Entendendo o orçamento base zero para órgãos governamentais

Posted on 22 de agosto de 2023 em econômico, Crescimento Econômico e Desenvolvimento, PFM, Gestão das finanças públicas, Governo inteligente

O orçamento base zero ganhou popularidade nos últimos anos, principalmente entre as agências governamentais.

Nesta postagem do blog, exploramos o conceito de orçamento base zero, seus benefícios e desafios e como ele pode ser aplicado em organizações governamentais.

O que é orçamento base zero?

O orçamento base zero é um método orçamentário que exige que os órgãos governamentais iniciem seu processo orçamentário do zero, como se não houvesse orçamento no ano anterior. Isso significa que todo ano o departamento governamental começa sem dinheiro para gastar e precisa identificar quais ações precisam ser tomadas e o custo associado.

Ao contrário dos métodos tradicionais de orçamento, em que o orçamento do ano anterior serve como base, o orçamento base zero exige que as agências justifiquem cada despesa incluída em seu orçamento. Isso significa que todas as despesas devem ser avaliadas com base em sua importância, relevância e valor para as metas e os objetivos da agência.

Vantagens e desvantagens do orçamento base zero

As vantagens do orçamento base zero incluem:

• Otimização de custos: O orçamento base zero incentiva uma revisão completa de todas as despesas e atividades, promovendo a otimização de custos. Ao examinar cada item do orçamento, os governos podem identificar ineficiências, eliminar custos redundantes e alocar recursos de forma mais eficaz
• Aumento da responsabilidade: O orçamento base zero promove uma cultura de responsabilidade dentro do governo. Como cada item do orçamento é avaliado de forma independente, fica mais fácil responsabilizar indivíduos e departamentos por suas decisões de alocação de recursos e desempenho
• Alinhamento com as prioridades das políticas governamentais: Com o orçamento base zero, as decisões orçamentárias estão diretamente ligadas às metas e aos objetivos organizacionais. Isso força os gerentes a justificar os recursos necessários para suas atividades e garante que as alocações orçamentárias estejam alinhadas com as prioridades estratégicas. Ele também impede que os cortes orçamentários sejam distribuídos igualmente entre os departamentos e permite mais investimentos em áreas alinhadas às prioridades do governo
• Utilização aprimorada de recursos: Como o orçamento base zero permite que os governos aloquem recursos com base em suas verdadeiras prioridades e necessidades, ele incentiva a realocação de recursos de atividades de baixo valor para atividades de alto valor. Isso permite que os governos invistam em áreas que causam o maior impacto.

Por outro lado, algumas das desvantagens do orçamento base zero incluem:

• Tempo e esforço: A própria natureza do processo significa que um investimento significativo de tempo e esforço deve ser feito em toda a organização a cada ano. Mais informações, A mudança para um modelo de orçamento base zero pode ser um processo demorado e que consome muitos recursos. Exige uma análise abrangente de cada item orçamentário, o que pode ser particularmente desafiador para grandes organizações com operações complexas, como os governos.
• Falta de continuidade: Como o orçamento base zero começa do zero para cada período orçamentário, há uma falta de continuidade e estabilidade nas despesas. Isso pode levar à incerteza e dificultar o planejamento de projetos ou iniciativas de longo prazo.
• Falta de habilidades e conhecimentos necessários: O orçamento base zero exige analistas financeiros qualificados e especialistas em orçamento que possam avaliar e justificar os itens orçamentários de forma eficaz. Se os governos ainda não tiverem essas habilidades, precisarão investir em treinamento ou na contratação de novas equipes com os conhecimentos necessários, o que pode representar um custo significativo.
• Potencial para pensamento de curto prazo: Em um esforço para justificar cada despesa, há o risco de os funcionários do governo adotarem uma perspectiva de curto prazo em vez de considerar os benefícios de longo prazo. Isso pode resultar em subinvestimento em áreas críticas que exigem recursos contínuos.
• Resistência à mudança: A implementação do orçamento base zero pode enfrentar a resistência de funcionários e departamentos acostumados a abordagens tradicionais de orçamento. Isso pode interromper as rotinas estabelecidas e levar à resistência inicial daqueles que sentem que seus orçamentos estão sendo injustamente examinados.

O processo de orçamento base zero

O processo de orçamento base zero normalmente envolve as seguintes etapas:

1. Identificação de pacotes de decisão: Os pacotes de decisão são tipos de propostas que documentam os recursos necessários para realizar uma atividade específica e os resultados esperados.
2. Avaliação e classificação de pacotes de decisão: Isso envolve a avaliação de cada pacote de decisões com base em sua relevância e importância para as metas e os objetivos da agência. Os pacotes de decisões são então classificados em ordem de prioridade.
3. Implementar e monitorar o orçamento: Após o desenvolvimento do orçamento, ele deve ser executado e monitorado para garantir que as despesas permaneçam dentro do orçamento aprovado.

Orçamento base zero no governo

O orçamento base zero é estabelecido parcial ou totalmente em uma ampla gama de órgãos governamentais em todo o mundo. Ao exigir que os órgãos justifiquem cada despesa, o orçamento base zero ajuda a garantir que os fundos dos contribuintes sejam usados de forma eficaz e eficiente, investidos de acordo com as prioridades do governo e melhorando a transparência e a responsabilidade nas finanças do governo.

Conforme observado acima, o tempo e os recursos necessários para concluir o processo de orçamento base zero, bem como o potencial de viés de tomada de decisão, podem ser particularmente desafiadores para as organizações do setor público. Para atenuar esses desafios, é importante que os órgãos tenham um processo claro e transparente para avaliar e classificar os pacotes de decisão e utilizar a tecnologia para agilizar o processo de gerenciamento financeiro.

Uso da tecnologia para apoiar o orçamento base zero no governo

Os governos têm necessidades complexas e específicas quando se trata de gerenciar as finanças. Um sistema eficaz sistema de gestão financeira pública que reconhece essas necessidades pode economizar tempo e dinheiro, além de atingir os objetivos mais amplos de promover a responsabilidade e a transparência.

Há uma grande variedade de fornecedores de ferramentas de planejamento de recursos empresariais no mercado; no entanto, é importante certificar-se de que qualquer sistema considerado atenda especificamente às necessidades financeiras do governo.

Além disso, se o orçamento baseado em zero estiver em uso, o sistema também deverá suportar essa abordagem.

A FreeBalance se concentra exclusivamente em Planejamento de recursos governamentais (GRP), e graças a muitos anos de implementações bem-sucedidas de clientes, nós realmente entendemos as necessidades dos funcionários do governo. Se estiver considerando diferentes fornecedores para dar suporte ao seu processo de orçamento base zero, aqui estão algumas das principais funcionalidades a serem consideradas. Você precisa que seu sistema GRP seja capaz de:

• Consolidar dados: Os tomadores de decisão podem acessar padrões históricos de gastos e direcionadores de custos, em uma série de fontes, o que é crucial para a realização de análises de orçamento base zero.
• Modelar cenários de planejamento orçamentário: Os profissionais de PFM podem avaliar os possíveis impactos de diferentes cenários antes de finalizar o orçamento. Isso é particularmente importante quando se trabalha do zero para cima, para que o impacto de não gastar em uma determinada área possa ser analisado tão detalhadamente quanto o impacto sobre o investimento.
• Identificar os geradores de custos: A compreensão de quais atividades ou fatores estão influenciando significativamente as despesas permite que as instituições otimizem ou eliminem atividades específicas, obtendo economia de custos e mantendo o controle dos orçamentos acordados.
• Analisar informações detalhadas sobre despesas: Os tomadores de decisão podem examinar as despesas em um nível de item de linha em diferentes instituições ou centros de custo, facilitando uma análise mais completa dos gastos.
• Monitorar, acompanhar e controlar o desempenho: O acompanhamento contínuo do desempenho do orçamento em relação às despesas reais ajuda a identificar desvios dos valores orçados, permitindo ações corretivas em tempo hábil.
• Medir o desempenho do programa: O monitoramento do desempenho de programas ou projetos em relação aos gastos acordados permite que os tomadores de decisão identifiquem iniciativas bem-sucedidas e realoquem os recursos de acordo.
• Gerenciamento do fluxo de trabalho: Para que o orçamento base zero funcione com mais sucesso, é essencial que haja uma colaboração perfeita entre as partes interessadas no orçamento. Vários departamentos e equipes devem poder contribuir para o processo orçamentário por meio do sistema, simplificando os fluxos de trabalho e garantindo a avaliação completa de todas as propostas orçamentárias.
• Visualização de dados e geração de relatórios: O gerenciamento de dados é extremamente importante. Mas a apresentação de informações financeiras complexas de uma maneira facilmente compreensível e visualmente atraente também é fundamental, pois facilita a identificação de oportunidades de economia de custos e ineficiências no processo orçamentário.

O FreeBalance Accountability Suite^TM oferece todas as funcionalidades acima e muito mais. Suas ferramentas e percepções financeiras abrangentes se alinham bem com os princípios do orçamento base zero. Aproveitando o software da FreeBalance, serviços consultivos e amplas opções de treinamento, as organizações podem reformar sua gestão financeira e simplificar o orçamento base zero.

Resumo

De modo geral, o orçamento base zero pode ser uma ferramenta valiosa para órgãos governamentais que buscam otimizar os custos, aumentar a responsabilidade e alinhar os recursos aos objetivos estratégicos. No entanto, ele exige um planejamento cuidadoso, recursos adequados e um equilíbrio entre considerações de curto e longo prazo para superar suas possíveis desvantagens. Tecnologia, como o FreeBalance Accountability Suite^TMO sistema de orçamento baseado em zero (zero-based budgeting) permite que os governos implementem, monitorem e informem com mais eficiência os processos de orçamento baseado em zero, além de melhorar a responsabilidade e a transparência nas finanças do governo.

Se você quiser saber mais sobre como o FreeBalance Accountability Suite^TM pode ajudar sua organização a tomar decisões orçamentárias bem informadas, aumentar a disciplina financeira e obter otimização de custos em todos os setores. entre em contato.