Planeamento salarial da administração pública no século XXI

Posted on Julho 13, 2018 em PFM

A gestão financeira das administrações públicas tem três objectivos:

1. Orçamentos
2. Orçamentos
3. Orçamentos

Planeamento para 15% a 20% do PIB

No entanto, muitas organizações do sector público não orçamentam adequadamente os salários e os custos dos serviços públicos, como a formação e as despesas. A "massa salarial" do governo é frequentemente a maior categoria de despesas públicas em muitas organizações governamentais. As despesas com serviços públicos nos países desenvolvidos variam entre 15% a 20% do PIB representando 10% a 35% de todo o emprego de acordo com o OCDE. Nos países da OCDE, a taxa média de emprego no sector público foi de 21,3% em 2013. OIT dados em Wikipédia mostra que a percentagem de emprego no sector público é mais elevada nos países em desenvolvimento.
traçado por Statista
Com cerca de 20% do emprego total do país e 15% do PIB anual em contas salariais, controlo orçamental dos salários, gestão de riscos e despesas previsibilidade é fundamental no governo. Isto é particularmente verdade quando os governos recém-eleitos revêem as tabelas salariais da função pública. Já para não falar da adaptação dos mecanismos de pensões, que aumenta as responsabilidades contingentes dos direitos a longo prazo. Por exemplo, o sector público da África do Sul a massa salarial absorve actualmente quase 35% do orçamento e 14% do PIBque representa a maior categoria de despesas, de acordo com uma análise efectuada por Moneyweb:


O FMI encontrou um associação negativa entre o aumento da massa salarial e o saldo orçamentale as consequências nefastas de um planeamento deficiente:
As despesas com a massa salarial podem afectar o equilíbrio orçamental e a composição das despesas públicas. Se não forem efectivamente integradas no planeamento orçamental, as despesas salariais elevadas ou crescentes podem prejudicar o planeamento orçamental. Além disso, o aumento dos salários das administrações públicas ou o aumento das contratações durante as fases de retoma cíclica podem exacerbar as flutuações da produção, estimulando ainda mais a procura, dificultando o papel estabilizador da política orçamental e aumentando a dívida pública durante a fase de recessão, uma vez que os aumentos das remunerações são frequentemente difíceis de inverter. As elevadas despesas com remunerações podem também impedir as despesas prioritárias em infra-estruturas públicas e protecção social, cruciais para o crescimento económico e a redução da pobreza.
Melhor planeamento  pode assegurar que os aumentos da massa salarial sejam financiados de forma adequada. Caso contrário, os aumentos da massa salarial podem ter implicações adversas não intencionais para o equilíbrio orçamental, exigindo um ajustamento orçamental perturbador a médio prazo para garantir a sustentabilidade orçamental de acordo com o FMI. No entanto, um FMI O inquérito revelou que muitos países não integram as decisões sobre aumentos salariais no seu processo de planeamento orçamental de forma atempada. Metade das economias avançadas tem negociações salariais ad hoc, com mais de um terço a tomar decisões sobre aumentos salariais durante o ano sem as associar directamente ao orçamento.

O planeamento salarial é muito mais do que dinheiro

Todas as funções financeiras públicas, incluindo a folha de pagamentos, têm a ver com orçamentos. Os orçamentos têm um objectivo: alcançar os resultados desejados. O planeamento salarial tem de ter em conta factores de resultados, de acordo com o FMI:
É necessária uma gestão eficaz das despesas com a massa salarial para garantir que os serviços públicos pretendidos sejam prestados de forma rentável e sustentável do ponto de vista orçamental. Para tal, é necessário um planeamento orçamental adequado para garantir um financiamento apropriado da massa salarial, uma remuneração competitiva para atrair e reter pessoal qualificado e incentivar o desempenho, bem como a flexibilidade necessária para ajustar o nível e a composição do emprego de forma a responder eficazmente à evolução demográfica e tecnológica. A experiência tem demonstrado que os países de todos os níveis de rendimento têm enfrentado desafios nestas áreas.
É por isso que o planeamento salarial é mais do que calcular as despesas. A orçamentação dos recursos humanos tem a ver com a obtenção de resultados nos serviços aos cidadãos. Isto significa programas de formação, partilha de conhecimentos, destacamentos, prémios de desempenho e de certificação. Um planeamento salarial eficaz inclui o seguinte investimento em talento.

Software (não) para o salvamento?

O software de Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) pode ajudar os governos a planear, orçamentar e controlar os custos salariais. Algumas organizações do sector público optam por adquirir software de recursos humanos do tipo Commercial-off-the-Shelf (COTS). (Muitas vezes designado por HCM para Gestão do Capital Humano, ou HRIS para Sistemas de Informação de Recursos Humanos). Estas aplicações foram originalmente desenvolvidas para empresas. A principal limitação desta classe de software para a administração pública é consciência orçamental. A segunda grande limitação é complexidade salarial.
Ambas as limitações foram sentidas pelo Governo do Canadá com a utilização doSistema de Pagamento Phoenix', uma versão personalizada do PeopleSoft. Como o Auditor Geral do Canadá observado:
O Ministério dos Serviços Públicos e Aquisições do Canadá adjudicou um contrato à International Business Machines Corporation (IBM) para a ajudar a conceber, personalizar, integrar e implementar um novo software para substituir o antigo sistema de pagamentos do governo. O Departamento escolheu um software comercial de pagamentos PeopleSoft, que deveria ser personalizado para satisfazer as necessidades do governo.
A necessidade de personalizar fortemente o PeopleSoft e a incapacidade de compreender as implicações da gestão orçamental e da integração com os recursos humanos contribuíram para o custo do sistema aumentou da estimativa inicial de C$310 milhões para, pelo menos, C$1,2 mil milhões até 2019 - com dezenas de milhões mais a serem gastos antes de a sua esperada substituição entrar em funcionamento em 2025. Grande parte deste custo resulta da revisão de centenas de milhares de erros salariais, em que muitos funcionários públicos não foram pagos, muitos foram mal pagos e alguns foram pagos em excesso.
São muitos os factores que conduziram ao fracasso desta tecnologia, incluindo aquisições, governação, formação e gestão da mudança que não são as melhores. Estes factores basearam-se no pressuposto fundamental de que os requisitos da administração pública em matéria de folhas de pagamentos são muito semelhantes aos requisitos das grandes empresas. E que quaisquer diferenças poderiam ser facilmente personalizadas através da contratação exclusiva do pacote Enterprise Resource Planning (ERP) líder do sector privado para os recursos humanos. Esta ideia de evitar o risco ao escolher a PeopleSoft foi o primeiro passo de um TI moderno Tragédia grega.

Sensibilização para o orçamento: Integração do orçamento em todo o ciclo orçamental

O 'Sistema de Pagamento Phoenix' foi concebido para apoiar apenas as funções de processamento dos salários. Não parece existir qualquer método integrado de preparação do orçamento ou de controlo orçamental. Todas as transacções financeiras da administração pública começam com um orçamento. A maior parte do software COTS de processamento de salários, originalmente concebido para o sector privado, não tem consciência do orçamento. As organizações governamentais encaram frequentemente o processamento dos salários como um subcontabilista sem controlos orçamentais rigorosos. Por outras palavras, as administrações públicas pagam às pessoas mesmo quando isso pode exceder o orçamento. (A disponibilidade de dinheiro é uma limitação mais provável, particularmente nos países em desenvolvimento).
Por que razão deve o software de gestão dos salários das administrações públicas integrar-se nos conceitos de contabilidade dos compromissos, dos orçamentos, dos compromissos e das obrigações?

1. Os salários e outros custos da função pública são importantes para o controlo orçamental, pelo que as flutuações podem ter um impacto significativo
2. Salários do governo flutuam
3. Os governos podem abrandar as despesas com infra-estruturas, mas as obrigações salariais nem por isso

O planeamento salarial e a gestão dos salários estavam descentralizados no Governo do Canadá antes da implementação do sistema de remuneração Phoenix. Os consultores salariais das organizações federais canadianas validavam o cálculo das folhas de pagamento de 2 em 2 semanas. Muitas dessas organizações utilizavam um Produto FreeBalance para o fazer. O produto "Performance Budgeting for Human Capital" foi actualizado utilizando a versão nativa da Web Plataforma FreeBalance Accountability como "Planeamento da Função Pública". A lição importante é o facto de este software apoiar todo o ciclo do orçamento salarial:
Planeamento

• Integração de escalas salariais e informações sobre a função pública a partir de sistemas de folha de pagamentos, incluindo o PeopleSoft
• Planeamento de cenários e previsões, incluindo a capacidade de modelar novos acordos colectivos
• Planeamento de vários anos e informações históricas
• Controlos orçamentais para sistemas financeiros

Execução

• Alteração da previsão orçamental com base na folha de pagamentos efectiva e noutras despesas da função pública, tais como alterações ao trabalho por hora, trabalho sazonal, horas extraordinárias, taxas de disponibilidade, bónus para permitir alterações nas despesas
• Integração com sistemas financeiros para a contabilidade de exercício, incluindo férias gozadas e novas férias acumuladas
• Identificação de erros no cálculo das folhas de pagamento

É este último ponto que é particularmente interessante, tendo em conta os erros registados no sistema de pagamento Phoenix. Os dados, em 30 de Maio de 2018, indicam o seguinte:

• 347 000 transacções financeiras "para além do volume de trabalho normal"
• 72.000 transacções defeituosas recebidas no mês, com 97.000 processadas (inclui problemas anteriores não resolvidos)
• 60% de transacções de negociação não colectiva "processadas dentro dos padrões de serviço"

Complexidade salarial: Os salários da administração pública são mais complexos do que os do sector privado

Os governos contratam mais pessoal, que trabalha em muito mais "linhas de negócio" do que qualquer conglomerado do sector privado. Os países desenvolvidos, como o Canadá, têm acordos colectivos altamente complexos. Os grandes acordos sindicais do sector privado não são tão complicados. Existem 27 convenções colectivas com 15 unidades de negociação, utilizadas no Governo do Canadá. Estes incluem cálculos retroactivos dos salários. Existem cerca de 80.000 regras salariais diferentes no governo federal canadiano que exigiram cerca de 200 adições personalizadas ao PeopleSoft. Além disso, os sindicatos estão constantemente em negociação, o que significa que os acordos colectivos mudam ao longo do tempo.
Existem complexidades adicionais associadas ao planeamento e previsão dos salários da administração pública:

• O ano fiscal muitas vezes não é o ano civil, como no Canadá, no Reino Unido e nos Estados Unidos, onde o cálculo das prestações muda
• Elevada variabilidade em algumas organizações governamentais em termos de horas extraordinárias e mudanças sazonais
• Estruturas de bónus adicionais, apoio a empréstimos, saúde de grupo complexa e integração com incentivos ao desempenho em muitos países
• A natureza política da remuneração do sector público que resulta em alterações em muitos países, como a adição de um período de pagamento de bónus
• Flutuações nas taxas de câmbio, despesas e receitas que afectam a liquidez
• Maior mobilidade dos trabalhadores entre organizações e mais flutuações salariais na administração pública

Fonte: O nosso mundo em dados

Funcionalidade necessária para o planeamento salarial da administração pública no século XXI

As administrações públicas necessitam de um planeamento salarial centrado no orçamento com as seguintes funcionalidades

• Apoio ao ciclo orçamental completo para gerir o planeamento e a execução, incluindo ao longo de vários anos
• Modelação de tabelas salariais complexas do sector público
• Previsão de convenções colectivas (agrupamento de regras de cálculo das folhas de pagamento, incluindo tabelas salariais, cargos, etc.)
• Integração da liquidez para previsão de caixa
• Integração da preparação do orçamento para racionalizar todas as despesas
• Apoio a prestações complexas
• Modelação de alterações sazonais, vagas
• Planeamento de cenários para antecipar o impacto de grandes variações nos salários
• Integração dos recursos humanos para mudanças de pessoal, como promoções, estado civil, certificações, novos empregados, rescisão de contrato de trabalho, despedimento, licença de ausência, interinidade, destacamento, transferência
• Integração do cálculo das folhas de pagamento para previsões
• Integração das finanças para acréscimos, funções de sub-livro, controlos de autorizações
• Pré-registos para correcção de erros
• Conceitos de custos globais para permitir o cálculo de previsões por centro de custos, para rubricas de custos como horas extraordinárias, prémios de desempenho ou outros subsídios".