Les défis de la mise en œuvre des systèmes de gestion financière dans les administrations publiques et les entreprises privées. L'intégration de ces systèmes avec les technologies les plus récentes pour soutenir la budgétisation axée sur les résultats nécessite une compréhension du nouveau contexte dans lequel se trouvent les gouvernements.
Figure et terre
Technologie de base du back-office : les célèbres acronymes en trois lettres ERP, SCM, CPM, CRM, PPM, GRC ne sont plus les principales technologies d'entreprise. Nous sommes dans un monde SMACT (Social, Mobile, Analytics, Cloud, Internet of Things), pas dans un monde ERP.
Les gouvernements cherchent à se transformer numériquement. Les technologies et les projets hérités du passé ne facilitent pas la transformation numérique.
La technologie de gestion des finances publiques - qu'on l'appelle IFMIS ou ERP gouvernemental, ou ce que nous aimons appeler "GRP" - n'est plus la grande nouveauté en matière de technologie gouvernementale.
Que se passe-t-il ? Les systèmes de back-office sont-ils devenus obsolètes ?
Il s'agit d'un phénomène technologique connu sous le nom de "figure et solLes systèmes d'arrière-guichet, ou "systèmes d'enregistrement", sont devenus la base, ou le contexte, de la nouvelle technologie. Les systèmes d'arrière-guichet, ou "systèmes d'enregistrement", sont devenus le fondement ou le contexte de la nouvelle technologie. C'est à peu près de la même manière que les médias sociaux sont devenus la figure de proue, supplantant la télévision. Comme la télévision, les "systèmes d'enregistrement" sont toujours importants en ce qu'ils contextualiser ce qui retient notre attention : sociale. C'est l'ère des "systèmes d'engagement".
Pourquoi des systèmes d'engagement dans les administrations publiques ?
Cela fait une demi-décennie, voire plus, que Geoffrey Moore a défini ce concept.
Moore suggère que les systèmes d'enregistrement améliorent l'efficacité, tandis que les systèmes d'engagement améliorent l'efficience. Les systèmes d'enregistrement se concentrent sur les coûts, la qualité, la normalisation et la conformité.
L'efficacité, sous la forme de performances et de résultats, est devenue un thème important de la réforme gouvernementale. L'agenda de la BID fait référence à la "définition et à l'utilisation des données de performance". Les systèmes d'engagement promettent de faciliter les interactions complexes entre les gouvernements, les échelons gouvernementaux, les organisations internationales, la société civile et les citoyens. C'est une vision optimiste et convaincante.
Le concept de "social" dans le gouvernement a suscité une certaine résistance. Pourtant, l'objectif du gouvernement est social. Les gouvernements sont confrontés à des "des problèmes épineux"Ces problèmes ne peuvent être résolus par les méthodes de gouvernance traditionnelles. Ces problèmes ne peuvent être résolus par les méthodes de gouvernance traditionnelles. L'engagement est nécessaire, et les systèmes de back-office doivent le soutenir.
A récente IBM Livre blanc décrit en quoi les systèmes d'engagement diffèrent des systèmes d'enregistrement :
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"Applications sociales. La meilleure façon d'encourager les employés à exploiter l'information est de leur permettre de collaborer. Qu'il s'agisse de gestion de projet, de développement ou de recherche, les applications sociales peuvent faciliter la transition d'une entreprise de systèmes d'enregistrement à une entreprise de systèmes d'engagement.
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Intégration de systèmes qui ne sont pas encore "connectés". Qu'il s'agisse de chaînes d'approvisionnement, d'écosystèmes de partenaires, de systèmes de ressources humaines, etc., pour qu'un système d'engagement fonctionne comme un tout cohérent, les technologies devront être intégrées.
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Technologies de plate-forme appropriées. Afin d'intégrer les systèmes et d'en proposer de nouveaux pour favoriser une meilleure collaboration - ce qui est l'objectif des systèmes d'engagement - des technologies de plate-forme appropriées devront être déployées. La plupart d'entre elles seront basé sur le nuageils peuvent être présentés comme des offres SaaS, PaaS ou IaaS, selon le cas".
Feuille de route des systèmes d'enregistrement aux systèmes d'engagement
Les BID a joué un rôle actif dans la promotion de la transparence financière des gouvernements et de l'établissement de budgets participatifs. L'ordre du jour de l'atelier identifie un grand nombre d'obstacles qui empêchent les systèmes gouvernementaux de permettre l'engagement. Cette démarche s'inscrit dans le cadre de la modernisation de la gestion des finances publiques (GFP) à l'échelle mondiale. La feuille de route de la modernisation correspond aux quatre thèmes de l'atelier :
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Intégration: Les systèmes financiers publics en Amérique latine et dans les Caraïbes manquent d'intégration entre les sous-systèmes. Les classifications budgétaires et comptables diffèrent souvent. En outre, les principaux sous-systèmes financiers, tels que la paie et les achats, ne sont pas sensibilisés à la question du budget. L'agenda souligne la nécessité d'une "meilleure intégration entre les informations budgétaires et l'enregistrement comptable afin de produire les états financiers en temps voulu et de manière automatisée". Cela est important pour l'efficacité, le coût et la conformité des systèmes d'enregistrement. Les systèmes d'engagement ont besoin de plus qu'une intégration, ils ont besoin de métadonnées unifiées. Ils ont besoin de bien plus que de rapports en temps voulu, ils ont besoin d'informations à jour et d'alertes précoces.
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Transparence: "La transparence fiscale pour renforcer la responsabilité des politiques publiques d'une manière conviviale" est un autre thème de l'atelier. La transparence et l'obligation de rendre compte sont d'importants facteurs de conformité dans les systèmes d'enregistrement. Il s'agit notamment de la surveillance gouvernementale, comme l'audit, et de la surveillance de la société civile. La transparence fait partie intégrante des systèmes d'engagement. Le fardeau de la transparence fiscale des gouvernements est compliqué lorsque les métadonnées diffèrent d'un système à l'autre.
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Performance: L'atelier identifie le besoin de "définir et d'utiliser les données de performance" et d'accroître "l'utilisation du SIGIF dans le processus de prise de décision". La gestion de la performance est beaucoup plus difficile dans le secteur public que dans le secteur privé en raison de la complexité des structures organisationnelles et de l'importance de la gestion de la performance. l'absence de profit en tant que résultat net. Le chemin vers la gestion de la performance gouvernementale commence souvent par la définition des objectifs et des programmes. Les produits et les résultats renforcent la planification et l'évaluation. Il est nécessaire de disposer d'une classification unifiée des comptes publics qui permette l'activation progressive des caractéristiques de performance dans tous les sous-systèmes financiers. Ce n'est qu'avec cette structure de performance que les gouvernements peuvent engager la société civile en liant les plans aux résultats. Dans le cas contraire, l'allocation budgétaire porte sur les intrants et aucune information objective ne permet de prouver que le gouvernement a réussi à atteindre les objectifs nationaux.
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Risque: Les systèmes d'enregistrement soutiennent le "C" de la gouvernance, du risque et de la conformité (GRC). L'agenda souligne la nécessité de "soutenir la gestion de certains risques fiscaux, tels que ceux générés par les partenariats public-privé". Les nouveaux arrangements fiscaux tels que les PPP, les contrats de performance, l'externalisation et le partage des recettes ont tous pour but de engagement. Cet engagement promet de nouvelles performances, mais augmente les risques pour les gouvernements. Les systèmes d'engagement sont nécessaires pour que les gouvernements collaborent afin d'atténuer les risques.
Au-delà de l'intégration technique
Une intégration étroite est nécessaire pour répondre aux besoins des systèmes d'engagement en matière de transparence, de performance et d'atténuation des risques.
Il y a quelques années, le correcteur orthographique de Microsoft Word recommandait de remplacer "intégration transparente" par "intégration éhontée". En effet, l'intégration au sein des principales suites logicielles d'entreprise était difficile. L'intégration au-delà de ces suites était encore plus compliquée. Les métadonnées étaient difficiles à gérer et les modifications mineures apportées à un système entraînaient des erreurs. Les normes des services web ont aidé dans une certaine mesure, mais la consolidation des logiciels d'entreprise a aggravé la complexité. De nombreux clients de progiciels de gestion intégrés (ERP) sont choqués d'apprendre qu'il est normal de définir les métadonnées différemment d'un sous-système à l'autre dans ce que l'on appelle les "suites intégrées". Les grands fournisseurs d'ERP, par exemple, présentent l'intégration comme un avantage de leurs suites de produits. Il s'agit le plus souvent d'une hyperbole dans le cas de mécanismes d'intégration complexes, en particulier pour les produits logiciels issus de l'acquisition de fournisseurs. Nos définitions sont les suivantes :
- InterfaceLes données de la base de données sont des informations qui peuvent être transmises à un autre système et qui nécessitent souvent un processus manuel (comme l'importation de données par lots) ou une mauvaise pratique (comme les fichiers plats et les appels directs à des bases de données).
- IntégrationMéthode automatisée d'acheminement des transactions d'un système à l'autre qui tend à utiliser les bonnes pratiques (telles que les services web et les API), mais qui peut ne pas inclure toutes les transactions.
- InteropérabilitéLe système de gestion des finances publiques (PFM) : méthode automatisée d'intégration de toutes les fonctions de toutes les applications tout au long du cycle de vie de la PFM, y compris la gestion centralisée des métadonnées.
Je recommande aux organisations gouvernementales qui cherchent à moderniser leurs systèmes d'engagement de se concentrer sur l'unification des métadonnées en tant que partie intégrante de la conception. Les systèmes unifiés de planification des ressources gouvernementales (GRP), comme le FreeBalance Accountability Suite, la modernisation des installations.
Au-delà des systèmes d'engagement ?
Les systèmes d'engagement ne sont pas une fin en soi. La conception unifiée des systèmes d'enregistrement sera nécessaire pour le contexte de l'engagement. Ray Wang, du Constellation Research Group, a identifié les signaux faibles qui montrent l'émergence des systèmes d'expérience et d'épanouissement personnel.. Les analystes de la Groupe Gartnercomme Michael Guay, décrit les "systèmes d'innovation" et les "systèmes de différenciation"..
C'est pourquoi les gouvernements doivent réussir l'intégration.