Pourquoi mesurer les ICP dans le secteur public ?
De nombreuses grandes organisations ont du mal à déterminer et à mettre en œuvre des indicateurs clés de performance (ICP). Tous les indicateurs ne sont pas liés à la performance et tous les indicateurs de performance ne sont pas "clés". Néanmoins, les entreprises ont l'avantage de pouvoir déterminer les ICP en fonction des bénéfices ou des pertes. Le secteur public, quant à lui, ne dispose pas d'une telle base.
Gestion de la performance des administrations publiques est complexe. De nombreuses sources de données sont à la disposition des décideurs gouvernementaux. Cependant, ces sources de données, avec leur multitude de mesures, peuvent ne pas être pertinentes pour améliorer la performance des gouvernements dans la poursuite des objectifs politiques. Pourtant, les res indicateurs de performance clés (KPI) pertinents sont essentiels à la responsabilité publique.
Que sont les indicateurs clés de performance dans l'administration publique ?
Les indicateurs clés de performance peuvent permettre de simplifier la prise de décision des pouvoirs publics et de donner un sens à la nature entrée-sortie-résultat de la performance.
Entrées représentent les allocations budgétaires et les dépenses. Les dépenses se traduisent par sorties comme "le nombre de personnes desservies, de services fournis ou d'unités produites par un programme ou un service". Elles sont parfois appelées mesures d'activité(1). Résultats sont alignés sur les objectifs parce que les mesures des intrants et des extrants montrent les efforts déployés et le nombre de personnes desservies, mais ne révèlent pas grand-chose sur la question de savoir si ces interventions font une différence ou non.(2). Les résultats du secteur public comprennent la mortalité infantile, les taux d'abandon scolaire, le respect des obligations fiscales et la satisfaction des services aux citoyens. Cependant, les résultats sont les conséquences des budgets en tant qu'intrants et des produits en tant qu'activités.
Comment mesurer la bonne gouvernance dans une organisation gouvernementale ?
Les indicateurs de performance clés (KPI) qui s'alignent sur les Facteurs critiques de succès (CCA) pour permettre aux organisations gouvernementales de déterminer quels résultats doivent être rattachés aux budgets - le fondement de la bonne gouvernance. Cela aide les gouvernements à mesurer le coût de l'amélioration des résultats par unités de résultats. L'objectif ultime de la gestion est d'amener le personnel à se concentrer chaque jour sur les CCA de l'organisation(3).
Qu'est-ce qu'un indicateur clé de performance et en quoi diffère-t-il des autres indicateurs ?
Il existe de nombreux indicateurs de mesure dans les systèmes de gestion de la performance y compris les indicateurs de résultats clés (KRI) qui mesurent les résultats importants, les indicateurs de résultats (RI) qui mesurent les activités, les indicateurs de performance (PI) qui diagnostiquent ce qui peut être amélioré et les KPI qui mesurent comment la performance peut être améliorée de manière significative.
Les ICP diffèrent des autres indicateurs(4):
- Non financier
- Fréquemment mesuré
- Significatif pour la réalisation des objectifs
- Pertinent pour l'encadrement supérieur
- Prescrire une action
- Liés aux équipes
- Impact positif sur les fonctionnaires pour améliorer les performances
Les ICP ne sont donc pas les seuls indicateurs à mesurer dans le secteur public. Ce sont les ICP qui ont le plus d'impact sur l'amélioration des performances.
Qu'est-ce qu'un indicateur de retard et un indicateur avancé ?
Les concepts d'indicateurs clés de performance font l'objet d'un consensus général, à l'exception des indicateurs de retard et d'avance. Les indicateurs de retard sont mesurés peu fréquemment pour montrer si les objectifs ont été atteints, tandis que les indicateurs avancés sont mesurés plus fréquemment pour déterminer comment les performances peuvent être améliorées.(5). Le contexte organisationnel du secteur public détermine si les concepts de retard et d'avance sont pertinents.
Comment élaborer des indicateurs de performance clés pour les pouvoirs publics
Les ICP s'intègrent bien dans les méthodologies modernes de gestion de la performance du secteur public, telles que le tableau de bord équilibré. La complexité associée à la performance gouvernementale exige une approche rigoureuse. Pour élaborer des ICP efficaces, il faut déterminer la pertinence des résultats, la cohérence des repères et la pertinence pour les parties prenantes.
Les gouvernements peuvent utiliser des scénarios pour déterminer des indicateurs clés de performance qui tiennent compte des éléments suivants
- Pouvoir de décision
- Plausibilité
- Alternatives
- Cohérence
- Différenciation
- Mémorabilité
- Défi
Combien d'indicateurs de performance clés un gouvernement doit-il utiliser ?
Les organisations du secteur public pourraient être submergées de mesures. Moins, c'est plus" en matière d'indicateurs de performance clés. Un nombre réduit d'indicateurs de performance clés permet de mieux se concentrer.
Les recommandations des experts (Baroudi, 2014 ; Parmenter, 2012 ; Marr, 2008 ; PwC, 2007) suggèrent ce qui suit :
- 5 à 8 CCA
- 4 à 10 indicateurs clés de performance organisationnels
- 15 à 25 indicateurs clés de performance agrégés entre les unités organisationnelles
- Moins de 80 mesures de performance et de reporting à tous les niveaux d'une organisation gouvernementale
Comme c'est le cas pour de nombreuses caractéristiques de gestion dans l'administration publique, une rigueur accrue et le temps consacré à la planification des indicateurs de performance clés présentent des avantages significatifs à long terme. Les ICP sélectionnés parce qu'ils sont faciles à mesurer ou qu'ils manquent de traçabilité entre les résultats, les produits et les intrants entraînent un bruit d'information pour les décideurs.
Références
Baroudi, R. Indicateurs de performance clés : Conseils gagnants et défis communs. Performance de l'EY, mai 2014. http://performance.ey.com/wp-content/uploads/downloads/2014/05/EY-Performance-Key-performance-indicators.pdf
Marr, B. Managing and Delivering Performance, How government, public sector and not-for-profit organizations can measure and manage what really matters. Butterworth-Heinemann, 2008. http://www.sciencedirect.com/science/book/9780750687102
Marr, B. Key Performance Indicators For Dummies. Wiley, 2015. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-111891323X.html
Niven, P. Balanced Scorecard Step-by-Step for Government Nonprofit Agencies. WileyDeuxième édition, 2008. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-0470180021.html
Parmenter, D. Key Performance Indicators for Government and Non Profit Agencies (Indicateurs clés de performance pour les agences gouvernementales et à but non lucratif). Wiley, 2012. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-1118235304.html
Parmenter, D. Key Performance Indicators : Développer, mettre en œuvre et utiliser des KPI gagnants. WileyTroisième édition 2015. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-1118925106.html
-Guide pour l'élaboration d'indicateurs clés de performance pertinents pour les rapports du secteur public. Bureau de l'auditeur général de la Colombie-Britannique, 10 décembre 2010. http://www.bcauditor.com/sites/default/files/publications/2010/report_10/report/OAGBC_KPI_2010_updated.pdf
-Guide des indicateurs clés de performance. PwC, 2007. https://www.pwc.com/gx/en/audit-services/corporate-reporting/assets/pdfs/uk_kpi_guide.pdf