Encontramos vários governos em todo o mundo que buscam melhorar a relação custo-benefício por meio de compras governamentais eletrônicas, às vezes chamadas de "e-GP". Muitos desses governos veem a necessidade de um sistema autônomo de compras eletrônicas criado do zero ou usando um software comercial desenvolvido para o setor privado. Isso geralmente é concebido como um ganho rápido, principalmente se a integração com outros sistemas financeiros for reduzida ao mínimo. Essa é uma boa ideia?
O setor público é diferente
- A contabilidade e o controle são diferentes no setor público. Os orçamentos são a lei e os controles de compromisso são necessários em todo o processo de aquisição, caso contrário, os governos correm o risco de gastar "além do permitido".
- A metodologia de aquisição faz parte da política. Os governos estão interessados em obter a melhor relação custo-benefício. Mas esse valor é mais do que custo x qualidade. Também tem a ver com desenvolvimento econômico e semeadura de indústrias. Os governos não querem economizar dinheiro em aquisições às custas de uma receita fiscal menor e de um alto índice de desemprego.
- Algumas formas de aquisição, especialmente o "planejamento de investimentos públicos", são essenciais para a política. As políticas para desenvolvimento de infraestrutura ou melhorias na saúde têm implicações políticas significativas.
Ciclo de compras governamentais
O e-GP é muito mais do que publicar e adjudicar propostas. Existem alguns elementos fundamentais nas compras governamentais:
- Política: Política governamental sobre desenvolvimento econômico, gestão de investimentos públicos e gestão de desempenho
- Planejamento orçamentário: Uso de informações políticas e macroeconômicas para planejar despesas
- Execução do orçamento: Gerenciamento de receitas e despesas com contabilidade de compromissos e ajustes orçamentários durante os anos fiscais
- Compras: Os processos administrativos de criação de propostas, avaliação e negociação com fornecedores
- Gerenciamento de contratos: Gerenciamento de contratos de vários anos que podem incluir critérios complexos
- Governo eletrônico: O front-office de compras ou e-Procurement
- Controles: Orçamento, compromisso, aprovação, fluxo de trabalho e controles fiscais para garantir a disciplina fiscal adequada, a segregação de funções e a conformidade com a lei orçamentária
- Analíticos: Previsão de situações de déficit ou de superávit orçamentário e uso de dados para conduzir melhores decisões de aquisição
Existem alguns vínculos importantes entre esses fundamentos
- Política
- informa [2] Planejamento orçamentário
- cria controles fiscais e de compras [7].
- Planejamento orçamentário
- precede [3] Execução orçamentária
- informado por [8] Análise do histórico orçamentário
- conjuntos [7] Controles que são usados nos estágios subsequentes
- informa [8] o Analytics sobre os principais indicadores de desempenho
- Execução do orçamento
- precede [4] Compras no processo de requisição
- controlado por compromisso [7] Controles
- informado por [8] Análise das previsões de superávit/déficit orçamentário
- informa [8] Analytics sobre informações de despesas e receitas
- Compras
- controlado por obrigação e fluxo de trabalho [7] Controles
- informado por [8] Análise das previsões de superávit/déficit orçamentário
- informa ao [8] Analytics sobre as informações de despesas que foram alteradas
- gerencia a funcionalidade de aquisição de back-office que se integra com o [5] E-Government
- Governo eletrônico
- publica informações de back-office do [4] Procurement
- controlada por processos de aquisição em [7] Controles para garantir o cumprimento das regulamentações governamentais
- informado por [8] Análise das previsões de superávit/déficit orçamentário
- informa ao [8] Analytics sobre as informações de despesas que foram alteradas
- publica [6] informações de Gerenciamento de Contratos, como o nome do licitante vencedor
- Gerenciamento de contratos
- controla os pagamentos com base em contratos e processos [7] controles
- publica o licitante vencedor em [5] portais de governo eletrônico
- informa o [2] Planejamento Orçamentário para quaisquer compromissos de vários anos
- Controles
- Conjunto de controles de política, fiscal, orçamentário, de compromisso, de obrigação, de segregação de funções, de conformidade e de aprovação
- Analíticos
- Conjunto de ferramentas analíticas, incluindo relatórios, OLAP, mineração de dados e painéis usados para um melhor planejamento de orçamento e despesas
Detalhamento dos vínculos de compras governamentais
Como fornecedor de Planejamento de Recursos Governamentais (GRP), o FreeBalance oferece suporte a todo o ciclo de orçamento e aquisição. Muitos observadores cometem o erro de ver as aquisições como uma das muitas caixas pretas em que há uma integração de dados limitada e gerenciável.
A realidade é que pode haver uma perda significativa de controles em todo o ciclo de aquisições quando a integração profunda não é implementada no governo. Muitos sistemas de aquisição prontos para uso, por exemplo, não têm uma visão dos controles de orçamento e compromisso.
- Política
- Taxonomia de desempenho(2.1) Plano de contas para rastrear e gerenciar
- Política de desempenhoPolítica governamental: a política governamental determina abordagens para tarifas, livre comércio, desenvolvimento econômico (como o incentivo a regiões, minorias ou setores desfavorecidos)
- Planejamento orçamentário
- Plano de contasClassificações orçamentárias: incluem taxonomia de desempenho (1.1), organização, localização, programa e informações de fundos que são usadas no planejamento e na execução (3)
- Controles orçamentáriosLimites de despesas: os limites de despesas são criados, normalmente em níveis agregados do plano de contas e, muitas vezes, com vários controles em níveis diferentes e prazos diferentes, dependendo do regime de controle em uso - esse é o principal insumo para os controles (7) na gestão financeira pública (PFM)
- Execução do orçamento
- Requisições de compra(7.4) Controles e regras de compromisso relacionados a métodos e valores de compra que exigem aprovação
- Lojas e estoque: algumas requisições são preenchidas por lojas internas do governo
- Transferências orçamentárias(8.1) análise macroeconômica, (8.2) cenários, (8.3) previsões orçamentárias, os governos alavancam transferências orçamentárias, virements e suplementos com base em um conjunto de regras - essas mudanças são feitas em cascata em todo o ciclo de compras, incluindo compromissos e obrigações
- Ativos, instalações e frotaAquisição de ativos de capital: as aquisições que são (6.3) entregues tornam-se ativos fixos e de capital que são posteriormente depreciados (e valorizados em alguns casos) se for usada a contabilidade de exercício (e a substituição de ativos informa o planejamento orçamentário)
- Compras
- FornecimentoProcesso de identificação de licitantes qualificados
- Catálogos de fornecedorescatálogos são usados para compras simples e complexas, como a identificação de fornecedores que fabricam uma classe de produto
- Fluxo de trabalho de aquisiçãoO software de aquisição de bens e serviços deve ser capaz de gerenciar as comunicações por meio de um portal, e-mails e ferramentas de gerenciamento de casos]: os governos têm diferentes métodos de aquisição e compras com diferentes regras - essas regras devem atuar como (7) controles para que todo o processo de aquisição seja automatizado para atender às regulamentações governamentais - isso inclui licitações de vários estágios, como uma Solicitação de Informações como o primeiro estágio para uma Solicitação de Proposta ou o uso de leilões reversos. [Além disso, emendas, esclarecimentos, extensões e cancelamentos são situações típicas, de modo que o software de aquisição precisa gerenciar as comunicações por meio de portal, e-mails e ferramentas de gerenciamento de casos].
- Critérios de avaliaçãoO conceito de valor para o dinheiro significa que os critérios de avaliação precisam ser desenvolvidos antes do lançamento da proposta ou, em alguns casos, antes da avaliação da proposta
- Documento de aquisição: o documento da proposta que inclui termos e condições, requisitos, informações de valor e critérios do fornecedor deve ser processado automaticamente com base no fluxo de trabalho para eliminar erros
- Publicação da proposta: as propostas são publicadas em (751) sites de compras eletrônicas que têm registro de fornecedor - as regras de fluxo de trabalho também podem incluir notificação por e-mail do fornecedor
- Recebimento de propostasO governo recebe propostas fisicamente e por meio de portais - normalmente, há um projeto de lockbox para que todas as propostas sejam abertas ao mesmo tempo
- Avaliação da proposta: funcionários do governo avaliam as propostas e selecionam os vencedores
- Negociação com fornecedores: governos e fornecedores negociam termos e condições - isso deve ser capturado porque afeta os contratos
- Pedido de compra(7.3) são necessários controles de obrigações para garantir que o orçamento não seja excedido antes da prestação automática de contas do pedido e do contrato
- Publicação do vencedor: os licitantes vencedores e os valores dos contratos são publicados no (5.1) portal de compras eletrônicas para fins de transparência e para incentivar os fornecedores a se tornarem mais competitivos em termos de preço e valor
- Compromissos de vários anoscontratos de aquisição complexos que excedem um único ano fiscal - a necessidade de gerenciar os compromissos inclui (3) controles e é reconhecida durante o (2) planejamento orçamentário que parte do orçamento anual já está comprometida por causa de um contrato
- Histórico do fornecedor: pode ser usado para informar a avaliação da proposta
- Gerenciamento de disputasOs licitantes perdedores podem contestar parte do processo e das decisões tomadas, ou querer preencher um relatório de ganhos e perdas - é necessário haver um fluxo de trabalho que gerencie e acompanhe as comunicações
- Lista negra de fornecedoresPermite que os governos eliminem os fornecedores que não tiveram um bom desempenho ou que são desonestos
- Governo eletrônico
- Portal de compras eletrônicasGerencia fornecedores, licitações e mostra os vencedores
- Portal eResults: mostra o progresso e os resultados dos projetos de investimento público
- Gerenciamento de contratos
- Renderização do contratoO contrato deve ser processado automaticamente com base nos controles de contrato do governo (7.7) e no fluxo de trabalho de aprovação para evitar erros
- Entrega: Mercadorias Notas de recebimento, documentação que comprova que os fornecedores entregaram produtos e serviços que estão sujeitos a pagamento e são usados para mostrar (7.2) os resultados do governo, onde os cidadãos podem ver o progresso do projeto
- Aceitação: pode ser necessário um teste de aceitação antes de iniciar qualquer processo de pagamento
- Emendas: alterações feitas no contrato, seguindo os controles do contrato (7.7)
- Gerenciamento de pagamentos: os pagamentos do fornecedor devem seguir o contrato, (7.7) controles de contrato e (7.8) controles de pagamento
- Gerenciamento de disputasfluxo de trabalho: o fluxo de trabalho para quaisquer disputas sobre pagamentos e entregas precisa ser gerenciado
- Controles
- Segregação de DeveresGarante que uma pessoa não possa desempenhar muitas funções para evitar fraudes
- Regras de aprovaçãoRegras governamentais relacionadas a métodos de aprovação de várias etapas com base no contexto de preparação, execução, aquisição, contratação, pagamento de orçamento etc.
- Controles orçamentários: os controles de alto nível, normalmente mais de um conjunto de controles agregados do sistema de preparação do orçamento (2)
- Controles de compromisso(3.1) Requisições de compra: às vezes chamadas de compromissos flexíveis ou pré-imobilizações, reservam fundos para custos estimados para garantir que as requisições de compra não excedam o orçamento geral
- Controles de obrigaçõesCompromissos rígidos: às vezes chamados de compromissos rígidos ou ônus, em que os fundos são reservados para pedidos de compra (4.10), garantindo que as obrigações contratuais não excedam o orçamento geral
- Controles de aquisição: geralmente relacionado a valores totais e métodos de compra
- Controles de contratogarante que os pagamentos sigam a letra dos contratos, o que inclui o gerenciamento de atrasos, alterações contratuais, pagamentos de marcos, penalidades etc.
- Controles de pagamento: a etapa final da aprovação de comprovantes de despesas e pagamentos
- Análise
- Análise macroeconômicaAnálise para determinar a receita esperada e a dívida disponível usada principalmente no (2) Planejamento Orçamentário
- Planejamento de cenáriosDesenvolvimento de diferentes modelos para permitir uma ação rápida durante o ano fiscal
- Previsão orçamentáriaAnálise das tendências de despesas e receitas que informam a realização de mudanças nos (33) orçamentos durante o ano fiscal
- Gestão das despesasAnálise de vários contratos que permite a atualização (1.1) da política de compras e também pode ser usada para agrupar várias (3.1) requisições de compra para obter preços por volume
Outras observações
- O software de aquisições que não tem consciência orçamentária aumenta a carga sobre os governos para processos manuais e duplicados em que o risco é exceder o voto
- Os processos de aquisição de back-office no governo tendem a ser mais complexos do que no setor privado, como qualquer empreiteiro do governo já percebeu ao analisar o software de automação de propostas
- Muitos ciclos de aquisição são altamente divulgados. Por exemplo, no Canadá, as duas últimas vezes em que os governos nacionais caíram em moções de não-confiança foram por causa de aquisições - aquisição de aeronaves (2011) e eventos aquisição de patrocínio (1993-2006). (Na verdade, no Canadá, as aquisições têm sido um grande problema desde os dias da Canadian Pacific Railway - escândalo no Pacífico (1871) e inclui reciprocidade ou livre comércio com os Estados Unidos (1911), o debate sobre o oleoduto (1956), “vagabundos do bem-estar corporativo" (1972), e aquisição de helicópteros militares (1993). Os resultados dessas situações de aquisição politizadas?
- Mudança no partido no poder em 1871, 1911, 1956, 1993 e 2006
- O partido no poder perdeu a maioria do governo em 1972
- O governo da minoria alcançou o status de maioria, apesar da situação em 2011
- As aquisições são uma das principais fontes de corrupção nos países desenvolvidos e em desenvolvimento. A falta de integração entre os sistemas dificulta a auditoria.