Comprendre la budgétisation base zéro pour les agences gouvernementales

Publié le 22 août 2023 en économique, Croissance économique et développement, PFM, Gestion des finances publiques, Gouvernement intelligent

La budgétisation base zéro a gagné en popularité ces dernières années, en particulier parmi les agences gouvernementales.

Dans cet article de blog, nous explorons le concept de budget base zéro, ses avantages et ses défis, et la manière dont il peut être appliqué dans les organisations gouvernementales.

Qu'est-ce que le budget base zéro ?

La budgétisation en base zéro est une méthode de budgétisation qui exige des agences gouvernementales qu'elles reprennent leur processus budgétaire à zéro, comme si aucun budget n'avait existé l'année précédente. Cela signifie que chaque année, l'administration commence sans argent à dépenser et doit identifier les actions à entreprendre et les coûts associés.

Contrairement aux méthodes traditionnelles de budgétisation, où le budget de l'année précédente sert de référence, le budget base zéro exige des agences qu'elles justifient chaque dépense qu'elles incluent dans leur budget. Cela signifie que toutes les dépenses doivent être évaluées en fonction de leur importance, de leur pertinence et de leur valeur par rapport aux buts et objectifs de l'agence.

Avantages et inconvénients de la budgétisation base zéro

Les avantages de la budgétisation en base zéro sont les suivants :

• Optimisation des coûts : La budgétisation en base zéro encourage un examen approfondi de toutes les dépenses et activités, ce qui favorise l'optimisation des coûts. En examinant minutieusement chaque poste budgétaire, les gouvernements peuvent identifier les inefficacités, éliminer les coûts redondants et allouer les ressources de manière plus efficace
• Une plus grande responsabilité : La budgétisation en base zéro favorise une culture de la responsabilité au sein du gouvernement. Chaque poste budgétaire étant évalué de manière indépendante, il devient plus facile de tenir les individus et les services responsables de leurs décisions en matière d'affectation des ressources et de leurs performances
• Alignement sur les priorités politiques du gouvernement : Avec la budgétisation base zéro, les décisions budgétaires sont directement liées aux buts et objectifs de l'organisation. Elle oblige les gestionnaires à justifier les ressources nécessaires à leurs activités et garantit que les allocations budgétaires sont alignées sur les priorités stratégiques. Elle empêche également les coupes budgétaires d'être réparties de manière égale entre les départements et permet d'investir davantage dans les domaines qui sont alignés sur les priorités du gouvernement
• Amélioration de l'utilisation des ressources : Parce que la budgétisation base zéro permet aux gouvernements d'allouer des ressources en fonction de leurs véritables priorités et besoins, elle encourage la réaffectation des ressources des activités à faible valeur ajoutée vers des activités à forte valeur ajoutée. Les gouvernements peuvent ainsi investir dans les domaines qui ont le plus d'impact.

D'autre part, les inconvénients de la budgétisation en base zéro sont les suivants :

• Temps et efforts : La nature même du processus signifie qu'un investissement important en temps et en efforts doit être réalisé chaque année dans l'ensemble de l'organisation. Pour aller plus loin, Le passage à un modèle de budgétisation en base zéro peut être un processus qui prend beaucoup de temps et de ressources. Il nécessite une analyse complète de chaque poste budgétaire, ce qui peut s'avérer particulièrement difficile pour les grandes organisations aux opérations complexes, telles que les gouvernements.
• Manque de continuité : Étant donné que le budget base zéro part de zéro pour chaque période budgétaire, il y a un manque de continuité et de stabilité dans les dépenses. Cela peut entraîner des incertitudes et rendre difficile la planification de projets ou d'initiatives à long terme.
• Manque de compétences et d'expertise : La budgétisation en base zéro exige des analystes financiers et des experts en budgétisation compétents, capables d'évaluer et de justifier efficacement les postes budgétaires. Si les gouvernements ne disposent pas déjà de ces compétences, ils devront investir dans la formation ou l'embauche de nouveaux employés possédant l'expertise nécessaire, ce qui peut représenter un coût important.
• Possibilité de penser à court terme : En s'efforçant de justifier chaque dépense, les fonctionnaires risquent d'adopter une perspective à court terme plutôt que d'envisager les avantages à long terme. Il peut en résulter un sous-investissement dans des domaines essentiels qui nécessitent des ressources soutenues.
• La résistance au changement : La mise en œuvre de la budgétisation base zéro peut se heurter à la résistance des fonctionnaires et des services habitués aux approches budgétaires traditionnelles. Elle peut perturber les routines établies et entraîner une réaction initiale de la part de ceux qui ont l'impression que leurs budgets sont injustement examinés.

Le processus de budgétisation base zéro

Le processus de budgétisation base zéro comprend généralement les étapes suivantes :

1. Identifier les paquets de décisions : Les dossiers de décision sont des types de propositions qui documentent les ressources nécessaires à la réalisation d'une activité spécifique et les résultats escomptés.
2. Évaluer et classer les dossiers de décision : Il s'agit d'évaluer chaque paquet de décisions en fonction de sa pertinence et de son importance par rapport aux buts et objectifs de l'agence. Les paquets de décisions sont ensuite classés par ordre de priorité.
3. Mise en œuvre et suivi du budget : Une fois le budget élaboré, il doit être exécuté et contrôlé afin de s'assurer que les dépenses restent dans les limites du budget approuvé.

Budget base zéro dans les administrations publiques

La budgétisation à base zéro est mise en place, partiellement ou totalement, dans un grand nombre d'organismes publics à travers le monde. En exigeant des agences qu'elles justifient chaque dépense, la budgétisation base zéro contribue à garantir que les fonds des contribuables sont utilisés de manière efficace et efficiente, qu'ils sont investis conformément aux priorités du gouvernement et qu'ils améliorent la transparence et la responsabilité des finances publiques.

Comme indiqué ci-dessus, le temps et les ressources nécessaires pour mener à bien le processus de budgétisation en base zéro, ainsi que le risque de biais dans la prise de décision, peuvent être particulièrement difficiles à gérer pour les organisations du secteur public. Pour atténuer ces difficultés, il est important que les agences disposent d'un processus clair et transparent pour évaluer et classer les dossiers de décision, et qu'elles utilisent la technologie pour rationaliser le processus de gestion financière.

Utiliser la technologie pour soutenir la budgétisation base zéro dans les administrations publiques

Les gouvernements ont des besoins complexes et spécifiques en matière de gestion financière. Une gestion efficace des système de gestion des finances publiques qui tient compte de ces besoins peut permettre d'économiser du temps et de l'argent, et d'atteindre les objectifs plus larges de promotion de la responsabilité et de la transparence.

Il existe un large éventail de fournisseurs d'outils de planification des ressources de l'entreprise sur le marché, mais il est important de s'assurer que tout système envisagé répond spécifiquement aux besoins financiers de l'administration.

En outre, si le budget base zéro est utilisé, le système doit également prendre en charge cette approche.

FreeBalance se concentre exclusivement sur Planification des ressources publiques (GRP), et grâce à de nombreuses années d'efforts de la part des des mises en œuvre réussies par les clientsnous comprenons vraiment les besoins des fonctionnaires. Si vous envisagez de faire appel à différents fournisseurs pour soutenir votre processus de budgétisation base zéro, voici quelques fonctionnalités clés à prendre en compte. Votre système GRP doit être capable de :

• Consolider les données : Les décideurs peuvent accéder à des modèles de dépenses historiques et à des facteurs de coûts, à partir d'une série de sources, ce qui est essentiel pour effectuer des analyses budgétaires basées sur le principe de la base zéro.
• Modéliser des scénarios de planification budgétaire: Les professionnels de la gestion des finances publiques peuvent évaluer les impacts potentiels de différents scénarios avant de finaliser le budget. Ceci est particulièrement important lorsque l'on travaille à partir de zéro, afin que l'impact de l'absence de dépenses dans un certain domaine puisse être analysé de manière aussi approfondie que l'impact sur l'investissement.
• Identifier les facteurs de coûts : Comprendre quels sont les activités ou les facteurs qui influencent de manière significative les dépenses permet aux institutions d'optimiser ou d'éliminer des activités spécifiques, de réaliser des économies et de respecter les budgets convenus.
• Analyser des informations détaillées sur les dépenses : Les décideurs peuvent examiner minutieusement les dépenses au niveau des postes individuels dans différentes institutions ou centres de coûts, ce qui facilite un examen plus approfondi des dépenses.
• Surveiller, suivre et contrôler les performances : Le suivi continu de l'exécution du budget par rapport aux dépenses réelles permet d'identifier les écarts par rapport aux montants budgétisés, ce qui permet de prendre des mesures correctives en temps utile.
• Mesurer la performance du programme : Le suivi des performances des programmes ou des projets par rapport aux dépenses convenues permet aux décideurs d'identifier les initiatives réussies et de réaffecter les ressources en conséquence.
• Gestion des flux de travail : Pour que la budgétisation en base zéro fonctionne le mieux possible, il est essentiel que les parties prenantes au budget collaborent de manière transparente. Différents services et équipes doivent pouvoir contribuer au processus budgétaire par l'intermédiaire du système, ce qui permet de rationaliser les flux de travail et de garantir une évaluation approfondie de toutes les propositions budgétaires.
• Visualisation des données et établissement de rapports : La gestion des données est d'une importance cruciale. Mais la présentation d'informations financières complexes d'une manière facilement compréhensible et visuellement attrayante est également essentielle, car elle facilite l'identification des possibilités d'économies et des inefficacités dans le cadre du processus de budgétisation.

Les FreeBalance Accountability Suite^TM offre toutes les fonctionnalités susmentionnées et bien plus encore. Ses informations et outils financiers complets s'alignent parfaitement sur les principes de la budgétisation en base zéro. En utilisant le logiciel FreeBalance, services de conseil et des options de formation étendues, les organisations peuvent réformer leur gestion financière et rationaliser la budgétisation base zéro.

Résumé

Dans l'ensemble, la budgétisation base zéro peut être un outil précieux pour les organismes publics qui cherchent à optimiser les coûts, à renforcer la responsabilité et à aligner les ressources sur les objectifs stratégiques. Toutefois, pour surmonter ses inconvénients potentiels, elle nécessite une planification minutieuse, des ressources adéquates et un équilibre entre les considérations à court et à long terme. La technologie, telle que la FreeBalance Accountability Suite^TMIl permet aux gouvernements de mettre en œuvre, de suivre et de rendre compte plus efficacement des processus de budgétisation à base zéro, tout en améliorant la responsabilité et la transparence des finances publiques.

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