Esta é a secção 2.3 de uma série de entradas do blogue que criam um Guia de avaliação da tecnologia IFMIS governamental. Isto inclui informações para ajudar a avaliar as opções do IFMIS e os requisitos tecnológicos para FreeBalance Implementações do IFMIS.
A gestão financeira das administrações públicas é diferente da do sector privado, nomeadamente no que se refere aos orçamentos e às autorizações. Esta é frequentemente designada por contabilidade de "compromissos" ou de "encargos". A contabilidade financeira diz respeito às transacções que afectam o Razão, como as receitas, os salários e as compras.
A contabilidade do sector privado centra-se na capacidade de as empresas gerirem os "resultados finais": lucro. Os governos não gerem com fins lucrativos. O "resultado final" do governo é orçamento. O orçamento representa a materialização jurídica da política governamental. A contabilidade das autorizações precede o ciclo contabilístico tradicional e contém normalmente os seguintes elementos:
- Projeto de plano orçamental - consiste em estimativas orçamentais que ainda não foram aprovadas.
- Orçamento - consiste no orçamento ao nível das rubricas.
- DotaçõesAs dotações ou warrants - consistem em informações orçamentais que autorizam as despesas. Podem ser combinações de dotações a curto e a longo prazo.
- Compromissos - representam o início de um processo de despesa através da geração de uma requisição de compra. Um compromisso reserva um montante estimado do orçamento. Isto evita que outros compromissos possam exceder o orçamento.
- OBRIGAÇÕES - representa uma obrigação legal com um fornecedor através da geração de uma Ordem de Compra. A obrigação pode ser de uma quantia diferente da estimativa. O compromisso original é anulado. O compromisso é substituído pela obrigação. (O governo pode optar por não celebrar um contrato. O montante total é anulado e disponibilizado no orçamento).
- Pacessórios - pagamentos efetivamente efectuados. O pagamento anula a obrigação e substitui o montante obrigado pelo montante efetivo, que pode ser diferente.
- Transferências orçamentais e virequisitos que alteram os montantes orçamentais para refletir as alterações das necessidades ou da situação financeira do Estado. Por exemplo, o governo pode reconhecer que haverá quebras de receitas e ajusta o orçamento de despesas. Ou novas prioridades exigem a transferência de orçamento para programas diferentes.
A contabilidade das autorizações requer muitas etapas antes de afetar o Razão. Os sistemas de gestão financeira das administrações públicas têm de acompanhar o estado de todas estas etapas para garantir que o orçamento não será gasto em excesso. O orçamento disponível para despesas é frequentemente designado por "saldo livre":
saldo livre = orçamento - (autorizações + obrigações + efectivos)
A situação dos orçamentos, dos compromissos e das obrigações fornece aos decisores públicos informações sobre as tendências que permitem prever as variações orçamentais.
Existem variações na contabilização das autorizações entre os governos, incluindo
- Terminologia: Os compromissos são muitas vezes designados por "compromissos flexíveis" ou "pré-incumbências". As obrigações são frequentemente designadas por "compromissos duros" ou "ónus"
- 1 ou 2 fases de compromisso: alguns governos não registam as autorizações "suaves" como afectando o orçamento. Este é frequentemente o caso quando o governo está a modernizar-se e tem menos capacidade humana, pelo que os processos devem ser racionalizados. É também o caso quando a organização governamental tem uma dimensão modesta, em que o valor dos compromissos não vinculativos é limitado.
- 1 ou mais lotes: alguns governos utilizam mais do que uma dotação. Por exemplo, as administrações públicas têm frequentemente uma dotação anual que é utilizada para prever a variação orçamental para o ano e uma dotação mensal que é utilizada para prever a variação orçamental para o ano. mandado ou autoridade para gastar.
- Contabilidade de caixa ou de exercício: algumas administrações públicas utilizam uma contabilidade de exercício modificada ou completa que entra no Razão quando os bens ou serviços, e a fatura, são recebidos.
- Autorizações plurianuais: As administrações públicas têm frequentemente regras diferentes para as autorizações que podem durar mais de um ano. Alguns tipos de bens ou serviços podem ter de ser entregues durante o ano fiscal, caso contrário o contrato é anulado.
A utilização da contabilidade de compromissos na administração pública tem muitas vantagens, nomeadamente
- Assegurar a disponibilidade de fundos suficientes para satisfazer as necessidades contratuais
- Garantir que os orçamentos não serão excedidos
- Ajudar a planear os custos futuros
- Ajudar a determinar a flexibilidade na adaptação das transferências orçamentais
- Prever as variações orçamentais para acelerar ou abrandar as despesas de modo a atingir os objectivos da administração pública
- Equilibrar o ciclo orçamental com o Razão para garantir a integridade da informação