El futuro de IFMIS, o Planificación de Recursos Gubernamentales (GRP), se abordó en la Banco Interamericano de Desarrollo taller, La vanguardia de las tecnologías de la información en la gestión de las finanzas públicas en diciembre. Los ponentes, como yo, debían responder a 7 preguntas. No hubo mucho tiempo para entrar en detalles, así que aquí va una respuesta ampliada. Aunque el taller se centró en América Latina y el Caribe, hay lecciones que los gobiernos de todo el mundo deben tener en cuenta. Todos debemos preocuparnos por la falta de progreso del GRP en la región.
Las preguntas se referían a las capacidades de los GRP, el futuro de las TI y los resultados de la Administración.
Capacidades nuevas y futuras de IFMIS
¿Cuáles son las nuevas opciones funcionales y tecnológicas disponibles para explorar y qué impacto podrían esperar los desarrolladores en términos de desarrollo de IFMIS integrados soportados por diferentes sistemas/plataformas de información que deberían ser capaces de hacer frente a las demandas específicas de cada proceso central (presupuesto, contabilidad, tesorería y gestión de la deuda) al tiempo que comparten una estructura de información financiera común?
- Unificado: Pasar de las denominadas suites "integradas", en las que funciones como el presupuesto, la contabilidad y la tesorería pueden operar con metadatos incoherentes, a diseños unificados donde las funciones, los controles y los metadatos son compatibles con todas las aplicaciones. Esto significa que la funcionalidad comercial de aplicaciones como the puede reutilizarse en todas las aplicaciones, incluidas las desarrolladas a medida en plataformas orientadas a objetos. (Este es el enfoque adoptado con el Plataforma de rendición de cuentas FreeBalance.) Los gobiernos que necesiten sistemas desarrollados a medida encontrarán que los enfoques híbridos de utilizar sistemas comerciales plataformas específicas para gobiernos superará los problemas de costes, retrasos y agilidad que se experimentan cuando sólo se utilizan plataformas técnicas.
- Presupuesto: Integración de los controles presupuestarios en todos los subsistemas financieros. El enfoque tradicional de silos, consistente en adquirir por separado sistemas de nóminas, adquisiciones, activos y deudas, ha provocado retrasos en los pagos de las administraciones públicas e incumplimiento de los controles. Las administraciones públicas suelen rebasar los presupuestos cuando los controles no están integrados y las aplicaciones no son conscientes del presupuesto.
- Diferentes plataformas: El uso de diferentes plataformas técnicas y lenguajes de programación ha llevado a implementaciones aisladas de subsistemas financieros en América Latina. Estos sistemas suelen tener metadatos diferentes y no permiten una integración fácil. Muchas de estas plataformas utilizan tecnología heredada. Por lo tanto, no hay una manera elegante de utilizar estas diferentes plataformas para lograr un diseño unificado. Las herramientas de gestión de metadatos obligarán a cambiar el código central de los sistemas y subsistemas financieros desarrollados a medida. Se necesita un enfoque de riesgos para determinar qué aplicaciones deben sustituirse, cuáles pueden adaptarse y cuáles pueden funcionar de forma autónoma. Para ello, es necesario adoptar un enfoque basado en plataformas.
¿Cómo aumentar la flexibilidad del IFMIS y acelerar el desarrollo/incorporación de nuevas tecnologías teniendo en cuenta la inversión ya realizada?
- Presupuestación basada en cero: El coste de mantenimiento de la tecnología heredada puede superar al de su sustitución. Así pues, la "inversión ya realizada" puede ser una forma incorrecta de considerar la flexibilidad. El ejercicio de gestión clave consiste en comparar los costes de llevar a cabo la reforma y modernización de la gestión de las finanzas públicas con los sistemas actuales frente a sistemas más modernos.
- Flexibilidad y activación progresiva: No hay falta de flexibilidad en los sistemas financieros o ERP desarrollados a medida. El problema es la "facilidad de cambio". Personalización del códigoy no la configuración. La flexibilidad para adaptar funciones requiere un enfoque de configuración.
- Apoyo a las nuevas tecnologías: Las nuevas tecnologías como la computación en nube, la administración inteligente, los macrodatos y la movilidad son muy prometedoras para mejorar la eficiencia y la eficacia de la administración. Y hay nuevas tecnologías a la vuelta de la esquina. Las opciones tecnológicas del pasado dictan la flexibilidad del presente y del futuro. Por lo tanto, es fundamental que los gobiernos adopten tecnologías abiertas que respeten los estándares abiertos, en lugar de software propietario.
¿Cómo ser más fácil de usar y facilitar el acceso a las operaciones financieras (tanto en la recaudación de ingresos como en los pagos del Estado) sin perder fiabilidad y seguridad?
- Consideraciones no funcionales: No debería existir ninguna relación entre una mayor facilidad de uso y una menor fiabilidad y seguridad. Muchos proyectos de implantación de IFMIS se centran en el cumplimiento de requisitos funcionales más que en los no funcionales, como la compatibilidad, la fiabilidad, la seguridad, la facilidad de uso, la mantenibilidad y la portabilidad. A menudo es en estas áreas no funcionales donde los gobiernos experimentan problemas. Por eso es importante que estas áreas estén mejor definidas.
- Facilidad de uso: Mejorar la facilidad de uso de las aplicaciones financieras no tiene ningún misterio. El principal problema de la gestión del cambio es que muchos usuarios ven los nuevos sistemas a la luz de los antiguos. A menudo esto significa dificultar el uso de los sistemas siguiendo enrevesados procesos del pasado. El uso del pensamiento de diseño con prototipos y el desarrollo ágil pueden superar esta "trampa 22".
Futuros de las TI y GRP
Durante los próximos diez años, ¿cuáles serán las repercusiones más importantes de la tecnología de la información en el desarrollo de los IFMIS teniendo en cuenta su coste de desarrollo o adquisición, y de mantenimiento?
- Enfoques de plataforma: El uso de plataformas orientadas a objetos, estándares de metadatos, buses de servicios y reutilización de funcionalidades hará que los sistemas GRP sean más sostenibles desde el punto de vista financiero y reducirá el coste total de propiedad. La inversión es la adquisición o desarrollo de funcionalidad se reutilizará en múltiples módulos. Esto reducirá los costes de las funciones adicionales. El uso de plataformas aumentará la capacidad de mantenimiento, ya que los cambios podrán reflejarse en múltiples aplicaciones.
- Aplicaciones gubernamentales: El paso de los grandes sistemas a una orquestación de sistemas más pequeños, utilizando enfoques de plataforma, permitirá a los gobiernos crear aplicaciones web y móviles sencillas y fáciles de usar. Estas aplicaciones para uso interno y de los ciudadanos mejorarán la eficacia de la Administración y aprovecharán la información atrapada en los sistemas administrativos de GRP.
- Internet de los objetos: IoT, combinado con el análisis de big data, proporcionará una instrumentación más eficaz de los procesos gubernamentales.
Explorar el uso de nuevas tecnologías como blockchain, ERP en la nube y sistemas bajo demanda.
- Sistemas abiertos: A los gobiernos les resultará muy difícil adoptar nuevas tecnologías con sistemas financieros anticuados, propietarios y compartimentados. Por ejemplo, es difícil sacar partido de los sistemas de libros de contabilidad distribuidos, como blockchain, cuando existen muchos libros de contabilidad compartimentados que funcionan de forma diferente y con definiciones distintas.
- ERP en la nube: El concepto de "ERP en la nube" puede inducir a error. En primer lugar, ERP suele implicar software diseñado originalmente para el sector privado que es difícil de adaptar para el gobierno. En segundo lugar, la "nube" puede desplegarse de muchas maneras. En tercer lugar, el software empresarial que no es ERP, como RRHH y CRM, tiende a crecer más rápido. Hay mucha desinformación sobre la nube en estos días, con muchos vendedores "lavando la nube" haciendo afirmaciones escandalosas. La lección clave es que los gobiernos deberían poder desplegar aplicaciones en centros de datos (es decir, como "servicios compartidos" gubernamentales) o en la nube pública. Y los gobiernos deberían poder mover aplicaciones entre la nube pública y la privada.
- Gobierno inteligente: Mi opinión es que se está produciendo un importante cambio de los sistemas de registro, como los IFMIS tradicionales, a los sistemas de gestión de la información. sistemas de compromiso. Esto cambia fundamentalmente la naturaleza de la gobernanza. Las tecnologías de compromiso como el gobierno abierto y el gobierno inteligente requieren esfuerzos de transformación digital. La tecnología es muy prometedora, pero solo con la gestión del cambio organizativo y social.
- Blockchain: Blockchain se ha convertido rápidamente en la tecnología que resuelve todos los problemas. Al menos, eso es lo que se dice. Blockchain proporciona confianza en entornos en los que no se confía. Consideramos que blockchain es un mecanismo anticorrupción fundamental para los ingresos y los gastos.
Gestión del rendimiento de la Administración
¿Cómo aumentar el uso de los IFMIS en el proceso de toma de decisiones de los países y mejorar la calidad del gasto público?
- Incumplimiento de las necesidades de diseño: El principal objetivo de la GRP es mejorar la asignación de recursos y las decisiones. Ésa es la base. El fracaso de los sistemas existentes para planificar, controlar y gestionar el gasto público significa que hay que replantearse las cosas. Algo falla en los sistemas que no cumplen la línea de base. Los gobiernos deben identificar los sistemas deficientes y sustituirlos. Pensemos en la situación de los gobiernos que incurren en retrasos y necesitan presupuestos suplementarios. El coste de unos controles y una información para la toma de decisiones deficientes supera con creces la sustitución del software.
- De las estructuras funcionales a las de rendimiento: Los sistemas de GRP suelen diseñarse utilizando estructuras funcionales de la Administración. Este ha sido el método tradicional de controles financieros utilizado en los sistemas manuales. La dificultad de la gestión basada en estructuras organizativas (Ministerios, Departamentos, Agencias) de insumos (presupuesto) es que no hay forma de medir la calidad del gasto público. La eficiencia y la eficacia se miden en función de los productos y los resultados. Por lo tanto, las estructuras de clasificación deben modernizarse para apoyar indicadores de rendimiento que estén directamente vinculados a los objetivos del gobierno. Para ello, es necesario que los indicadores de rendimiento se vinculen en cascada a objetivos organizativos detallados mediante la presupuestación por programas. El cuadro de mando integral podría ser el mecanismo ideal para desarrollar estas estructuras.
- Informes frente a análisis: Los gobiernos exigen la elaboración de informes reglamentarios. Se presta mucha atención al cumplimiento de los informes. Esto no mejora necesariamente el gasto público. Se necesitan métodos más flexibles de seguimiento del rendimiento, como el uso de cuadros de mando, para mejorar la toma de decisiones. La falta de integración entre los sistemas financieros reduce la oportunidad de la información decisoria. Se necesita muy poca información en "tiempo real", pero tiene que ser oportuna.
¿Cómo aumentar la definición y el uso de los datos de rendimiento en el IFMIS teniendo en cuenta el marco de las iniciativas de presupuesto por resultados y las evaluaciones de los resultados de los programas públicos?
- Presupuesto por resultados: La planificación plurianual con objetivos explícitos es necesaria para apoyar el presupuesto por resultados. Además de las observaciones de rendimiento de la respuesta anterior, los sistemas de GRP necesitan una planificación presupuestaria y una ejecución presupuestaria estrechamente integradas. Los sistemas autónomos de preparación del presupuesto que proporcionan solicitudes presupuestarias organizativas son ineficaces. Los sistemas de preparación de presupuestos deben modelar escenarios a lo largo de varios años.
- Revisiones del gasto: Los gobiernos suelen llevar a cabo revisiones exhaustivas del gasto. Estas revisiones sirven para determinar si se están cumpliendo los objetivos de gasto y si podrían ser más eficaces otros métodos de asignación. El uso de clasificaciones de rendimiento facilita el proceso. Las revisiones del gasto pueden dar lugar a cambios significativos en las asignaciones. Las estructuras eficaces de clasificación presupuestaria que pueden adaptarse con el tiempo, las "plan de cuentas plurianual" es un importante criterio de diseño no funcional para los sistemas GRP.