Es una historia triste. Un gobierno que intenta sustituir la tecnología heredada, mitigando el riesgo y ahorrando dinero público modernizando las nóminas. El resultado: más de la cuarta parte de los funcionarios tienen problemas salariales, en su mayoría mal pagados. Algunos ni siquiera han cobrado. Un observador lo calificó de "debacle“. Se ha politizado mucho, con artículos diarios en la prensa canadiense.
Para quienes no estén familiarizados con los problemas del sistema denominado "Phoenix", consulte la cronología del Corporación Canadiense de Radiodifusión (CBC).
Todos reconocemos que los medios de comunicación pueden centrarse más en lo sensacional y menos en los detalles técnicos de los proyectos y programas informáticos. El gobierno actual fiestael gobierno anterior fiesta y al integrador de sistemas. El propósito de esta entrada es ofrecer un análisis más desapasionado.
Lo que falta en la cobertura mediática es que este tipo de problema no es inusual. Estados Unidos Oficina de Contabilidad del Gobierno concluye "los proyectos federales de TI incurren con demasiada frecuencia en sobrecostes y retrasos en los plazos, mientras que contribuyen poco a los resultados relacionados con la misión." La complejidad de la gestión de las finanzas públicas y la dimensión política provocan más problemas de proyectos informáticos gubernamentales que en el sector privado.
Decisiones racionales y humanas
Seamos claros, las decisiones tomadas por los funcionarios públicos en materia de contratación e implantación son racionales y entran dentro de la huella típica de las decisiones sobre tecnologías de la información que toman los gobiernos y las grandes empresas. Esto incluye:
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Selección del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) más adecuado para recursos humanos y nóminas: Oracle PeopleSoft: Phoenix es un módulo de PeopleSoft 9.x, que ofrece al Gobierno de Canadá una razón de peso para transformar los 70 sistemas diferentes de gestión de recursos humanos que se utilizan actualmente en los departamentos del Gobierno federal en un único sistema PeopleSoft 9.x (MyGCHR)..”
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Competencia entre empresas integradoras de sistemas estables y probadas durante el proceso de contratación. IBM ganó la licitación. IBM es una empresa eminentemente cualificada. Esta combinación de ERP de nivel 1 e integrador de sistemas de nivel 1 es una estrategia establecida para reducir el riesgo.
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Presupuesto racionalC$300M, con un precio muy atractivo. ROI del proyecto. Se esperaba que la centralización de las nóminas redujera las necesidades de personal y de tecnología de la información.
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Normas empresariales bien entendidas para la elaboración de nóminas en Canadá. Es cierto que el régimen de nóminas es complejo, pero está muy codificado. Existen numerosas aplicaciones que se utilizaban en anteriores regímenes descentralizados de nóminas que encapsulaban estas normas.
Es difícil discutir las decisiones tomadas. Es fácil en retrospectiva.
¿Qué falló?
Es difícil interpretar los detalles de la aplicación a partir de los informes de los medios de comunicación. Todos sabemos que los grandes proyectos informáticos son arriesgados en la Administración. Puede que esté leyendo entre líneas, pero he aquí algunas pautas observadas en otros gobiernos:
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Lo grande no siempre es mejor, como En un artículo anterior señalé entrada de blog sobre los servicios compartidos de la administración, big no significa mejor.
- La culpa no favorece el éxitocomo señala el analista del sector Michael Krigsmann: "Hay cadenas enteras de proyectos informáticos fracasados en los que todo el mundo señala a los demás y no hay nadie que asuma la responsabilidad en última instancia..”
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Compromiso creciente es una dinámica de organización típica en la que las organizaciones "ante resultados cada vez más negativos, en lugar de modificar su rumbo.”
- Centrarse en la entrega puntual en los grandes proyectos suele traducirse en la aceptación de una calidad deficiente. Se trata de un problema clásico identificado en el "triángulo de gestión de proyectosrápido, bueno y barato". Los informes sugieren que las primas de los funcionarios estaban vinculadas al cumplimiento de plazos. Esto crea incentivos perversos aceptar una calidad deficiente en favor de impulsar el proyecto basándose en el plan original del mismo.
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Personalización de PeopleSoft para satisfacer las necesidades de las normas empresariales añaden riesgos. ERP heredado diseñados para el sector privado, a menudo requieren una importante adaptación del código para cumplir las complejas normas empresariales de la administración. Muchas administraciones se dan cuenta de que el esfuerzo de personalizar los sistemas existentes mediante programación es tan pesado como desarrollarlos desde cero.
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Formación nunca se acabaLa implantación de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), en particular, es un factor crítico para el éxito. Aún no está claro si ha habido una falta o no de formación. No parece probable que la falta de formación sea responsable de los nombres de los empleados desaparecen aleatoriamente del sistema.
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Gestión de riesgos no se trata de evitar riesgos, como se señala en un entrada anteriorLa selección de proveedores establecidos no exime a los clientes de la responsabilidad de mitigar los riesgos.
¿Cuál es la solución al problema?
La presión política y el intenso escrutinio de los medios de comunicación no son una receta para el éxito. Los proyectos de alto riesgo a menudo se ven afectados por una menor consideración de las ideas innovadoras y la dependencia de la decisión de los altos directivos en lugar de aquellos que pueden estar más cualificados.. Las soluciones típicas a los problemas informáticos no parecen realistas:
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Asignar más personas al proyecto es probable que genere aún más problemas, como se articuló en la década de 1960 en el "Mes del Hombre Mítico.”
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Volver al sistema anteriorAunque la reconfiguración del nuevo sistema puede no ser realista, dados los despidos de funcionarios que gestionaban el anterior sistema descentralizado.
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Nueva licitación para un nuevo integrador de sistemas o un software diferente parece ser demasiado tarde.
He aquí algunas ideas útiles:
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Auditoría de la gobernanza, los procesos y la documentación del proyecto para determinar si el proyecto puede mejorarse mediante metodologías ágiles o revisar los puntos e introducir cambios.
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Ajustar el alcance y los plazos de entrega para que el proyecto no se presente como un "big bang" en el que 100% de todos los problemas tienen que estar resueltos para el 31 de octubre. Las clases de retribución deben entregarse por iteraciones, empezando por las más afectadas.
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Crear una estrategia de mitigación de riesgos donde la gestión se centra en las áreas de mayor preocupación de probabilidad x impacto.
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Comunicar más allá de la prensa a los empleados y los ciudadanos, que son las partes interesadas más importantes. Los medios de comunicación están definiendo la narrativa, y podría ser totalmente engañosa.