Como evitar falhas na aquisição do FMIS
Como um Gestão das finanças públicas (PFM) e Planejamento de recursos governamentais (GRP), FreeBalance trabalhou em centenas de propostas de compras governamentais. É compreensível que os governos sejam cautelosos quando se trata da implementação de um Sistema de Informações de Gestão Financeira (FMIS), pois há riscos indiscutíveis para o projeto. Muitas vezes, isso resulta em processos de aquisição complexos que reduzem ostensivamente o risco, mas, na realidade, tornam-se uma tragédia grega: no processo de redução do risco de fracasso, o fracasso se torna uma certeza.
Neste blog, compartilhamos nossos aprendizados da primeira fila com um conjunto de considerações que os governos devem incluir em seu pensamento ao planejar um sistema de informações de gerenciamento financeiro aquisição e implementação.
Quais são os problemas comuns de aquisição do FMIS?
Os problemas mais comuns estão ligados às práticas de "mitigação de riscos" que os governos usam nos processos de aquisição do FMIS, a saber:
- O uso de consultores externos para criar os requisitos da licitação
- Rigoroso especificações de funcionalidade
- Rigoroso gestão de projetos metodologias e marcos
Cada um deles está repleto de seu próprio conjunto de riscos.
Consultores externos
Ao contratar consultores externos para criar requisitos de licitação, reconheça que os requisitos de licitação são os mesmos:
- Pode não ter o Contexto de PFM em seu governo, especialmente sobre práticas informais
- Depender de entrevistas com funcionários públicos, alguns dos quais podem ser resistentes a mudanças
- Aproveitar avaliações externas, como a PEFA (Public Expenditure and Financial Accountability, Despesas Públicas e Responsabilidade Financeira), que podem não ser mais precisas
- Ter experiência que tenha criado preconceitos que podem não se aplicar ao seu governo
- Pode não estar familiarizado com diferentes Tipos de solução do FMIS que sejam apropriadas para seu governo
- Raramente possuem proficiência em PFM e TI, o que leva a requisitos contraditórios
- Muitas vezes copiam requisitos de outras licitações que podem não ser apropriados para seu país
Funcionalidade do FMIS
Ao projetar os requisitos do FMIS, reconheça que:
- Muitas das "melhores práticas" de PFM podem ser inadequadas para o seu governo, enquanto muitos requisitos podem estar ancorados em processos legados inadequados que devem ser alterados.
- Algumas implementações "rasgam e substituem" muitos sistemas legados muito rapidamente
- Muitos fornecedores podem não estar dispostos a apresentar propostas se a licitação tiver requisitos vagos e quando os requisitos não estiverem vinculados a objetivos claros do governo
- Muitas vezes, os requisitos fazem com que os fornecedores não estejam em conformidade, mesmo que esses fornecedores possam atender plenamente a todas as necessidades subjacentes
- Algumas mudanças nos processos de GFP exigem reforma legal, enquanto outras não - essa distinção geralmente não é incluída no projeto
- O nível de precisão e exatidão dos requisitos raramente é bom, muitas necessidades são expostas durante a implementação
- Alguns requisitos são muito rígidos, enquanto outros são tão vagos que o escopo não é bem compreendido, o que leva a preços altos de propostas devido aos riscos percebidos
- Os requisitos de profundidade geralmente diferem, com algumas funções críticas de finanças públicas descritas em um nível muito alto
- Há limites para a quantidade de mudança e reforma que podem ser consumidos pelos governos em determinados períodos de tempo
- Seu governo também pode sofrer com a fadiga das reformas e não conseguir manter o ritmo das mudanças
- As fases da reforma da GFP e dos sistemas financeiros podem estar fora de sequência em relação às necessidades reais do governo
- O design do projeto às vezes deixa pouco espaço para desenvolvimento da capacidade e gestão de mudanças - fatores muito importantes para o governo
- As infraestruturas de TI existentes são descritas de forma inadequada, levando a problemas inesperados de desempenho e confiabilidade
- O middleware caro e os sistemas proprietários são frequentemente preferidos no projeto em vez dos sistemas abertos e de código aberto, que oferecem mais opções ao governo
- Reforma e modernização pós-implementação raramente é considerado na análise de propostas, o que leva a FMIS que não suporta a modernização
- Modularidade, nuvem capacidade de implementação, metadados gerenciamento e extensibilidade também raramente são considerados na análise de propostas, o que limita a flexibilidade para atender a novos requisitos
Gerenciamento de projetos
Ao especificar a metodologia e os marcos, reconheça que:
- A maioria dos fornecedores tem metodologias comprovadas que não necessariamente se alinhará com o especificado em uma licitação
- Especialistas qualificados têm dificuldades para implementar quando as metodologias do fornecedor não estão ajustadas para o governo e o fornecedor tem conhecimento limitado no setor público
- As equipes de projeto do governo às vezes não têm conhecimento das boas práticas de gerenciamento de projetos
- Os processos em cascata e as abordagens "big bang" estão associados a taxas de sucesso baixas, enquanto ágil Os processos estão associados a boas taxas de sucesso
- Contratos inflexíveis fazem com que os fornecedores trabalhem de acordo com o contrato, e não com as necessidades reais do governo
- Código customização está associada à demora na obtenção de resultados e ao aumento dos custos de longo prazo ou à Custo total de propriedade
- Alguns fabricantes de Comercial fora da prateleira (COTS) fazem afirmações imprecisas e extravagantes sobre a facilidade de adaptação com pouca personalização
- A separação do conhecimento especializado em silos, como tesouraria, compras, software e consultores de TI, geralmente leva a silos e implementações desconectadas
- O incentivo para alguns fornecedores de integração de sistemas é aumentar o faturamento por meio da personalização desnecessária de códigos ou da geração de grandes quantidades de documentação
Conclusão
A conclusão é que, ao adquirir um sistema de gerenciamento financeiro, os governos devem permitir que os consultores entendam melhor seus requisitos, determinem o que é mais importante para o sucesso, definindo as necessidades críticas e de alta prioridade vinculadas ao contexto do governo e do país, e aproveitem as práticas de implementação usadas com sucesso em governos que compartilham circunstâncias semelhantes.
Veja nossa próximo blog para obter recomendações sobre como superar os problemas levantados aqui
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