Plano de Sucesso de Planejamento de Recursos Governamentais

Posted on setembro 13, 2018 em Crescimento Econômico e Desenvolvimento, PFM

Grandes projetos de TI do governo = alto risco

As organizações governamentais lutam para implementar com sucesso os sistemas de Planejamento de Recursos Governamentais (GRP). Isso inclui os Sistemas de Informações de Gestão Financeira (FMIS) desenvolvidos sob medida, a personalização do Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) e outros aplicativos de software empresarial comercial. As implementações de software originalmente desenvolvido para o setor privado são particularmente desafiados. Parece haver um risco maior para projetos de tecnologia da informação no setor público em comparação com o setor privado.
Ninguém parece estar fazendo nada a respeito.

Plano de sucesso do GRP FreeBalance

Aprendemos uma ou duas coisas sobre fatores de sucesso após 35 anos de experiência exclusiva em GRP do governo. E implementações bem-sucedidas em circunstâncias muito difíceis. Em primeiro lugar, as "melhores práticas" tradicionais de projetos de TI raramente existem. Muitas abordagens ortodoxas representam práticas ruins. Além disso, muitos dos conselhos fornecidos por especialistas carecem de profundidade e cobertura úteis. (Uma busca na Web por "Fatores de sucesso de ERP" gera muitas informações inúteis).
É por isso que desenvolvemos o FreeBalance GRP Success Blueprint.
Esse Blueprint gera scorecards para visualizar as oportunidades de mitigação de riscos.
Pule para o final da postagem do blog se você quiser fazer um teste beta do Blueprint.

Esse "modelo" permite que a FreeBalance e os governos aprimorem os fatores de sucesso em quatro pilares contextuais:

1. País categorias de ambiente favorável:
   1. Ambiente político favorável
   2. Capacidade humana
   3. Prontidão tecnológica
   4. Ambiente social e cultural favorável
2. Governo categorias de ambiente favorável:
   1. Adesão da liderança
   2. Incentivos positivos
   3. Capacidade do projeto
   4. Prontidão para mudanças organizacionais
3. Projeto categorias de ambiente favorável:
   1. Práticas de projeto
   2. Práticas de gestão financeira pública (PFM)
   3. Alinhamento de requisitos
   4. Evitar a personalização
4. Fornecedor categorias de recursos:
   1. Capacidade do fornecedor
   2. Tecnologia do fornecedor
   3. Governança do fornecedor
   4. Compromisso do fornecedor

Cada categoria tem entre 4 e 10 fatores. A versão preliminar do GRP Success Blueprint inclui 100 fatores no total. Cada fator é avaliado em uma escala de 1 a 4. A maioria das avaliações de fatores baseia-se em descrições de texto que exigem recursos de avaliação crítica. A maior parte do contexto do país é encontrada por meio de avaliações de terceiros, como o Indicadores de governança mundial.

Diagnóstico de risco e sucesso

O FreeBalance GRP Success Blueprint utiliza a tecnologia de planilha eletrônica padrão. O Blueprint, como diagnóstico, tem as seguintes características:

• Capacidade de uso independentemente da tecnologia ou da seleção do fornecedor (pode ser aplicado a projetos não-GRP, usando um subconjunto de fatores)
• Principalmente o uso de valores ordinais em que as lacunas entre as classificações não são necessariamente iguais
• Conceito de igualdade entre categorias que pode ser enganoso (o uso de uma planilha significa a capacidade de ponderar as características)
• Apoio em todo o ciclo de vida da implementação (inclusive como uma ferramenta de planejamento para governos que contemplam a reforma da GFP)
• Não se trata de "práticas recomendadas", mas funciona como um sistema de alerta
• Aumento da precisão das classificações à medida que os projetos amadurecem
• Alguns fatores não podem mudar, portanto, as estratégias de mitigação para melhorar outros fatores se tornam mais importantes
• Rejeita a noção de que a tecnologia ou os fornecedores desempenham papéis positivos ou negativos no sucesso da implementação
• Foco em elementos relevantes para o contexto governamental, portanto, pode não ser totalmente aplicável por organizações do setor privado

Implementação Ciclo de vida

O Blueprint foi projetado para todo o ciclo de vida da implementação:

1. Planejamento
   1. Os governos podem usar o Blueprint para planejar requisitos de aquisição e metodologias de projeto
   2. Os indicadores externos são coletados
   3. A FreeBalance aproveita o Blueprint para clientes governamentais existentes e clientes em potencial
2. Proposta
   1. A FreeBalance cria registros de risco após receber propostas do governo que fornecem informações para o Blueprint
   2. As propostas formalizam os requisitos do fornecedor e as metodologias de projeto que podem ser avaliadas
   3. O gerenciamento de mudanças organizacionais, as metodologias ágeis de projeto e a capacitação são fatores críticos nos projetos de GRP, muito mais importantes do que no setor privado
3. Projeto
   1. O Blueprint permite a mitigação de riscos e o monitoramento de estratégias definidas durante o início do projeto
   2. O monitoramento de riscos impulsiona a comunicação do progresso das partes interessadas
   3. Os fatores de sucesso mudam durante os projetos, demonstrando a importância dos scorecards

Processos repetíveis da FreeBalance

O grupo de Estratégia e Inovação da FreeBalance desenvolveu processos de implementação repetíveis. Continuamos a adicionar processos para melhorar repetibilidade do sucesso. Adaptada para o domínio governamental, essa abordagem centrada no cliente se alinha ao nosso sistema de gerenciamento de qualidade ISO9001:2015. As definições atuais do processo incluem:

• Projetos - abrangendo metas de sucesso, configuração e boas práticas do GRP
• Telas - abrangendo o contexto do país, diagnósticos de governança, adoção de blockchain pelo governo, lacunas de governançaDiagnósticos de tecnologia da informação, registros de risco, gerenciamento de mudanças organizacionais e gerenciamento de talentos
• Pranchas - abrangendo processos ágeis, design thinking, brainstorming, gerenciamento de mudanças de software e status do projeto
• Modelos - abrangendo storyboards, especificações, retorno sobre o investimento, casos de negócios, políticas e procedimentos

As tabelas de processos articulam o funcionamento de plantas, telas, quadros e modelos. Os processos se integram como "produtos de trabalho" de entrada e saída.
É claro que existe um modelo para a articulação de processos.

A FreeBalance utiliza processos articulados e repetíveis para fins internos.

Sabedoria convencional em gerenciamento de projetos = alto risco?

As organizações governamentais optam por técnicas de gerenciamento de projetos rígidas e altamente documentadas. Isso geralmente leva a um fracasso espetacular. E, muitas vezes, leva a conclusões de que os processos não eram suficientemente rígidos e documentados. Esse é o paradoxo do projeto. Processos rígidos em "cascata" são arriscados. O processo ágil moderno, em uso pelas principais empresas da Web, reduz os custos e atende melhor às expectativas dos usuários. Grande parte da documentação exigida pelos processos governamentais é de natureza cerimonial. Oferece pouco ou nenhum valor. Gera atrasos. Aumenta os custos. Aumenta a resistência à mudança. Sabedoria convencional impregnada de pensamentos antigos.

O gerenciamento de projetos em cascata pressupõe alta previsibilidade. Alguns projetos de GRP e de TI do governo têm uma previsibilidade relativamente boa. Nem todos os projetos de GRP em cascata fracassam. Lista de verificação do GRP ágil ou em cascata aprimora o GRP Success Blueprint com uma análise de risco mais detalhada. 26 elementos do projeto são ponderados por impacto para fornecer orientação.

Sabedoria convencional do software corporativo = alto risco?

Os governos geralmente procuram adquirir software de planejamento de recursos empresariais (ERP). Quando o software ERP, desenvolvido para o setor privado, é apropriado para o governo? Como um fornecedor de GRP, acreditamos que o ERP raramente é apropriado para a gestão financeira central do governo. Muitos observadores sugerem que a FreeBalance é um fornecedor de ERP por fornecer sistemas abrangentes de registro para o governo. Nosso ponto de vista é que, para ser um ERP, os fabricantes precisam ter soluções para "empresas" (negócios com fins lucrativos), oferecendo suporte a mais de um mercado vertical. Nós não vendemos para empresas, e nossa missão social é ajudar os governos.
Implícitos no GRP Success Blueprint estão os fatores de risco baseados no tipo de solução selecionada pelos governos - solução genérica horizontal, ERP, GRP e desenvolvida sob medida. Isso não quer dizer que os fatores de risco do ERP não possam ser atenuados. O Blueprint ajuda a articular esse risco. Portanto, se você estiver convencido de que o ERP é o caminho a seguir para o seu governo, use o Blueprint. Você não precisa ser vítima de uma falha no ERP! Em primeiro lugar, certifique-se de que a decisão de adquirir O ERP não se refere a status e aspirações - de sinalizaçãoe não para melhorar a eficácia do governo.
O GRP é diferente do ERP:

1. O GRP foi projetado exclusivamente para o governo e o software é aplicável apenas no setor público, enquanto o ERP foi projetado inicialmente para o setor privado e é vendido em muitos mercados verticais ou setores, inclusive no governo
2. O software GRP foi Projetado com consciência orçamentária incorporada em todos os módulos com contabilidade de compromisso integrada enquanto o ERP tem uma contabilidade de compromisso adicionada e a maioria dos módulos fora do setor financeiro não tem conhecimento do orçamento
3. O software GRP, pelo seu design focado apenas no governo, alavanca configuração como o principal mecanismo para atender às necessidades do governo enquanto o ERP alavanca a personalização do código para atender às necessidades exclusivas do governo
4. Os fornecedores de software GRP usam a terminologia do governo e do setor público, enquanto os fornecedores de ERP usam a terminologia do setor privado, como "clientes" e "gerenciamento da cadeia de suprimentos"
5. Os fornecedores de software GRP projetam sistemas abertos para sustentabilidade financeira, enquanto os fornecedores de ERP tendem a alavancar tecnologia legada e sistemas proprietários para travar governos em seu software
6. Os fornecedores de software GRP otimizam os processos de implementação para o contexto dos governos enquanto os fornecedores de ERP confiam em terceiros para as implementações

Os grandes projetos de TI do governo são apenas grandes projetos de TI?

E as metodologias genéricas de projeto podem funcionar no governo? Às vezes.
As implementações de TI do governo são mais desafiadoras. Especialmente o GRP. As diferenças incluem:

• Reforma legal - necessidade de reforma legal para adotar práticas mais modernas - os governos não podem adotar muitas práticas sem mudanças na lei (e as leis mudam com o tempo), exigir a atualização dos sistemas GRP)
  • O GRP Success Blueprint examina o estado atual da reforma da GFP e as aspirações do governo para prever a pegada da futura reforma
• Tecnologia legada - maior proporção de tecnologia legada no governo em comparação com as empresas - complica a modernização da TI e a migração de dados
  • O GRP Success Blueprint avalia a infraestrutura de TI e os processos de TI (A FreeBalance Advisory Services tem um serviço de avaliação de GRP que examina todos os sistemas financeiros, a infraestrutura de TI e avalia os riscos)
• Gerenciamento de mudanças organizacionais - a resistência à mudança com novas tecnologias e processos é alta nos governos - a mudança tem uma percepção de risco maior no setor público, principalmente quando as descrições de cargos mudam e, mais ainda, quando os funcionários são obrigados a mudar de função. economias emergentes
  • O GRP Success Blueprint utiliza dados de prontidão para mudanças e características de liderança

A complexidade do gerenciamento de mudanças organizacionais e do gerenciamento de projetos de TI no governo inclui:

• Política - o impacto das preocupações políticas aumenta a complexidade, os políticos querem ter uma boa aparência
  • O GRP Success Blueprint acompanha os facilitadores de governança, estabilidade e socioculturais
• Linhas de negócios - os governos operam muito mais "linhas de negócios" do que os conglomerados, têm requisitos muito mais diversificados
  • O GRP Success Blueprint avalia o escopo do projeto e se o escopo é realista
• Planejamento - planejamento e orçamentos são diretrizes nos negócios, a lei no governo
  • O GRP Success Blueprint aproveita Gastos públicos e responsabilidade financeira (PEFA) para determinar as capacidades de planejamento
• Gerenciamento de desempenho - As empresas têm um resultado final objetivo: lucro (ou prejuízo), enquanto os governos
  • O GRP Success Blueprint examina a maturidade do orçamento por programas e desempenho e a integração dos sistemas financeiros com as metas do governo

Outros características desafiadoras da TI governamental incluir:

• Orçamentos anuais: Embora os governos planejem ao longo de muitos anos, o foco fiscal é sempre no orçamento anual. Isto cria um pensamento mais a curto prazo para economizar dinheiro dentro de um único ano fiscal, às custas de retornos a longo prazo. Isto cria um aumento dívida técnica nos governos.
• Sistemas herdados: O pensamento de curto prazo geralmente leva à redução dos investimentos em novas tecnologias, o que leva a mais investimentos em "mantendo as luzes acesas" e a necessidade de projetos "big bang" para trazer os sistemas para o mundo moderno.
• Múltiplas partes interessadas: “Devido à natureza complexa e interconectada do governo, até mesmo pequenos projetos têm várias partes interessadas em diferentes órgãos." Isso gera incentivos concorrentes e atrapalha a governança do projeto.
• Foco em processos antigos: A resistência à mudança no governo cria situações em que se espera que os novos sistemas funcionem como os sistemas legados, mesmo que esses sistemas antigos tenham se mostrado ineficazes. "Portanto, basicamente, você acaba automatizando uma maneira burra de fazer as coisas sem fazer nenhuma melhoria operacional real.”
• Ausência de incentivos comerciais: A natureza do emprego no setor público significa que o desempenho do projeto geralmente tem pouco a ver com o desempenho da carreira, onde "A consideração política pode desempenhar um papel mais importante ao tomar a decisão de iniciar um projeto ou evitar o encerramento antecipado de projetos malsucedidos.“
• Triângulo do demônio sobre esteróides: As empresas de integração de sistemas ganham grandes projetos de TI prontos para uso. Os fabricantes de produtos de hardware e software usados no projeto raramente fazem parte da estrutura de governança. Isso cria um ambiente em que os integradores de sistemas têm incentivos para melhorar a receita por meio de aumentos de escopo e os fabricantes começam a ver os integradores como clientes principais. Tempo e material "os projetos quase sempre ficarão acima do orçamento e fora do cronograma, pois as empreiteiras têm incentivos claros para cobrar do governo o máximo que puderem.”

As boas notícias

Seu governo pode gerenciar o GRP e os riscos de grandes projetos de TI.

Como se tornar um usuário beta do GRP Success Blueprint

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