Agile for Sustainable Modernization in Government (Ágil para a Modernização Sustentável no Governo)

Posted on Junho 5, 2019 em Transformação Digital do Governo, PFM

A gestão ágil de projectos e desenvolvimento de produtos é uma abordagem sustentável à modernização do governo?

É um ponto de inflexão da prática tecnológica. Amplamente adoptado pelos gigantes da tecnologia, a maioria das equipas e projectos de desenvolvimento abraçam agora metodologia ágilenquanto que as abordagens de cascata pura estão em minoria. Descobrimos que agile pode ser particularmente eficaz na gestão da mudança.
A agilidade é apropriada para o governo? Pode o ágil subir e descer? Pode o impulso ágil crescer?
A nossa experiência mostra que o ágil é financeiramente sustentável e reformado para implementações complexas de Software Empresarial no governo.
Os processos ágeis promovem o desenvolvimento sustentável de acordo com Manifesto Ágil princípios. O objectivo desta entrada no blogue é explorar como a agilidade permite a sustentabilidade na reforma e modernização do governo.
Alguns pontos importantes sobre o estado de ágil:

• Agile é mais do que o desenvolvimento de software, técnicas como Kanban cobrir todos os tipos de projectos
• Técnicas ágeis para o desenvolvimento do país, como Adaptação Iterativa Orientada para Problemas (PDIA), tornaram-se correntes
• Agile pode ser aplicado para adaptar software ao longo do tempo, embora as abordagens bi-modais de TI para manutenção de sistemas sejam as mais apropriadas
• Agile pode incluir uma série de técnicas, tais como pensamento de design, DevOpse Scrum

Como podemos medir a sustentabilidade?

Há uma razão para termos chamado a este blogue "o blogue da sustentabilidade". Muitos sistemas de Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) tornaram-se financeiramente insustentáveis. Outros sistemas de GRP não conseguiram adaptar-se à legislação de reforma governamental. É por isso que acreditamos que financeiro e reforma A sustentabilidade são os dois elementos a medir para qualquer sistema informático no governo, incluindo o GRP.
Sustentabilidade financeira tem a ver com a acessibilidade a longo prazo, incluindo a acessibilidade de preços:

• Custo total de propriedade (TCO) para todo o ciclo de vida do sistema em 10 ou mais anos, incluindo os custos ambientais (ver anexo)
• Custos de apoio interno para o pessoal do governo manter, apoiar e actualizar sistemas incluindo talentos adicionais, formação e custos de retenção, que muitas vezes não estão incluídos nos cálculos do TCO (ver anexo)
• Dívida técnica sob a forma de potenciais riscos cibernéticos, de resiliência e de integração que podem não ser imediatamente evidentes, incluindo custos ocultos (ver anexo)

Sustentabilidade da reforma é sobre a capacidade dos sistemas de se adaptarem à reforma governamental:

• Activação progressiva de características e configuração integradas para regras de negócio e fluxo de trabalho
• Extensibilidade apoiar uma gama mais vasta de funcionalidades reutilizando o que existe (alavancar o investimento existente também torna os sistemas mais acessíveis)
• Escala técnica onde os sistemas podem ser dimensionados para apoiar mais organizações e mais utilizadores

Os processos ágeis apoiam estas definições de sustentabilidade:

• Redução dos custos de desenvolvimento, apoio, manutenção e actualização
• Alavancar os investimentos existentes através da experimentação
• Identificar rapidamente as limitações nos investimentos actuais
• Identificação dos processos que beneficiam da agilidade e dos que não beneficiam da abordagem bimodal para gerir custos e riscos
• Alargar a experiência para usar ágil em
• Melhoria da previsibilidade através da medição do progresso da iteração

Qual é o contexto de sustentabilidade do governo?

O contexto da sustentabilidade é diferente no sector público. Estes devem ser considerados aquando da implementação ágil no governo:

• Maior rotatividade na função pública do que no sector privado
• Menor capacidade na função pública do que no sector público
• Mais intervenientes no governo do que no comércio
• Menos "melhores práticas" reconhecidas no governo do que no comércio
• Mais mudanças no governo através de eleições e revolução do que nos negócios
• Mais barreiras de mudança no governo do que nas empresas devido aos incentivos políticos e à necessidade de reforma jurídica

É-nos perguntado frequentemente se os nossos sistemas e processos são sustentáveis depois de deixarmos um país. Acreditamos em ajudar os governos a alcançar sistemas e processos auto-sustentáveis. Mas, não pensamos que abandonar os governos com soluções "chave na mão" após a recepção do pagamento seja uma abordagem socialmente responsável.
Acreditamos que desenvolvimento de capacidades é socialmente responsável. Acreditamos que a prestação de trabalho operacional do governo após a implementação deveria ser uma excepção. Utilizamos os nossos comité directivo para cobrir a governação e as tendências de reforma para ajudar os governos a prever as necessidades de desenvolvimento de capacidades.
O principal problema de sustentabilidade que encontramos é a perda da propriedade do país sobre a reforma. Isto resulta numa reforma esporádica e descoordenada que opera em silos.
Acreditamos que os vendedores e conselheiros precisam de encontrar métodos de processo para dar poder de propriedade ao governo. Para ajudar os governos a reforma do chumbo. De um modelo de empurrar para um modelo de puxar.

As técnicas ágeis fornecem ferramentas para melhor compreender problemas com o tempo, identificar melhor soluções ao problema, e adaptar as soluções a escala. Por exemplo, o Cartões do Método da Província de Ontário pode ser utilizado para apoiar a concepção centrada no utilizador, diagnosticar a prontidão digital, e articular problemas.
Contínuo aprendizagem é outro benefício ágil que permite a sustentabilidade da solução. Os processos ágeis permitem medições a intervalos curtos. O ágil também permite a experimentação de protótipos e Teste A/B. Esta abordagem científica reduz os custos ao mesmo tempo que optimiza os resultados. O a relação custo-benefício é maximizada.

Qual tem sido a experiência ágil no governo?

Os governos têm-se atrasado na adopção ágil, mas estão agora a testemunhar benefícios significativos. O governo federal dos E.U.A. TechFARHandbook identifica os seguintes benefícios para o ágil:

1. Melhoria do investimento capacidade de gestão e viabilidade orçamental
2. Redução do total risco
3. Entrega frequente de capacidades utilizáveis que proporcionam valor aos clientes mais rapidamente
4. Aumentado flexibilidade
5. Criação de novas oportunidades para as pequenas empresas
6. Maior visibilidade no desempenho do empreiteiro

Vai notar que 5 destes 6 benefícios têm implicações de sustentabilidade:

• A capacidade de gestão através de uma gestão ágil reduz os custos de manutenção
• A redução do risco através da ágil redução de custos ocultos
• A optimização de valor e o tempo de resposta mais rápido através de aumentos de valor ágeis
• A flexibilidade via ágil permite soluções que resolvem melhor os problemas
• Visibilidade e transparência no desempenho do empreiteiro, e o desempenho interno, aumenta o valor

Agile in government não é apenas para pequenos projectos. O Agile é eficaz em resolução de grandes problemas de projectos informáticos governamentais. O Serviço Digital dos Estados UnidosPor exemplo, superou falhas significativas de projectos informáticos através da agilidade, incluindo a estabilização e melhoria dos cuidados de saúde.gov.
Agile amadureceu para permitir escala. A escalada ágil tornou-se a norma. Isto inclui estruturas prescritivas tais como Scaled Agile Framework (SAFe), Large Scaled Scrum (LeSS), Disciplined Agile Delivery (DAD), Nexus, o modelo Spotify e uma pletora de outros. Os principais benefícios dos estudos ágeis apontam para a sustentabilidade do processo:

• SAFe reivindicações de 30-75% melhor tempo de colocação no mercado, 10-50% melhor envolvimento dos funcionários, 25-75% melhor produtividade, 20-50% melhor qualidade, todos eles pontos de elevado potencial de sustentabilidade
• Um estudo revelou que os principais benefícios do ágil foram a capacidade de adaptação a processos em mudança (78%), e uma maior colaboração (62%) onde a sustentabilidade dos processos é melhorada através da adaptação a futuros processos em mudança com colaboração e trabalho em conjunto
• Outro estudo revelou que os principais benefícios do ágil foram uma maior capacidade de gerir prioridades em mudança (69%) e visibilidade do projecto (65%) onde a sustentabilidade do processo é reforçada através da adaptação a futuros processos em mudança e transparência
• Um terceiro estudo descobriu que o principal benefício do ágil era o reforço da colaboração (54%) onde a sustentabilidade do processo é reforçada através da colaboração e do trabalho em conjunto

Qual tem sido a experiência ágil no desenvolvimento do país?

A Adaptação Iterativa Orientada para Problemas (PDIA), uma metodologia de desenvolvimento do sector público e do país, responde a este desafio de complexidade. A PDIA foi desenvolvida pela Construção das instalações estatais da Harvard Kennedy School of Government. Isto é muito mais do que um exercício académico com numerosos estudos de casos no mundo real. Faz parte do Fazendo o desenvolvimento de forma diferente movimento. Somos grandes fãs do PDIA. Muitos dos nossos executivos levaram a Educação Executiva para o PDIA. Muitos dos nossos funcionários frequentaram cursos on-line do PDIA.
O PDIA é uma abordagem ágil e iterativa. O princípio número 3, tentar, aprender, iterar, adaptar mostra o PDIA como um método ágil. Escala através da difusão, princípio 4, mostra como o PDIA pode ser escalado.

Outros aspectos do PDIA que demonstram a sustentabilidade incluem:

• Muitos iniciativas de reforma da governação não alcançar sustentado melhorias no desempenho porque as organizações fingem reformar, alterando o aspecto das políticas e estruturas organizacionais em vez do que realmente fazem
• Construir problemas de origem local ... é um mais sustentável porque infunde legitimidade em processos de mudança que geram inerentemente uma mistura controversa de "vencedores" e "perdedores".
• O PDIA é sobre a construção e que sustenta amplas coligações de partes interessadas, tanto a nível político como de implementação, trabalhando para um objectivo comum.

Como é que o ágil se alinha com a sustentabilidade do sistema GRP?

A abordagem geral à implementação do PRG é a cascata. A cascata assume que estes projectos são totalmente previsíveis. Não são tão previsíveis como as necessidades em cascata. O cumprimento rigoroso dos requisitos e especificações do PRFV leva a implementações que não abordam problemas governamentais nem apoiam objectivos de reforma.
Um artigo recente do Banco Interamericano de Desenvolvimento descobriu que a tendência é para reforçar o foco do utilizador do IFMIStanto encorajando uma maior participação na concepção e implementação do sistema (através de comités de utilizadores) como melhorando a usabilidade e fornecendo serviços e formação adequados. Estes benefícios estendem-se à sustentabilidade. Em particular, a melhoria da usabilidade reduz a necessidade de formação desnecessária. Uma formação ágil just-in-time melhora a capacidade funcional e tecnológica.

Onde é que o ágil não ajuda a sustentabilidade?

Agile não é a bala mágica para a sustentabilidade do GRP. Há alguns constrangimentos a considerar:

• O ágil nem sempre é ágil: muitas metodologias são rebatizado como ágil o que significa que há poucos benefícios de sustentabilidade.
• A Sprinting não é sustentável: o método ágil de correr sprints para entregar mais funcionalidades mais rapidamente deve ser uma excepção.
• É necessário construir uma capacidade ágil: a mudança cultural é necessária, particularmente no governo, para alavancar benefícios ágeis - como um estudo descobriu: apesar da vontade de ser Ágil, existe um fosso entre as boas intenções e a capacidade real
• As soluções GRP escolhidas são importantesalguns softwares são altamente configuráveis ou utilizáveis abordagens de baixo código para facilitar a reforma pós-implementação, enquanto o software desenvolvido à medida e os sistemas ERP antigos geralmente não o fazem.

Anexo - Cálculo da Sustentabilidade Financeira, Custo Total de Propriedade e Dívida Técnica

Este apêndice resume 3 entradas anteriores no blogue, ampliadas por observações sobre o papel do ágil.
Uma entrada no blogue FreeBalance de 2012 descreve como calcular o TCO para sistemas GRP. Isto cobre o problema do TCO no Enterprise Software e no governo. Os custos de aquisição e implementação são descritos. Descobrimos que os custos de licença de software não são muitas vezes materiais para os custos globais de implementação, em comparação com os serviços. E, os custos totais de implementação podem ser anulados pelos custos totais pós-implementação. Muitos governos procuram novas soluções GRP do núcleo ou subsistema dentro de 5 ou 7 anos devido ao aumento da dívida técnica. A entrada no blogue descreveu a pegada dos custos contínuos e ocultos.

Custos de viagem

• Custos de manutenção para toda a compra de hardware e software, o que inclui o apoio ao cliente do fornecedor. Este é tipicamente um contrato anual.
• Pessoal governamental actuando como apoio de primeira linha para equipamento e software. Isto também inclui a gestão de casos para localizar bugs e melhorias, mantendo a relação com o fornecedor.
• Sistema afinação de bases de dados, sistemas operativos e redes à medida que o número de transacções aumenta.
• Mudanças para configuração e personalização de relatórios ou formulários realizados por pessoal interno ou consultores.
• Largura de banda, telecomunicações, electricidade e aluguer/aluguer/espaço custos.
• Novo processamento do ano fiscal incluindo a transferência de fundos do ano anterior efectuada por pessoal interno ou consultores
• Actualização custos associados à mudança para versões mais recentes do software. Isto inclui a gestão da mudança para assegurar que qualquer personalização realizada na versão anterior seja adicionada à seguinte, testes e aceitação.

Custos ocultos

Os custos totais mudam ao longo do ciclo de vida da utilização do PRFV onde os custos de implementação são mais elevados do que o estado estável do ano adicional. Os custos adicionais por ano podem aumentar devido a actualizações de software, modernização do governo e custos inesperados.

• Perda de produtividade uma vez que os sistemas são geridos em paralelo e o empregado curva de aprendizagem.
• Redução da eficiência acrescentando as chamadas "melhores práticas" que acrescentam complexidade aos processos existentes.
• Gestão de mudanças custos para novos regulamentos governamentais e formação sobre processos dentro do software.
• Catástrofe, perda de dados, perturbação de negócios através da implementação tardia ou de falhas do sistema, incluindo auditorias e relatórios de perturbações.
• Taxas de viagem e despesas de conferência e formação dos utilizadores para se manter actualizado sobre as alterações de software.
• Auditorias de licenças em que o fornecedor exige pagamentos adicionais
• As opções de manutenção podem exigir um pagamento adicional para alcançar o necessário serviço para ultrapassar problemas.
• Acréscimos inesperados quando a carteira de produtos não satisfaz todos os requisitos.
• Mudanças de middleware tais como sistema operativo ou bases de dados fora do período de actualização do sistema GRP.

Implicações de sustentabilidade do ágil

• Agile melhora possibilidade de manutenção (incluindo a actualização do sistema) ao mesmo tempo que permite adaptabilidade quando comparado com os métodos tradicionais com execução mais rápida
• Agile melhora o sistema apoio através de abordagens orientadas por problemas que vão para além dos sintomas
• Ágil é resiliente à reforma alterações através da iteração

Uma entrada no blogue FreeBalance de 2015 descrita dívida técnica em GRP, ou Sistemas de Informação de Gestão Financeira. A entrada descrevia os sinais de dívida técnica como:

• Os mais diferentes subsistemas FMIS (preparação do orçamento, folha de pagamento, aprovisionamento, contabilidade, activos, etc.) que operam em diferentes plataformas tecnológicas (4GLs, .Net, Java, proprietários, etc.) reduzem a extensibilidade, aumentam os custos de manutenção, limitam a integração e restringem a reforma (devido à necessidade de duplicar funcionalidades em múltiplos sistemas, tais como uma alteração nas classificações orçamentais)
• Quanto mais sistemas forem desenvolvidos à medida ou COTS personalizados, mais custos de manutenção e actualização significativos - isto pode ser determinado com base na quantidade de suporte informático interno e consultor externo necessário para operar, resolver problemas, adaptar e actualizar
• A quantidade de intervenção manual necessária para completar todo o ciclo orçamental incluindo passos manuais, duplicação manual, e a preparação de análises e relatórios em folhas de cálculo separadas dos sistemas FMIS

Implicações de sustentabilidade do ágil

• Agile melhora possibilidade de manutenção (incluindo a actualização do sistema) ao mesmo tempo que permite adaptabilidade quando comparado com os métodos tradicionais com execução mais rápida
• Agile identifica problemas associados a sistemas manuais e duplicados através do mapeamento da viagem

Outra entrada no blogue FreeBalance 2015 descrita a natureza dos investimentos em software e o impacto da dívida técnica e da extensibilidade do sistema. A dívida técnica é caracterizada pelo uso de legado e software desenvolvido à medida no governo que restringe a mudança. Isto é particularmente problemático no governo, onde há necessidade de uma reforma contínua da Gestão das Finanças Públicas. Sistemas de informação que não se podem adaptar facilmente à mudança tornam-se financeiramente insustentáveis. Outro sinal de dívida técnica é quando uma parte significativa do orçamento de TI está associada a manter as "luzes acesas". A entrada no blogue introduziu um quadro para identificar os riscos técnicos da dívida.

1. Cobertura: Os fornecedores com soluções pontuais não dispõem de software extensível. Os compradores devem ter cuidado com os vendedores que preenchem Gestão das Finanças Públicas (GFP) funcionalidade com software do sector privado, particularmente em áreas como planeamento orçamental, salários e aquisições em que os requisitos governamentais diferem significativamente dos do sector empresarial.
2. Reusabilidade: Utilizações modernas de design de software programação orientada para objectos para reutilização. Pequenos componentes são montados para proporcionar funcionalidade. Isto difere do design herdado, onde objectos grandes ou monolíticos foram criados com funcionalidade duplicada que não podem ser facilmente montados.
3. Metadados: Desenho unificado significa a capacidade de mudar algo uma vez. Muitos fornecedores adquiriram aplicações e requerem ferramentas complexas de gestão de metadados para garantir que as definições se mantenham consistentes.
4. Integração: O apoio total dos serviços web padrão da indústria simplifica a reutilização e a extensibilidade. Os métodos de integração de ficheiros proprietários e planos introduzem desafios técnicos.
5. Abertura: Quanto mais aberto for concebido um sistema, mais fácil será a sua extensão. Os sistemas abertos reduzem o "lock-in". Alguns vendedores tentam bloquear os compradores com bases de dados proprietárias, sistemas operativos e linguagens de programação.
6. Adaptação: Sistemas que não são concebidos para uma mudança fácil aumentam os custos quando se tenta apoiar a reforma da GFP. A necessidade de contratar consultores com preços elevados ou o fornecedor original de desenvolvimento de software aumenta a carga técnica.
7. Plataforma: Existem muitas definições de fornecedor de uma "plataforma", desde uma plataforma tecnológica até uma plataforma empresarial completa. Uma plataforma comercial completa de negócios e tecnologia como a Plataforma FreeBalance Accountability a necessária reutilização entre os componentes.
8. Idioma: Muitos fornecedores de software empresarial utilizam linguagens de programação proprietárias, muitas vezes desenvolvidas durante a era cliente/servidor. Isto limita a escolha a um grupo restrito de consultores que são capazes de desenvolver novas funcionalidades e tirar partido de qualquer extensibilidade no software.

Agile melhora reusabilidade e adaptabilidade através de soluções experimentais e de escalas que funcionam.