O futuro do IFMIS, ou Planejamento de Recursos Governamentais (GRP), foi abordado na Banco Interamericano de Desenvolvimento oficina, A vanguarda da tecnologia da informação na gestão financeira pública em dezembro. Os apresentadores, como eu, receberam 7 perguntas para responder. Não houve muito tempo para entrar em detalhes, portanto, aqui está uma resposta ampliada. Embora o workshop tenha se concentrado na América Latina e no Caribe, há lições a serem consideradas pelos governos de todo o mundo. Todos nós precisamos nos preocupar com a falta de progresso do GRP na região.
As perguntas abordaram os recursos de GRP, o futuro da TI e o desempenho do governo.
Recursos novos e futuros do IFMIS
Quais são as novas opções funcionais e tecnológicas disponíveis para serem exploradas e qual o impacto que os desenvolvedores podem esperar em termos de desenvolvimento de IFMIS integrado com o suporte de diferentes sistemas/plataformas de informação que devem ser capazes de lidar com as demandas específicas de cada processo principal (orçamento, contabilidade, tesouraria e gestão de dívidas) e, ao mesmo tempo, compartilhar uma estrutura comum de informações financeiras?
- Unificado: Passar das chamadas suítes "integradas", nas quais funções como orçamento, contabilidade e tesouraria podem operar com metadados inconsistentes, para projetos unificados em que funções, controles e metadados são compatíveis com todos os aplicativos. Isso significa que a funcionalidade comercial em aplicativos como o pode ser reutilizada em todos os aplicativos, incluindo aqueles desenvolvidos de forma personalizada em plataformas orientadas a objetos. (Essa é a abordagem adotada com o Plataforma FreeBalance Accountability.) Os governos que precisam de sistemas desenvolvidos sob medida perceberão que as abordagens híbridas de uso de sistemas comerciais e de sistemas de controle de acesso são muito mais eficazes. plataformas específicas do governo superará os problemas de custo, atraso e agilidade enfrentados quando se usam apenas plataformas técnicas.
- Consciente do orçamento: Integração dos controles orçamentários em todos os subsistemas financeiros. A abordagem tradicional de silo, com a aquisição de sistemas separados de folha de pagamento, compras, ativos e dívidas, resultou em atrasos do governo e falta de conformidade com os controles. Os governos muitas vezes excedem os orçamentos quando os controles não estão integrados e os aplicativos não estão cientes do orçamento.
- Diferentes plataformas: O uso de diferentes plataformas técnicas e linguagens de programação levou a implementações isoladas de subsistemas financeiros na América Latina. Esses sistemas geralmente têm metadados diferentes e não permitem uma integração fácil. Muitas dessas plataformas usam tecnologia legada. Portanto, não há uma maneira elegante de usar essas diferentes plataformas para obter um design unificado. As ferramentas de gerenciamento de metadados exigirão que o código principal seja alterado em sistemas e subsistemas financeiros desenvolvidos sob medida. É necessária uma abordagem de risco para determinar quais aplicativos devem ser substituídos, quais podem ser adaptados e quais podem operar de forma autônoma. É necessária uma abordagem de plataforma para fazer essa determinação.
Como aumentar a flexibilidade do IFMIS e acelerar o desenvolvimento/incorporação de novas tecnologias, considerando o investimento já feito?
- Orçamento base zero: O custo de suporte à tecnologia legada pode exceder o custo de substituição. Portanto, o "investimento já feito" pode ser a maneira incorreta de analisar a flexibilidade. O principal exercício de gerenciamento é comparar os custos para realizar a reforma e a modernização da gestão financeira pública com os sistemas atuais e com sistemas mais modernos.
- Flexibilidade e ativação progressiva: Não há falta de flexibilidade em sistemas financeiros ou ERP desenvolvidos sob medida. O problema é a "facilidade de mudança". Personalização do códigoO culpado é a flexibilidade, e não a configuração. A flexibilidade para adaptar as funções requer uma abordagem de configuração.
- Suporte a novas tecnologias: Há uma grande promessa de novas tecnologias, como computação em nuvem, governo inteligente, big data e mobilidade, para melhorar a eficiência e a eficácia do governo. E há novas tecnologias a caminho. As escolhas tecnológicas do passado ditam a flexibilidade do presente e do futuro. Portanto, é fundamental que os governos adotem tecnologias abertas que respeitem os padrões abertos, em vez de software proprietário.
Como ser mais amigável e facilitar o acesso às operações financeiras (tanto na arrecadação de receitas quanto nos pagamentos do governo) sem perder a confiabilidade e a segurança?
- Considerações não funcionais: Não deve haver nenhuma relação entre maior facilidade de uso e menor confiabilidade e segurança. Muitos projetos de implementação do IFMIS concentram-se na conformidade com os requisitos funcionais em vez dos não funcionais, como compatibilidade, confiabilidade, segurança, usabilidade, capacidade de manutenção e portabilidade. Muitas vezes, é nessas áreas não funcionais que os governos enfrentam problemas. Portanto, é importante que essas áreas sejam mais bem definidas.
- Facilidade de uso: Não há mistério para melhorar a facilidade de uso dos aplicativos financeiros. O principal problema no gerenciamento de mudanças é que muitos usuários veem os novos sistemas à luz dos sistemas mais antigos. Isso geralmente significa tornar os sistemas mais difíceis de usar, seguindo os processos complicados do passado. O uso de design thinking com protótipos e desenvolvimento ágil pode superar essa "armadilha 22".
Futuros de TI e GRP
Durante os próximos dez anos, quais serão os impactos mais importantes da tecnologia da informação no desenvolvimento do IFMIS, considerando seu custo de desenvolvimento ou aquisição e manutenção?
- Abordagens de plataforma: O uso de plataformas orientadas a objetos, padrões de metadados, barramentos de serviços e reutilização de funcionalidades tornará os sistemas GRP mais sustentáveis financeiramente e reduzirá o TCO. O investimento é a aquisição ou o desenvolvimento da funcionalidade que será reutilizada em vários módulos. Isso reduzirá os custos de funções adicionais. O uso de plataformas aumentará a capacidade de manutenção, em que alterações únicas podem ser refletidas em vários aplicativos.
- Aplicativos governamentais: A mudança de grandes sistemas para uma orquestração de sistemas menores, usando abordagens de plataforma, permitirá que os governos criem aplicativos móveis e da Web simples e fáceis de usar. Esses aplicativos para uso interno e dos cidadãos melhorarão a eficácia do governo e aproveitarão as informações retidas nos sistemas GRP de back-office.
- Internet das Coisas: A IoT, combinada com a análise de big data, proporcionará uma instrumentação mais eficaz dos processos governamentais.
Explore o uso de novas tecnologias como blockchain, ERP em nuvem e sistemas sob demanda.
- Sistemas abertos: Os governos acharão muito difícil adotar novas tecnologias com sistemas financeiros antiquados, proprietários e em silos. Por exemplo, é difícil tirar proveito de sistemas de registros distribuídos, como o blockchain, quando se tem muitos registros em silos que operam de forma diferente e com definições diferentes.
- ERP em nuvem: O conceito de "ERP em nuvem" pode ser enganoso. Primeiro, O ERP tende a implicar em um software originalmente projetado para o setor privado, que é difícil de ser adaptado para o governo. Segundo, a "nuvem" pode ser implantada de várias maneiras. Terceiro, os softwares empresariais que não são ERP, como RH e CRM, tendem a crescer mais rapidamente. Atualmente, há muita desinformação sobre a nuvem, com muitos fornecedores "lavando a nuvem" ao fazer afirmações ultrajantes. A principal lição é que os governos devem ser capazes de implementar aplicativos em data centers (ou seja, como "serviços compartilhados" do governo) ou na nuvem pública. Além disso, os governos devem poder mover aplicativos entre a nuvem pública e a privada.
- Governo inteligente: Minha opinião é que há uma grande mudança dos sistemas de registro, como o IFMIS tradicional, para sistemas de engajamento. Isso muda fundamentalmente a natureza da governança. A tecnologia de engajamento, como o governo aberto e o governo inteligente, exige esforços de transformação digital. A tecnologia é muito promissora, mas somente com o gerenciamento de mudanças organizacionais e sociais.
- Blockchain: O blockchain se tornou rapidamente a tecnologia que resolve todos os problemas. Pelo menos, essa é a propaganda. O blockchain proporciona confiança em ambientes não confiáveis. Vemos o blockchain como um mecanismo anticorrupção fundamental para receitas e despesas.
Gestão do desempenho do governo
Como aumentar o uso do IFMIS no processo de tomada de decisões nos países e melhorar a qualidade dos gastos públicos?
- Não atender às necessidades do projeto: O principal resultado do GRP é aprimorar a alocação de recursos e melhorar as decisões. Essa é a linha de base. A falha dos sistemas existentes em planejar, controlar e gerenciar os gastos públicos significa que é preciso repensar. Há algo errado com os sistemas que não conseguem atender à linha de base. Os governos precisam identificar os sistemas abaixo do padrão e substituí-los. Considere a situação em que os governos ficam em atraso e precisam de orçamentos suplementares. O custo de controles e informações de decisão deficientes excede em muito a substituição do software.
- De estruturas funcionais a estruturas de desempenho: Os sistemas GRP geralmente são projetados usando estruturas funcionais do governo. Esse tem sido o método tradicional de controles financeiros usados em sistemas manuais. A dificuldade com o gerenciamento baseado em estruturas de entrada (orçamento) organizacionais (ministérios, departamentos, agências) é que não há como medir a qualidade dos gastos públicos. A eficiência e a eficácia são medidas com base em produtos e resultados. Portanto, as estruturas de classificação precisam se modernizar para dar suporte aos indicadores de desempenho que estão diretamente ligados aos objetivos do governo. Isso significa colocar os indicadores de desempenho em cascata em objetivos organizacionais detalhados usando o orçamento-programa. O balanced scorecard pode ser o mecanismo ideal para desenvolver essas estruturas.
- Relatórios vs. análises: Os governos exigem a produção de relatórios estatutários. Há um grande foco na conformidade dos relatórios. Isso não necessariamente melhora os gastos públicos. São necessários métodos mais flexíveis de acompanhamento do desempenho, como o uso de painéis de controle, para melhorar a tomada de decisões. A falta de integração entre os sistemas financeiros reduz a pontualidade das informações sobre decisões. Poucas informações são necessárias em "tempo real", mas elas precisam ser oportunas.
Como aumentar a definição e o uso de dados de desempenho no IFMIS considerando a estrutura das iniciativas de Orçamento por Resultados e avaliações de resultados de programas públicos?
- Orçamento por resultados: O planejamento plurianual com metas explícitas é necessário para apoiar o orçamento por resultados. Além das observações de desempenho da resposta anterior, os sistemas de GRP precisam de planejamento e execução orçamentários totalmente integrados. Sistemas simples e autônomos de preparação de orçamento que fornecem solicitações de orçamento organizacional são ineficazes. Os sistemas de preparação de orçamento precisam modelar cenários em vários anos.
- Revisões de gastos: Os governos geralmente realizam revisões profundas dos gastos. Essas análises são usadas para determinar se as metas de gastos estão sendo atingidas e se diferentes métodos de alocação poderiam ser mais eficazes. O uso de classificações de desempenho facilita o processo. As análises de gastos podem resultar em mudanças significativas na alocação. Estruturas eficazes de classificação orçamentária que podem se adaptar ao longo do tempo, a "plano de contas de vários anos" é um importante critério de projeto não funcional para sistemas GRP.