Como obter uma boa relação qualidade/preço na aquisição do sistema de gestão financeira da administração pública
Este é o terceiro artigo de uma série sobre a melhoria dos concursos públicos do FMIS:
- Como melhorar os concursos do FMIS
- Requisitos do portal para concursos eficazes do FMIS
- Optimização dos recursos na aquisição do sistema FMIS
O que é a V4M?
A V4M (Value for Money) é, em muitos aspectos, o equivalente do sector público ao ROI (Return on Investment). As empresas têm um resultado final: lucros e perdas. Isto significa que os retornos (lucros ou perdas) podem ser calculados com base nas entradas (custos). Outras medidas de desempenho podem também ser acompanhadas até ao resultado final.
No entanto, no sector público não há resultados finais. Os governos têm mandatos.
Os governos procuram optimizar as realizações, os resultados e o impacto. A relação qualidade/preço fornece uma metodologia para o fazer.
Tal como muitos conceitos de gestão do desempenho da administração pública, como a orçamentação baseada em resultados, a V4M evoluiu para incluir 5 Es.
O que é a relação qualidade/preço/V4M?
Value for Money / V4M é um conceito estratégico que se aplica a aquisições complexas e a todo o ciclo de vida do desempenho, incluindo:
- Economiacustos unitários baixos, semelhantes ao conceito de gestão de despesas, como o custo de aquisição de vacinas
- Eficiência: produtividade da transformação dos custos em resultados, como o custo da inoculação
- Eficácia: o valor de transformar as realizações em resultados, como o custo de reduzir uma doença em 1%
- Relação custo-eficácia: valor do impacto da entrega, como o custo de aumentar 1 ano de esperança de vida
- Equidadeimpacto nos grupos, por exemplo, se este aumento da esperança de vida foi partilhado por grupos desfavorecidos
A V4M é particularmente importante para investimentos públicos.
Um A aquisição do FMIS é transformacional e um investimento público fundamental. A gestão das despesas em matéria de contratos públicos através da concorrência, de propostas quantitativas e de acordos-quadro é suficiente para a aquisição de produtos de base.
A V4M é uma parte fundamental da gestão do investimento público ao longo dos ciclos orçamentais do governo.
Qual é o problema da relação qualidade/preço/V4M?
Armadilha do custo mais baixo
Os métodos de aquisição do FMIS do Governo incluem normalmente uma forma de V4M - é fornecida uma fórmula que combina conceitos de preço e de valor. No entanto, como John Glenn como disse o famoso astronauta, o preço mais baixo não é necessariamente o melhor valor.
"Senti-me exactamente como se sentiria se estivesse a preparar-se para o lançamento e soubesse que estava sentado no topo da 2 milhões de peças - todas construídas pela proposta mais baixa num contrato governamental".
O problema com muitos cálculos V4M é a utilização de fórmulas genéricas que não estão ligadas a prioridades. Estas fórmulas genéricas incluem percentagens associadas a currículos de equipas, referências, características desejáveis e necessidades de compreensão. Estas são frequentemente associadas a todas as grandes aquisições de tecnologias de informação chave-na-mão.
Estes são indicadores muito fracos da capacidade dos fornecedores para fornecerem valor. Requisitos da porta de entrada são mais eficazes na previsão do valor, especialmente quando se referem ao valor pós-implementação.
Obsessão pela documentação
Alguns métodos de aquisição do governo e dos doadores utilizam um extremo diferente. Estes concursos solicitam documentos académicos que abrangem conceitos de valor.
FreeBalance Uma vez contratámos especialistas neste tipo de concursos para uma grande oportunidade. Escrevemos uma secção de cerca de cinco páginas, utilizando boas técnicas de escrita comercial, com frases curtas e claras, forma de ponto e linguagem simples. É o tipo de redacção em que o software de verificação gramatical ajuda. Os especialistas disseram-nos que a secção estava clara e bem escrita, mas que não seria bem classificada. As frases precisavam de ser aumentadas. Os conceitos académicos deveriam ser inseridos. Toda a forma pontual passou a ser narrativa. Menos diagramas conceptuais. Menos espaço em branco.
A clareza na forma como os fornecedores se alinham com os objectivos do projecto e do governo é muito mais importante do que passar por uma cerimónia de documentação. No entanto, os fornecedores têm de ser capazes de articular o seu método V4M e os resultados anteriores.
Como obter a V4M correcta
A eficácia dos contratos públicos pode melhorar a relação custo-benefício. Os peritos sugerem que uma melhoria de 20% na V4M é realista. O que é importante perceber é que a V4M é algo que acontece a longo prazo. O ciclo de desempenho dos inputs para os processos, para os outputs, para os resultados e para o impacto leva tempo. É por isso que Quadros de despesas de médio prazo (MTEF) utilizam janelas de 3 a 5 anos para elaborar e acompanhar orçamentos baseados em resultados.
Isto faz com que a V4M pós-implementação seja fundamental - aquilo a que chamamos sustentabilidade. Isto inclui:
- Capacidade de manutençãoAté que ponto os profissionais da administração pública podem manter e actualizar os sistemas FMIS
- Desenvolvimento de capacidadesAté que ponto a capacidade do governo pode ser construída, mantida e melhorada para apoiar a futura reforma da GFP
- Auto-suficiênciaAté que ponto os governos podem evitar a contratação de consultores dispendiosos para funções operacionais, actualizações e reformas
- AcessibilidadeAté que ponto podem ser minimizados os custos tecnológicos da administração pública para utilizadores adicionais, novas funções e actualizações
- PortabilidadeEm que medida os sistemas FMIS podem passar para diferentes infra-estruturas de middleware e de computação em nuvem
- AdaptabilidadeAté que ponto os governos podem definir prioridades de reforma sem sofrerem limitações e dívidas técnicas (normalmente devido à personalização e às concepções por medida)
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