Lições aprendidas com as auditorias do Projeto FreeBalance
Esta é a parte 2 de 3 postos:
- Por que as implementações do GRP FMIS são diferentes?
- O que a FreeBalance faz de diferente?
- Conselhos Práticos para Otimizar seu Projeto GRP
O FreeBalance conduz o Sistema de Informação de Gestão Financeira (FMIS) interno auditorias de implementação. Estes ocorrem em marcos importantes de projetos. O processo tem sido aperfeiçoado ao longo do tempo com mais de 100 indicadores de desempenho. Alguns desses indicadores estão totalmente sob controle dos serviços da empresa, mas a maioria depende de equipes FreeBalance que trabalham com equipes de projeto do governo.
Mqualquer um dos indicadores de desempenho de auditoria do projeto é baseado nas capacidades de Planejamento de recursos governamentais (GRP) projetado exclusivamente para o governo, e as características únicas do FreeBalance Accountability Suite™.
Este processo de auditoria interna ajuda a FreeBalance a melhorar o sucesso dos projetos e ajuda os governos que possam não ter experiência em implementações de PRFV.
Pensamento GRP vs. Pensamento Convencional
Muitos dos Indicadores de Desempenho de Auditoria de Projeto GRP são contra-intuitivos àqueles versados em abordagens de gerenciamento de projetos legados. Esse é o ponto por trás desses indicadores de desempenho: o reconhecimento de que o pensamento convencional reduz as taxas de sucesso da implementação.
As abordagens convencionais de gerenciamento de projetos assumem muito poucas diferenças entre si:
- Física e virtual projetos - o processo de construção de estruturas é altamente previsível, enquanto o software pode ser feito de várias maneiras
- Conhecível e menos conhecido necessidades - alguns projetos podem começar com uma expectativa de compreensão abrangente, enquanto os projetos FMIS começam com lacunas entre os requisitos da licitação e os requisitos reais
- Complicado e complexo escopo - alguns projetos requerem experiência técnica para terem sucesso, enquanto os projetos FMIS são transformacionais e complexos, além das características técnicas a mudanças significativas, de comunicação e de capacidade
Tudo o que você precisa saber para uma implementação bem sucedida do FMIS
A seguir, um detalhamento dos fatores críticos de sucesso que determinamos ao longo de quase quatro décadas de GRP implementações em governos de clientes ao redor do mundo.
Indicadores de Desempenho de Iniciação de Projeto
- Entendimento comum do projeto entre o governo e as equipes de implementação, especialmente quando os fatores de sucesso e os resultados do projeto são bem compreendidos e acordados
- Equipes governamentais dedicadas a projetos são fundamentais para comunicar as exigências, descobrir processos informais e preparar-se para a mudança
- Treinamento de produtos da equipe de projeto do governo ajuda a eliminar a personalização desnecessária do código ao ancorar projetos sobre como o software atende aos objetivos, e como funções inesperadas podem agregar valor
- Métodos ágeis de projeto como o FreeBalance's Metodologia de implementação do A-i3+qM permite o ajuste à realidade das finanças públicas, enquanto processos rígidos de cascata introduzem riscos - incluindo lacunas entre requisitos documentados e necessidades reais que são expostas durante o projeto
Indicadores de desempenho da gestão do programa
- Estruturas de governança deve incluir o fabricante do software no comitê de direção e no escritório de gerenciamento do programa para garantir o compromisso, aproveitando ao mesmo tempo as lições em circunstâncias similares
- Liderança de projetos governamentais para o sucesso deve ser conduzido por profissionais do governo, e não por consultores externos, e deve incluir funcionários públicos fora das agências centrais para fornecer informações sobre práticas informais
- O escopo deve ser gerenciado através de análise formal, mesmo em processos ágeis, para focalizar projetos nas prioridades das finanças públicas
- Decisões oportunas de comitês de direção, escritórios de gerenciamento de programas, fornecedores e equipes de projeto do governo são obrigados a cumprir horários e eliminar atrasos desnecessários (o corolário disso é fornecer informações oportunas em vez de "no último minuto" porque leva tempo para avaliar e analisar)
Indicadores de desempenho de gerenciamento de mudança e capacidade
- Envolvimento das partes interessadas em todo o governo (liderança, especialistas de domínio, usuários), financiadores doadores e organizações da sociedade civil reduz a resistência à mudança, ao mesmo tempo em que descobre uma compreensão mais profunda das necessidades
- Processos de mudança integral em todas as atividades do projeto, incluindo o uso de workshops, entrevistas, gerenciamento ágil, mecanismos de feedback e comunicações que demonstrem ganhos rápidos, e outras realizações para gerar a adesão ao projeto
- Localização de idioma, terminologia e localização de documentação facilita a transição dos usuários para novos sistemas, incluindo suporte para a variação única de idioma utilizada, idiomas nacionais únicos, terminologia governamental única, com ajuda e documentação mostrando processos e telas governamentais para aproveitar as capacidades existentes
- Orientação de especialistas por FreeBalance e qualquer fornecedor que tenha experiência em GRP e PFM em contextos similares, aumentada por treinamento que vai além de produtos para PFM, gerenciamento de projetos, gerenciamento de mudanças e TIC para construir capacidade
Leia: Gerenciamento de Mudanças para a Transformação Digital do Governo
Indicadores de desempenho da Análise de Necessidades
- Workshops o uso de métodos ágeis envolve as partes interessadas para melhorar a qualidade dos requisitos, enquanto configurações iterativas demonstram conformidade com essas necessidades, eliminando a necessidade de extensa documentação, exceto para a personalização do código
- Eliminar funções desnecessárias de processos "como está" que refletem deficiências ou restrições desnecessárias em softwares anteriores, incluindo a eliminação de processos e controles manuais através da automação
- Prioritização devem representar mais do que preocupações centrais, porque o ministério de linha e as necessidades regionais devem ser acomodadas
- Boas práticas deve ser usada uma abordagem que reflita a capacidade e o histórico das finanças públicas nos governos, em vez de tentar impor "melhores práticas" inadequadas e complexas, tais como contabilidade de exercício, orçamento baseado em resultados ou avaliação de desempenho, exceto em governos com capacidade
Indicadores de Desempenho da Abordagem de Gestão Financeira Pública
- Contexto governamental devem ser usadas para determinar quais funções têm um impacto mais positivo nas finanças públicas para a priorização
- Ativação progressiva As fases devem ser usadas para passar de boas para melhores práticas ao longo do tempo à medida que a capacidade é construída (alavancando a capacidade de configuração do PRFV)
- Controles de compromisso deve ser implementado porque é isso que torna a GFP diferente da contabilidade do setor privado e garante gastos legais de apoio às leis orçamentárias (isso pode ser progressivamente ativado, começando com controles simples no nível do pedido de compra antes de adicionar mais controles, e adicionando controles no nível da requisição de compra)
- Controle orçamentário agregado é considerada uma boa prática, enquanto o controle de itens de linha é considerado uma má prática, devido à necessidade de fazer transferências orçamentárias que não são materiais para o orçamento ou para a lei orçamentária (avisos de itens de linha poderiam ser implementados em governos de menor capacidade)
Indicadores de desempenho da abordagem TIC
- Práticas efetivas de TI são necessários para gerenciar centros de dados que hospedam aplicações GRP, incluindo procedimentos definidos de gerenciamento de sistemas, incluindo monitoramento, manutenção e gerenciamento de patches para garantir a disponibilidade, o desempenho e a escalabilidade do sistema
- Segurança da informação Os processos são particularmente importantes nos centros de dados governamentais, incluindo a segregação de funções, medidas de segurança física, antivírus, firewalls, detecção de intrusão, treinamento de usuários de cibersegurança e auditorias para impedir a manipulação ou liberação de informações classificadas
- Boas práticas de integração entre os sistemas GRP e outros subsistemas financeiros deve ser aproveitado, incluindo o uso de serviços web e o gerenciamento do ciclo de vida do API, enquanto práticas ruins, como uploads manuais, chamadas diretas de banco de dados, procedimentos armazenados e arquivos planos devem ser evitadas
- Testes separados ajuda a acelerar as implementações, com sign-offs de configuração através de demonstrações, relatórios testados individualmente, integração testada separadamente, antes do Teste de Aceitação do Usuário completo que inclui configuração, relatórios personalizados, integração e qualquer personalização de código de produto
Para uma discussão pessoal sobre como FreeBalance poderia ajudar na implementação de seu FMIS, por favor entre em contato.