Quelle est la meilleure solution pour les pouvoirs publics - ERP ou GRP ?
De plus en plus de gouvernements se tournent vers la technologie pour trouver des solutions à leurs défis les plus pressants en matière de gestion des finances publiques (PFM). Un système intégré d'information sur la gestion financière (IFMIS) rend la gestion des finances publiques plus efficace en éliminant les processus manuels. Ces systèmes de gestion financière des administrations publiques sont généralement construits à l'aide de Planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou Planification des ressources publiques (GRP) - tels que le logiciel FreeBalance Accountability Suite™.
Avec un SIGP, les gouvernements peuvent appliquer les règles fiscales et les contrôles financiers, réduire les erreurs et améliorer la sécurité des données. Mais avec les nombreuses options disponibles sur le marché aujourd'hui, quelle est la meilleure solution pour un gouvernement - ERP ou GRP ?
Comment choisir un logiciel ERP pour votre ministère, votre département ou votre agence gouvernementale ?
Les gouvernements qui souhaitent moderniser leur système de budgétisation ont plusieurs options pour déployer un SIGP. Ces options se répartissent généralement en deux catégories : la construction à partir de zéro ou l'acquisition d'un système commercial prêt à l'emploi (COTS).
Un système entièrement sur mesure peut être développé soit en interne au sein du gouvernement, soit en externe, par l'intermédiaire d'un fournisseur privé. Il est également possible de réutiliser un SIGP existant provenant d'un autre gouvernement. Un système sur mesure est conçu pour répondre aux besoins du gouvernement. Cependant, comme il est conçu à partir de zéro, il peut être coûteux et sujet à des retards, ce qui en fait une option peu attrayante pour ceux qui recherchent des améliorations immédiates. En outre, la dépendance à l'égard de programmeurs possédant certaines compétences peut devenir un obstacle à la mise en place d'un système sur mesure. menace pour la continuité au fil du temps.
En raison des risques et des coûts importants liés au développement d'un SIGP sur mesure, de nombreux gouvernements optent pour l'acquisition d'un SIGP prêt à l'emploi. Produits commerciaux en vente libre (COTS). Ces produits COTS sont souvent appelés systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Le logiciel ERP est un système informatique intégré utilisé pour gérer une entreprise. Il collecte, regroupe, stocke, gère et analyse les données de l'entreprise. L'application intègre toutes les fonctions et unités de l'entreprise. L'ERP a vu le jour dans le secteur manufacturier en tant qu'outil permettant de maximiser les bénéfices grâce à l'identification et à la réduction des inefficacités dans les processus de production et de distribution d'une entreprise.
Qu'est-ce qu'un logiciel ERP pour les administrations publiques ?
Comment fonctionne un logiciel ERP pour les administrations publiques ?
Il s'agit d'un système conçu à l'origine pour être utilisé dans le secteur privé, L'ERP n'est pas une solution parfaite en tant qu'IFMIS gouvernemental. Les fonctions intégrées d'un PGI correspondent aux besoins des entreprises privées, et non à ceux des gouvernements. Même si les fournisseurs rebaptisent ces systèmes "logiciel ERP pour le gouvernement", il s'agit toujours d'un ERP. Contrairement aux entreprises, les gouvernements ne peuvent pas adopter un grand nombre de ces fonctions intégrées parce qu'elles peuvent être en contradiction avec les politiques et les cadres juridiques existants. C'est pourquoi, une personnalisation poussée est nécessaire lors du déploiement d'un logiciel ERP pour l'administration.
La personnalisation du logiciel ERP de l'administration entraîne des coûts supplémentaires et des retards dans le projet. Le fournisseur de l'ERP devra analyser, traduire et mettre en correspondance les exigences du gouvernement avec les fonctionnalités existantes de son système. Dans la plupart des cas, ces fournisseurs d'ERP ne sont pas habitués au rythme des changements dans les administrations. Contrairement au secteur privé, où les changements dans les processus d'entreprise sont quasi instantanés, la réorganisation des processus dans les administrations publiques est nettement plus lente en raison des diverses règles et politiques qui sous-tendent les pratiques existantes. Les fournisseurs d'ERP n'ont ni l'expérience ni les ressources nécessaires pour assurer la gestion du changement nécessaire à la mise en œuvre réussie d'un système ERP gouvernemental.
Les systèmes ERP sont également trop compliqués à utiliser et à maintenir pour les gouvernements. Ces systèmes exigent des utilisateurs des compétences techniques très spécifiques et, parce qu'ils sont généralement construits à partir de codes propriétaires et anciens, leur maintenance est difficile et coûteuse.
Lire: Les échecs de l'ERP dans les administrations publiques
Si le développement d'un système sur mesure prend trop de temps et que les logiciels ERP gouvernementaux COTS nécessitent une personnalisation et une maintenance trop coûteuses, quelles sont les autres options ?
Qu'est-ce que la planification des ressources gouvernementales ?
A Planification des ressources publiques (GRP) comme le système FreeBalance Accountability Suite™ est essentiellement un logiciel ERP pour les gouvernements. Contrairement à un ERP classique, toutes les fonctionnalités du PRG, y compris les futures mises à jour, correspondent aux fonctions existantes d'un gouvernement. Il n'y a pas la lourdeur inutile des ERP, de sorte qu'au lieu de personnalisations coûteuses, les modules du PRG ne requièrent que configuration. En définissant correctement les besoins, un PRG peut être configuré et déployé en une fraction du temps et du coût nécessaires à la personnalisation d'un ERP.
Lire: Pourquoi les mises en œuvre du SIGP sont-elles différentes ?
Les logiciels de planification des ressources des administrations publiques (GRP) tiennent compte du budget
Logiciel GRP est soucieux de son budget. Il parle le langage de PFM. C'est le plus grand avantage de la GRP par rapport à l'ERP. Il s'appuie sur les éléments essentiels de la PFM, tels que la Plan comptableLe budget et le grand livre général. Cette approche repose sur l'idée que chaque projet et chaque activité de l'administration est un inducteur de coûts lié à une source de financement. Ainsi, chaque action de l'administration peut être rattachée au budget qui la sous-tend. GRP se concentre sur la gestion d'un budget et relie toutes ses fonctionnalités à cet objectif principal. Il est simple mais suffisamment flexible pour gérer les règles financières et les pratiques budgétaires sophistiquées des gouvernements.
Avantages du logiciel GRP
L'adoption du bon système, sa mise en œuvre efficace et la gestion locale de la solution sont autant d'éléments qui contribuent à l'amélioration de la qualité de vie des citoyens. avantages et est un catalyseur essentiel d'une réforme durable de la gestion des finances publiques, y compris :
- Transparence et responsabilité pour réduire fraude et corruption
- Amélioration de l'allocation des budgets
- Améliorée dépenses l'efficience et l'efficacité
- Plus crédible budgets
- Amélioration de la fiscalité discipline
En outre, le coût total de la mise en œuvre d'un Solution PRV est nettement inférieure à celle de l'adoption d'un ERP, car l'approche par configuration signifie que les mises en œuvre sont plus rapides.
