Les systèmes autonomes de passation de marchés sont-ils une bonne idée pour les pouvoirs publics ?

Les systèmes de passation de marchés autonomes sont-ils une bonne idée pour les pouvoirs publics ?

Publié le en Croissance économique et développement

Nous avons rencontré de nombreux gouvernements dans le monde entier qui cherchent à améliorer le rapport qualité-prix grâce à la passation électronique des marchés publics, parfois appelée "e-GP". Nombre d'entre eux estiment qu'il est nécessaire de mettre en place un système autonome de passation électronique des marchés publics, créé de toutes pièces ou utilisant un logiciel commercial conçu pour le secteur privé. Ce système est souvent considéré comme une solution rapide, en particulier si l'intégration avec d'autres systèmes financiers est réduite au minimum. Est-ce une bonne idée ?

Le secteur public est différent

  • La comptabilité et le contrôle sont différents dans le secteur public. Les budgets sont la loi et des contrôles des engagements sont nécessaires tout au long du processus de passation des marchés, faute de quoi les gouvernements courent le risque de dépenser "au-delà du budget".
  • La méthodologie de passation des marchés fait partie de la politique. Les gouvernements souhaitent obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Mais cette valeur ne se résume pas à un rapport coût/qualité. Il s'agit également de développement économique et d'amorçage des industries. Les gouvernements ne veulent pas économiser de l'argent sur les marchés publics au prix d'une baisse des recettes fiscales et d'un taux de chômage élevé.
  • Certaines formes de passation de marchés, en particulier la "planification des investissements publics", sont essentielles pour la politique. Les politiques de développement des infrastructures ou d'amélioration de la santé ont des implications politiques importantes.

Cycle des marchés publics

L'e-GP va bien au-delà de la publication et de l'attribution d'appels d'offres. Les marchés publics comportent certains éléments fondamentaux :

  1. Politique: Politique gouvernementale en matière de développement économique, de gestion des investissements publics et de gestion des performances
  2. Planification budgétaire: Prendre en compte les informations politiques et macroéconomiques pour planifier les dépenses
  3. Exécution du budget: Gestion des recettes et des dépenses avec comptabilité d'engagement et ajustements budgétaires en cours d'exercice.
  4. Marchés publics: Les processus administratifs de création d'appels d'offres, d'évaluation et de négociation avec les vendeurs.
  5. Gestion des contrats: Gestion de contrats pluriannuels pouvant inclure des critères complexes
  6. Administration en ligne: La passation de marchés de guichet ou la passation de marchés en ligne
  7. Contrôles: Budget, engagement, approbation, flux de travail et contrôles fiscaux pour assurer une discipline fiscale appropriée, la séparation des tâches et le respect de la loi budgétaire.
  8. Analyse: Prévoir les situations d'excédent ou de déficit budgétaire et utiliser les données pour prendre de meilleures décisions en matière de passation de marchés.

Il existe des liens importants entre ces principes fondamentaux

  1. Politique
    • informe [2] Planification budgétaire
    • crée des contrôles fiscaux et d'approvisionnement [7].
  2. Planification budgétaire
    • précède [3] Exécution du budget
    • informé par [8] Analyse de l'historique budgétaire
    • ensembles [7] Contrôles utilisés dans les étapes suivantes
    • informe [8] les analystes sur les indicateurs clés de performance
  3. Exécution du budget
    • précède [4] Achats dans le processus de demande d'achat
    • contrôlé par l'engagement [7] Contrôles
    • informé par [8] Analyse des prévisions d'excédent/déficit budgétaire
    • informe [8] les analystes sur les dépenses et les recettes
  4. Marchés publics
    • contrôlées par des obligations et des flux de travail [7] Contrôles
    • informé par [8] Analyse des prévisions d'excédent/déficit budgétaire
    • informe [8] Analytics des informations sur les dépenses qui ont été modifiées
    • gère la fonctionnalité de passation de marchés en arrière-plan qui s'intègre à [5] l'administration en ligne
  5. Administration en ligne
    • publie des informations d'arrière-guichet provenant de [4] Marchés publics
    • contrôlé par les processus de passation de marchés en [7] Contrôles visant à garantir le respect des réglementations gouvernementales
    • informé par [8] Analyse des prévisions d'excédent/déficit budgétaire
    • informe [8] Analytics des informations sur les dépenses qui ont été modifiées
    • publie [6] les informations relatives à la gestion des contrats, telles que le nom du soumissionnaire retenu
  6. Gestion des contrats
    • contrôle les paiements sur la base du contrat et du processus [7].
    • publie l'offre gagnante sur [5] portails d'administration en ligne
    • informe [2] la planification budgétaire pour tout engagement pluriannuel
  7. Contrôles
    • Ensemble de contrôles politiques, fiscaux, budgétaires, d'engagement, d'obligation, de séparation des tâches, de conformité et d'approbation.
  8. Analyse
    • Ensemble d'outils analytiques, y compris les rapports, l'OLAP, l'exploration de données et les tableaux de bord, utilisés pour améliorer la planification du budget et des dépenses.

Les liens avec les marchés publics en détail

En tant qu'éditeur de solutions de planification des ressources gouvernementales (GRP), FreeBalance prend en charge l'ensemble du cycle budgétaire et d'approvisionnement. De nombreux observateurs commettent l'erreur de considérer les achats comme l'une des nombreuses boîtes noires où l'intégration des données est limitée et gérable.
 
La réalité est qu'il peut y avoir une perte significative des contrôles tout au long du cycle de passation des marchés lorsque l'intégration profonde n'est pas mise en œuvre dans le gouvernement. De nombreux systèmes de passation de marchés prêts à l'emploi, par exemple, ne permettent pas de contrôler le budget et les engagements.
 

  1. Politique
    1. Taxonomie des performancesLa politique gouvernementale détermine les objectifs - ces objectifs sont structurés et renforcés (2.1) Plan comptable pour le suivi et la gestion de la politique gouvernementale
    2. Politique de performanceLa politique gouvernementale détermine les approches en matière de droits de douane, de libre-échange et de développement économique (en encourageant par exemple les régions, les minorités ou les industries défavorisées).
  2. Planification budgétaire
    1. Plan comptableLes classifications budgétaires comprennent la taxonomie de performance (1.1), l'organisation, le lieu, le programme et les informations sur les fonds qui sont utilisés pour la planification et l'exécution (3).
    2. Contrôles budgétairesles limites de dépenses sont créées, généralement à des niveaux agrégés du plan comptable et souvent avec des contrôles multiples à différents niveaux et différents délais en fonction du régime de contrôle utilisé - il s'agit de la principale contribution aux contrôles (7) dans le cadre de la gestion des finances publiques (GFP)
  3. Exécution du budget
    1. Demandes d'achat(7.4) Contrôles et règles d'engagement relatifs aux méthodes et aux montants d'achat qui nécessitent une approbation
    2. Magasins et stocksLes demandes d'achat : certaines demandes sont satisfaites par les magasins internes de l'administration.
    3. Budget TransfertsLes gouvernements utilisent les transferts budgétaires, les virements et les suppléments sur la base d'un ensemble de règles - ces changements sont répercutés tout au long du cycle de passation des marchés, y compris sur les engagements et les obligations - sur la base d'une analyse macroéconomique (8.1), de scénarios (8.2) et de prévisions budgétaires (8.3)
    4. Actifs, installations et flotteles acquisitions qui sont (6.3) livrées deviennent des actifs fixes et des immobilisations qui sont ensuite amortis (et appréciés dans certains cas) si l'on utilise la comptabilité d'exercice (et le remplacement des actifs informe la planification budgétaire)
  4. Marchés publics
    1. SourcingProcessus d'identification des soumissionnaires qualifiés
    2. Catalogues des fournisseursLes catalogues sont utilisés pour des achats simples ou complexes tels que l'identification des fournisseurs qui fabriquent une classe de produits.
    3. Processus de passation de marchésLes gouvernements ont des méthodes de passation de marchés et d'achat différentes avec des règles différentes - ces règles doivent servir de (7) contrôles afin que l'ensemble du processus de passation de marchés soit automatisé pour répondre aux réglementations gouvernementales - cela inclut les appels d'offres en plusieurs étapes comme une demande d'information comme première étape d'un appel d'offres ou l'utilisation d'enchères inversées. [Les logiciels de passation de marchés doivent donc gérer les communications par le biais d'un portail, de courriers électroniques et d'outils de gestion de cas.]
    4. Critères d'évaluationLes concepts d'optimisation des ressources signifient que les critères d'évaluation doivent être élaborés avant la publication de l'appel d'offres ou, dans certains cas, avant l'évaluation de l'appel d'offres.
    5. Document de passation de marchésle document d'appel d'offres, qui comprend les termes et conditions, les exigences, les informations sur la valeur et les critères du fournisseur, devrait être rendu automatiquement sur la base du flux de travail afin d'éliminer les erreurs
    6. Appel d'offres PublierLes appels d'offres sont publiés sur (751) sites de passation de marchés en ligne qui disposent d'un système d'enregistrement des fournisseurs - les règles de flux de travail peuvent également inclure la notification par courrier électronique des fournisseurs.
    7. Réception des offresLe gouvernement reçoit les appels d'offres physiquement et via des portails - il y a généralement une conception de boîte de verrouillage afin que toutes les propositions soient ouvertes en même temps.
    8. Évaluation des offresLe personnel du gouvernement évalue les offres et sélectionne les gagnants
    9. Négociation avec les fournisseursles gouvernements et les vendeurs négocient les termes et les conditions - cela doit être pris en compte car cela a une incidence sur les contrats
    10. Bon de commande(7.3) des contrôles des obligations sont nécessaires pour s'assurer que le budget n'est pas dépassé avant l'établissement automatique du bon de commande et du contrat
    11. Publication du lauréat : les soumissionnaires retenus et les montants des contrats sont publiés sur le portail de passation de marchés en ligne (5.1) dans un souci de transparence et pour encourager les fournisseurs à devenir plus compétitifs en termes de prix et de valeur
    12. Engagements pluriannuelsLes contrats d'approvisionnement complexes dépassent une seule année fiscale - la nécessité de gérer les engagements comprend (3) des contrôles et est reconnue lors de (2) la planification budgétaire qu'une partie du budget annuel est déjà engagée en raison d'un contrat.
    13. Historique du fournisseur : peut être utilisé pour l'évaluation des offres
    14. Gestion des litigesLes soumissionnaires perdants peuvent contester une partie du processus et des décisions prises, ou vouloir remplir un rapport de victoire/perte - il faut un flux de travail qui gère et suit les communications.
    15. Liste noire des fournisseursLe système d'information sur les marchés publics : permet aux gouvernements d'éliminer les fournisseurs qui n'ont pas été performants ou qui sont malhonnêtes.
  5. Administration en ligne
    1. Portail des marchés publics en ligneGestion des fournisseurs et des appels d'offres et présentation des gagnants
    2. Portail eResultsLa Commission européenne a publié un rapport sur les progrès et les résultats des projets d'investissement public.
  6. Gestion des contrats
    1. Rendu du contrat:le contrat doit être rendu automatiquement en fonction du gouvernement (7.7) contrôles des contrats et flux d'approbation pour éviter les erreurs
    2. Livraison : Marchandises Les bons de réception, documents prouvant que les fournisseurs ont livré des produits et des services qui font l'objet d'un paiement, sont utilisés pour montrer (7.2) les résultats du gouvernement où les citoyens peuvent voir l'état d'avancement du projet.
    3. Acceptationle test d'acceptation peut être exigé avant d'entamer toute procédure de paiement.
    4. AmendementsLes modifications apportées au contrat, suite à (7.7) des contrôles du contrat.
    5. Gestion des paiementsles paiements des fournisseurs doivent être conformes au contrat, (7.7) aux contrôles des contrats et (7.8) aux contrôles des paiements
    6. Gestion des litigesLe processus de gestion des litiges concernant les paiements et les produits à livrer doit être géré.
  7. Contrôles
    1. Séparation des tâchesL'article 5 de la loi sur la protection des droits de l'homme : garantit qu'une personne ne peut pas exercer trop de fonctions afin d'éviter la fraude.
    2. Règles d'approbationRègles gouvernementales relatives aux méthodes d'approbation en plusieurs étapes en fonction du contexte de la préparation et de l'exécution du budget, de la passation des marchés, de l'embauche, du paiement, etc.
    3. Contrôles budgétairesles contrôles de haut niveau, généralement plus d'un ensemble de contrôles agrégés provenant du (2) système d'élaboration du budget
    4. Contrôles des engagementsLes engagements : parfois appelés engagements conditionnels ou pré-engagements, mettent de côté des fonds pour les coûts estimés afin de s'assurer que (3.1) les demandes d'achat ne dépassent pas le budget global.
    5. Contrôles des obligationsles engagements : parfois appelés "hard commitments" ou "encumbrances", lorsque des fonds sont mis de côté pour des commandes (4.10) garantissant que les obligations contractuelles ne dépassent pas le budget global
    6. Contrôles des marchés publicsLes coûts : souvent liés aux montants totaux et aux méthodes d'achat
    7. Contrôles des contratsIl veille à ce que les paiements soient conformes à la lettre des contrats, ce qui inclut la gestion des retenues, des modifications de contrat, des paiements d'étape, des pénalités, etc.
    8. Contrôles des paiementsla phase finale d'approbation des justificatifs de dépenses et des paiements
  8. Analyse
    1. Analyse macroéconomiqueLe budget : analyse visant à déterminer les recettes attendues et la dette disponible, utilisée principalement dans (2) la planification budgétaire.
    2. Planification de scénariosLe Conseil de l'Union européenne : développer différents modèles pour permettre une action rapide au cours de l'année fiscale.
    3. Prévisions budgétairesle budget : analyse de l'évolution des dépenses et des recettes qui permet d'apporter des modifications aux (33) budgets au cours de l'exercice budgétaire
    4. Gestion des dépensesAnalyse des contrats : analyse de plusieurs contrats qui permet de mettre à jour (1.1) la politique d'achat et peut également être utilisée pour regrouper plusieurs (3.1) demandes d'achat afin d'obtenir des prix de volume.

Autres observations

  • Les logiciels de passation de marchés qui ne prennent pas en compte le budget augmentent la charge des gouvernements en ce qui concerne les processus manuels et dupliqués où le dépassement du crédit est un risque.
  • Les processus administratifs de passation des marchés publics sont généralement plus complexes que dans le secteur privé, comme l'ont constaté tous les entrepreneurs publics lorsqu'ils se sont penchés sur les logiciels d'automatisation des propositions.
  • De nombreux cycles de passation de marchés sont très médiatisés. Par exemple, au Canada, les deux dernières fois que les gouvernements nationaux ont été renversés par des motions de censure, c'était à cause des marchés publics. acquisition d'aéronefs (2011) et les événements achats de parrainage (1993-2006). (En fait, au Canada, la passation des marchés publics est un problème majeur depuis l'époque du chemin de fer du Canadien Pacifique...). scandale du pacifique (1871) et comprend la réciprocité ou le libre-échange avec les États-Unis (1911), le débat sur les pipelines (1956), “les entreprises qui bénéficient de l'aide sociale"(1972), et achat d'hélicoptères militaires (1993). Les résultats de ces situations de marchés publics politisés ?
    • Changement de parti au pouvoir en 1871, 1911, 1956, 1993 et 2006
    • Le parti au pouvoir a perdu la majorité en 1972
    • Le gouvernement minoritaire a obtenu le statut de majorité malgré la situation en 2011
  • La passation de marchés est une source majeure de corruption dans les pays développés et en développement. Le manque d'intégration entre les systèmes rend l'audit difficile.

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