La presupuestación de base cero para las administraciones públicas

Publicado el 22 de agosto de 2023 en económico, Crecimiento económico y desarrollo, PFM, Gestión de las finanzas públicas, Gobierno inteligente

La presupuestación de base cero ha ganado popularidad en los últimos años, sobre todo entre los organismos públicos.

En esta entrada del blog, exploramos el concepto de presupuestación de base cero, sus beneficios y retos, y cómo puede aplicarse en las organizaciones gubernamentales.

¿Qué es la presupuestación de base cero?

La presupuestación de base cero es un método presupuestario que exige a los organismos públicos empezar su proceso presupuestario desde cero, como si no hubiera existido presupuesto el año anterior. Esto significa que cada año el departamento gubernamental comienza sin dinero para gastar y tiene que identificar qué acciones deben tomarse y el coste asociado.

A diferencia de los métodos presupuestarios tradicionales, en los que el presupuesto del año anterior sirve de referencia, la presupuestación de base cero exige que los organismos justifiquen cada gasto que incluyen en su presupuesto. Esto significa que todos los gastos deben evaluarse en función de su importancia, relevancia y valor para las metas y objetivos del organismo.

Ventajas y desventajas de la presupuestación de base cero

Entre las ventajas de la presupuestación de base cero se incluyen:

• Optimización de costes: La presupuestación de base cero fomenta una revisión exhaustiva de todos los gastos y actividades, promoviendo la optimización de costes. Al examinar cada partida presupuestaria, los gobiernos pueden identificar ineficiencias, eliminar costes redundantes y asignar recursos de forma más eficaz.
• Mayor responsabilidad: La presupuestación de base cero fomenta una cultura de rendición de cuentas en la Administración. Como cada partida presupuestaria se evalúa de forma independiente, resulta más fácil responsabilizar a las personas y los departamentos de sus decisiones de asignación de recursos y sus resultados.
• Alineación con las prioridades políticas del gobierno: Con la presupuestación de base cero, las decisiones presupuestarias están directamente vinculadas a las metas y objetivos de la organización. Obliga a los gestores a justificar los recursos necesarios para sus actividades y garantiza que las asignaciones presupuestarias se ajusten a las prioridades estratégicas. También impide que los recortes presupuestarios se distribuyan por igual entre los departamentos y permite invertir más en áreas que se ajustan a las prioridades del gobierno.
• Mejor utilización de los recursos: Dado que la presupuestación de base cero permite a los gobiernos asignar recursos en función de sus verdaderas prioridades y necesidades, fomenta la reasignación de recursos de actividades de bajo valor a actividades de alto valor. Esto permite a los gobiernos invertir en áreas que tienen el mayor impacto.

Por otro lado, algunas de las desventajas de la presupuestación de base cero son:

• Tiempo y esfuerzo: La propia naturaleza del proceso implica que cada año debe realizarse una importante inversión de tiempo y esfuerzo en toda la organización. Además, Pasar a un modelo de presupuestación de base cero puede ser un proceso que requiera mucho tiempo y recursos. Requiere un análisis exhaustivo de cada partida presupuestaria, lo que puede resultar especialmente difícil para grandes organizaciones con operaciones complejas, como las administraciones públicas.
• Falta de continuidad: Dado que la presupuestación de base cero parte de cero en cada periodo presupuestario, existe una falta de continuidad y estabilidad en el gasto. Esto puede generar incertidumbre y dificultar la planificación de proyectos o iniciativas a largo plazo.
• Falta de conocimientos y experiencia: La presupuestación de base cero exige analistas financieros cualificados y expertos presupuestarios capaces de evaluar y justificar eficazmente las partidas presupuestarias. Si los gobiernos no disponen ya de estas competencias, tendrán que invertir en formación o contratar nuevo personal con los conocimientos necesarios, lo que puede suponer un coste considerable.
• Posibilidad de pensar a corto plazo: En un esfuerzo por justificar cada gasto, existe el riesgo de que los funcionarios adopten una perspectiva a corto plazo en lugar de considerar los beneficios a largo plazo. Esto puede dar lugar a una inversión insuficiente en áreas críticas que requieren recursos sostenidos.
• Resistencia al cambio: La implantación de la presupuestación de base cero puede encontrar resistencia entre funcionarios y departamentos acostumbrados a los enfoques presupuestarios tradicionales. Puede alterar las rutinas establecidas y provocar el rechazo inicial de quienes consideran que sus presupuestos son objeto de un escrutinio injusto.

El proceso de presupuestación de base cero

El proceso de presupuestación de base cero suele implicar los siguientes pasos:

1. Identificación de paquetes de decisiones: Los paquetes de decisión son tipos de propuestas que documentan los recursos necesarios para llevar a cabo una actividad específica y los resultados esperados.
2. Evaluar y clasificar los paquetes de decisiones: Esto implica evaluar cada paquete de decisiones en función de su relevancia e importancia para las metas y objetivos de la agencia. A continuación, los paquetes de decisiones se clasifican por orden de prioridad.
3. Ejecución y seguimiento del presupuesto: Una vez elaborado el presupuesto, hay que ejecutarlo y supervisarlo para garantizar que los gastos se mantienen dentro del presupuesto aprobado.

La presupuestación de base cero en la Administración

La presupuestación de base cero está implantada parcial o totalmente en un amplio abanico de organismos gubernamentales de todo el mundo. Al exigir a los organismos que justifiquen cada gasto, la presupuestación de base cero contribuye a garantizar que los fondos de los contribuyentes se utilicen con eficacia y eficiencia, se inviertan en consonancia con las prioridades del gobierno y mejoren la transparencia y la rendición de cuentas en las finanzas públicas.

Como ya se ha señalado, el tiempo y los recursos necesarios para completar el proceso de presupuestación de base cero, así como la posibilidad de sesgo en la toma de decisiones, pueden resultar especialmente difíciles para las organizaciones del sector público. Para mitigar estos retos, es importante que los organismos dispongan de un proceso claro y transparente para evaluar y clasificar los paquetes de decisiones, y que utilicen la tecnología para agilizar el proceso de gestión financiera.

La tecnología al servicio de la presupuestación de base cero en la administración pública

Los gobiernos tienen necesidades complejas y específicas cuando se trata de gestionar las finanzas. Una gestión sistema de gestión de las finanzas públicas que reconoce estas necesidades puede ahorrar tiempo y dinero, y alcanzar los objetivos más amplios de promover la responsabilidad y la transparencia.

Hay una amplia gama de proveedores de herramientas de planificación de recursos empresariales en el mercado, sin embargo, es importante asegurarse de que cualquier sistema que se considere aborda específicamente las necesidades financieras del gobierno.

Además, si se utiliza la presupuestación de base cero, el sistema también debe apoyar este enfoque.

FreeBalance se centra exclusivamente en Planificación de recursos gubernamentales (GRP), y gracias a muchos años de implantaciones con éxito en clientesentendemos de verdad las necesidades de los funcionarios. Si está considerando diferentes proveedores para respaldar su proceso de presupuestación de base cero, a continuación se indican algunas funcionalidades clave que debe tener en cuenta. Necesita que su sistema GRP sea capaz de:

• Consolidar datos: Los responsables de la toma de decisiones pueden acceder a patrones históricos de gasto e impulsores de costes, a través de una serie de fuentes, lo que resulta crucial para llevar a cabo análisis de presupuestos de base cero.
• Modelos de escenarios de planificación presupuestaria: Los profesionales de la gestión de las finanzas públicas pueden evaluar el impacto potencial de diferentes escenarios antes de finalizar el presupuesto. Esto es especialmente importante cuando se trabaja de cero hacia arriba, de modo que el impacto de no gastar en un área determinada pueda analizarse tan a fondo como el impacto en la inversión.
• Identificar los inductores de costes: Comprender qué actividades o factores influyen significativamente en los gastos permite a las instituciones optimizar o eliminar actividades concretas, logrando así ahorrar costes y ajustarse a los presupuestos acordados.
• Analizar información detallada sobre gastos: Los responsables de la toma de decisiones pueden examinar los gastos a nivel de partida en diferentes instituciones o centros de costes, lo que facilita una revisión más exhaustiva del gasto.
• Supervisar, seguir y controlar el rendimiento: El seguimiento continuo de la ejecución presupuestaria frente a los gastos reales ayuda a identificar las desviaciones de los importes presupuestados, lo que permite tomar medidas correctivas a tiempo.
• Medir el rendimiento del programa: El seguimiento de los resultados de los programas o proyectos con respecto a los gastos acordados permite a los responsables de la toma de decisiones identificar las iniciativas que han tenido éxito y reasignar los recursos en consecuencia.
• Gestión del flujo de trabajo: Para que la presupuestación de base cero funcione con éxito, es esencial la colaboración sin fisuras entre las partes interesadas en el presupuesto. Varios departamentos y equipos deben poder contribuir al proceso presupuestario a través del sistema, agilizando los flujos de trabajo y garantizando una evaluación exhaustiva de todas las propuestas presupuestarias.
• Visualización de datos e informes: La gestión de datos es crucial. Pero presentar información financiera compleja de forma fácilmente comprensible y visualmente atractiva también es fundamental, ya que facilita la identificación de oportunidades de ahorro e ineficiencias dentro del proceso presupuestario.

En FreeBalance Accountability Suite^TM ofrece todas estas funciones y muchas más. Sus completas herramientas e información financiera se ajustan perfectamente a los principios del presupuesto basado en cero. Aprovechando el software de FreeBalance, servicios de asesoramiento y amplias opciones de formación, las organizaciones pueden reformar su gestión financiera y agilizar la presupuestación de base cero.

Resumen

En general, la presupuestación de base cero puede ser una herramienta valiosa para los organismos públicos que buscan optimizar costes, mejorar la rendición de cuentas y alinear los recursos con los objetivos estratégicos. Sin embargo, para superar sus posibles inconvenientes, requiere una planificación cuidadosa, recursos adecuados y un equilibrio entre las consideraciones a corto y largo plazo. La tecnología, como FreeBalance Accountability Suite^TMpermite a los gobiernos aplicar, supervisar e informar más eficazmente sobre los procesos de presupuestación de base cero, al tiempo que mejora la rendición de cuentas y la transparencia de las finanzas públicas.

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