Porquê medir os KPIs no sector público?
Muitas grandes organizações debatem-se com a determinação e implementação de indicadores-chave de desempenho (KPI). Nem todos os indicadores estão relacionados com o desempenho e nem todos os indicadores de desempenho são "chave". No entanto, as empresas têm a vantagem de poderem determinar os KPI com base nos lucros ou nas perdas. O sector público, no entanto, não tem essa linha de fundo.
Gestão do desempenho do governo é complexo. Os decisores públicos têm à sua disposição muitas fontes de dados. No entanto, estas fontes de dados, com a sua multiplicidade de medições, podem não ser relevantes para melhorar o desempenho da administração pública na prossecução dos objectivos políticos. No entanto, rOs indicadores-chave de desempenho relevantes são fundamentais para a responsabilização pública.
O que são indicadores-chave de desempenho na administração pública?
Os indicadores-chave de desempenho (KPI) podem fornecer o enfoque para simplificar a tomada de decisões governamentais e dar sentido à natureza do desempenho em termos de entradas-saídas-resultados.
Entradas representam as dotações orçamentais e as despesas. As despesas resultam em resultados tais como "o número de pessoas servidas, serviços prestados ou unidades produzidas por um programa ou serviço. Podem por vezes ser referidas como medidas de actividade(1). Resultados estão alinhados com os objectivos porque as medidas de entrada e de saída demonstram o esforço despendido e o número de pessoas atendidas, mas revelam pouco sobre se essas intervenções estão ou não a fazer a diferença(2). Os resultados do sector público incluem a mortalidade infantil, as taxas de abandono escolar no ensino secundário, o cumprimento das obrigações fiscais e a satisfação com os serviços prestados aos cidadãos. No entanto, os resultados são o resultado de orçamentos como inputs e outputs como actividades.
Como se mede a boa governação numa organização governamental?
KPIs que se alinham com Factores críticos de sucesso (CSFs) para permitir que as organizações governamentais determinem quais os resultados que devem ser associados aos orçamentos - a base da boa governação. Isto ajuda os governos a medir o custo para melhorar os resultados por unidades de resultados. Conseguir que o pessoal se concentre todos os dias nos QCA da organização é o objectivo final da gestão(3).
O que são KPIs e como eles se diferenciam de outros indicadores?
Existem numerosos indicadores de medição nos sistemas de gestão do desempenho incluindo Indicadores-chave de resultados (KRI) que medem resultados importantes, Indicadores de resultados (RI) que medem actividades, Indicadores de desempenho (PI) que diagnosticam o que pode ser melhorado e KPI que medem como o desempenho pode ser significativamente melhorado.
Os indicadores-chave de desempenho diferem de outros indicadores(4):
- Não financeiro
- Medido com frequência
- Significativo para atingir os objectivos
- Relevante para a gestão de topo
- Prescrever acções
- Ligado a equipas
- Impacto positivo nos funcionários públicos para melhorar o desempenho
Por conseguinte, os KPI não são os únicos indicadores que devem ser medidos no sector público. Os indicadores-chave de desempenho têm o maior impacto na melhoria do desempenho.
O que são indicadores de atraso e de avanço?
Existe um consenso geral sobre os conceitos de KPI, excepto no que se refere aos indicadores "de atraso e de avanço". Os indicadores de atraso são medidos com pouca frequência para mostrar se os objectivos foram atingidos, enquanto os indicadores de avanço são medidos com mais frequência para determinar como o desempenho pode ser melhorado(5). O contexto organizacional do sector público determina se os conceitos de atraso e de liderança são relevantes.
Como desenvolver KPIs governamentais
Os KPIs podem integrar-se bem nas metodologias modernas de gestão do desempenho do sector público, como a cartão de pontuação equilibrado. A complexidade associada ao desempenho da administração pública exige uma abordagem rigorosa. Os indicadores-chave de desempenho da administração pública eficazes são desenvolvidos determinando a relevância dos resultados, a coerência dos parâmetros de referência e a relevância das partes interessadas.
Os governos podem utilizar cenários para determinar KPIs que considerem:
- Poder de decisão
- Plausibilidade
- Alternativas
- Consistência
- Diferenciação
- Memorabilidade
- Desafio
Quantos KPIs deve um governo utilizar?
As organizações do sector público podem ficar sobrecarregadas com medições. "Menos em mais" nos KPIs. Menos KPIs proporcionam maior foco.
As recomendações dos peritos (Baroudi, 2014; Parmenter, 2012; Marr, 2008; PwC, 2007) sugerem:
- 5 a 8 QCA
- 4 a 10 KPIs organizacionais
- 15 a 25 KPIs agregados entre unidades organizacionais
- Menos de 80 medidas de desempenho e de comunicação a todos os níveis de uma organização governamental
Tal como muitas características de gestão na administração pública, o aumento do rigor e do tempo despendido no planeamento dos KPI tem benefícios significativos a longo prazo. Os indicadores-chave de desempenho seleccionados devido à facilidade de medição ou à falta de rastreabilidade entre os resultados, as realizações e os contributos resultam em ruído de informação para os decisores.
Referências
Baroudi, R. Indicadores-chave de desempenho: Dicas vencedoras e desafios comuns. Desempenho da EY, Maio de 2014. http://performance.ey.com/wp-content/uploads/downloads/2014/05/EY-Performance-Key-performance-indicators.pdf
Marr, B. Managing and Delivering Performance, How government, public sector and not-for-profit organizations can measure and manage what really matters. Butterworth-Heinemann, 2008. http://www.sciencedirect.com/science/book/9780750687102
Marr, B. Key Performance Indicators For Dummies (Indicadores-chave de desempenho para leigos). Wiley, 2015. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-111891323X.html
Niven, P. Balanced Scorecard Step-by-Step for Government Nonprofit Agencies. WileySegunda edição, 2008. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-0470180021.html
Parmenter, D. Key Performance Indicators for Government and Non Profit Agencies (Indicadores-chave de desempenho para agências governamentais e sem fins lucrativos). Wiley, 2012. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-1118235304.html
Parmenter, D. Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and Using Winning KPIs. WileyTerceira edição, 2015. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-1118925106.html
-Guia para o desenvolvimento de indicadores-chave de desempenho relevantes para a elaboração de relatórios do sector público. Gabinete do Auditor Geral da Colúmbia Britânica, 10 de Dezembro de 2010. http://www.bcauditor.com/sites/default/files/publications/2010/report_10/report/OAGBC_KPI_2010_updated.pdf
-Guia de indicadores-chave de desempenho. PwC, 2007. https://www.pwc.com/gx/en/audit-services/corporate-reporting/assets/pdfs/uk_kpi_guide.pdf