O que causa a falha do sistema de gestão financeira do governo?

Posted on julho 18, 2019 em PFM

O que causa a falha do sistema de gestão financeira do governo?

As taxas de fracasso do governo Sistema de Informação de Gestão Financeira (FMIS) as implementações são altas. Mas isso não significa que os problemas não possam ser superados. Tudo o que é necessário é uma compreensão adequada dos motivos pelos quais os sistemas de gestão financeira do governo falham.

FreeBalance tem implementado esses sistemas em estados maduros, emergentes e frágeis ao redor do mundo há quase 40 anos. Estas experiências levaram a uma análise abrangente das causas fundamentais das falhas de implementação do FMIS - que compartilhamos livremente, de acordo com nosso mandato orientado por nossos propósitos de possibilitar a reforma da GFP que importa.

O que é um Sistema de Gestão Financeira do Governo?

Um FMIS, ou o que chamamos Planejamento de recursos governamentais (GRP), é o sistema ou um conjunto de software desenvolvido sob medida ou Commercial-Off-The-Shelf (COTS) que automatiza o ciclo orçamentário do governo e está integrado com funcionalidades não financeiras, tais como recursos humanos com folha de pagamento. É um sistema integrado e unificado que permite a um governo executar suas funções de Gestão Financeira Pública (GFP).

A boa gestão financeira está associada à boa governança, transparência e responsabilidade - todas características importantes se um governo quer construir confiança, atrair ajuda / investimento estrangeiro e elevar sua posição na comunidade internacional.

Como um sistema GRP ajuda as avaliações da PEFA?

Um FMIS robusto e eficaz é também uma ferramenta importante para os governos preocupados em melhorar seu Gastos públicos e responsabilidade financeira (PEFA) avaliações. A automação GRP auxilia com muitas das Estrutura da PEFA exigências:

• Confiabilidade orçamentária (PI-1 a PI-3)
• Acesso público às informações fiscais (PI-9)
• Gestão do patrimônio público (PI-12)
• Gestão da dívida pública (PI-13)
• Previsibilidade e controle na execução do orçamento (PI-19 a PI-25)
• Contabilidade e relatórios (PI-27 a PI-29)

PEFA mede os produtos e resultados de pessoas, processos e práticas apoiados pela tecnologia GRP e, portanto, é importante que um sistema GRP ajude - e não impeça - os governos a melhorar a administração fiscal em todos os oito pilares da PEFA. 

A contribuição tecnológica difere entre as medidas, mas os aspectos do software GRP que são particularmente relevantes para a gestão fiscal do governo são:

Contribuição do GRP para a boa governança

• Planejamento orçamentário com fluxo de trabalho e análise permite planos orçamentários confiáveis, documentos orçamentários transparentes, planos de investimento público e de orçamento de capitalenquanto apoia abordagens baseadas em políticas de vários anos
• Controles de despesas compromissos e obrigações de gestão permite coerência orçamentária-execução-plano, controle e previsibilidade da execução orçamentáriae contabilidade do governo
• Administração da receita de impostos e receitas não fiscais permite relatório de receitase mobilização fiscal
• Gestão da dívida pública quando integrado com outros componentes GRP permite gestão da liquidez e do passivo
• Gestão de ativos incluindo investimentos, ativos fixos e de capital permite otimização de ativos
• Gestão da folha de pagamento quando integrado com recursos humanos e sistemas financeiros permite previsibilidade e controle salarialque é freqüentemente o maior gasto de muitos governos 
• Compras quando integrado com controles de compromisso permite gestão de valor para o dinheiro para o controle da execução do orçamentoUma consideração importante, dado que alguns governos gastam cerca de 20% do PIB do país em compras
• Reconciliação Fiscal através de pagamento, banco, contas provisórias, integração de receitas e despesas permite relatórios precisos e eficazes e pode melhorar a liquidez
• Relatórios fiscais permite relatórios de transparência e estatutários em tempo hábil, relatórios oportunos e precisos sobre a situação fiscal do governo com relatório trimestral e anuals que apóiam auditoria e exame minucioso
• Transparência fiscal a partir de dados GRP permite transparência do orçamento, auditoria e exame minucioso
• Previsão com planejamento de cenários construído com base em dados GRP permite precisão do plano orçamentário, análise baseada em políticase previsibilidade das receitas e despesas

Por que os projetos FMIS falham 

A tecnologia é apenas parte da solução. A melhor tecnologia possível pode ser implementada de forma deficiente. Infelizmente, as pessoas, os elementos de processo e prática estão em jogo.

Identificamos uma série de problemas que ocorrem independentemente da solução de TI selecionada.

Desenho do projeto

O conceito e o design do projeto muitas vezes contribuem para os maus resultados do GRP. 

Os problemas incluem:

1. Requisitos Desconectar: Contratação de especialistas externos para produzir documentos de concurso que não estão familiarizados com o contexto do país não conseguem diagnosticar as necessidades reais ou seguem preconceitos pessoais sobre o que deveria ser importante
2. Melhores Práticas Mimicry: Especificar o uso das chamadas "melhores práticas" que são inadequadas para a capacidade governamental, não combinam com a legislação governamental ou são soluções para problemas que os governos não têm
3. “Pavimentação de Caminhos de Vaca”: Especificar processos como eles são, em vez de repensar com base na automação moderna 
4. Seqüenciamento deficiente: Seguir uma seqüência de reforma da GFP que não corresponda ao contexto governamental do que (execução do orçamento, planejamento orçamentário, mobilização de receitas, investimentos públicos, compras, folha de pagamento e reforma de auditoria) terá o maior efeito positivo, dadas as restrições de capacidade
5. Fadiga da Reforma: Envolvendo números irrealistas de processos e reformas legais combinados com a instalação de demasiados módulos financeiros
6. Foco em TI: Vendo o PRFV principalmente como uma preocupação de tecnologia da informação, e não como uma reforma e transformação 
7. Foco técnico: Ver o PRFV principalmente como uma preocupação técnica do Ministério das Finanças, em vez de algo que precisará se estender por todo o governo.
8. Falta de cobertura: Construir o PRFV com base nas necessidades do Ministério das Finanças e não nas necessidades de GFP dos ministérios, agências, departamentos, governos subnacionais e para-estatais
9. Gerenciamento de projetos rígidos: Construir marcos irrealistas e processos rígidos no estilo cascata, em vez de reconhecer que as especificações originais são provavelmente defeituosas e que os processos ágeis são muitas vezes mais eficazes
10. Status Falácia: Favorecendo e selecionando grandes fabricantes de software Commercial-Off-The-Shelf (COTS) e grandes integradores de sistemas, com a falsa crença de que isso fará avançar a percepção do status do governo
11. Estrutura de governança Desconectar: Lidar indiretamente com fabricantes de software COTS através de integradores de sistemas que podem não entender o software escolhido no contexto do governo, ou que podem procurar aumentar a receita através de personalização e pedidos de mudança freqüentes
12. Rip and Replace Many Systems: Implementação de uma única solução projetada para substituir vários sistemas (muitas vezes às centenas com integração limitada) com a visão de que todos os tipos de eficiência serão alcançados ignorando a natureza especial e o fluxo de trabalho de muitos dos sistemas

Implementação do projeto 

Inadequado Implementação do PRFV práticas muitas vezes contribuem para o fracasso da gestão financeira do governo. 

Os problemas incluem:

1. Falta de vontade política: Expectativas de que o software 'simplesmente aconteça' com uma visão limitada da liderança política; sem pessoal totalmente dedicado, sem pessoal qualificado, ou com uma rotação significativa da equipe de projeto do governo. 
2. Incentivos inadequados: Incomparar incentivos com sucesso, tais como recompensar funcionários públicos se os horários forem cumpridos (por exemplo, o desligamento ocorre mesmo quando os casos de teste falham) ou recompensar funcionários públicos para encontrar falhas com fornecedores (por exemplo, multar fornecedores mesmo quando os casos de teste são bem sucedidos)
3. Sem conhecimento de GFP: Contratação de consultores de implementação que entendem de tecnologia e produtos, mas não têm experiência governamental ou de GFP
4. Gestão de mudança pobre: Assumindo que os usuários usarão o software GRP após o lançamento; ou que o gerenciamento de mudanças organizacionais é algo feito no início do projeto e através de boletins informativos periódicos
5. Capacitação inapropriada: Capacitação através de treinamento de produtos sem PFM, projeto ou treinamento e orientação de TI - o que pode ser ainda mais complicado quando o treinamento é fornecido por aqueles que não estão familiarizados com o domínio da PFM
6. Falta de Integração e Interfaces: Integração com os subsistemas necessários através de métodos manuais ou práticas de integração deficientes
7. Classificações orçamentárias e contábeis ineficazes ou desconectadas: Criação de classificações de planos de contas que não são consistentes com as necessidades de dados governamentais, não suportam padrões internacionais, são diferentes entre classificações orçamentárias e contábeis, ou não são suportadas em subsistemas como folha de pagamento e compras
8. Controles desintegrados: Tentativa de duplicar e manter o compromisso, segregação de deveres e controles de aprovação entre sistemas; ou subsistemas que não possuem controles governamentais
9. Complexidade do processo: Processos de construção que requerem demasiados estágios de aprovação e não refletem o risco inerente e a capacidade do serviço civil
10. Estrutura legal Falácia: Personalização do GRP para executar processos antiquados com base na visão equivocada de que qualquer mudança exigirá uma reforma legal
11. Relatórios ineficazes: Desenvolver relatórios que não sejam baseados em exceções, preditivos ou que reflitam preocupações governamentais, tais como orçamento e disponibilidade de caixa
12. Pedidos de mudança tardia: Esperando que as mudanças no software possam ser realizadas muito tarde nos projetos
13. Pessoa mais bem paga: Tomada de decisões com base na opinião de funcionários superiores do governo ou do projeto que tem precedência sobre fatos e insights de pessoal mais qualificado
14. Programação Escravidão: Seguindo o cronograma original em detrimento do treinamento do usuário, testes de aceitação e melhorias de baixo custo de implementação
15. Sinal de desligamento tardio: Atraso nas aprovações de marcos que se sucedem em cascata durante todo o projeto, o que leva à resistência à mudança

Práticas Pós-implantação

Práticas inadequadas de uso do PRFV muitas vezes contribuem para resultados pobres de PRFV. 

Os problemas incluem:

• Quadro jurídico deficiente: Sistemas GRP operacionais baseados em estruturas legais ultrapassadas que introduzem práticas inadequadas, particularmente em controles
• A prática não segue o processo: Trabalhar em torno de estruturas legais e boas práticas (por exemplo, compartilhando senhas) para contornar a segregação de deveres; usar códigos de conta incorretos para despesas em vez de solicitar transferências orçamentárias; dividir as aquisições para que se enquadrem nos mínimos das compras públicas; ou pagamentos tratados fora do sistema
• Gravação sem controle: Utilização do sistema GRP como um sistema de registro para transações que já ocorreram, levando a soluções e dados imprecisos
• Desconfiança e Duplicação: Duplicação de transações GRP com papel porque o sistema é desconfiado ou porque há preocupações de trabalho, levando à redução da eficiência
• Orçamentos Incríveis: Desenvolver orçamentos que não são confiáveis, resultando em freqüentes transferências orçamentárias, orçamentos suplementares e trabalhar em torno de controles de compromissos
• Prioridades do Governo Desconexão: Criar orçamentos e gastar fundos com base em preocupações departamentais e não em prioridades governamentais como estratégias e visões de desenvolvimento nacional.
• Rotatividade do pessoal: Perda de pessoal qualificado para outros ministérios ou para o setor privado
• Silos do Governo: Tentativa de administrar as finanças públicas quando há unidades organizacionais fortes e não cooperantes para funções como dívidas, impostos, investimentos públicos e folha de pagamento
• Sobre-Centralização ou Sobre-Descentralização: Gerenciar processos de finanças públicas de forma centralizada demais, como a aprovação de todos os compromissos no ministério das finanças, ou descentralizada demais, como o fornecimento de discrição na transferência de orçamento quando não há capacidade suficiente
• Interferência política: Mudança de prioridades de gastos com base no pensamento político de curto prazo, como para campanhas de reeleição
• Falta de transparência: Limitando a divulgação de prioridades, orçamentos, gastos, receitas e aquisições ou investimentos públicos dentro do governo e com o público que limita a responsabilidade 
• Ignorando as evidências: Tomar decisões baseadas em dogma ou pensamento passado contrário às informações claras dos sistemas GRP 
• Previsões ruins: Gestão das finanças públicas sem planejamento de cenário ou previsão adequada de possíveis superávits de compromisso, necessidades de liquidez, mudanças salariais, flutuações monetárias, tensões comerciais e desastres naturais.
• Infra-estrutura de TI pobre: Tecnologia GRP de hospedagem com capacidade inadequada do servidor, tolerância limitada a falhas, falta de patching, tecnologia legada ou práticas de gerenciamento de TI ruins.
• Falácia do custo afundado: Continuando a investir tempo e dinheiro em sistemas GRP que não podem se adaptar às exigências reais do governo, às reformas futuras ou à capacidade de serviço público 
• Vulnerabilidades baseadas em dinheiro: Usando a base de caixa para contabilidade que pode esconder transações, muitas vezes aumentando os atrasos de pagamento
• Desconexão de dinheiro e orçamento: Gerenciar despesas com base na disponibilidade de caixa, ou gerenciar despesas com base em orçamentos que não têm integração com a liquidez real compromete o planejamento de caixa e a confiabilidade do orçamento

Mais ajuda da FreeBalance

FreeBalance oferece uma gama de serviços de consultoria que são personalizados para os governos e incluem a identificação da seqüência de reformas da GFP com base em prioridades, modernização das estruturas institucionais, sistemas operacionais e mandatos, e alinhamento de políticas e orçamentos com o bem-estar do cidadão e o desenvolvimento sustentável. 

Entre em contato para estabelecer uma conversa pessoal sobre como a FreeBalance pode ajudar na jornada de reforma da GFP de seu país.

... mesa de advertência { acolchoamento: 25px; borda: 2px sólido #f36b22; border-radius: 4px; } .w-75 { largura: 75%; alinhamento de texto: centro; margem: 0 auto; margem-fundo: 30px; } .wp-block-coluna dupla { largura: 50%; exibição: inline-flex; } .wp-block-coluna ul li { padding-bottom: 0px; margin-bottom: 0px} .has-text-align-center { text-align: centro; }