, os grandes projectos de TI geram menos 56% de valor do que o previsto". Muitos destes projectos envolvem ERP.

A implementação de sistemas GRP no governo pode ser mais desafiante do que os projectos típicos de TI. Os projectos GRP combinam riscos gerais de TI com ERP e transformação de reformas.

7. Evidência de grandes problemas em projectos de TI no Governo

Uma análise de muitos estudos mostra que é mais provável que a capacidade seja uma questão de projecto no governo do que no sector privado. A nossa opinião é que a gestão da mudança organizacional é subdeclarada como contribuinte para o fracasso nos estudos do Banco Mundial, provavelmente um contribuinte central para problemas de gestão de projectos.

Nem tudo são más notícias. David Eaves observado a partir de Standish relata que o sucesso das TI no governo tem melhorado ao longo do tempo.

Aqui estão alguns slides que fiz com base em dados reportados a partir dos relatórios standish. O primeiro é comparar os relatórios ao longo do tempo. Os governos estão - lentamente - a melhorar. 1/2 @angelquicksey @mskatiebenjamin @sboots @arouault @AlexCEngler https://t.co/yofuTLlgGH pic.twitter.com/oRLAGb40x7

- David Eaves (@daeaves) 13 de Fevereiro de 2021

E provavelmente poderia tê-lo apenas digitado, mas alguns dados do seu relatório de 2018. Espero que estes sejam úteis. 2/2 pic.twitter.com/zVxZLthqLN

- David Eaves (@daeaves) 13 de Fevereiro de 2021

8. Evidência de taxas de sucesso limitadas com implementações de ERP em múltiplas indústrias

Embora existam alguns relatórios de melhores níveis de satisfação com as implementações de ERP, esta característica do CIO mostra que ainda existem questões dignas de nota no sector:

• A Leaseplan abandonou o seu Sistema de Arrendamento Principal (CLS) baseado em SAP, anulando 92 milhões de euros ($100 milhões) em custos de projecto, e mais milhões em custos de reestruturação e consultoria relacionados. Conseguiu salvar apenas 14 milhões de euros que tinha gasto em módulos de TI desenvolvidos separadamente e que esperava gerar benefícios económicos no futuro.
• A implementação do SAP HANA da Revlon "sabotou essencialmente" as suas instalações de produção na Carolina do Norte, levando à perda de milhões de dólares em vendas e enviando o preço das acções para o tailspin - o que, por sua vez, levou a que os próprios accionistas da empresa processassem 
• A implementação do SAP no Target Canada estava tão cheia de erros que uma investigação descobriu que apenas cerca de 30% dos dados no sistema estava de facto correcto.

Um análise por Preço Waterhouse Coopers não encontrou nenhum projecto ERP que atingisse todos os critérios de sucesso.

A inquérito a partir de Aplicações Oakton encontrou "a maioria das organizações cavaram um buraco no ERP com equipas sobrecarregadas, personalizações complexas e uma acumulação de actualizações dispendiosas". O inquérito também descobriu que "a personalização é fortemente impulsionada pela 'melhoria dos processos empresariais' ou 'requisitos únicos da indústria' para mais de 80% de organizações". Isto aponta para a falácia de que os pacotes ERP de uso geral podem apoiar eficazmente múltiplas indústrias.

Taxas de sucesso

• Entre 55% e 75% de todos os projectos ERP não cumprem os objectivos(1)
• 58% dos implementadores de ERP consideraram que a sua implementação não foi bem sucedida(2)
• Quase 70% de grandes projectos foram considerados improváveis de alcançar o sucesso do projecto(3)
• 80% de clientes estão insatisfeitos com o seu actual ERP(4)
• 90% não consegue fornecer qualquer ROI mensurável(5)
• 5% de empresas falhadas dedicam menos de 10% do orçamento total à educação/formação/gestão de mudanças(6)
• 32% dos executivos de ERP estão insatisfeitos(7)
• 39% dos trabalhadores do ERP estão insatisfeitos(8)
• 66% de implementações ERP experiência em grandes perturbações operacionais(9)
• 41% das empresas não conseguem atingir mais de metade dos benefícios esperados(10)
• 75% de organizações experimentou um mergulho de produtividade após a implementação de ERP(11)
• 40% dos CIOs não acham fácil aceder, analisar, ou mesmo utilizar os dados da empresa e dos clientes para uma melhor tomada de decisões(12)

Custos

• 80% das organizações compreendem os modelos de licenciamento quando adquirem o seu software ERP(1)
• 64% dos sistemas ERP excedem as metas orçamentais projectadas(2)
• A implementação média do ERP demora 23 meses, tem um custo total de propriedade de $15 milhões e com um valor líquido actual negativo médio de $1,5 milhões(3)
• Os utilizadores de fornecedores de ERP de Nível 1 experimentarão um Custo Total de Propriedade (TCO) mais elevado do que os utilizadores de fornecedores de Nível 2(4)
• As actualizações do ERP custam cerca de ½ o valor da taxa da licença original e 20% dos custos de implementação original(5)
• Especialistas advertem que as organizações devem esperar pagar até 3 vezes o custo original do software ERP para actualizar para novas tecnologias(6)
• 57% de clientes de referência SAP não alcançaram um ROI positivo(7)
• Custos excedidos dos 2 principais pacotes ERP em 13% e 18%(8)
• 43% de clientes neutros - muito insatisfeitos com os custos de implementação do ERP(9)
• 43% de orçamentos excedidos causados por orçamentos irrealistas que estão a ser adiantados (10)
• Apenas 4% recuperou os seus custos no prazo de um ano(11)

Entrega atempada

• 79% das implementações ERP demoram mais tempo do que o esperado(1)
• As implementações de ERP demoram em média 30% mais tempo do que o previsto(2)
• Os dois principais problemas observados durante a implementação foram testes inadequados e reengenharia inadequada do processo empresarial(3)
• Exceder o tempo estimado pelo software ERP das três grandes empresas em 47%, 28% e 17%

Necessidade de personalização

A personalização do código aumenta os custos de implementação, apoio e actualização. As organizações personalizam o código a fim de alcançar funcionalidades que não são fornecidas pelos fornecedores de ERP "out of the box".

• 47% organizações personalizam fortemente os seus ERP(1)
• 34% das organizações acreditam que uma maior personalização é a forma correcta de obter mais valor da sua solução ERP(2)
• 11% de organização sem personalização, 38% personalização menor (1-10% de código modificado), 32% alguma personalização (11-25%), 12% personalização significativa (26-50%), 9% extremamente ou completamente personalizada(3)

9. Análise do GRP vs. ERP 5 Ano Custo Total de Propriedade

A FreeBalance compete internacionalmente contra os principais fornecedores de ERP. As cotações de preços são frequentemente tornadas públicas durante a abertura de concursos em muitos países. A maioria dos requisitos internacionais exige todos os custos durante um período de três ou cinco anos, incluindo licenças de software, implementação, apoio, formação, middle-ware e hardware. A nossa análise mostra isso mesmo:

• Preços médios do ERP 175% do preço da FreeBalance
• O preço mediano do ERP é 225% do preço do FreeBalance

Referências adicionais:

A 2003 estudo pelo Banco Mundial encontrou uma falta de sucesso nas implementações governamentais FMIS quer ERP, GRP COTS ou Customizadas desenvolvidas:

• 43% entregue como especificado
• 50% entregue no orçamento
• 21% entregue a tempo
• 25% insustentável
• 69% susceptível de ser sustentável
• 6% altamente susceptível de ser sustentável

A 2011 estudo pelo Banco Mundial verificou que a sustentabilidade da implementação do IFMIS melhorou, mas que o 18% continua insustentável. A falta de capacidade e liderança no serviço público demonstrou ser mais crítica para o fracasso do IFMIS quando comparada com as implementações gerais de software empresarial.