Recommandations pour le groupe de travail sur le système de rémunération Phoenix
La mise en œuvre d'Oracle par le gouvernement du Canada PeopleSoft ERPLa mise en place par IBM d'un système de paie unique, connu sous le nom de "Phoenix", s'est heurtée à de nombreux problèmes. "Depuis le lancement du système Phoenix en février 2016, des dizaines de milliers de fonctionnaires ont été sous-payés, surpayés ou n'ont pas été payés du tout." Les retombées politiques ont été importantes.
Le Premier ministre Justin Trudeau a annoncé la création d'un groupe de travail chargé de ".résoudre les problèmes de rémunération de Phoenix". Ce comité comprend :
- Ralph GoodaleMinistre de la sécurité publique et de la protection civile (président)
- Scott BrisonPrésident du Conseil du Trésor
- Bill MorneauMinistre des Finances
- Jim CarrMinistre des services publics et des marchés publics par intérim
- Catherine McKennaMinistre de l'environnement et du changement climatique
- Steven MacKinnonSecrétaire parlementaire du ministre des services publics et des marchés publics
Le problème de la transparence des gouvernements
Les institutions résistent à la transparence lorsqu'elles perçoivent un risque politique élevé. L'objectif politique de la création du groupe de travail peut être de rassurer les fonctionnaires sur le fait que les problèmes seront résolus. Jusqu'à présent, la communication du gouvernement sur Phoenix donne l'impression d'être opaque :
- Les briefings techniques n'ont que peu ou pas communiqué sur les contraintes technologiques et il n'est pas clair si les problèmes proviennent de l'ancien système ERP, du degré élevé de personnalisation, de l'intégration avec les systèmes, du manque d'articulation des processus avec IBM ou du manque de formation.
- La portée du problème reste confuse : "L'ampleur actuelle des problèmes liés à Phoenix n'est pas claire. Le ministère des services publics et des marchés publics, qui supervise le programme, a cessé de déclarer publiquement le nombre d'employés souffrant de complications salariales. Le ministère se réfère plutôt au nombre de "transactions salariales" qui doivent être traitées, ce qui rend la situation difficile à comprendre. Un seul employé peut avoir plusieurs transactions salariales à traiter.”
- Les mises à jour du gouvernement ont été trop optimistes et des délais ont été imposés par le gouvernement pour résoudre les problèmes, notamment Le 31 octobre 2016 est passéLes mesures prises sont peu connues, à l'exception de l'embauche d'un plus grand nombre d'employés.
La volonté de contrôler le message, comme c'est souvent le cas dans le monde des médias sociaux, a eu l'effet inverse. Il ne se passe pas une semaine sans que l'on entende parler de la misère d'un fonctionnaire ou d'un fonctionnaire retraité. Il y a aussi des manifestations.
Recommandations
Le Premier ministre et les membres du cabinet ont reconnu l'existence d'un problème et son importance - première étape de toute communication de crise - mais il est maintenant temps de décrire exactement ce qui sera fait pour y remédier. En d'autres termes, les dommages politiques liés à la révélation des problèmes exacts ne seront pas aussi importants que ce que les Canadiens imaginent.
Le problème du contrôle exécutif
De nombreux grands projets rencontrent des problèmes, en particulier les mises en œuvre d'ERP dans les administrations publiques. (Nous tenons un compte courant de ces échecs.) L'introduction d'un groupe de travail exécutif peut être le signe d'une libération des ressources pour résoudre les problèmes. Mes observations, confirmées par les études de la Harvard Kennedy School of Government sur les Leadership Prise de décision et Leaders du développementLe fait qu'il n'y ait pas d'autres moyens d'action, suggère qu'il y a des dangers :
- Les équipes de projet ont tendance à ignorer les conseils des experts et de ceux qui connaissent mieux les problèmes, et à s'en remettre à l'autorité de dirigeants qui n'ont peut-être pas les compétences ou l'expérience requises.
- Une supervision supplémentaire tend à accroître le temps nécessaire à la résolution des problèmes, en multipliant les réunions, les rapports, les tableaux de bord et autres interruptions.
- Le stress tend à rendre les équipes de projet plus hésitantes à trouver des solutions créatives.
- La simplification d'un problème très complexe et le filtrage bureaucratique des informations peuvent donner une image irréaliste de l'empreinte du problème aux dirigeants.
Recommandations
Le groupe de travail doit permettre le changement et fournir les ressources et les encouragements nécessaires. Les experts doivent disposer d'un espace pour résoudre les problèmes et expérimenter. Le groupe de travail peut tirer parti des connaissances acquises dans le cadre de projets complexes (McKenna, MacKinnon), de la gestion des salaires (Morneau) et de la gestion financière (Morneau, Brisson, Goodale) pour donner des conseils sur les approches à adopter pour résoudre les problèmes, mais en l'absence d'une expertise approfondie en matière d'ERP, il est peu probable qu'il soit en mesure d'aider à résoudre le problème.
Le problème de la "résolution d'un problème"
Il existe de nombreuses façons de résoudre un problème, mais certaines ne sont pas durables. La principale méthode pour résoudre les problèmes de rémunération a été l'embauche de personnel. Il n'est pas certain que cette approche soit un pis-aller en attendant que les problèmes technologiques soient résolus, ou que les solutions de contournement soient à l'ordre du jour - ou d'un jeudi sur deux. L'accent mis sur la "résolution du problème" risque de ne pas résoudre les problèmes systémiques :
- Comment la procédure d'attribution d'un marché unique à PeopleSoft, une application ERP patrimoniale propriétaire qui nécessite une personnalisation, pour remplacer une autre application plus ancienne, a-t-elle contribué aux problèmes informatiques actuels ?
- Dans quelle mesure la procédure de passation des marchés, qui imposait à IBM de respecter des délais stricts, et les changements apportés par le gouvernement en matière de formation ont-ils contribué au problème ?
- Dans quelle mesure les "meilleures pratiques" héritées de la mise en œuvre des cascades ont-elles entraîné des problèmes ?
- Existe-t-il des tendances qui se dégagent d'autres projets qui n'ont pas été couronnés de succès, comme Shared Service Canada, la gestion du contenu web, les subventions du Conseil des Arts du Canada, et de projets informatiques couronnés de succès, comme le site d'achat en ligne "Buy and Sell" ?
Recommandations
Le groupe de travail devrait prendre le temps d'identifier les problèmes systémiques et de modifier la politique en matière de technologies de l'information. Le gouvernement ne peut pas se permettre de gaspiller un tel échec. Le "Phénix" pourrait renaître, cette fois en tant qu'instigateur de nouvelles lignes directrices en matière d'achats informatiques, de mise en œuvre agile et d'informatique dématérialisée.