Aanbevelingen voor de Werkgroep Loonsysteem Phoenix
De implementatie van Oracle door de regering van Canada PeopleSoft ERPdie door IBM is geïmplementeerd als één loonlijstsysteem, bekend als "Phoenix", is met problemen gepaard gegaan. "Sinds het Phoenix-systeem in februari 2016 van start ging, zijn tienduizenden ambtenaren onderbetaald, overbetaald of helemaal niet betaald.." Er zijn aanzienlijke politieke gevolgen geweest.
Premier Justin Trudeau heeft een werkgroep aangekondigd om "Phoenix-salariskwesties aanpakken". Dit comité bestaat uit:
- Ralph Goodale, minister van Openbare Veiligheid en Paraatheid voor Noodgevallen (voorzitter)
- Scott BrisonVoorzitter van de Raad van de Schatkist
- Bill MorneauMinister van Financiën
- Jim Carrals waarnemend minister van Openbare Diensten en Overheidsopdrachten
- Catherine McKennaMinister van Milieu en Klimaatverandering
- Steven MacKinnon, parlementair secretaris van de minister van Overheidsdiensten en Aanbestedingen
Het probleem met overheidstransparantie
Instellingen verzetten zich tegen transparantie wanneer er een groot politiek risico wordt ervaren. De politieke bedoeling van de oprichting van de werkgroep kan zijn ambtenaren gerust te stellen dat de problemen zullen worden opgelost. De communicatie van de regering over Phoenix wekt tot nu toe de schijn van ondoorzichtigheid:
- Bij technische briefings werd weinig of niet gecommuniceerd over technologische beperkingen, waarbij het onduidelijk is of de problemen voortkomen uit het legacy ERP-systeem, hoge mate van maatwerk, integratie met systemen, gebrek aan procesbepaling voor IBM, of gebrek aan opleiding.
- Probleemstelling blijft verwarrend: "De huidige omvang van de problemen in verband met Phoenix is onduidelijk. Public Service and Procurement, het departement dat toezicht houdt op het programma, is gestopt met het openbaar maken van het aantal werknemers met looncomplicaties. In plaats daarvan verwijst het departement naar het aantal "betalingstransacties" die moeten worden verwerkt, wat de situatie moeilijk te begrijpen maakt. Eén werknemer kan meerdere loontransacties hebben die moeten worden afgehandeld..”
- De updates van de regering waren te optimistisch en de regering legde termijnen op om problemen op te lossen, waaronder 31 oktober 2016 zijn gekomen en gegaanmet weinig informatie over welke middelen worden gebruikt, behalve het aannemen van meer werknemers.
De wens om de boodschap te controleren, zoals zo vaak in deze wereld van de sociale media, heeft juist het tegenovergestelde effect gehad. Er gaat bijna geen week voorbij zonder een verhaal over de ellende die een ambtenaar of gepensioneerde ambtenaar wordt aangedaan. Er zijn ook protesten.
Aanbevelingen
De premier en de kabinetsleden hebben erkend dat er een probleem is en dat het belangrijk is - stap 1 van elke crisiscommunicatie - maar het is nu tijd om te beschrijven wat er precies aan gedaan zal worden. Met andere woorden, de politieke schade voor het onthullen van de exacte problemen zal lang niet zo schadelijk zijn als wat de Canadezen zich voorstellen.
Het probleem met uitvoerend toezicht
Veel grote projecten stuiten op problemen, met name ERP-implementaties bij de overheid. (We houden een lopende telling bij van deze mislukkingen.) De invoering van een uitvoerende werkgroep kan een teken zijn dat er middelen vrijkomen om problemen op te lossen. Mijn observaties, ondersteund door studies van de Harvard Kennedy School of Government cursussen over Leiderschap Besluitvorming en Leiders in ontwikkelingsuggereert dat er gevaren zijn:
- Projectteams hebben de neiging advies van deskundigen en degenen die meer vertrouwd zijn met problemen te negeren, en zijn eerder geneigd zich neer te leggen bij het gezag van leiders die wellicht niet over de vereiste vaardigheden of ervaring beschikken.
- Extra toezicht leidt tot meer vertraging bij het oplossen van problemen, met meer vergaderingen, rapporten, scorekaarten en andere onderbrekingen.
- Door stress zijn projectteams eerder geneigd creatieve oplossingen te vinden.
- Vereenvoudiging van een zeer complex probleem en bureaucratische filtering van informatie kan een onrealistisch beeld van de probleemvoetafdruk geven aan de hogere leidinggevenden.
Aanbevelingen
De werkgroep moet verandering mogelijk maken en zorgen voor de nodige middelen en aanmoediging. Er moet ruimte zijn voor deskundigen om problemen op te lossen en te experimenteren. De werkgroep kan gebruik maken van kennis die is opgedaan bij complexe projecten (McKenna, MacKinnon), salarisadministratie (Morneau) en financieel beheer (Morneau, Brisson, Goodale) om te adviseren over de aanpak van problemen, maar zonder diepgaande ERP-expertise is het onwaarschijnlijk dat zij kan helpen bij het oplossen van het probleem.
Het probleem met "een probleem oplossen"
Er zijn veel manieren om een probleem op te lossen, maar sommige zijn niet duurzaam. De belangrijkste methode om salarisproblemen op te lossen is het inhuren van personeel. Het is onduidelijk of deze aanpak een lapmiddel is terwijl de technologische problemen worden opgelost, of dat workarounds aan de orde van de dag zullen zijn - of elke tweede donderdag. De focus op het "oplossen van het probleem" lost de systeemproblemen misschien niet op:
- Hoe heeft het proces om PeopleSoft, een propriëtaire legacy ERP-applicatie die maatwerk vereist, te sole-sourcen ter vervanging van een meer legacy applicatie, bijgedragen tot voortdurende IT-problemen?
- In hoeverre hebben de aanbestedingsprocedure, waarbij IBM zich aan strikte termijnen moest houden, en de wijzigingen die de regering voor de opleiding aanbracht, bijgedragen tot het probleem?
- In hoeverre hebben bestaande "beste praktijken" bij de uitvoering in watervalstijl tot problemen geleid?
- Zijn er patronen te ontdekken in andere minder geslaagde projecten zoals Shared Service Canada, web content management, Canada Council grants; en succesvolle IT-projecten zoals de Buy and Sell e-procurement site?
Aanbevelingen
De werkgroep moet de tijd nemen om systeemproblemen te identificeren en wijzigingen aan te brengen in het informatietechnologiebeleid. De overheid kan het zich niet veroorloven een mislukking als deze te verspillen. De 'Phoenix' zou opnieuw kunnen opstaan, ditmaal als aanstichter van nieuwe IT-aanbestedingen, agile implementatie en richtlijnen voor cloud computing.