Lições aprendidas: Cálculo do Custo Total de Propriedade [Sustentabilidade Financeira] para a classe de Planejamento de Recursos do Governo=

Lições aprendidas: Cálculo do Custo Total de Propriedade [Sustentabilidade Financeira] para o Planejamento de Recursos Governamentais

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Doug Hadden, VP de Produtos

Por que o Custo Total de Propriedade (TCO) é tão importante?

  • Os governos implementam software de Planejamento de Recursos do Governo (GRP) ou de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) para melhorar a disciplina fiscal, a eficiência do governo e melhorar a relação custo-benefício (V4M).
  • O custo inicial do software empresarial pode não refletir o custo total ou Custo total de propriedade (TCO) experimentado por organizações governamentais. Os governos podem mostrar disciplina fiscal VFM analisando todos os custos internos e externos de aquisição e manutenção do PRFM ao longo de vários anos.
  • Muitas organizações governamentais não conseguem calcular muitos custos internos de longo prazo necessários para usar, gerenciar e manter o software GRP durante muitos anos.
  • O TCO é fundamental para a sustentabilidade financeira porque os governos estão engajados na reforma da Gestão Financeira Pública (GFP) em andamento. O TCO deve considerar mais do que a manutenção de um "estado estável".

O custo médio por categoria do software empresarial difere entre os analistas, dependendo da completude dos dados, das definições de categoria e da duração analisada. No entanto, estudos mostram que a consultoria para implementação tende a ser o custo mais alto.

Por que o TCO é um problema tão grande no software empresarial?

Quais são os custos de aquisição do software GRP?

  • Interno custos de pessoal e taxas de consultoria para a análise das necessidades e o desenvolvimento e manutenção de um pedido de proposta. Custos de aquisição, incluindo a contratação de especialistas financeiros e de TI durante todo o processo. Os ciclos de compras governamentais para o GRP tendem a ser longos.
  • Informática hardware, rede e largura de banda necessária para a infra-estrutura informática de apoio ao GRP. Isto inclui locais de recuperação de desastres, centro de testes, fornecimento de energia elétrica confiável e contratos de telecomunicações de longo prazo. Isto também inclui os custos de pessoal para aceitar remessas de equipamentos.
  • Middleware incluindo software de segurança, banco de dados, balanceamento de carga, sistemas operacionais e ferramentas de gerenciamento de sistemas necessários para apoiar a implementação.
  • O software GRP custos da licença são tipicamente baseados no número de usuários (nomeados ou simultâneos) ou no tamanho do governo.

Quais são os custos de implementação do GRP?

  • Custos de gerenciamento de projetos incluindo funcionários dedicados a projetos, escritório de gerenciamento de programas, comunicações e reuniões.
  • Instalação, provisionamento e instalação do software GRP e middleware.
  • Custos de pessoal interno e custos de consultoria para articular o atual processos comerciais, exigências legais, formulários e relatórios exigências.
  • Custos de pessoal interno e custos de consultoria para quaisquer mudanças nos processos atuais exigidos pelo software ou pelas boas práticas. Isto poderia incluir reengenharia abrangente do processo comercial e treinamento adicional de pessoal.
  • Custos de conversão de dados incluindo a garantia de qualidade. Isto também pode incluir análise de completude de dados onde as informações que não estão no sistema atual precisam ser descobertas de outras fontes.
  • Custos de pessoal interno e custos de consultoria para gerenciar o antigo e o novo sistemas em paralelo.
  • Custos de configuração e customização, normalmente realizado por consultores externos ou fornecedores de software. Isto abrange a adaptação do software principal e a integração, relatórios e formulários.
  • Pessoal interno e custos de consultoria para piloto, análise e teste de aceitação seguindo processos de garantia de qualidade.
  • Técnico treinamento para gerenciamento de middleware, redes, computadores e sistemas. Treinamento funcional para usuários de GRP.
  • Desenvolvimento de qualquer documentação especial ou guias de usuário que descrevem os processos governamentais e como eles são realizados dentro do software
  • Adicional fases de implementação podem ocorrem como a adição de módulos de software adicionais, mais usuários ou novas entidades governamentais.

Quais são os custos para o GRP?

  • Custos de manutenção para todas as compras de hardware e software, o que inclui o suporte ao cliente do fornecedor. Este é normalmente um contrato anual.
  • Pessoal do governo atuando como suporte de primeira linha para equipamentos e software. Isto também inclui o gerenciamento de casos para rastrear bugs e melhorias, mantendo o relacionamento com o fornecedor.
  • Sistema afinação de bancos de dados, sistemas operacionais e redes à medida que o número de transações aumenta.
  • Mudanças em configuração e personalização de relatórios ou formulários realizados por pessoal interno ou consultores.
  • Largura de banda, telecomunicação, eletricidade e aluguel/aluguel/espaço custos.
  • Novo processamento do ano fiscal incluindo a transferência de fundos do ano anterior realizada por pessoal interno ou consultores
  • Atualização custos associados à mudança para versões mais recentes do software. Isto inclui o gerenciamento de mudanças para garantir que qualquer personalização realizada na versão anterior seja adicionada à próxima, testes e aceitação.

Quais são os custos ocultos no GRP?

Os custos totais mudam ao longo do ciclo de vida do uso do PRFV onde os implementos
Os custos de mentação são mais altos do que o estado estável de um ano adicional. Os custos adicionais por ano podem ser aumentados devido a atualizações de software, modernização do governo e custos inesperados.

  • Perda de produtividade como os sistemas são executados em paralelo e o funcionário curva de aprendizagem.
  • Redução da eficiência acrescentando as chamadas "melhores práticas", que acrescentam complexidade aos processos existentes.
  • Gerenciamento de mudanças custos para novas regulamentações governamentais e treinamento em processos dentro do software.
  • Desastre, perda de dados, interrupção dos negócios através de implementação tardia ou falhas no sistema, incluindo auditorias e relatórios de interrupção.
  • Taxas de viagem e despesas de conferência de usuários e treinamento para se manter atualizado sobre as mudanças de software.
  • Auditorias de licença onde o fornecedor exige pagamentos adicionais
  • As opções de manutenção podem exigir pagamento adicional para alcançar o necessário serviço para superar problemas.
  • Acréscimos inesperados quando o portfólio de produtos não atende a todas as exigências.
  • Mudanças no middleware tais como sistema operacional ou bancos de dados fora do período de atualização do sistema GRP.

Quais fatores de TCO são mais importantes no governo do que o setor privado?

  • A adaptação de um sistema financeiro do setor privado para o governo muitas vezes aumenta o trabalho de personalização para apoiar os processos legais e as normas financeiras do setor público. O software projetado para o setor privado tende a exigir significativos custos iniciais de customização.
  • Maior pegada técnica dos sistemas ERP significa exigir vários computadores e servidores de aplicação e consumir grandes quantidades de espaço em disco, o que aumenta o TCO além do custo inicial. A sofisticação da maior pegada técnica requer mais suporte interno, melhores ferramentas de software e maior capacidade técnica.
  • Menor capacidade técnica no serviço público em alguns países pode aumentar o TCO. Algumas aplicações ERP requerem conhecimentos técnicos significativos para implementação e suporte, incluindo gerenciamento de sistemas e ajuste de banco de dados, muitas vezes exigindo consultores externos contratados permanentemente.
  • Menor capacidade funcional contábil do serviço público em alguns países pode exigir treinamento adicional em gestão financeira. Alguns sistemas são projetados para uma contabilidade de provisões mais complexa. Outros sistemas têm processos comerciais complexos que devem ser seguidos pelos funcionários públicos.

O software projetado para o governo, GRP, tende a ter um TCO mais baixo que o software projetado para o setor privado, ERP. Com base na análise das propostas de TCO chave na mão, o FreeBalance comparado com os ERP Vendors Tier 1.

Como a escolha do GRP ou do software ERP afeta o TCO?

  • AdaptabilidadeA personalização de código (incluindo código de software, chamadas, scripts) custa mais do que a configuração para implementação e significativamente mais para atualizações de software porque o código personalizado tem que ser mantido.
  • Pegada de pé: a pegada de hardware e largura de banda, incluindo serviços de replicação, pode aumentar significativamente os custos de espaço, equipamento e eletricidade.
  • AlavancagemA importância do mercado governamental para o fabricante de software é fundamental para garantir que as atualizações de produtos atendam às necessidades emergentes, caso contrário, os custos de personalização aumentam ano após ano.
  • GovernançaMuitos projetos GRP criam estruturas de governança com empresas de Integração de Sistemas, mas não com o fabricante de software. Isto reduz o compromisso de atender as necessidades do governo ao longo do tempo.

O que é uma abordagem de gerenciamento de risco para o GRP TCO?

  • Uma abordagem de gerenciamento de risco identifica fatores de risco, apetite de risco e estratégias de mitigação de risco. Exemplo de fatores de risco incluem: capacidade organizacional, taxa de sucesso do fornecedor, extensão da personalização esperada.
  • Fatores de risco podem ser usados para calcular um excedente orçamentário esperado. Estratégias de mitigação de risco acrescentam custos. Ambos os fatores podem ser usados ao determinar o TCO potencial para qualquer aquisição de software.

O que são alguns TCO em Boas Práticas de GRP?

  1. Uma abordagem de gerenciamento de risco baseada na experiência da indústria em projetos similares, a extensão da customização necessária e o nível de comprometimento do fabricante de software com o mercado governamental e com o cliente governamental pode ser usada para calcular as superávits orçamentários esperados. Alguns custos ocultos podem ser estimados. As estruturas de governança e alavancagem com o fabricante do software devem ser incluídas no cálculo de risco.
  2. Uma abordagem de projeto de longo prazo deve identificar o aumento dos custos por ano por caminho de atualização da versão do fornecedor e políticas de atualização. O plano de projeto de vários anos deve atuar como entrada para o orçamento de TI.
  3. A experiência do governo com fornecedores de software deve ser modelada para determinar os custos esperados de implementação e manutenção.
  4. Uma abordagem "chave na mão" deve ser usada comprometendo um único fornecedor ou consórcio a assumir um cronograma de preços fixos.
  5. Os custos internos devem ser modelados como parte do cálculo do TCO. Isto inclui os custos esperados para treinamento adicional e certificação. (Os preços dos cursos estão disponíveis publicamente.) A retenção e a rotatividade dos funcionários devem ser analisadas.
  6. Os custos de customização para a implementação inicial devem ser usados como âncora para calcular futuras atualizações de software e mudanças de customização. Devem ser usados os números da indústria para a duração média das atualizações.

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