Voor regeringsleiders die het financieel beheer van hun land willen verbeteren, is digitale transformatie meer dan een modewoord - het is een strategische noodzaak.
De term "digitale transformatie" wordt echter gebruikt om een aantal activiteiten te beschrijven. Zoals we in een eerder artikel opmerkten, alleen maar digitale technologie gebruiken betekent nog geen digitale transformatieHet is belangrijk om onderscheid te maken tussen digitalisering, digitalisering en digitale transformatie. Het juiste type activiteit kiezen voor Hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën hangt af van de context van het land, de strategische doelen van de regering en de capaciteit van ambtenaren om cultuur op grote schaal te veranderen.
Financiële leiders die deze concepten effectief toepassen in de context van overheidsfinanciën zullen beter gepositioneerd zijn om hun organisaties naar een toekomst te leiden waarin technologie een katalysator is voor innovatie en efficiëntie.
Digitaal, digitalisering en digitalisering ontcijferen: Een spectrum van evolutie
Het Internationaal Monetair Fonds (IMF) biedt een solide basis om dit complexe gebied te begrijpen door het volgende te definiëren digitale oplossingen. Het beschrijft digitalisering als een eenvoudige replicatie van handmatige processen in digitale vorm. Digitalisering daarentegen omvat de volledige automatisering van een proces, terwijl digitale transformatie verder gaat dan automatisering tot reengineering en optimalisatie.
De Gartner Group, een gerenommeerde technologie-analist, draagt bij aan waardevolle inzichten door het karakteriseren van digitalisering als de overgang van analoog naar digitaal, met de nadruk op het behoud van het bestaande proces. Digitaliseringis volgens Gartner het strategische gebruik van digitale technologieën om bedrijfsmodellen te revolutioneren en nieuwe inkomstenbronnen aan te boren. Gartner waarschuwt echter voor de algemene misvatting dat het gebruik van digitale technologieën een revolutie teweeg kan brengen. digitale transformatie om louter de implementatie van online services of de modernisering van legacy-systemen in organisaties in de publieke sector te beschrijven.
Beide definities zijn nuttig, maar houden niet noodzakelijk rekening met de nuances van de overheidsfinanciën. Met bijna 40 jaar ervaring in het werken met overheden over de hele wereld, biedt FreeBalance een duidelijk perspectief dat aansluit bij de principes van het IMF en Gartner, maar specifiek gericht is op de unieke behoeften van overheden.
Digitalisering van overheidsgegevens
We definiëren digitalisering van overheidsfinanciën als de omzetting van handmatige financiële processen, zoals budgetaanvragen of onkostendeclaraties, naar digitale formaten. Elk van de producten in de FreeBalance Accountability SuiteTM levert efficiëntie op door digitalisering van overheidsinformatie.
Bijvoorbeeld FreeBalance (GPM) Beheer van overheidsprestaties maakt het afdrukken van jaarlijkse budgetboeken en (PEM) Beheer van de overheidsuitgaven Hiermee kunnen snel inkooporders of aanvragen worden aangemaakt.
Digitalisering van de publieke sector
Digitalisering gaat verder dan alleen replicatie en omvat de automatisering van hele processen, zoals procure-to-pay of recruit-to-retire. Bijvoorbeeld, FreeBalance (PFM) Beheer van overheidsfinanciën integreert geautoriseerde budgetten met vastleggingscontroles en budgetoverschrijvingen.
Digitale transformatie voor maximale impact
Digitale transformatie, gedefinieerd als het heroverwegen en herontwerpen van processen op basis van digitale technologie, stelt overheden in staat om hun financiële beheerpraktijken te hervormen. Deze uitgebreide herziening van processen op basis van digitale technologie kan initiatieven omvatten variërend van IT-modernisering, inclusief de invoering van cloud computing, tot digitale optimalisatie en de uitvinding van innovatieve digitale bedrijfsmodellen.
Digitale transformatie gaat verder dan alleen het gebruik van digitale hulpmiddelen. Het gaat om het heroverwegen van processen en het veranderen van de organisatiecultuur:
Deze innovaties stroomlijnen niet alleen processen, maar benutten ook het potentieel van digitale oplossingen voor meer efficiëntie, transparantie en algehele effectiviteit bij het beheer van overheidsfinanciën.
Bijvoorbeeld FreeBalance (CSM) Beheer van het ambtenarenapparaat De software bevat niet alleen HR-informatie, zoals aanwezigheids- en toewijzingsgegevens, maar kan ook worden geconfigureerd om de transformatie van HR-activiteiten volledig te ondersteunen, zodat deze beter aansluiten bij de strategie van de organisatie.
De impact van een onjuiste definitie
De waarschuwing van Gartner dat de term "digitale transformatie" soms wordt gebruikt voor bescheidener initiatieven, onderstreept de behoefte aan een genuanceerd begrip in de publieke sector. Het verkeerd labelen van kleinschaligere digitaliserings- of digitaliseringsprogramma's als "digitale transformatie" kan leiden tot een reeks onderling verbonden uitdagingen die het vermogen van de organisatie om haar openbare financiële beheerprocessen echt te moderniseren en te optimaliseren, belemmeren.
De verwarring tussen "digitalisering", "digitalisering" en "digitale transformatie" kan effectieve besluitvorming en vooruitgang in de weg staan. Problemen die kunnen ontstaan zijn onder andere
- Verkeerd afgestemde verwachtingen bij belanghebbenden, waaronder overheidsfunctionarissen, werknemers en het publiek. Als kleinschaligere digitaliseringsinspanningen ten onrechte als transformatief worden gecommuniceerd, bestaat het risico dat onrealistische verwachtingen worden gewekt over de omvang en reikwijdte van de veranderingen die zullen plaatsvinden in de processen voor het beheer van overheidsfinanciën.
- Inefficiënte toewijzing van middelen, wat betekent dat een digitaal transformatieproject niet genoeg steun krijgt, of dat een digitaliseringsinspanning meer middelen krijgt dan nodig, ten koste van andere kritieke gebieden.
- Het niet benutten van technologisch potentieel, bijvoorbeeld door te kiezen voor digitalisering terwijl een uitgebreidere digitalisering of digitale transformatie nodig is, of door een kans op bredere innovatie te missen.
- Weerstand tegen verandering, omdat belanghebbenden kleinschalige digitaliseringsinspanningen kunnen zien als verstorende transformaties.
- Moeilijkheden bij het meten van prestaties door verwarring over de schaal van de verwachte verbetering.
Uitdagingen overwinnen en voortdurende evolutie omarmen
Het implementeren van echte digitale transformatie in overheidsfinanciën is niet zonder uitdagingen. Zoals we hebben gezien, kan zelfs het definiëren van de juiste reikwijdte en termijn voor een werkprogramma lastig zijn. Daarnaast moeten leiders in de financiële sector omgaan met zaken als cyberbeveiliging, personeelsgeschiktheid en de integratie van nieuwe technologieën. En dit alles moet worden verwerkt binnen de politieke, economische en sociale context van het individuele land, aangezien er geen 'one size fits all'-benadering bestaat.
FreeBalance heeft bijna 40 jaar ervaring in het helpen van landen bij het opzetten van effectieve PFM-hervormingsprogramma's. We werken samen met overheden om hun unieke behoeften te analyseren en softwareoplossingen te configureren die een revolutie teweegbrengen in de fiscale bedrijfsvoering. De FreeBalance-benadering van PFM omvat de ontwikkeling van talrijke hulpmiddelen die we gewoonlijk achter elkaar gebruiken:
Deze technieken zijn in de loop der tijd aangepast op basis van onze ervaring met vele wereldwijde overheden. Als u meer wilt weten over hoe FreeBalance uw organisatie kan ondersteunen bij digitale transformatie, neem dan contact op met een van onze medewerkers. deskundigen op het gebied van openbaar financieel beheer.