Para os líderes governamentais que procuram melhorar a gestão das finanças públicas do seu país, a transformação digital é mais do que uma palavra de ordem - é um imperativo estratégico.
No entanto, o termo "transformação digital" é utilizado para descrever uma série de actividades. Como já referimos num artigo anterior, a simples utilização da tecnologia digital não é sinónimo de transformação digitalÉ importante compreender a distinção entre digitalização, digitalização e transformação digital. Escolher o tipo correto de atividade para Reforma da GFP depende do contexto do país, dos objectivos estratégicos do governo e da capacidade dos funcionários públicos para mudar a cultura em grande escala.
Os líderes financeiros que aplicarem estes conceitos de forma eficaz no contexto das finanças públicas estarão em melhor posição para conduzir as suas organizações a um futuro em que a tecnologia é um catalisador da inovação e da eficiência.
Decifrar o digital, a digitalização e a digitalização: Um espetro de evolução
O Fundo Monetário Internacional (FMI) fornece uma base sólida para a compreensão deste domínio complexo, definindo soluções digitais. Descreve a digitalização como uma simples replicação de processos manuais em formato digital. A digitalização, por outro lado, envolve a automatização completa de um processo, enquanto a transformação digital vai além da automatização, passando pela reengenharia e otimização.
O Gartner Group, um analista de tecnologia de renome, contribui com informações valiosas ao caraterizar digitalização como a transição do analógico para o digital, dando ênfase à preservação do processo existente. DigitalizaçãoNa ótica da Gartner, é a utilização estratégica das tecnologias digitais para revolucionar os modelos de negócio e descobrir novos fluxos de receitas. No entanto, a Gartner adverte contra o equívoco comum de utilizar transformação digital para descrever a mera implementação de serviços em linha ou a modernização do legado em organizações do sector público.
Ambos os conjuntos de definições são úteis, mas não têm necessariamente em conta as nuances das finanças do sector público. Com quase 40 anos de experiência a trabalhar com governos de todo o mundo, a FreeBalance oferece uma perspetiva distinta que se alinha com os princípios do FMI e da Gartner, mas que aborda especificamente as necessidades únicas dos governos.
Digitalização dos dados da administração pública
Definimos a digitalização das finanças públicas como a conversão de processos financeiros manuais, tais como pedidos de orçamento ou relatórios de despesas, em formatos digitais. Cada um dos produtos da FreeBalance Accountability SuiteTM proporciona ganhos de eficiência através da digitalização da informação governamental.
Por exemplo, FreeBalance (GPM) Gestão do Desempenho do Governo permite a impressão fácil de livros orçamentais anuais e (PEM) Gestão das despesas públicas permite a criação rápida de ordens de compra ou requisições.
Digitalização do sector público
A digitalização vai para além da mera replicação, abrangendo a automatização de processos inteiros, como o "procure-to-pay" ou o "recruit-to-retire". Por exemplo, a FreeBalance (PFM) Gestão das Finanças Públicas integra os orçamentos autorizados com os controlos das autorizações e as transferências orçamentais.
Transformação digital para um impacto máximo
A transformação digital, definida como a reformulação e a reengenharia de processos com base na tecnologia digital, permite aos governos reformar as suas práticas de gestão das finanças públicas. Esta revisão global dos processos baseada na tecnologia digital pode abranger iniciativas que vão desde a modernização das TI, incluindo a adoção da computação em nuvem, até à otimização digital e à invenção de modelos de negócio digitais inovadores.
A transformação digital vai para além da simples passagem à utilização de ferramentas digitais. Implica repensar processos e mudar a cultura organizacional:
Estas inovações não só simplificam os processos, como também aproveitam o potencial das soluções digitais para aumentar a eficiência, a transparência e a eficácia global da gestão das finanças públicas.
Por exemplo, FreeBalance (CSM) Gestão da Função Pública não só aloja informações de RH, tais como dados de assiduidade e atribuição, como também pode ser configurado para apoiar totalmente a transformação das operações de RH, a fim de melhor corresponder à estratégia organizacional.
O impacto de uma definição incorrecta
A cautela levantada pela Gartner sobre o termo "transformação digital" ser por vezes utilizado para iniciativas mais modestas sublinha a necessidade de um entendimento diferenciado no sector público. A classificação incorrecta de programas de digitalização ou digitalização de menor escala como "transformação digital" pode levar a uma série de desafios interligados que impedem a capacidade da organização de modernizar e otimizar verdadeiramente os seus processos de gestão das finanças públicas.
A confusão entre "digitalização", "digitalização" e "transformação digital" pode dificultar a tomada de decisões e o progresso efectivos. As questões que podem surgir incluem:
- Expectativas desalinhadas entre as partes interessadas, incluindo funcionários públicos, empregados e o público. Se os esforços de digitalização de menor escala forem erradamente comunicados como transformadores, existe o risco de criar expectativas irrealistas relativamente à profundidade e âmbito das mudanças que ocorrerão nos processos de gestão das finanças públicas.
- Afetação ineficiente de recursos, o que significa que um projeto de transformação digital não recebe apoio suficiente ou que um esforço de digitalização recebe mais recursos do que os necessários, em detrimento de outras áreas críticas.
- Não aproveitamento do potencial tecnológico, por exemplo, contentando-se com a digitalização quando é necessária uma digitalização ou transformação digital mais abrangente, ou perdendo uma oportunidade para uma inovação mais alargada.
- Resistência à mudança, uma vez que as partes interessadas podem considerar os esforços de digitalização em pequena escala como transformações perturbadoras.
- Dificuldade em medir o desempenho devido à confusão em torno da escala de melhoria esperada.
Superar os desafios e adotar a evolução contínua
A implementação de uma verdadeira transformação digital nas finanças públicas não está isenta de desafios. Como vimos, até mesmo definir o âmbito e o termo adequados para um programa de trabalho pode ser complicado. Além disso, os líderes financeiros têm de lidar com questões como a cibersegurança, a preparação da força de trabalho e a integração de novas tecnologias. E tudo isto deve ser trabalhado no contexto político, económico e social de cada país, uma vez que não existe uma abordagem única para todos.
A FreeBalance tem quase 40 anos de experiência em ajudar os países a construir programas eficazes de reforma da GFP. Estabelecemos parcerias com os governos para analisar as suas necessidades específicas e configurar soluções de software que revolucionam as operações fiscais. O Abordagem FreeBalance à GFP inclui o desenvolvimento de numerosas ferramentas que normalmente utilizamos em sequência:
Estas técnicas foram adaptadas ao longo do tempo com base na nossa experiência com muitos governos globais. Para saber mais sobre como a FreeBalance pode ajudar a sua organização a navegar na transformação digital, fale com um dos nossos peritos em gestão das finanças públicas.