Agile for Sustainable Modernization in Government (Ágil para a Modernização Sustentável no Governo)

Posted on junho 5, 2019 em Transformação Digital do Governo, PFM

A gestão ágil de projetos e o desenvolvimento de produtos é uma abordagem sustentável para a modernização do governo?

É um ponto de inflexão da prática tecnológica. Amplamente adotada pelos gigantes da tecnologia, a maioria das equipes e projetos de desenvolvimento agora abraçam metodologia ágilenquanto que as aproximações de cachoeiras puras são minoritárias. Descobrimos que ágil pode ser particularmente eficaz no gerenciamento de mudanças.
A agilidade é apropriada para o governo? A escala ágil pode aumentar e diminuir? O impulso ágil pode crescer?
Nossa experiência mostra que o ágil é financeiramente e a reforma é sustentável para implantações complexas de Software Empresarial no governo.
Processos ágeis promovem o desenvolvimento sustentável de acordo com Manifesto Ágil princípios. O objetivo desta entrada no blog é explorar como a agilidade permite a sustentabilidade na reforma e modernização do governo.
Alguns pontos importantes sobre o estado de ágil:

• Agile é mais do que desenvolvimento de software, técnicas como Kanban cobrem todos os tipos de projetos
• Técnicas ágeis para o desenvolvimento do país, como Adaptação Iterativa Orientada por Problemas (PDIA)se tornaram mainstream
• Agile pode ser aplicado para adaptar software ao longo do tempo, embora as abordagens bi-modais de TI para manutenção de sistemas sejam as mais apropriadas
• Agile pode incluir uma série de técnicas, tais como pensamento em design, DevOpse Scrum

Como podemos medir a sustentabilidade?

Há uma razão pela qual chamamos este blog "o blog da sustentabilidade". Muitos sistemas de Planejamento de Recursos do Governo (GRP) se tornaram financeiramente insustentáveis. Outros sistemas de GRP não conseguiram se adaptar à legislação de reforma governamental. É por isso que acreditamos que financeiro e reforma A sustentabilidade são os dois elementos a serem medidos para qualquer sistema de TI no governo, incluindo o GRP.
Sustentabilidade financeira é sobre a acessibilidade de longo prazo, incluindo:

• Custo total de propriedade (TCO) para todo o ciclo de vida do sistema em 10 anos ou mais, incluindo os custos ambientais (ver anexo)
• Custos de suporte interno para o pessoal do governo manter, apoiar e atualizar sistemas, incluindo talentos adicionais, treinamento e custos de retenção, que muitas vezes não estão incluídos nos cálculos de TCO (ver anexo)
• Dívida técnica na forma de potenciais riscos cibernéticos, de resiliência e de integração que podem não ser imediatamente evidentes, incluindo custos ocultos (ver anexo)

A sustentabilidade da reforma é sobre a capacidade dos sistemas de adaptação à reforma governamental:

• Ativação progressiva de recursos e configuração incorporados para regras de negócios e fluxo de trabalho
• Extensibilidade apoiar uma gama mais ampla de funcionalidades reutilizando o que existe (alavancar o investimento existente também torna os sistemas mais acessíveis)
• Escala técnica onde os sistemas podem se expandir para apoiar mais organizações e mais usuários

Os processos ágeis apóiam estas definições de sustentabilidade:

• Redução de custos de desenvolvimento, suporte, manutenção e atualização
• Alavancando os investimentos existentes através da experimentação
• Identificar rapidamente as limitações nos investimentos atuais
• Identificar quais processos se beneficiam da agilidade e aqueles que não se beneficiam da abordagem bimodal para gerenciar custos e riscos
• Ampliando a experiência para usar ágil em
• Melhoria da previsibilidade através da medição do progresso da iteração

Qual é o contexto de sustentabilidade do governo?

O contexto da sustentabilidade é diferente no setor público. Estes devem ser considerados na implementação ágil no governo:

• Maior rotatividade na função pública do que no setor privado
• Menor capacidade na função pública do que no setor público
• Mais interessados no governo do que nos negócios
• Menos "melhores práticas" reconhecidas no governo do que nos negócios
• Mais mudanças no governo através de eleições e revolução do que nos negócios
• Mais obstáculos de mudança no governo do que nos negócios devido a incentivos políticos e necessidade de reforma legal

Muitas vezes nos perguntam se nossos sistemas e processos são sustentáveis após deixarmos um país. Acreditamos em ajudar os governos a alcançar sistemas e processos auto-sustentáveis. Mas não acreditamos que abandonar os governos com soluções "chave na mão" após o recebimento do pagamento seja uma abordagem socialmente responsável.
Acreditamos que desenvolvimento da capacidade é socialmente responsável. Acreditamos que fornecer trabalho operacional do governo após a implementação deve ser uma exceção. Nós utilizamos nosso comitê diretor para cobrir as tendências de governança e de reforma para ajudar os governos a prever as necessidades de desenvolvimento de capacidades.
O principal problema de sustentabilidade que encontramos é a perda da propriedade do país sobre a reforma. Isto resulta em uma reforma esporádica descoordenada, operando em silos.
Acreditamos que os fornecedores e consultores precisam encontrar métodos de processo para fortalecer a propriedade do governo. Para ajudar os governos a reforma do chumbo. De um modelo de empurrar para um modelo de puxar.

Técnicas ágeis fornecem ferramentas para entender melhor problemas com o tempo, identificar melhor soluções ao problema, e adaptar soluções para escala. Por exemplo, o Cartões do Método Província de Ontário pode ser usado para apoiar o projeto centrado no usuário, diagnosticar a prontidão digital e articular problemas.
Contínuo aprendizado é outro benefício ágil que permite a sustentabilidade da solução. Os processos ágeis permitem medições em intervalos curtos. O ágil também permite a experimentação de protótipos e Teste A/B. Esta abordagem científica reduz os custos ao mesmo tempo em que otimiza os resultados. O o valor por dinheiro é maximizado.

Qual tem sido a experiência ágil no governo?

Os governos se atrasaram para uma adoção ágil, mas agora estão testemunhando benefícios significativos. O governo federal dos Estados Unidos TechFARHandbook identifica os seguintes benefícios para o ágil:

1. Melhora no investimento capacidade de gerenciamento e viabilidade orçamentária
2. Redução do total risco
3. Entrega freqüente de capacidades utilizáveis que proporcionam valor aos clientes mais rapidamente
4. Aumentado flexibilidade
5. Criação de novas oportunidades para as pequenas empresas
6. Maior visibilidade no desempenho dos empreiteiros

Você notará que 5 desses 6 benefícios têm implicações de sustentabilidade:

• Gerenciabilidade via ágil reduz os custos de manutenção
• A redução de riscos via ágil reduz os custos ocultos
• Otimização de valor e maior rapidez nos resultados por meio de um ágil aumento de valor
• A flexibilidade via ágil permite soluções que resolvem melhor os problemas
• Visibilidade e transparência no desempenho do empreiteiro, e o desempenho interno, aumenta o valor

Ágil no governo não é apenas para pequenos projetos. Ágil é eficaz em resolução de grandes problemas de projetos de TI do governo. O Serviço Digital dos Estados UnidosPor exemplo, superou falhas significativas de projetos de TI através da agilidade, incluindo a estabilização e melhoria do Healthcare.gov.
Agile amadureceu para permitir escala. A escalada ágil se tornou a norma. Isto inclui estruturas prescritivas tais como Scaled Agile Framework (SAFe), Large Scaled Scrum (LeSS), Disciplined Agile Delivery (DAD), Nexus, o modelo Spotify e uma infinidade de outros. Os principais benefícios dos estudos ágeis apontam para a sustentabilidade do processo:

• SAFe reivindica 30-75% melhor tempo para o mercado, 10-50% melhor envolvimento dos funcionários, 25-75% melhor produtividade, 20-50% melhor qualidade, tudo isso ponto de alto potencial de sustentabilidade
• Um estudo revelou que os principais benefícios do ágil foram a capacidade de adaptação a processos em mudança (78%) e uma maior colaboração (62%), onde a sustentabilidade do processo é melhorada através da adaptação a processos em mudança futuros com colaboração e trabalho conjunto
• Outro estudo revelou que os principais benefícios do ágil foram a capacidade aprimorada de gerenciar prioridades em mudança (69%) e a visibilidade do projeto (65%), onde a sustentabilidade do processo é aprimorada através da adaptação a futuros processos de mudança e transparência
• Um terceiro estudo descobriu que o principal benefício do ágil foi o aumento da colaboração (54%), onde a sustentabilidade do processo é melhorada através da colaboração e do trabalho em conjunto

Qual tem sido a experiência ágil no desenvolvimento do país?

A Adaptação Iterativa Orientada por Problemas (PDIA), uma metodologia de desenvolvimento do setor público e do país, aborda este desafio de complexidade. A PDIA foi desenvolvida pela Construindo as instalações da Harvard Kennedy School of Government. Isto é muito mais do que um exercício acadêmico com numerosos estudos de caso no mundo real. Faz parte do Fazendo o desenvolvimento de forma diferente movimento. Somos grandes fãs da PDIA. Muitos de nossos executivos levaram a Educação Executiva para o PDIA. Muitos de nossos funcionários fizeram cursos on-line da PDIA.
O PDIA é uma abordagem ágil e iterativa. O princípio número 3, tentar, aprender, iterar, adaptar, mostra o PDIA como um método ágil. Escala por difusão, princípio 4, mostra como o PDIA pode ser escalado.

Outros aspectos do PDIA que demonstram sustentabilidade incluem:

• Muitos iniciativas de reforma da governança não conseguir sustentado melhorias no desempenho porque as organizações fingem reformar, mudando o aspecto das políticas e estruturas organizacionais em vez do que realmente fazem
• Construir problemas locais ... é um mais sustentável porque infunde legitimidade em processos de mudança que geram inerentemente uma mistura controversa de "vencedores" e "perdedores".
• A PDIA é sobre construção e sustentando amplas coalizões de partes interessadas, tanto a nível político como de implementação, trabalhando para um objetivo comum.

Como o ágil se alinha com a sustentabilidade do sistema GRP?

A abordagem geral para a implementação do PRFV é a queda d'água. A cascata assume que estes projetos são totalmente previsíveis. Eles não são tão previsíveis quanto as necessidades da cascata. O cumprimento rigoroso das exigências e especificações da RFP leva a implementações que não abordam problemas governamentais nem apóiam objetivos de reforma.
Um artigo recente do Banco Interamericano de Desenvolvimento descobriu que a tendência é de fortalecer o foco do usuário do IFMISTanto encorajando uma maior participação na concepção e implementação do sistema (através de comitês de usuários) quanto melhorando a usabilidade e fornecendo serviços e treinamento adequados. Estes benefícios se estendem à sustentabilidade. Em particular, a melhoria da usabilidade reduz a necessidade de treinamento desnecessário. Um treinamento ágil just-in-time melhora a capacidade funcional e tecnológica.

Onde o ágil não ajuda a sustentabilidade?

Ágil não é a bala mágica para a sustentabilidade GRP. Há algumas restrições a serem consideradas:

• Ágil nem sempre é ágil: muitas metodologias são rebatizado como ágil o que significa que há poucos benefícios de sustentabilidade.
• Sprinting não é sustentávelO método ágil de executar sprints para entregar mais funcionalidades mais rapidamente deve ser uma exceção.
• É preciso construir uma capacidade ágil: a mudança cultural é necessária, particularmente no governo, para alavancar benefícios ágeis - como um estudo descobriu: apesar da vontade de ser Ágil, há uma lacuna entre as boas intenções e a capacidade real
• As soluções GRP escolhidas sãoalguns softwares são altamente configuráveis ou utilizáveis abordagens de baixo código para facilitar a reforma pós-implementação, enquanto o software desenvolvido sob medida e os sistemas ERP antigos geralmente não o fazem.

Anexo - Cálculo da Sustentabilidade Financeira, Custo Total de Propriedade e Dívida Técnica

Este apêndice resume 3 entradas anteriores no blog, complementadas por observações sobre o papel do ágil.
Uma entrada no blog FreeBalance de 2012 descreve como calcular o TCO para sistemas GRP. Isto cobre o problema do TCO no Enterprise Software e no governo. Os custos de aquisição e implementação são descritos. Descobrimos que os custos de licença de software muitas vezes não são materiais para os custos gerais de implementação, em comparação com os serviços. E, os custos totais de implementação podem ser reduzidos pelos custos totais pós-implementação. Muitos governos buscam novas soluções GRP de núcleo ou subsistema dentro de 5 ou 7 anos devido ao aumento da dívida técnica. A entrada no blog descreveu a pegada dos custos contínuos e ocultos.

Custos de viagem

• Custos de manutenção para todas as compras de hardware e software, o que inclui o suporte ao cliente do fornecedor. Este é normalmente um contrato anual.
• Pessoal do governo atuando como suporte de primeira linha para equipamentos e software. Isto também inclui o gerenciamento de casos para rastrear bugs e melhorias, mantendo o relacionamento com o fornecedor.
• Sistema afinação de bancos de dados, sistemas operacionais e redes à medida que o número de transações aumenta.
• Mudanças em configuração e personalização de relatórios ou formulários realizados por pessoal interno ou consultores.
• Largura de banda, telecomunicação, eletricidade e aluguel/aluguel/espaço custos.
• Novo processamento do ano fiscal incluindo a transferência de fundos do ano anterior realizada por pessoal interno ou consultores
• Atualização custos associados à mudança para versões mais recentes do software. Isto inclui o gerenciamento de mudanças para garantir que qualquer personalização realizada na versão anterior seja adicionada à próxima, testes e aceitação.

Custos ocultos

Os custos totais mudam durante o ciclo de vida do uso do PRFV, onde os custos de implementação são mais altos do que o estado estável do ano adicional. Os custos adicionais por ano podem aumentar devido a atualizações de software, modernização do governo e custos inesperados.

• Perda de produtividade como os sistemas são executados em paralelo e o funcionário curva de aprendizagem.
• Redução da eficiência acrescentando as chamadas "melhores práticas", que acrescentam complexidade aos processos existentes.
• Gerenciamento de mudanças custos para novas regulamentações governamentais e treinamento em processos dentro do software.
• Desastre, perda de dados, interrupção dos negócios através de implementação tardia ou falhas no sistema, incluindo auditorias e relatórios de interrupção.
• Taxas de viagem e despesas de conferência de usuários e treinamento para se manter atualizado sobre as mudanças de software.
• Auditorias de licença onde o fornecedor exige pagamentos adicionais
• As opções de manutenção podem exigir pagamento adicional para alcançar o necessário serviço para superar problemas.
• Acréscimos inesperados quando o portfólio de produtos não atende a todas as exigências.
• Mudanças no middleware tais como sistema operacional ou bancos de dados fora do período de atualização do sistema GRP.

Implicações de sustentabilidade do ágil

• Agile melhora possibilidade de manutenção (incluindo atualização do sistema) enquanto permite adaptabilidade quando comparado aos métodos tradicionais com execução mais rápida
• Agile melhora o sistema apoio através de abordagens orientadas por problemas que vão além dos sintomas
• Ágil é resiliente à reforma mudanças através da iteração

Uma entrada no blog FreeBalance de 2015 descrita dívida técnica em GRPou Sistemas de Informação de Gestão Financeira. A entrada descrevia os sinais de dívida técnica como:

• Os mais diferentes subsistemas FMIS (preparação do orçamento, folha de pagamento, compras, contabilidade, ativos etc.) operando em diferentes plataformas tecnológicas (4GLs, .Net, Java, proprietário etc.) reduzem a extensibilidade, aumentam os custos de manutenção, limitam a integração e restringem a reforma (devido à necessidade de duplicar a funcionalidade em vários sistemas, como uma mudança nas classificações do orçamento)
• Quanto mais sistemas são desenvolvidos sob medida ou COTS personalizados, mais custos de manutenção e atualização são significativos - isso pode ser determinado com base na quantidade de suporte de TI interno e consultor externo necessário para operar, solucionar problemas, adaptar e atualizar
• A quantidade de intervenção manual necessária para completar todo o ciclo do orçamento, incluindo etapas manuais, duplicação manual e a preparação de análises e relatórios em planilhas separadas dos sistemas FMIS

Implicações de sustentabilidade do ágil

• Agile melhora possibilidade de manutenção (incluindo atualização do sistema) enquanto permite adaptabilidade quando comparado aos métodos tradicionais com execução mais rápida
• Agile identifica problemas associados a sistemas manuais e duplicados através do mapeamento da viagem

Outra entrada no blog FreeBalance 2015 descrita a natureza dos investimentos em software e o impacto da dívida técnica e da extensibilidade do sistema. A dívida técnica é caracterizada pelo uso do legado e software desenvolvido sob medida no governo que restringe a mudança. Isto é particularmente problemático no governo onde existe a necessidade de uma reforma contínua da Gestão Financeira Pública. Sistemas de informação que não podem se adaptar facilmente às mudanças tornam-se financeiramente insustentáveis. Outro sinal de dívida técnica é quando uma parte significativa do orçamento de TI está associada a manter as "luzes acesas". A entrada no blog introduziu uma estrutura para identificar os riscos técnicos do endividamento.

1. Cobertura: Os fornecedores com soluções pontuais não possuem software extensível. Os compradores devem ser cautelosos com os fornecedores que preenchem Gestão Financeira Pública (GFP) funcionalidade com software do setor privado, particularmente em áreas como planejamento orçamentário, folha de pagamento e compras, onde as exigências do governo diferem significativamente daquelas do setor empresarial.
2. Reusabilidade: O design de software moderno utiliza programação orientada a objetos para reutilização. Pequenos componentes são montados para proporcionar funcionalidade. Isto difere do design antigo onde objetos grandes ou monolíticos foram criados com funcionalidade duplicada que não podem ser facilmente montados.
3. Metadados: Design unificado significa a capacidade de mudar algo uma vez. Muitos fornecedores adquiriram aplicações e exigem ferramentas complexas de gerenciamento de metadados para garantir que as definições permaneçam consistentes.
4. Integração: O suporte completo dos serviços web padrão da indústria simplifica a reutilização e a extensibilidade. Os métodos de integração de arquivos proprietários e planos introduzem desafios técnicos.
5. Abertura: Quanto mais aberto um sistema é projetado, mais fácil é a sua extensão. Os sistemas abertos reduzem o travamento. Alguns fornecedores tentam bloquear os compradores com bancos de dados proprietários, sistemas operacionais e linguagens de programação.
6. Adaptação: Sistemas que não são projetados para mudanças fáceis aumentam os custos quando se tenta apoiar a reforma da GFP. A necessidade de contratar consultores de alto preço ou o fornecedor original de desenvolvimento de software aumenta a carga técnica.
7. Plataforma: Há muitas definições de fornecedor de uma "plataforma", desde uma plataforma tecnológica até uma plataforma comercial completa. Uma plataforma comercial completa de negócios e tecnologia como o COTS (Commercial Off-the-Shelf). Plataforma FreeBalance Accountability a reutilização necessária entre os componentes.
8. Idioma: Muitos fornecedores de software empresarial utilizam linguagens de programação proprietárias, muitas vezes desenvolvidas durante a era cliente/servidor. Isto limita a escolha a um grupo restrito de consultores que são capazes de desenvolver novas funcionalidades e tirar proveito de qualquer extensibilidade no software.

Agile melhora reusabilidade e adaptabilidade através de soluções de experimentação e escalonamento que funcionam.