Agile pour une modernisation durable de l'administration

Publié le 5 juin 2019 en Transformation numérique du gouvernement, PFM

La gestion de projet et le développement de produits agiles constituent-ils une approche durable de la modernisation des administrations publiques ?

Il s'agit d'un point d'inflexion des pratiques technologiques. Largement adoptée par les géants de la technologie, la majorité des équipes de développement et des projets adoptent aujourd'hui méthodologie agiletandis que les approches en cascade pure sont minoritaires. Nous avons constaté que la méthode agile peut être particulièrement efficace dans la gestion du changement.
La méthode agile est-elle appropriée pour les pouvoirs publics ? L'approche agile peut-elle s'étendre à l'extérieur et à l'intérieur ? La dynamique agile peut-elle se développer ?
Notre expérience montre que la méthode agile est financièrement et réformablement viable pour les déploiements complexes de logiciels d'entreprise dans l'administration.
Les processus agiles favorisent le développement durable selon Manifeste Agile principes. L'objectif de cet article de blog est d'explorer comment l'agilité permet la durabilité dans la réforme et la modernisation du gouvernement.
Quelques points importants concernant la état de l'agile:

• L'approche agile ne se limite pas au développement de logiciels. Kanban couvrir tous les types de projets
• Techniques agiles pour le développement des pays, comme Adaptation itérative pilotée par les problèmes (PDIA)sont devenues monnaie courante
• La méthode agile peut être appliquée à l'adaptation des logiciels au fil du temps, bien que les approches informatiques bimodales pour la maintenance des systèmes soient les plus appropriées.
• L'approche agile peut inclure un certain nombre de techniques telles que la réflexion sur la conception, DevOpset Scrum

Comment mesurer la durabilité ?

Ce n'est pas pour rien que nous avons appelé ce blog "le blog de la durabilité". De nombreux systèmes de planification des ressources gouvernementales (PRG) ne sont plus viables financièrement. D'autres systèmes de GRP ont été incapables de s'adapter à la réforme de la législation gouvernementale. C'est pourquoi nous pensons que financière et réforme la durabilité sont les deux éléments à mesurer pour tout système informatique dans l'administration, y compris le GRP.
Viabilité financière est une question d'accessibilité financière à long terme, y compris :

• Coût total de possession (TCO) pour l'ensemble du cycle de vie du système sur 10 ans ou plus, y compris les coûts environnementaux (voir annexe)
• Coûts d'appui internes pour le personnel gouvernemental chargé de la maintenance, du soutien et de la mise à niveau des systèmes, y compris les coûts supplémentaires liés aux talents, à la formation et à la fidélisation, qui ne sont souvent pas pris en compte dans le calcul du coût total de possession (voir l'annexe).
• Dette technique sous la forme de risques potentiels liés à la cybernétique, à la résilience et à l'intégration qui peuvent ne pas être immédiatement évidents, y compris les coûts cachés (voir l'annexe)

Durabilité de la réforme concerne la capacité des systèmes à s'adapter aux réformes gouvernementales :

• Activation progressive de fonctionnalités intégrées et de configuration pour les règles de gestion et les flux de travail
• Extensibilité de prendre en charge un plus large éventail de fonctionnalités en réutilisant ce qui existe déjà (l'exploitation des investissements existants rend également les systèmes plus abordables)
• Barème technique où les systèmes peuvent évoluer pour prendre en charge un plus grand nombre d'organisations et d'utilisateurs

Les processus agiles soutiennent ces définitions de la durabilité :

• Réduction des coûts de développement, d'assistance, de maintenance et de mise à niveau
• Tirer parti des investissements existants grâce à l'expérimentation
• Identifier rapidement les limites des investissements actuels
• Identifier les processus qui bénéficient de l'agilité et ceux qui n'en bénéficient pas avec l'approche bimodale pour gérer les coûts et les risques
• Extension de l'expérience à l'utilisation de l'agile dans
• Améliorer la prévisibilité grâce à la mesure de l'avancement des itérations

Quel est le contexte de durabilité du gouvernement ?

Le contexte de durabilité est différent dans le secteur public. Il convient d'en tenir compte lors de la mise en œuvre de la méthode agile dans l'administration :

• Chiffre d'affaires plus élevé dans la fonction publique que dans le secteur privé
• Capacité inférieure dans la fonction publique que dans le secteur public
• Plus d'acteurs dans les administrations publiques que dans les entreprises
• Moins de "bonnes pratiques" reconnues dans les administrations publiques que dans les entreprises
• Plus de changement dans les gouvernements, par le biais d'élections et de révolutions, que dans les entreprises
• Plus d'obstacles au changement dans les administrations publiques que dans les entreprises en raison des incitations politiques et de la nécessité d'une réforme juridique

On nous demande souvent si nos systèmes et processus sont durables après notre départ d'un pays. Nous croyons qu'il faut aider les gouvernements à mettre en place des systèmes et des processus autonomes. Mais nous ne pensons pas qu'abandonner les gouvernements avec des solutions "clés en main" une fois le paiement reçu soit une approche socialement responsable.
Nous pensons que le renforcement des capacités est socialement responsable. Nous pensons que la fourniture d'un travail gouvernemental opérationnel après la mise en œuvre devrait être une exception. Nous utilisons nos comité de pilotage pour couvrir les tendances en matière de gouvernance et de réforme afin d'aider les gouvernements à prévoir les besoins en matière de renforcement des capacités.
Le principal problème de durabilité que nous rencontrons est la perte d'appropriation des réformes par les pays. Il en résulte des réformes sporadiques non coordonnées et fonctionnant en vase clos.
Nous pensons que les vendeurs et les conseillers doivent trouver des méthodes pour permettre aux gouvernements de s'approprier le processus. Pour aider les gouvernements à réforme des chefs de file. D'un modèle "push" à un modèle "pull.

Les techniques agiles fournissent des outils pour mieux comprendre problèmes au fil du temps, mieux identifier solutions aux problèmes et adapter les solutions aux échelle. Par exemple, le Cartes de méthode de la province de l'Ontario peuvent être utilisés pour soutenir la conception centrée sur l'utilisateur, diagnostiquer l'état de préparation numérique et articuler les problèmes.
En continu l'apprentissage est un autre avantage de l'agilité qui permet la durabilité de la solution. Les processus agiles permettent d'effectuer des mesures à intervalles rapprochés. L'agilité permet également d'expérimenter avec des prototypes et des Tests A/B. Cette approche scientifique permet de réduire les coûts tout en optimisant les résultats. Les le rapport qualité-prix est maximisé.

Quelle a été l'expérience de l'agilité au sein du gouvernement ?

Les gouvernements ont tardé à adopter la méthode agile, mais ils en tirent aujourd'hui des avantages considérables. Le gouvernement fédéral américain TechFARHandbook identifie les avantages suivants de la méthode agile :

1. Amélioration de l'investissement la facilité de gestion et la faisabilité budgétaire
2. Réduction de l'ensemble des risque
3. Livraison fréquente de capacités utilisables qui fournissent valeur aux clients plus rapidement
4. Augmenté flexibilité
5. Création de nouvelles opportunités pour les petites entreprises
6. Plus grand visibilité sur les performances des contractants

Vous noterez que 5 de ces 6 avantages ont des implications en matière de développement durable :

• La facilité de gestion grâce à la méthode agile réduit les coûts de maintenance
• La réduction des risques grâce à l'agilité permet de réduire les coûts cachés
• L'optimisation de la valeur et l'accélération des résultats grâce à la méthode agile augmentent la valeur.
• La flexibilité grâce à l'agilité permet de trouver des solutions qui répondent mieux aux problèmes.
• Visibilité et la transparence sur la performance des contractants et la performance interne, augmente la valeur.

La méthode Agile dans l'administration n'est pas réservée aux petits projets. La méthode Agile est efficace dans les cas suivants résoudre les problèmes liés aux projets informatiques des grandes administrations. Les Service numérique des États-Unispar exemple, a surmonté d'importants échecs de projets informatiques grâce à la méthode agile, y compris la stabilisation et l'amélioration de Healthcare.gov.
La méthode agile a évolué pour permettre échelle. La méthode agile à grande échelle est devenue la norme. Cela inclut des cadres normatifs tels que Scaled Agile Framework (SAFe), Large Scaled Scrum (LeSS), Disciplined Agile Delivery (DAD), Nexus, le modèle Spotify et une pléthore d'autres. Les principaux avantages des études sur la méthode agile sont liés à la durabilité du processus :

• SAFe revendique 30-75% d'amélioration du temps de mise sur le marché, 10-50% d'amélioration de l'engagement des employés, 25-75% d'amélioration de la productivité, 20-50% d'amélioration de la qualité, autant d'éléments qui témoignent d'un fort potentiel de durabilité.
• Une étude a révélé que les principaux avantages de la méthode agile étaient la capacité à s'adapter à des processus changeants (78%) et une plus grande collaboration (62%), où la durabilité des processus est améliorée par l'adaptation à des processus changeants, la collaboration et le travail en commun.
• Une autre étude a révélé que les principaux avantages de la méthode agile étaient l'amélioration de la capacité à gérer des priorités changeantes (69%) et la visibilité du projet (65%), la durabilité des processus étant améliorée grâce à l'adaptation à l'évolution future des processus et à la transparence.
• Une troisième étude a révélé que le principal avantage de la méthode agile était l'amélioration de la collaboration (54%), où la durabilité des processus est améliorée grâce à la collaboration et au travail en commun.

Quelle a été l'expérience de l'agilité dans le développement des pays ?

L'adaptation itérative pilotée par les problèmes (PDIA), une méthodologie de développement du secteur public et des pays, répond à ce défi de la complexité. La PDIA a été développée par le Renforcement des capacités de l'État (Building State Capacity facility) de la Harvard Kennedy School of Government (Harvard Kennedy School of Government). Il s'agit de bien plus qu'un exercice académique avec de nombreuses études de cas dans le monde réel. Il s'agit d'une partie de la Faire du développement différemment mouvement. Nous sommes de fervents partisans du PDIA. Nombre de nos cadres ont suivi la formation continue du PDIA. De nombreux membres de notre personnel ont suivi des cours en ligne du PDIA.
La PDIA est une approche agile et itérative. Le principe numéro 3, essayer, apprendre, itérer, adapter, montre que la PDIA est une méthode agile. La diffusion, principe 4, montre comment la PDIA peut s'étendre.

D'autres aspects de la PDIA témoignent de la durabilité :

• Nombreux initiatives de réforme de la gouvernance ne pas réussir soutenue l'amélioration des performances parce que les organisations prétendent se réformer en changeant l'aspect des politiques et des structures organisationnelles plutôt que ce qu'elles font réellement
• Construire des problèmes locaux ... il s'agit d'une approche plus globale. durable parce qu'elle confère une légitimité aux processus de changement qui, par nature, génèrent un mélange litigieux de "gagnants" et de "perdants".
• Le PDIA a pour but de construire et soutenir de larges coalitions de parties prenantes, tant au niveau politique qu'au niveau de la mise en œuvre, travaillant à la réalisation d'un objectif commun.

Comment la méthode agile s'aligne-t-elle sur la durabilité du système GRP ?

L'approche générale de la mise en œuvre des PRV est celle de la cascade. Cette approche part du principe que ces projets sont totalement prévisibles. Or, ils sont loin d'être aussi prévisibles que le veut la méthode en cascade. Le respect strict des exigences et des spécifications de la demande de propositions conduit à des mises en œuvre qui ne répondent pas aux problèmes du gouvernement et ne soutiennent pas les objectifs de la réforme.
Un article récent du Banque interaméricaine de développement a constaté que la tendance est à la renforcer l'orientation utilisateur du SIGIFCes avantages s'étendent à la durabilité du système, en encourageant une plus grande participation à la conception et à la mise en œuvre du système (par le biais de comités d'utilisateurs), en améliorant la facilité d'utilisation et en fournissant des services et une formation adéquats. Ces avantages s'étendent à la durabilité. En particulier, l'amélioration de la facilité d'utilisation réduit le besoin de formations inutiles. La formation agile en flux tendu améliore les capacités fonctionnelles et technologiques.

En quoi la méthode agile ne contribue-t-elle pas au développement durable ?

La méthode agile n'est pas la solution miracle pour assurer la durabilité du PRV. Certaines contraintes doivent être prises en compte :

• L'agilité n'est pas toujours agileLes méthodes d'évaluation : de nombreuses méthodologies sont utilisées pour l'évaluation des risques. rebaptisé "agile ce qui signifie qu'il y a peu d'avantages sur le plan de la durabilité.
• Le sprint n'est pas durableLa méthode agile, qui consiste à organiser des sprints pour livrer plus de fonctionnalités plus rapidement, devrait être une exception.
• Les capacités agiles doivent être renforcéesle changement de culture est nécessaire, en particulier dans l'administration, pour tirer parti des avantages de l'agilité - comme l'a montré une étude : malgré la volonté d'être agile, il y a un fossé entre les bonnes intentions et les capacités réelles
• Solutions PRV : des questions choisiesCertains logiciels sont fortement configurables ou utilisent des approches à faible code pour faciliter la réforme après la mise en œuvre, ce qui n'est généralement pas le cas des logiciels développés sur mesure et des systèmes ERP existants.

Annexe - Calcul de la viabilité financière, du coût total de possession et de la dette technique

Cette annexe résume 3 articles de blog précédents, complétés par des observations sur le rôle de la méthode agile.
Un article de blog de FreeBalance datant de 2012 décrit comment calculer le coût total de possession des systèmes PRV. Ce document aborde le problème du coût total de possession dans le domaine des logiciels d'entreprise et des administrations publiques. Les coûts d'acquisition et de mise en œuvre sont décrits. Nous avons constaté que les coûts des licences logicielles ne sont souvent pas significatifs dans les coûts globaux de mise en œuvre par rapport aux services. En outre, les coûts totaux de mise en œuvre peuvent être éclipsés par les coûts totaux postérieurs à la mise en œuvre. De nombreux gouvernements recherchent de nouvelles solutions GRP de base ou de sous-système dans les 5 ou 7 ans en raison de l'augmentation de la dette technique. L'article de blog décrit l'empreinte des coûts permanents et cachés.

Coûts permanents

• Coûts de maintenance pour tous les achats de matériel et de logiciels, y compris l'assistance à la clientèle du fournisseur. Il s'agit généralement d'un contrat annuel.
• Le personnel gouvernemental agissant en tant que soutien de première ligne pour les équipements et les logiciels. Cela comprend également la gestion des cas pour suivre les bogues et les améliorations tout en maintenant la relation avec le fournisseur.
• Système accord des bases de données, des systèmes d'exploitation et des réseaux à mesure que le nombre de transactions augmente.
• Modifications apportées à configuration et personnalisation des rapports ou des formulaires réalisés par le personnel interne ou les consultants.
• Largeur de bande, télécommunications, électricité et location d'espace coûts.
• Nouveau traitement de l'exercice fiscal y compris le report des fonds de l'année précédente effectué par le personnel interne ou les consultants
• Mise à niveau les coûts liés au passage à une version plus récente du logiciel. Cela comprend la gestion des changements pour s'assurer que toute personnalisation effectuée dans la version précédente est ajoutée à la version suivante, les tests et l'acceptation.

Coûts cachés

Les coûts totaux évoluent tout au long du cycle de vie de l'utilisation du PRV, les coûts de mise en œuvre étant plus élevés que l'état d'équilibre annuel supplémentaire. Les coûts annuels supplémentaires peuvent augmenter en raison de la mise à niveau des logiciels, de la modernisation des administrations et de coûts imprévus.

• Perte de productivité car les systèmes sont gérés en parallèle et l'employé courbe d'apprentissage.
• Efficacité réduite en ajoutant des "meilleures pratiques" qui complexifient les processus existants.
• Gestion du changement les coûts liés aux nouvelles réglementations gouvernementales et à la formation sur les processus du logiciel.
• Catastrophe, perte de données, interruption d'activité en raison d'une mise en œuvre tardive ou de défaillances du système, y compris des perturbations au niveau de l'audit et de l'établissement de rapports.
• Frais de voyage et de dépenses pour les conférences et les formations des utilisateurs pour se tenir au courant des modifications apportées aux logiciels.
• Audits de licence lorsque le vendeur exige des paiements supplémentaires
• Les options de maintenance peuvent nécessiter un paiement supplémentaire pour atteindre les objectifs fixés. service pour surmonter les problèmes.
• Compléments inattendus lorsque le portefeuille de produits ne répond pas à l'ensemble des besoins.
• Modifications de l'intergiciel tels que le système d'exploitation ou les bases de données en dehors de la période de mise à niveau du système GRP.

Implications de l'agilité en matière de développement durable

• L'agilité améliore la maintenabilité (y compris la mise à niveau du système) tout en permettant adaptabilité par rapport aux méthodes traditionnelles avec une exécution plus rapide
• L'agilité améliore le système soutien grâce à des approches axées sur les problèmes qui vont au-delà des symptômes
• L'agilité résiste aux réformes changements par itération

Un article de blog de FreeBalance datant de 2015 décrit dette technique dans les PRVou les systèmes d'information de gestion financière. L'article décrit les signes de la dette technique comme suit :

• Le plus grand nombre de sous-systèmes FMIS (préparation du budget, paie, achats, comptabilité, actifs, etc.) fonctionnant sur des plates-formes technologiques différentes (4GL, .Net, Java, propriétaire, etc.) réduit l'extensibilité, augmente les coûts de maintenance, limite l'intégration et restreint la réforme (en raison de la nécessité de dupliquer des fonctionnalités dans plusieurs systèmes, par exemple en cas de modification des classifications budgétaires).
• Plus les systèmes sont développés sur mesure ou personnalisés, plus les coûts de maintenance et de mise à niveau sont importants - ils peuvent être déterminés en fonction de l'importance de l'assistance informatique interne et des consultants externes nécessaires pour assurer le fonctionnement, le dépannage, l'adaptation et la mise à niveau.
• La quantité d'interventions manuelles nécessaires pour réaliser l'ensemble du cycle budgétaire, y compris les étapes manuelles, les duplications manuelles et la préparation d'analyses et de rapports sur des feuilles de calcul distinctes des systèmes FMIS.

Implications de l'agilité en matière de développement durable

• L'agilité améliore la maintenabilité (y compris la mise à niveau du système) tout en permettant adaptabilité par rapport aux méthodes traditionnelles avec une exécution plus rapide
• Agile identifie les problèmes liés à systèmes manuels et dupliqués par le biais d'une cartographie des parcours

Un autre article du blog FreeBalance de 2015 décrit la nature des investissements en logiciels et l'impact de la dette technique et de l'extensibilité du système. La dette technique se caractérise par l'utilisation d'anciens systèmes et d'anciennes technologies. logiciels développés sur mesure dans les administrations publiques que limite le changement. Cette situation est particulièrement problématique dans les administrations publiques où une réforme permanente de la gestion des finances publiques est nécessaire. Les systèmes d'information qui ne peuvent pas s'adapter facilement au changement deviennent financièrement non viables. Un autre signe de dette technique est le fait qu'une part importante du budget informatique est associée au maintien de l'éclairage. L'article de blog a présenté un cadre permettant d'identifier les risques de dette technique.

1. Couverture: Les vendeurs qui proposent des solutions ponctuelles n'ont pas de logiciel extensible. Les acheteurs doivent se méfier des vendeurs qui remplissent les conditions d'un logiciel extensible. Gestion des finances publiques (GFP) fonctionnalité avec les logiciels du secteur privé, en particulier dans des domaines tels que la planification budgétaire, la paie et la passation de marchés, où les exigences du gouvernement diffèrent considérablement de celles des entreprises.
2. Réutilisation: La conception moderne des logiciels utilise la programmation orientée objet pour la réutilisation. De petits composants sont assemblés pour fournir des fonctionnalités. Cela diffère de l'ancienne conception où des objets volumineux ou monolithiques ont été créés avec des fonctionnalités dupliquées qui ne peuvent pas être facilement assemblées.
3. Métadonnées: La conception unifiée signifie qu'il est possible de modifier quelque chose une seule fois. De nombreux fournisseurs ont acquis des applications et ont besoin d'outils complexes de gestion des métadonnées pour s'assurer que les définitions restent cohérentes.
4. Intégration: La prise en charge complète des services web standard simplifie la réutilisation et l'extensibilité. Les méthodes d'intégration de fichiers propriétaires et plats posent des problèmes techniques.
5. Ouverture: Plus un système est ouvert, plus il est facile de l'étendre. Les systèmes ouverts réduisent le verrouillage. Certains vendeurs tentent de verrouiller les acheteurs avec des bases de données, des systèmes d'exploitation et des langages de programmation propriétaires.
6. Adaptation: Les systèmes qui ne sont pas conçus pour être facilement modifiables augmentent les coûts lorsqu'il s'agit de soutenir la réforme de la GFP. La nécessité de faire appel à des consultants à prix élevé ou au fournisseur initial de développement de logiciels accroît la charge technique.
7. Plate-forme: Il existe de nombreuses définitions d'une "plate-forme" par les fournisseurs, allant d'une plate-forme technologique à une plate-forme commerciale complète. Une plate-forme commerciale et technologique complète (Commercial Off-the-Shelf - COTS) comme celle de la Plate-forme de responsabilisation FreeBalance la réutilisation nécessaire entre les composants.
8. Langue: De nombreux fournisseurs de logiciels d'entreprise utilisent des langages de programmation propriétaires, souvent développés à l'époque du client/serveur. Cela limite le choix à un groupe restreint de consultants capables de développer de nouvelles fonctionnalités et de tirer parti de l'extensibilité du logiciel.

L'agilité améliore réutilisabilité et adaptabilité par l'expérimentation et l'extension des solutions qui fonctionnent.