Lições Aprendidas das Auditorias do Projecto FreeBalance
Esta é a parte 2 de 3 postos:
- Porque é que as implementações GRP FMIS são diferentes?
- O que é que o FreeBalance faz de diferente?
- Conselhos Práticos sobre a Optimização do seu Projecto GRP
FreeBalance conduz o Sistema Interno de Informação de Gestão Financeira (FMIS) auditorias de implementação. Estes ocorrem em marcos importantes de projectos. O processo tem sido aperfeiçoado ao longo do tempo com mais de 100 indicadores de desempenho. Alguns destes indicadores estão totalmente sob controlo dos serviços da empresa, mas a maioria depende de equipas FreeBalance que trabalham com equipas de projecto governamentais.
Mqualquer um dos indicadores de desempenho de auditoria do projecto está baseado nas capacidades de Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) software concebido exclusivamente para o governo, e as características únicas do FreeBalance Accountability Suite™.
Este processo de auditoria interna ajuda a FreeBalance a melhorar o sucesso dos projectos e ajuda os governos que possam não ter experiência em implementações do PRG.
Pensamento GRP vs. Pensamento Convencional
Muitos dos Indicadores de Desempenho de Auditoria de Projectos GRP são contra-intuitivos em relação àqueles versados em abordagens de gestão de projectos herdadas. Este é o ponto por detrás destes indicadores de desempenho: o reconhecimento de que o pensamento convencional reduz as taxas de sucesso da implementação.
As abordagens convencionais de gestão de projectos assumem muito poucas diferenças entre si:
- Física e virtual projectos - o processo de construção de estruturas é altamente previsível, enquanto o software pode ser feito de muitas maneiras
- Conhecível e menos conhecido necessidades - alguns projectos podem começar com uma expectativa de compreensão abrangente, enquanto os projectos FMIS começam com lacunas entre os requisitos do concurso, e os requisitos reais
- Complicado e complexo âmbito - alguns projectos requerem conhecimentos técnicos especializados para terem êxito, enquanto os projectos FMIS são transformacionais e complexos para além das características técnicas, de mudança significativa, de comunicação e de capacidade
Tudo o que precisa de saber para uma implementação bem sucedida do FMIS
Abaixo encontra-se uma repartição dos factores críticos de sucesso que determinámos ao longo de quase quatro décadas de GRP implementações em governos de clientes em todo o mundo.
Indicadores de Desempenho de Iniciação de Projecto
- Compreensão comum do projecto entre o governo e as equipas de implementação, a tomada de decisões, particularmente quando os factores de sucesso e os resultados do projecto são bem compreendidos e acordados
- Equipas de projecto governamentais dedicadas são fundamentais para comunicar os requisitos, descobrir processos informais e preparar-se para a mudança
- Formação de produtos da equipa do projecto governamental ajuda a eliminar a personalização desnecessária do código, ancorando projectos sobre como o software cumpre os objectivos, e como funções inesperadas podem acrescentar valor
- Métodos de projecto ágeis como o FreeBalance's Metodologia de implementação A-i3+qM permite a adaptação às realidades das finanças públicas, enquanto processos rígidos de cascata introduzem riscos - incluindo lacunas entre requisitos documentados e necessidades reais que são expostas durante o projecto
Indicadores de desempenho da gestão do programa
- Estruturas de governação deve incluir o fabricante do software no comité de direcção e no gabinete de gestão do programa para assegurar o compromisso, aproveitando ao mesmo tempo as lições em circunstâncias semelhantes
- Liderança de projectos governamentais para o sucesso deve ser conduzido por profissionais governamentais, em vez de consultores externos, e deve incluir funcionários públicos fora das agências centrais para fornecer informações sobre práticas informais
- O âmbito de aplicação deve ser gerido através de análise formal, mesmo em processos ágeis, para concentrar os projectos nas prioridades das finanças públicas
- Decisões oportunas de comités directivos, gabinetes de gestão de programas, fornecedores e equipas de projecto governamentais são obrigados a cumprir horários e eliminar atrasos desnecessários (um corolário disto é fornecer informação atempada em vez de "no último minuto" porque leva tempo a avaliar e analisar)
Indicadores de Desempenho da Gestão da Mudança e da Capacidade
- Envolvimento das partes interessadas em todo o governo (liderança, peritos de domínio, utilizadores), financiadores de doadores e organizações da sociedade civil reduz a resistência à mudança, ao mesmo tempo que descobre uma compreensão mais profunda das necessidades
- Processos de mudança integral em todas as actividades do projecto, incluindo a utilização de workshops, entrevistas, gestão ágil, mecanismos de feedback e comunicações que demonstrem ganhos rápidos, e outras realizações para gerar a adesão ao projecto
- Localização de língua, terminologia e localização de documentação facilita a transição dos utilizadores para novos sistemas, incluindo suporte para a variação linguística única utilizada, línguas nacionais únicas, terminologia governamental única, com ajuda e documentação mostrando processos governamentais e ecrãs para aproveitar as capacidades existentes
- Orientação de peritos por FreeBalance e quaisquer vendedores que tenham experiência em GRP e PFM em contextos semelhantes, aumentada por formação que se estende para além dos produtos à GFP, gestão de projectos, gestão de mudanças, e TIC para construir capacidade
Ler: Gestão da Mudança para a Transformação Digital do Governo
Indicadores de Desempenho da Análise de Necessidades
- Workshops utilizando métodos ágeis envolve as partes interessadas para melhorar a qualidade dos requisitos, enquanto configurações iterativas demonstram a conformidade com essas necessidades, eliminando a necessidade de documentação extensiva excepto para a personalização do código
- Eliminar funções desnecessárias de processos "tal como está" que reflectem deficiências ou restrições desnecessárias no software anterior, incluindo a eliminação de processos e controlos manuais através da automatização
- Prioritização deve representar mais do que preocupações centrais, porque as necessidades do ministério da tutela e as necessidades regionais devem ser acomodadas
- Boas práticas deve ser utilizada uma abordagem que reflicta a capacidade e a história das finanças públicas nos governos, em vez de tentar impor "melhores práticas" inadequadas e complexas como a contabilidade de exercício, a orçamentação baseada em resultados ou a avaliação do desempenho, excepto nos governos com capacidade
Indicadores de Desempenho da Abordagem de Gestão Financeira Pública
- Contexto governamental deve ser utilizado para determinar quais as funções que têm um impacto mais positivo nas finanças públicas para a definição de prioridades
- Activação progressiva as fases devem ser utilizadas para passar de boas para melhores práticas ao longo do tempo à medida que a capacidade é construída (alavancando as capacidades de configuração do PRFV)
- Controlos de compromisso deve ser implementado porque é isso que torna a GFP diferente da contabilidade do sector privado, e assegura a despesa legal de apoio às leis orçamentais (isto pode ser progressivamente activado, começando com controlos simples ao nível da ordem de compra antes de acrescentar mais controlos, e acrescentando controlos ao nível da requisição de compra)
- Controlo orçamental agregado é considerada uma boa prática, enquanto que os controlos das rubricas de linha são considerados uma má prática, devido à necessidade de fazer transferências orçamentais que não são materiais para o orçamento ou para a lei orçamental (os avisos das rubricas de linha poderiam ser implementados em governos com menor capacidade)
Indicadores de Desempenho da Abordagem TIC
- Práticas informáticas efectivas são necessários para a gestão de centros de dados que acolhem aplicações GRP, incluindo procedimentos de gestão de sistemas definidos, incluindo monitorização, manutenção e gestão de patches para assegurar a disponibilidade, desempenho e escalabilidade do sistema
- Segurança da informação os processos são particularmente importantes nos centros de dados governamentais, incluindo a segregação de funções, medidas de segurança física, antivírus, firewalls, detecção de intrusão, formação de utilizadores de cibersegurança, e auditorias para evitar a manipulação ou divulgação de informação classificada
- Boas práticas de integração entre os sistemas GRP e outros subsistemas financeiros deve ser aproveitado, incluindo a utilização de serviços Web e a gestão do ciclo de vida API, ao mesmo tempo que devem ser evitadas práticas deficientes, tais como uploads manuais, chamadas directas a bases de dados, procedimentos armazenados e ficheiros planos
- Testes separados ajuda a acelerar as implementações, com sign-offs de configuração através de demonstrações, relatórios testados individualmente, integração testada separadamente, antes da aceitação total pelo utilizador Testes que incluem configuração, relatórios personalizados, integração, e qualquer personalização de código de produto
Para uma discussão pessoal sobre como FreeBalance poderia ajudar na sua implementação do FMIS, por favor entrar em contacto.