Encontrámos inúmeros governos em todo o mundo que procuram melhorar a relação qualidade/preço através da contratação pública electrónica, por vezes designada por "e-GP". Muitos destes governos vêem a necessidade de um sistema de contratação pública electrónica autónomo, construído de raiz ou utilizando software comercial concebido para o sector privado. Este sistema é frequentemente concebido como uma solução rápida, especialmente se a integração com outros sistemas financeiros for reduzida ao mínimo. Será esta uma boa ideia?
O sector público é diferente
- A contabilidade e o controlo são diferentes no sector público. Os orçamentos são a lei e são necessários controlos de autorizações ao longo de todo o processo de adjudicação, caso contrário os governos correm o risco de gastar "acima do orçamento".
- A metodologia de contratação faz parte da política. Os governos estão interessados em obter a melhor relação custo-benefício. Mas este valor é mais do que custo x qualidade. Tem também a ver com o desenvolvimento económico e a criação de indústrias. Os governos não querem poupar dinheiro em aquisições à custa de menos receitas fiscais e de um elevado nível de desemprego.
- Algumas formas de contratação, nomeadamente o "planeamento do investimento público", são fundamentais para a política. As políticas de desenvolvimento de infra-estruturas ou de melhoria da saúde têm implicações políticas significativas.
Ciclo de contratação pública
As compras electrónicas são muito mais do que publicar e adjudicar concursos. Existem alguns elementos fundamentais nos contratos públicos:
- Política: Política governamental em matéria de desenvolvimento económico, gestão do investimento público e gestão do desempenho
- Planeamento orçamental: Utilizar as informações políticas e macroeconómicas para planear as despesas
- Execução do orçamento: Gestão de receitas e despesas com contabilidade de autorizações e ajustamentos orçamentais durante os exercícios orçamentais
- Aquisições: Os processos administrativos de criação de concursos, avaliação e negociação com os fornecedores
- Gestão de contratos: Gestão de contratos plurianuais que podem incluir critérios complexos
- Administração pública electrónica: O front-office da contratação pública ou contratação pública electrónica
- Controlos: Orçamento, autorização, aprovação, fluxo de trabalho e controlos fiscais para assegurar uma disciplina fiscal adequada, a separação de funções e o cumprimento da lei orçamental
- Analíticos: Prever situações de excedente ou défice orçamental e utilizar os dados para tomar melhores decisões em matéria de contratos públicos
Existem algumas ligações importantes entre estes fundamentos
- Política
- informa [2] Planeamento orçamental
- cria controlos fiscais e de contratos públicos [7].
- Planeamento orçamental
- precede [3] a execução orçamental
- informado por [8] Análise do historial orçamental
- conjuntos [7] Controlos que são utilizados nas fases seguintes
- informa [8] Analítica sobre os principais indicadores de desempenho
- Execução do orçamento
- precede [4] Compras no processo de requisição
- controlada pelo compromisso [7] Controlos
- informado por [8] Análise das previsões do excedente/défice orçamental
- informa [8] Analítica sobre as informações relativas às despesas e receitas
- Aquisições
- controlado por obrigação e fluxo de trabalho [7] Controlos
- informado por [8] Análise das previsões do excedente/défice orçamental
- informa a [8] Analytics sobre as informações de despesas que foram alteradas
- gere a funcionalidade de contratação administrativa que se integra com a [5] Administração em linha
- Administração pública electrónica
- publica informações de back-office de [4] Contratos públicos
- controlado pelos processos de aquisição em [7] Controlos para garantir o cumprimento dos regulamentos governamentais
- informado por [8] Análise das previsões do excedente/défice orçamental
- informa a [8] Analytics sobre as informações de despesas que foram alteradas
- publica [6] informações sobre a gestão do contrato, tais como o nome do proponente vencedor
- Gestão de contratos
- controla os pagamentos com base em contratos e processos [7] controlos
- publica o proponente vencedor em [5] portais da administração pública electrónica
- informa [2] o planeamento orçamental para quaisquer compromissos plurianuais
- Controlos
- Conjunto de controlos políticos, fiscais, orçamentais, de autorizações, de obrigações, de separação de funções, de conformidade e de aprovação
- Analíticos
- Conjunto de ferramentas analíticas, incluindo relatórios, OLAP, extracção de dados e painéis de controlo utilizados para um melhor planeamento orçamental e de despesas
Ligações entre contratos públicos em pormenor
Como fornecedor de Planeamento de Recursos Governamentais (GRP), a FreeBalance suporta todo o ciclo orçamental e de aquisições. Muitos observadores cometem o erro de ver o aprovisionamento como uma das muitas caixas negras onde existe uma integração de dados limitada e gerível.
A realidade é que pode haver uma perda significativa de controlos em todo o ciclo de aquisição quando a integração profunda não é implementada na administração pública. Muitos sistemas de adjudicação de contratos prontos a utilizar, por exemplo, não têm acesso aos controlos orçamentais e de autorizações.
- Política
- Taxonomia de desempenhoA política governamental determina objectivos - estes objectivos são estruturados e aumentam (2.1) Plano de contas para acompanhar e gerir
- Política de desempenho: a política governamental determina as abordagens em matéria de direitos aduaneiros, comércio livre, desenvolvimento económico (por exemplo, incentivando regiões, minorias ou indústrias desfavorecidas)
- Planeamento orçamental
- Plano de contasAs classificações orçamentais incluem a taxonomia do desempenho (1.1), a informação sobre a organização, a localização, o programa e o fundo que é utilizada no planeamento e na execução (3)
- Controlos orçamentais: são criados limites para as despesas, normalmente a níveis agregados do plano de contabilidade e, frequentemente, com controlos múltiplos a diferentes níveis e em diferentes prazos, consoante o regime de controlo utilizado - este é o principal elemento dos controlos (7) na gestão das finanças públicas (GFP)
- Execução do orçamento
- Requisições de compra: criado com base no (2.1) Plano de Contas e gerido pelo (7.4) Controlos das autorizações e regras relacionadas com os métodos e montantes de compra que requerem aprovação
- Lojas e inventário: algumas requisições são satisfeitas pelos armazéns internos da administração pública
- Transferências orçamentais: com base na análise macroeconómica (8.1), nos cenários (8.2) e nas previsões orçamentais (8.3), os governos utilizam as transferências orçamentais, as transferências de verbas e os suplementos com base num conjunto de regras - estas alterações são repercutidas em cascata ao longo do ciclo de adjudicação de contratos, incluindo compromissos e obrigações
- Activos, instalações e frota: as aquisições que são (6.3) entregues tornam-se activos fixos e de capital que são subsequentemente depreciados (e apreciados em alguns casos) se for utilizada a contabilidade de exercício (e a substituição de activos informa o planeamento orçamental)
- Aquisições
- Aprovisionamento: processo de identificação dos proponentes qualificados
- Catálogos de fornecedores: os catálogos são utilizados para aquisições simples a complexas, como a identificação de fornecedores que fabricam uma classe de produtos
- Fluxo de trabalho de aprovisionamentoAs administrações públicas têm diferentes métodos de aquisição e compra com diferentes regras - estas regras devem funcionar como (7) controlos para que todo o processo de aquisição seja automatizado de modo a cumprir os regulamentos governamentais - isto inclui concursos em várias fases, tais como um pedido de informação como primeira fase de um pedido de proposta ou a utilização de leilões invertidos. [Além disso, as alterações, clarificações, extensões e cancelamentos são situações típicas, pelo que o software de contratação tem de gerir as comunicações através do portal, de correio electrónico e de ferramentas de gestão de processos].
- Critérios de avaliação: os conceitos de optimização dos recursos significam que os critérios de avaliação devem ser desenvolvidos antes do lançamento do concurso ou, em alguns casos, antes da avaliação do concurso
- Documento de aquisiçãoo documento do concurso, que inclui termos e condições, requisitos, informações sobre o valor e critérios do fornecedor, deve ser automaticamente processado com base no fluxo de trabalho para eliminar erros
- Publicação do concurso: os concursos são publicados em (751) sítios de contratação electrónica com registo de fornecedores - as regras de fluxo de trabalho podem também incluir a notificação por correio electrónico do fornecedor
- Recepção de propostas: as administrações públicas recebem os concursos fisicamente e através de portais - normalmente, a concepção é feita de forma a que todas as propostas sejam abertas ao mesmo tempo
- Avaliação do concurso: o pessoal da administração pública avalia as propostas e selecciona os vencedores
- Negociação com o fornecedor: os governos e os vendedores negoceiam termos e condições - isto tem de ser captado porque afecta os contratos
- Ordem de compra(7.3) são necessários controlos das obrigações para garantir que o orçamento não é excedido antes da entrega automática da OP e do contrato
- Publicação do vencedor: os proponentes vencedores e os montantes dos contratos são publicados no portal (5.1) de contratação pública electrónica, para maior transparência e para incentivar os fornecedores a tornarem-se mais competitivos em termos de preços e de valor
- Compromissos de vários anoscontratos de aquisição complexos que excedem um único exercício orçamental - a necessidade de gerir os compromissos inclui (3) controlos e reconhece-se durante o (2) planeamento orçamental que parte do orçamento anual já está comprometida devido a um contrato
- Histórico do fornecedor: pode ser utilizado para informar a avaliação das propostas
- Gestão de litígiosOs proponentes perdedores podem contestar parte do processo e das decisões tomadas, ou pretender preencher um relatório sobre a vitória/derrota - é necessário um fluxo de trabalho que gira e acompanhe as comunicações
- Lista negra de fornecedorespermite que as administrações públicas eliminem os fornecedores que não tiveram um bom desempenho ou que são desonestos
- Administração pública electrónica
- Portal de compras electrónicasgestão dos fornecedores e dos concursos e apresentação dos vencedores
- Portal eResults: mostra os progressos e os resultados dos projectos de investimento público
- Gestão de contratos
- Renderização do contratoo contrato deve ser processado automaticamente com base no governo (7.7) controlos do contrato e fluxo de trabalho de aprovação para evitar erros
- Entrega: Mercadorias Notas de recepção, documentação que prova que os fornecedores entregaram produtos e serviços que estão sujeitos a pagamento e que são utilizados para mostrar (7.2) os resultados da administração pública onde os cidadãos podem ver o progresso do projecto
- Aceitação: pode ser necessário efectuar testes de aceitação antes de iniciar qualquer processo de pagamento
- Alterações: alterações introduzidas no contrato, na sequência de (7.7) controlos do contrato
- Gestão de pagamentos: os pagamentos a fornecedores devem seguir o contrato, (7.7) controlos do contrato e (7.8) controlos de pagamento
- Gestão de litígios: é necessário gerir o fluxo de trabalho para eventuais litígios sobre pagamentos e prestações
- Controlos
- Segregação de Deveresgarante que uma pessoa não pode desempenhar demasiadas funções, a fim de evitar a fraude
- Regras de aprovação: regras governamentais relacionadas com os métodos de aprovação em várias etapas com base no contexto da preparação, execução, aquisição, contratação, pagamento do orçamento, etc.
- Controlos orçamentais: os controlos de alto nível, normalmente mais de um conjunto de controlos agregados do (2) sistema de preparação do orçamento
- Controlos das autorizaçõesOs compromissos não vinculativos (soft commitments): por vezes designados por compromissos não vinculativos ou pré-empenhos, reservam fundos para os custos estimados a fim de garantir que (3.1) as requisições de compra não excedam o orçamento global
- Controlos das obrigaçõesPor vezes designados por compromissos ou compromissos firmes, em que os fundos são reservados para ordens de compra (4.10), assegurando que as obrigações contratuais não excedem o orçamento global
- Controlos das aquisições: frequentemente relacionado com montantes totais e métodos de aquisição
- Controlos de contratosgarante que os pagamentos seguem a letra dos contratos, o que inclui a gestão de atrasos, alterações de contratos, pagamentos por etapas, penalizações, etc.
- Controlos de pagamento: a fase final de aprovação das notas de despesas e dos pagamentos
- Análise
- Análise MacroeconómicaAnálise para determinar as receitas previstas e a dívida disponível utilizada principalmente no (2) Planeamento orçamental
- Planeamento de cenários: desenvolvimento de diferentes modelos para permitir uma acção rápida durante o ano fiscal
- Previsão orçamentalAnálise da evolução das despesas e das receitas, que permite alterar os (33) orçamentos durante o ano fiscal
- Gestão das despesasanálise de múltiplos contratos que permite actualizar (1.1) a política de aquisições e pode também ser utilizada para agrupar múltiplas (3.1) requisições de compra para obter preços por volume
Outras observações
- Os programas informáticos de aquisições que não têm em conta o orçamento aumentam os encargos das administrações públicas com processos manuais e duplicados em que se corre o risco de exceder a votação
- Os processos administrativos de aquisição na administração pública tendem a ser mais complexos do que no sector privado, como qualquer contratante da administração pública se apercebeu ao analisar o software de automatização de propostas
- Muitos ciclos de aquisições são altamente publicitados. Por exemplo, no Canadá, as duas últimas vezes que os governos nacionais caíram por moções de não-confiança deveram-se a aquisições - aquisição de aeronaves (2011) e eventos contratos de patrocínio (1993-2006). (De facto, no Canadá, a contratação pública tem sido uma questão importante desde os tempos da Canadian Pacific Railway - escândalo do pacífico (1871) e inclui reciprocidade ou comércio livre com os Estados Unidos (1911), o debate sobre o gasoduto (1956), “vagabundos do bem-estar das empresas" (1972), e aquisição de helicópteros militares (1993). Os resultados destas situações de contratação politizada?
- Mudança de partido no poder em 1871, 1911, 1956, 1993 e 2006
- O partido no poder perdeu a maioria do governo em 1972
- Apesar da situação em 2011, o governo minoritário alcançou o estatuto de maioria
- A contratação pública é uma das principais fontes de corrupção nos países desenvolvidos e em desenvolvimento. A falta de integração dos sistemas dificulta a realização de auditorias.