Por que medir KPIs no setor público?
Muitas organizações de grande porte têm dificuldade em determinar e implementar indicadores-chave de desempenho (KPIs). Nem todos os indicadores estão relacionados ao desempenho e nem todos os indicadores de desempenho são "essenciais". No entanto, as empresas têm a vantagem de poder determinar KPIs com base em lucros ou perdas. O setor público, no entanto, não tem esse resultado final.
Gestão do desempenho do governo é complexo. Muitas fontes de dados estão disponíveis para os tomadores de decisão do governo. Entretanto, essas fontes de dados, com suas inúmeras medições, podem não ser relevantes para melhorar o desempenho do governo na busca de objetivos políticos. No entanto, rKPIs relevantes são fundamentais para a responsabilidade pública.
O que são indicadores-chave de desempenho no governo?
Os KPIs podem fornecer o foco para simplificar a tomada de decisões do governo e dar sentido à natureza de entrada-saída-resultado do desempenho.
Entradas representam alocações orçamentárias e gastos. Os gastos resultam em saídas como "o número de pessoas atendidas, serviços prestados ou unidades produzidas por um programa ou serviço. Às vezes, elas podem ser chamadas de medidas de atividade(1). Resultados estão alinhados com os objetivos porque as medidas de entrada e saída demonstram o esforço despendido e os números atendidos, mas revelam pouco sobre se essas intervenções estão ou não fazendo a diferença(2). Os resultados do setor público incluem mortalidade infantil, taxas de evasão escolar no ensino médio, cumprimento de impostos e satisfação com os serviços prestados aos cidadãos. No entanto, os resultados são o resultado de orçamentos como entradas e saídas como atividades.
Como medir a boa governança em uma organização governamental?
KPIs que se alinham com Fatores críticos de sucesso (CSFs) para permitir que as organizações governamentais determinem quais resultados devem ser rastreados até os orçamentos - a base da boa governança. Isso ajuda os governos a medir o custo para melhorar os resultados por unidades de resultados. Fazer com que a equipe se concentre todos os dias nos CSFs da organização é o objetivo final da administração(3).
O que são KPIs e como eles se diferenciam de outros indicadores?
Há vários indicadores de medição nos sistemas de gerenciamento de desempenho incluindo indicadores-chave de resultados (KRIs) que medem resultados importantes, indicadores de resultados (RIs) que medem atividades, indicadores de desempenho (PIs) que diagnosticam o que pode ser melhorado e KPIs que medem como o desempenho pode ser significativamente melhorado.
Os KPIs diferem de outros indicadores(4):
- Não financeiro
- Medido com frequência
- Significativo para atingir as metas
- Relevante para a gerência sênior
- Prescrever ações
- Vinculado a equipes
- Impacto positivo sobre os funcionários públicos para melhorar o desempenho
Portanto, os KPIs não são os únicos indicadores que devem ser medidos no setor público. Os KPIs têm o maior impacto na melhoria do desempenho.
O que são indicadores de atraso e de avanço?
Há uma concordância geral sobre os conceitos de KPI, com exceção dos indicadores de "atraso e liderança". Os indicadores de atraso são medidos com pouca frequência para mostrar se as metas foram atingidas, enquanto os indicadores principais são medidos com mais frequência para determinar como o desempenho pode ser melhorado(5). O contexto organizacional do setor público determina se os conceitos de atraso e liderança são relevantes.
Como desenvolver KPIs governamentais
Os KPIs podem se integrar bem às metodologias modernas de gerenciamento de desempenho do setor público, como o quadro de pontuação equilibrado. A complexidade associada ao desempenho do governo exige uma abordagem rigorosa. KPIs governamentais eficazes são desenvolvidos determinando-se a relevância do resultado, a consistência do benchmark e a relevância das partes interessadas.
Os governos podem usar cenários para determinar KPIs que considerem:
- Poder de decisão
- Plausibilidade
- Alternativas
- Consistência
- Diferenciação
- Memorabilidade
- Desafio
Quantos KPIs um governo deve usar?
As organizações do setor público podem ficar sobrecarregadas com medições. "Menos em mais" nos KPIs. Menos KPIs proporcionam maior foco.
Recomendações de especialistas (Baroudi, 2014; Parmenter, 2012; Marr, 2008; PwC, 2007) sugerem:
- 5 a 8 CSFs
- 4 a 10 KPIs organizacionais
- 15 a 25 KPIs agregados entre as unidades organizacionais
- Menos de 80 medidas de desempenho e relatórios em todos os níveis de uma organização governamental
Como muitas características de gestão no governo, o aumento do rigor e do tempo gasto no planejamento dos KPIs traz benefícios significativos a longo prazo. Os KPIs selecionados devido à facilidade de medição ou à falta de rastreabilidade entre resultados, produtos e insumos resultam em ruído de informações para os tomadores de decisão.
Referências
Baroudi, R. Indicadores-chave de desempenho: Dicas vencedoras e desafios comuns. Desempenho da EY, maio de 2014. http://performance.ey.com/wp-content/uploads/downloads/2014/05/EY-Performance-Key-performance-indicators.pdf
Marr, B. Managing and Delivering Performance, How government, public sector and not-for-profit organizations can measure and manage what really matters. Butterworth-Heinemann, 2008. http://www.sciencedirect.com/science/book/9780750687102
Marr, B. Key Performance Indicators For Dummies (Indicadores-chave de desempenho para leigos). Wiley, 2015. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-111891323X.html
Niven, P. Balanced Scorecard Step-by-Step for Government Nonprofit Agencies (Balanced Scorecard passo a passo para agências governamentais sem fins lucrativos). WileySegunda edição, 2008. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-0470180021.html
Parmenter, D. Key Performance Indicators for Government and Non Profit Agencies (Indicadores-chave de desempenho para agências governamentais e sem fins lucrativos). Wiley, 2012. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-1118235304.html
Parmenter, D. Key Performance Indicators (Indicadores-chave de desempenho): Developing, Implementing, and Using Winning KPIs (Desenvolvendo, implementando e usando KPIs vencedores). WileyTerceira edição, 2015. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-1118925106.html
Guia para o desenvolvimento de indicadores-chave de desempenho relevantes para relatórios do setor público. Escritório do Auditor Geral da Colúmbia Britânica, 10 de dezembro de 2010. http://www.bcauditor.com/sites/default/files/publications/2010/report_10/report/OAGBC_KPI_2010_updated.pdf
Guia de indicadores-chave de desempenho. PwC, 2007. https://www.pwc.com/gx/en/audit-services/corporate-reporting/assets/pdfs/uk_kpi_guide.pdf