Personnalisation ou configuration dans la PFM numérique

Publié le 27 mars 2023 en Technologie gouvernementale

No-Code et activation progressive dans la planification des ressources gouvernementales

S'il y a une chose que FreeBalance a appris, après près de 40 ans de relations exclusives avec le secteur public, c'est que les processus gouvernementaux sont différents. Différents d'un gouvernement à l'autre. Différents au sein d'une même administration. Très différents de ceux des entreprises. Et qu'ils sont en constante évolution.

L'adaptation de logiciels commerciaux (COTS), tels que les principaux systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP), au fonctionnement des organisations gouvernementales peut s'avérer difficile. désastreux. Les projets de logiciels d'entreprise dans les administrations publiques sont un échec cuisant et des méthodes de mise en œuvre complexes. Nombreux sont ceux qui, dans l'industrie technologique, considèrent ces difficultés comme le "coût des affaires". "C'est comme ça", etc. Mais pourquoi faut-il qu'il en soit ainsi ? Pourquoi les logiciels COTS ne peuvent-ils pas s'adapter facilement à l'évolution des besoins ?

Ce blog analyse les différences entre la configuration (utilisée par le FreeBalance Accountability Suite™) et la personnalisation (nécessaire à la mise en œuvre d'un ERP), et explique notre approche de la gestion des ressources humaines. activation progressive et l'approche sans code.

Différence entre configuration et personnalisation

La plupart des logiciels COTS utilisés pour Planification des ressources publiques (GRP) nécessite une personnalisation importante du code. Le développement de logiciels, utilisant généralement des langages de programmation propriétaires, permet aux gouvernements de répondre à des exigences personnalisées. Mais cela a un coût.

Qu'est-ce que la configuration ?

En Gestion numérique des finances publiques (PFM), la configuration fait référence à la capacité de paramétrer et de personnaliser le système GRP, ou le système intégré de gestion financière (IFMIS) comme il est souvent appelé, pour répondre aux besoins d'une organisation du secteur public. Il peut s'agir de configurer des flux de travail, d'établir des autorisations pour les utilisateurs et de définir des catégories budgétaires. Les options de configuration sont généralement prédéfinies par le fournisseur du PRFG et sont accessibles à tous les utilisateurs de l'organisation.

Qu'est-ce que la personnalisation ?

La personnalisation, quant à elle, fait référence à la capacité de modifier la plateforme ou le logiciel GRP pour mieux répondre aux besoins spécifiques de l'organisation. Il peut s'agir de créer de nouveaux modules, d'intégrer d'autres systèmes, voire de développer des rapports ou des tableaux de bord personnalisés. Les options de personnalisation nécessitent souvent une expertise technique importante.

Quel est le problème ?

De nombreux experts de la PFM ne voient pas de différence entre la configuration et la personnalisation - ils qualifient souvent toute adaptation de "personnalisation". Nous parlons de cette différence depuis un certain temps. L'industrie nous a finalement rattrapés en définissant la configuration comme une personnalisation "sans code". L'utilisation de logiciels d'assistance pour faciliter le développement du code est désormais appelée développement "low-code". Nous préférons le terme "configuration", mais ce spectre "sans code" à "avec code" est un modèle utile.

ERP et personnalisation

Les logiciels ERP génériques sont hautement personnalisables à l'aide de langages de programmation propriétaires tels que ABAP et PL/SQL. Il offre des possibilités de configuration, même si elles ne sont pas vraiment applicables au secteur public :

• Configuration de paramètres standard tels que les années fiscales, les devises, les fournisseurs, etc.
• Marché vertical des démarrages rapides pour faciliter la mise en œuvre, bien que peu d'entre eux soient applicables au secteur public
• Meilleures pratiquesprincipalement issus du secteur privé, intégrés dans des logiciels qui pourrait être applicable à certaines fonctions gouvernementales, tant qu'aucune réforme juridique n'est nécessaire

Le problème de la personnalisation du code est qu'elle s'accompagne de coûts élevés et l'avenir défis en matière d'adaptabilité créant ainsi dette technique.

Dette technique

Les gouvernements acquièrent des composition la dette technique par le biais de personnalisations de l'ensemble du code et du code le plus bas.

La dette technique comprend

• Complexité de la mise en œuvre de l'articulation complète des besoins et du déploiement similaire à un développement entièrement personnalisé, nécessitant la coordination des équipes de programmation et l'instauration d'une assurance qualité complète.
• Complexité de la maintenance après la mise en œuvre augmente parce qu'il y a des codes orphelins qui doivent être pris en charge par des ressources internes, ce qui n'est pas de la responsabilité du fabricant.
• Complexité de la mise à niveau lorsqu'il s'agit de tirer parti des fonctionnalités des nouvelles versions, car le code personnalisé doit être examiné et rationalisé en fonction de la nouvelle version.
• Complexité du changement par la nécessité de comprendre le code orphelin avant de s'engager dans le changement

Le fossé technologique

La personnalisation des codes limite également les possibilités de réforme de la PFM. C'est ce que nous appelons le "fossé technologique". A Groupe Gartner l'analyse a constaté que les logiciels qui n'ont pas été conçus pour s'adapter à l'avenir coûtent aux organisations environ 50 fois les investissements initiaux sur une période de 15 ans.

Les signes du fossé technologique en jeu sont les suivants :

• Pauvre délai d'obtention des résultats pour les mises en œuvre
• Pauvre temps de changement pour les systèmes
• De nombreux contrats à coût élevé le personnel gérer les systèmes
• Erreurs fréquentes du système et qualité problèmes
• Capacité limitée à exploiter les données à d'autres fins en raison de l'absence de ouverture en raison du verrouillage des technologies propriétaires
• Limitée l'intégration des sous-systèmesmême parmi les produits d'un même fabricant

Pourquoi la planification des ressources gouvernementales est-elle différente ?

Les gouvernements sont confrontés à des mises en œuvre plus complexes que les entreprises.

Les mises en œuvre de logiciels d'entreprise par les pouvoirs publics sont plus complexes :

• Beaucoup plus de lignes d'activité d'un gouvernement national ou infranational, que les conglomérats d'entreprises
• Haut contraintes en matière de capacités humaines en matière de technologie, de projet et de connaissances fonctionnelles
• Une gestion des performances plus complexe les structures et la planification, parce que le gouvernement n'a pas de résultat comme "...".le bénéfice ou la perte“
• Une plus grande diversité des pratiques en raison d'exigences légales
• Une planification plus complexe à travers pluriannuel les budgets qui créent des contrôles dans les systèmes pour comptabilité d'engagement
• Préoccupations politiques importantes pour la mise en œuvre dans le secteur public

Les gouvernements ont également une empreinte de changement plus large que les organisations du secteur privé :

• Plus de réorganisations après les élections, et des remaniements ministériels
• Plus de réformes juridiques parce que de nombreuses procédures du système sont fixées par la loi, et que les lois changent - par exemple : passage à la comptabilité d'exercice, soutien au compte unique du Trésor, réforme des marchés publics, réforme de la fonction publique
• Plus de changements dans les processus en plus de la réforme juridique
• Plus de normes internationales comme le CDMT, l'IPSAS, le COFOG, le GFS et les SDG, en plus de soutenir certaines normes du secteur privé.
• Contraintes organisationnelles plus larges y compris les intérêts particuliers qui s'opposent au changement
• Utilisation accrue des anciennes technologies de l'État, ce qui rend le changement coûteux, bien qu'il soit grevé d'une charge de travail importante. des coûts d'exploitation et de maintenance élevés

Pas de dette technique

La conception du produit entraîne une dette technique ou une valeur ajoutée technique. Une conception efficace permet de trouver des solutions élégantes aux problèmes des clients. L'accent mis par FreeBalance sur le gouvernement nous a libérés de nombreuses contraintes liées aux logiciels d'entreprise.

La conception pour le web-natif FreeBalance Accountability Suite™ a débuté au milieu de l'année 2006. Nous avons examiné un grand nombre de contraintes auxquelles sont confrontés les fabricants de logiciels d'entreprise et nous avons tiré quelques conclusions :

• Fonctions gouvernementales: Manque de fabricants de logiciels complet fonctions gouvernementales en raison de la nécessité de vendre des logiciels à de nombreux secteurs, ou marchés verticauxdans plusieurs classes de logiciels (ERP, CRM, SCM, HCM, etc.), ou marchés horizontauxet dans l'ensemble de l'Union européenne. pile logicielle (base de données, serveur d'application, logiciel intermédiaire, etc.)
• Cycle budgétaire: Les fabricants de logiciels n'ont pas apporté leur soutien à l'ensemble du gouvernement. cycle budgétaire de politique, planification budgétaire, engagements et obligationspour toutes les applications de dépenses et de recettes
• Adaptabilité: Les fabricants de logiciels se sont appuyés sur personnalisation du code parce que les logiciels ont souvent été conçus à l'origine pour les entreprises
• Métadonnées: Les fabricants de logiciels ont eu des définition des données des problèmes au sein des suites de produits qui compromettaient l'intégration et des contrôles, souvent à partir de l'entreprise acquisitionstout en fournissant des la localisation, en particulier pour les langues

La différence FreeBalance

Notre première décision a été de développer un plate-forme spécifique au gouvernement avec un unifié conception. La suite de produits a donc été développée sur la base de notre Carte des composantes de la gestion des finances publiques.

• Fonctions gouvernementales: Notre orientation nous a permis de construire complet fonctions gouvernementales dans l'ensemble de la carte des composantes de la GFP avec les fonctionnalité horizontaleun système ouvert qui pourrait prendre en charge de nombreuses piles logicielles.
• Cycle budgétaire: Notre objectif nous a permis de soutenir l'ensemble de la cycle budgétaire, ce qui fait que toutes les demandes conscient du budget
• Adaptabilité: Nous avons compris la dette technique du gouvernement et étendu la configurabilité. de manière significative de nos précédentes publications
• Métadonnées: Nous avons réalisé que les métadonnées devaient être unifiéNous avons également réalisé qu'il devait y avoir une meilleure façon de localiser les produits de l'entreprise et de les intégrer à la configuration.

Configuration et activation progressive

FreeBalance avait réussi à mettre en œuvre rapidement des logiciels. Notre mise en œuvre en Kosovo n'a pris que 26 jours. Le système opérationnel de l'époque comprenait des contrôles budgétaires, l'impression de chèques et une structure de plan comptable. Les fonctions comptables sont apparues plus tard. De même que la trésorerie et les contrôles décentralisés. L'approche de configuration des versions précédentes du logiciel FreeBalance a permis des gains rapides. Nous avons réalisé que nous pouvions "activer progressivement" n'importe quel gouvernement vers des fonctions avancées de finances publiques comme celles dont bénéficiait notre premier et plus ancien client, la Gouvernement du Canada.

Depuis l'achèvement de la première version de notre site web FreeBalance Accountability Suite™ en 2009, nous avons constaté un besoin croissant de modules de activation progressive.

Les gouvernements recherchent le progrès et la modernisation, soutenus par les systèmes GRP pour :

• Réforme de la gouvernance: GFP, audit, service public, marchés publics et réforme fiscale
• Gouvernement ouvertTransparence du budget, de la fiscalité, de la passation des marchés, des recettes et des résultats grâce à des mécanismes participatifs
• DécentralisationLa décentralisation fiscale : l'agence et la décentralisation fiscale infranationale, la déconcentration
• Automatisation de la technologieEfficacité de l'automatisation, alertes en cas d'exception, intelligence artificielle
• Transformation numériqueLa migration de l'homme vers l'homme des systèmes d'enregistrement aux systèmes d'engagement, aux systèmes d'intelligence et aux systèmes d'innovation
• Modernisation des performancesla budgétisation des programmes, les structures de performance, les effets et les résultats

Avantage de l'intégration des produits et des services

FreeBalance a bénéficié d'une l'accent mis sur le gouvernement. Notre logiciel est massivement configurablepar rapport aux logiciels génériques. Et nous agissons à la fois comme les développeurs de systèmes et les personnes chargées de la mise en œuvre des systèmes - une autre caractéristique unique de FreeBalance.

Bon nombre de nos premiers clients internationaux ont passé des contrats avec de grandes entreprises d'intégration de systèmes. Nous étions un fournisseur de logiciels, avec quelques responsabilités de sous-traitance. Nous avons découvert que notre implication dans le projet était proportionnelle à sa réussite. Nous avons également constaté que nos partenaires n'avaient pas transmis à l'administration de nombreuses demandes de modification de fonctionnalités. Notre feuille de route n'était pas alignée.

L'approche traditionnelle des feuilles de route des logiciels d'entreprise se fait par l'intermédiaire de partenaires d'intégration, avec un deuxième canal par le biais de l'assistance produit. Les fabricants de logiciels sont souvent déconnectés des besoins des clients. Les fabricants qui soutiennent de nombreux marchés verticaux manquent souvent d'expertise, de sorte que la "loterie des fonctionnalités" favorise souvent certains marchés par rapport à d'autres.

Approche de la feuille de route du produit FreeBalance

Notre approche est différente.

Notre politique est de participer à toutes les mises en œuvre. Nous comprenons le marché gouvernemental. Nous travaillons avec des sociétés d'intégration de systèmes. Nos équipes chargées des produits et des services sont intégrées de telle sorte que nous procédons à toute personnalisation nécessaire du produit. Et cette personnalisation fait partie de notre code commercial dans la version suivante. Il y a pas de code orphelin.

Les fabricants traditionnels de logiciels d'entreprise établissent des feuilles de route à long terme pour leurs produits. Il s'agit d'une approche acceptée. Cela n'a aucun sens, mais "c'est comme ça". Les besoins des clients et la technologie évoluent tellement que prévoir les caractéristiques d'un produit pour les trois à cinq prochaines années ressemble davantage à un jeu de hasard. Surtout avec un tel niveau de détail.

Les clients sont toutefois conditionnés aux feuilles de route. Les clients potentiels demandent souvent à voir nos feuilles de route à cinq et dix ans. Nous leur montrons la carte des composants de la PFM et leur expliquons que nous sommes prêts à faire n'importe quoi et à adapter le logiciel pour répondre à leurs besoins (à condition que ce ne soit pas une mauvaise pratique). (Tant qu'il ne s'agit pas d'une mauvaise pratique).

Notre approche consiste à élaborer une feuille de route détaillée sur trois ans, basée sur l'expérience approfondie de nos clients. Nous nous appuyons également sur nos recherches sur les gouvernements et les technologies. Nous présentons cette feuille de route à nos Comité de pilotage international de FreeBalance (FISC) chaque année. Les participants à la FISC modifient les priorités de la feuille de route et y ajoutent des éléments. Cela inclut les produits et les services.

L'activation progressive réduit la dette technique

FreeBalance est un entreprise à but déterminé. Notre mandat est de construire prospérité intelligente grâce à une gouvernance fondée sur la technologie. Les gouvernements ne peuvent pas construire la prospérité lorsqu'ils sont endettés techniquement par les systèmes d'information. La technologie doit permettre de réformer la gouvernance.

Cette approche de configuration, qui permet une activation progressive, comprend

• Paramétrage des règles de gestion
• Flux de travail sans code
• Plan comptable configuré sur plusieurs années
• Métadonnées unifiées
• Champs de données supplémentaires
• Fichier linguistique unique (plutôt que des ensembles linguistiques rigides)
• Configuration terminologique
• Aide adaptable grâce à un système intégral de gestion du contenu

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