Lições aprendidas: Cálculo do Custo Total de Propriedade [Sustentabilidade Financeira] para a classe de Planeamento de Recursos Governamentais=

Lições aprendidas: Cálculo do Custo Total de Propriedade [Sustentabilidade Financeira] para o Planeamento de Recursos Governamentais

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Doug Hadden, VP de Produtos

Porque é que o Custo Total de Propriedade (TCO) é tão importante?

  • Os governos implementam software de Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) ou de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) para melhorar a disciplina fiscal, a eficiência governamental e melhorar a relação custo-benefício (V4M).
  • O custo inicial do software da empresa pode não reflectir o custo global ou Custo total de propriedade (TCO) experimentado por organizações governamentais. Os governos podem mostrar disciplina fiscal VFM através da análise de todos os custos internos e externos de aquisição e manutenção de GRP ao longo de vários anos.
  • Muitas organizações governamentais não conseguem calcular muitos custos internos a longo prazo necessários para utilizar, gerir e manter o software GRP ao longo de muitos anos.
  • O TCO é fundamental para a sustentabilidade financeira porque os governos estão empenhados na reforma da Gestão Financeira Pública (GFP) em curso. O TCO deve considerar mais do que a manutenção de um "estado estável".

O custo médio por categoria do software empresarial difere entre os analistas, dependendo da exaustividade dos dados, das definições de categoria e da duração analisada. No entanto, os estudos mostram que a consultoria para a implementação tende a ser o custo mais elevado.

Porque é que o TCO é um problema tão grande no software empresarial?

Quais são os custos de aquisição do software GRP?

  • Interno custos de pessoal e taxas de consultoria para a análise das necessidades e o desenvolvimento e manutenção de um pedido de proposta. Custos de aquisição, incluindo a contratação de peritos financeiros e informáticos ao longo de todo o processo. Os ciclos de aquisições governamentais para o GRP tendem a ser longos.
  • Informática hardware, rede e largura de banda necessária para a infra-estrutura informática de apoio ao GRP. Isto inclui locais de recuperação de desastres, centro de testes, fornecimento de energia fiável e contratos de telecomunicações a longo prazo. Isto inclui também os custos de pessoal para aceitar carregamentos de equipamento.
  • Middleware software incluindo segurança, base de dados, balanceamento de carga, sistemas operacionais e ferramentas de gestão de sistemas necessários para apoiar a implementação.
  • O software GRP custos da licença são normalmente baseados no número de utilizadores (nomeados ou simultâneos) ou na dimensão do governo.

Quais são os custos de implementação do PRG?

  • Custos de gestão do projecto incluindo funcionários dedicados a projectos, gabinete de gestão de programas, comunicações e reuniões.
  • Instalação, aprovisionamento e instalação do software GRP e middleware.
  • Custos de pessoal interno e custos de consultoria para articular o actual processos empresariais, requisitos legais, formulários e relatórios requisitos.
  • Custos de pessoal interno e custos de consultoria para quaisquer alterações aos processos actuais exigidos pelo software ou boas práticas. Isto poderia incluir reengenharia abrangente do processo comercial e formação adicional de pessoal.
  • Custos de conversão de dados incluindo a garantia de qualidade. Isto também pode incluir análise da integralidade dos dados onde a informação que não se encontra no sistema actual precisa de ser descoberta a partir de outras fontes.
  • Custos de pessoal interno e custos de consultoria para gerir o antigo e o novo sistemas em paralelo.
  • Custos de configuração e personalização, normalmente realizado por consultores externos ou fornecedores de software. Isto abrange a adaptação do software principal e a integração, relatórios e formulários.
  • Custos de pessoal interno e consultores para pilotagem, análise e testes de aceitação seguindo processos de garantia de qualidade.
  • Técnico formação para middleware, redes, computadores e gestão de sistemas. Formação funcional para utilizadores de GRP.
  • Desenvolvimento de qualquer documentação especial ou guias do utilizador que descrevem os processos governamentais e como estes são realizados dentro do software
  • Adicional as fases de implementação podem ocorrem tais como a adição de módulos de software adicionais, mais utilizadores ou novas entidades governamentais.

Quais são os custos de On-Going para o GRP?

  • Custos de manutenção para toda a compra de hardware e software, o que inclui o apoio ao cliente do fornecedor. Este é tipicamente um contrato anual.
  • Pessoal governamental actuando como apoio de primeira linha para equipamento e software. Isto também inclui a gestão de casos para localizar bugs e melhorias, mantendo a relação com o fornecedor.
  • Sistema afinação de bases de dados, sistemas operativos e redes à medida que o número de transacções aumenta.
  • Mudanças para configuração e personalização de relatórios ou formulários realizados por pessoal interno ou consultores.
  • Largura de banda, telecomunicações, electricidade e aluguer/aluguer/espaço custos.
  • Novo processamento do ano fiscal incluindo a transferência de fundos do ano anterior efectuada por pessoal interno ou consultores
  • Actualização custos associados à mudança para versões mais recentes do software. Isto inclui a gestão da mudança para assegurar que qualquer personalização realizada na versão anterior seja adicionada à seguinte, testes e aceitação.

Quais são os custos ocultos no GRP?

Os custos totais mudam ao longo do ciclo de vida da utilização do PRFV onde os implementos
Os custos de mentação são mais elevados do que o estado estável anual adicional. Custos adicionais por ano podem ser aumentados devido a actualizações de software, modernização do governo e custos inesperados.

  • Perda de produtividade uma vez que os sistemas são geridos em paralelo e o empregado curva de aprendizagem.
  • Redução da eficiência acrescentando as chamadas "melhores práticas" que acrescentam complexidade aos processos existentes.
  • Gestão de mudanças custos para novos regulamentos governamentais e formação sobre processos dentro do software.
  • Catástrofe, perda de dados, perturbação de negócios através da implementação tardia ou de falhas do sistema, incluindo auditorias e relatórios de perturbações.
  • Taxas de viagem e despesas de conferência e formação dos utilizadores para se manter actualizado sobre as alterações de software.
  • Auditorias de licenças em que o fornecedor exige pagamentos adicionais
  • As opções de manutenção podem exigir um pagamento adicional para alcançar o necessário serviço para ultrapassar problemas.
  • Acréscimos inesperados quando a carteira de produtos não satisfaz todos os requisitos.
  • Mudanças de middleware tais como sistema operativo ou bases de dados fora do período de actualização do sistema GRP.

Que factores de TCO são mais importantes no Governo do que o sector privado?

  • A adaptação de um sistema financeiro do sector privado para o governo aumenta frequentemente o trabalho de personalização para apoiar os processos jurídicos e as normas financeiras do sector público. O software concebido para o sector privado tende a exigir significativos custos iniciais de personalização.
  • Maior pegada técnica dos sistemas ERP significa exigir múltiplos computadores e servidores de aplicações e consumir grandes quantidades de espaço em disco que aumentam o TCO para além do custo inicial. A sofisticação da maior pegada técnica requer mais apoio interno, melhores ferramentas de software e maior capacidade técnica.
  • Menor capacidade técnica no serviço público em alguns países pode aumentar o TCO. Algumas aplicações ERP requerem conhecimentos técnicos significativos para implementação e apoio, incluindo gestão de sistemas e afinação de bases de dados, requerendo frequentemente consultores externos contratados permanentemente.
  • Menor capacidade funcional contabilística do serviço público em alguns países pode exigir formação adicional em gestão financeira. Alguns sistemas são concebidos para uma contabilidade de exercício mais complexa. Outros sistemas têm processos empresariais complexos que devem ser seguidos pelos funcionários públicos.

O software concebido para o Governo, GRP, tende a ter um TCO mais baixo que o software concebido para o sector privado, ERP. Com base na análise das propostas de TCO chave na mão, FreeBalance comparado com os fornecedores de ERP Tier 1.

Como é que a escolha do GRP ou do software ERP afecta o TCO?

  • Adaptabilidade: a personalização do código (incluindo código de software, chamadas, scripting) custa mais do que a configuração para implementação e significativamente mais para actualizações de software porque o código personalizado tem de ser mantido.
  • Pegada de pé: a pegada de hardware e largura de banda, incluindo serviços de replicação, pode aumentar significativamente os custos de espaço, equipamento e electricidade.
  • Alavancagem: a importância do mercado governamental para o fabricante de software é fundamental para assegurar que as actualizações de produtos satisfazem as necessidades emergentes, caso contrário os custos de personalização aumentam ano após ano.
  • Governação: muitos projectos GRP criam estruturas de governação com empresas de Integração de Sistemas, mas não o fabricante de software. Isto reduz o compromisso de satisfazer as necessidades governamentais ao longo do tempo.

O que é uma Abordagem de Gestão de Risco para o GRP TCO?

  • Uma abordagem de gestão do risco identifica factores de risco, apetite de risco e estratégias de mitigação do risco. Exemplo de factores de risco incluem: capacidade organizacional, rácio de sucesso do fornecedor, extensão da personalização esperada.
  • Os factores de risco podem ser utilizados para calcular um excedente orçamental previsto. As estratégias de mitigação do risco acrescentam custos. Ambos os factores podem ser utilizados na determinação do potencial TCO para qualquer aquisição de software.

O que são alguns TCO nas Boas Práticas do GRP?

  1. Uma abordagem de gestão de risco baseada na experiência da indústria em projectos semelhantes, o grau de personalização necessário e o nível de compromisso do fabricante de software com o mercado governamental e com o cliente governamental pode ser utilizada para calcular as excedências orçamentais esperadas. Alguns custos ocultos podem ser estimados. As estruturas de governo e a alavancagem com o fabricante do software devem ser incluídas no cálculo do risco.
  2. Uma abordagem de projecto a longo prazo deve identificar o aumento dos custos por ano através do caminho de actualização da versão do fornecedor e das políticas de actualização. O plano de projecto de vários anos deve funcionar como contributo para o orçamento de TI.
  3. A experiência governamental com fornecedores de software deve ser modelada para determinar os custos esperados de implementação e manutenção.
  4. Deve ser utilizada uma abordagem "chave na mão", comprometendo-se um único fornecedor ou consórcio a assumir um calendário de preços fixos.
  5. Os custos internos devem ser modelados como parte do cálculo do TCO. Isto inclui os custos esperados para a formação e certificação adicionais. (Os preços dos cursos estão disponíveis publicamente.) A retenção e a rotatividade dos funcionários devem ser analisadas.
  6. Os custos de personalização para a implementação inicial devem ser utilizados como âncora para calcular futuras actualizações de software e alterações de personalização. Devem ser utilizados valores da indústria para a duração média das actualizações.

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