Lessen uit FreeBalance-projectaudits
Dit is deel 2 van 3 berichten:
- Waarom zijn GRP FMIS implementaties anders?
- Wat doet FreeBalance anders?
- Praktisch advies voor het optimaliseren van uw GVK-project
FreeBalance voert een intern informatiesysteem voor financieel beheer (FMIS) uit. uitvoeringscontroles. Deze vinden plaats bij belangrijke projectmijlpalen. Het proces is in de loop der tijd geperfectioneerd met meer dan 100 prestatie-indicatoren. Sommige van deze indicatoren vallen volledig onder de controle van de bedrijfsdiensten, maar de meeste zijn afhankelijk van FreeBalance-teams die samenwerken met projectteams van de overheid.
Mde prestatie-indicatoren van de projectcontrole zijn gebaseerd op de capaciteiten van Planning van overheidsmiddelen (GRP) software die exclusief voor de overheid is ontworpen, en de unieke kenmerken van de FreeBalance Accountability Suite™.
Dit interne auditproces helpt FreeBalance bij het verbeteren van projectsuccessen en het helpt overheden die wellicht geen ervaring hebben met GRP implementaties.
GVK denken versus conventioneel denken
Veel van de prestatie-indicatoren van de GRP Project Audit zijn contra-intuïtief voor degenen die vertrouwd zijn met oudere projectmanagementbenaderingen. Dat is de bedoeling van deze prestatie-indicatoren: de erkenning dat conventioneel denken het succespercentage van de uitvoering vermindert.
Conventionele projectmanagementbenaderingen gaan uit van weinig verschillen tussen:
- Fysiek en virtueel projecten - het bouwproces van structuren is zeer voorspelbaar, terwijl software op vele manieren kan worden uitgevoerd
- Kenbaar en minder kenbaar behoeften - sommige projecten kunnen beginnen met de verwachting dat ze volledig zijn begrepen, terwijl FMIS-projecten beginnen met hiaten tussen aanbestedingseisen en werkelijke eisen
- Ingewikkeld en complex omvang - sommige projecten vereisen technische expertise om te slagen, terwijl FMIS-projecten transformationeel zijn en complexer dan technisch tot significante veranderings-, communicatie- en capaciteitskenmerken.
Alles wat u moet weten voor een succesvolle FMIS-implementatie
Hieronder vindt u een overzicht van de kritische succesfactoren die wij in bijna vier decennia GRP hebben vastgesteld implementaties in overheden van klanten over de hele wereld.
Prestatie-indicatoren voor projectinitiatie
- Gemeenschappelijke projectopvatting tussen overheids- en uitvoeringsteams faciliteiten besluitvorming, vooral wanneer succesfactoren en projectresultaten goed begrepen en overeengekomen zijn
- Toegewijde overheidsprojectteams zijn essentieel voor het communiceren van eisen, het blootleggen van informele processen en het voorbereiden van veranderingen.
- Producttraining voor overheidsprojectteam helpt onnodige aanpassing van de code te elimineren door projecten te verankeren in hoe software doelstellingen bereikt, en hoe onverwachte functies waarde kunnen toevoegen
- Agile projectmethoden zoals FreeBalance's A-i3+qM-uitvoeringsmethode maakt een aanpassing aan de realiteit van de overheidsfinanciën mogelijk, terwijl starre watervalprocessen risico's met zich meebrengen - waaronder lacunes tussen gedocumenteerde vereisten en werkelijke behoeften die tijdens het project aan het licht komen
Prestatie-indicatoren voor programmabeheer
- Bestuursstructuren moet de softwarefabrikant opnemen in de stuurgroep en het programmabeheersbureau om de betrokkenheid te waarborgen en tegelijkertijd lering te trekken uit soortgelijke omstandigheden
- Projectleiding bij de overheid voor succes moet worden aangestuurd door overheidspersoneel en niet door externe consultants, en moet ook ambtenaren buiten de centrale agentschappen omvatten om inzicht te geven in informele praktijken.
- Het toepassingsgebied moet worden beheerd door formele analyse, zelfs in agile processen, om projecten te richten op de prioriteiten van de overheidsfinanciën
- Tijdige beslissingen van stuurgroepen, programmabeheerskantoren, verkopers en overheidsprojectteams zijn vereist om schema's na te leven en onnodige vertragingen te voorkomen (een gevolg hiervan is het tijdig verstrekken van informatie in plaats van "op het laatste moment" omdat het tijd kost om te evalueren en te analyseren)
Prestatie-indicatoren voor veranderings- en capaciteitsbeheer
- Betrokkenheid van de belanghebbenden bij de overheid (leiderschap, domeindeskundigen, gebruikers), donorfinanciers en maatschappelijke organisaties vermindert de weerstand tegen verandering en brengt meer inzicht in de behoeften aan het licht
- Integrale veranderingsprocessen in alle projectactiviteiten, met inbegrip van het gebruik van workshops, interviews, agile management, feedbackmechanismen en communicatie die de quick wins en andere verwezenlijkingen aantoont om projectbinding tot stand te brengen
- Lokalisatie lokalisatie van taal, terminologie en documentatie vergemakkelijkt de overgang van gebruikers naar nieuwe systemen, inclusief ondersteuning voor de gebruikte unieke taalvariatie, unieke nationale talen, unieke overheidsterminologie, met hulp en documentatie die overheidsprocessen en -schermen toont om de bestaande mogelijkheden te benutten
- Deskundige begeleiding door FreeBalance en verkopers die beschikken over deskundigheid op het gebied van GRP en PFM in een soortgelijke context, aangevuld met training die verder gaat dan producten en ook betrekking heeft op beheer van de overheidsfinanciën, projectbeheer, beheer van veranderingen en ICT om capaciteit op te bouwen.
Lees: Veranderingsbeheer voor digitale transformatie van de overheid
Behoefteanalyse Prestatie-indicatoren
- Workshops het gebruik van agile-methoden betrekt belanghebbenden bij het verbeteren van de kwaliteit van de eisen, terwijl iteratieve configuraties aantonen dat aan die behoeften wordt voldaan, waardoor uitgebreide documentatie, behalve voor het aanpassen van de code, niet meer nodig is
- Onnodige functies elimineren van "as-is" processen die tekortkomingen of onnodige beperkingen in eerdere software weerspiegelen, waaronder het elimineren van handmatige processen en controles door middel van automatisering
- Prioritering moeten meer zijn dan centrale belangen, want er moet rekening worden gehouden met de behoeften van de vakministeries en de regio's.
- Goede praktijken er moet een aanpak worden gevolgd die de capaciteit en de geschiedenis van de overheidsfinanciën in de regeringen weerspiegelt, in plaats van te proberen ongeschikte en complexe "beste praktijken" op te leggen, zoals boekhouding op transactiebasis, resultaatgerichte budgettering of prestatiebeoordeling, behalve bij regeringen met capaciteit.
Aanpak van het beheer van de overheidsfinanciën Prestatie-indicatoren
- Overheidscontext moet worden gebruikt om te bepalen welke functies het meest positieve effect op de overheidsfinanciën hebben, zodat deze prioriteiten kunnen worden gesteld.
- Progressieve activering fasen moeten worden gebruikt om mettertijd van goede naar betere praktijken over te gaan naarmate er capaciteit wordt opgebouwd (door gebruik te maken van de configuratiemogelijkheden van GRP)
- Verbintenis controles moet worden uitgevoerd omdat dit het verschil maakt tussen het beheer van de overheidsfinanciën en de boekhouding in de particuliere sector, en zorgt voor wettige uitgaven ter ondersteuning van de begrotingswetten (dit kan geleidelijk worden geactiveerd, te beginnen met eenvoudige controles op het niveau van de kooporders, alvorens meer controles toe te voegen en controles op het niveau van de koopaanvragen toe te voegen)
- Geaggregeerde begrotingscontrole wordt beschouwd als een goede praktijk, terwijl controles per post als een slechte praktijk worden beschouwd, omdat begrotingsoverschrijvingen moeten worden verricht die niet van materieel belang zijn voor de begroting of de begrotingswetgeving (line-item warnings zouden kunnen worden toegepast in regeringen met een lagere capaciteit)
ICT-aanpak Prestatie-indicatoren
- Effectieve IT-praktijken zijn vereist voor het beheer van datacentra waar GRP-toepassingen worden gehost, met inbegrip van welomschreven systeembeheerprocedures, waaronder monitoring, onderhoud en patchbeheer om de beschikbaarheid, prestaties en schaalbaarheid van het systeem te waarborgen
- Informatiebeveiliging processen zijn bijzonder belangrijk in gegevenscentra van de overheid, waaronder scheiding van taken, fysieke beveiligingsmaatregelen, antivirus, firewalls, inbraakdetectie, opleiding van gebruikers op het gebied van cyberbeveiliging, en audits om manipulatie of vrijgave van gerubriceerde informatie te voorkomen.
- Goede integratiepraktijken tussen GRP-systemen en andere financiële subsystemen moet worden benut, met inbegrip van het gebruik van webdiensten en het beheer van de API-levenscyclus, terwijl slechte praktijken zoals handmatige uploads, directe databaseaanroepen, opgeslagen procedures en platte bestanden moeten worden vermeden.
- Gescheiden testen helpt implementaties te versnellen, met configuratie-ondertekening door demonstraties, afzonderlijk geteste rapporten, afzonderlijk geteste integratie, vóór volledige gebruikersacceptatietests die configuratie, aangepaste rapporten, integratie en eventuele aanpassing van productcode omvatten.
Voor een persoonlijk gesprek over hoe FreeBalance zou kunnen helpen met uw FMIS implementatie alstublieft neem contact op.