Doug Hadden, VP Produits
De nombreux systèmes de gestion financière restent sous-utilisés dans les gouvernements. Dans les pays en développement, on constate des écarts importants entre le "système tel qu'il a été conçu" et le "système tel qu'il est utilisé". Cela se manifeste dans tout le spectre de la gestion financière, y compris la planification budgétaire, les contrôles, la trésorerie, la dette, la comptabilité, les recettes, les dépenses et les systèmes de paie. Dans de nombreuses administrations, certains sous-systèmes financiers sont bien utilisés, tandis que d'autres ne le sont pas.
Il existe de nombreuses théories pour expliquer cette lacune. Les études soulignent souvent un manque de "volonté politique" de la part des dirigeants gouvernementaux. De nombreuses études mettent souvent en évidence une mauvaise gestion des projets, en particulier en ce qui concerne la "gestion du changement" organisationnel et technique. Il est généralement admis que la technologie n'est pas le problème. À mon avis, une analyse des "causes profondes" montre que la technologie, c'est-à-dire la solution logicielle utilisée et l'infrastructure technologique sous-jacente, alourdit considérablement la charge du changement et de la direction. Je me suis livré à un exercice d'analyse des causes profondes en me basant sur les problèmes rencontrés dans la littérature et sur les commentaires recueillis lors de conférences.
1. Les systèmes sont trop complexes pour être utilisés
Des systèmes trop complexes peuvent être introduits en raison de mauvaises pratiques de gestion du changement. Le "produit" choisi peut entraîner des problèmes importants, en particulier si le produit est complexe à l'origine. Qu'en est-il si le produit est configuré pour répondre aux besoins du gouvernement et a été utilisé efficacement dans un contexte similaire ?
2. Manque de capacités humaines
Les solutions qui fonctionnent dans des gouvernements ayant des capacités humaines et des antécédents comptables similaires (c'est-à-dire un indice de développement humain plus faible, une situation post-conflit, le Commonwealth britannique) ne sont généralement pas trop "complexes à utiliser", à moins que les fonctionnaires n'aient pas été formés. Il est vrai que le renforcement des capacités ne permet pas de résoudre les problèmes à l'aide de solutions très complexes - mais ces solutions ne doivent pas être utilisées. Le défi que pose l'utilisation d'une solution de gestion financière appropriée est la gestion du changement. Le problème typique est de penser que le renforcement des capacités se résume à la formation. Et d'essayer de réduire le coût de la formation. Le renforcement des capacités comprend également le mentorat et la certification. Et les problèmes de capacité peuvent être différents selon le contexte - par exemple, il peut y avoir des problèmes de capacité informatique ou de capacité comptable.
En supposant que les systèmes soient appropriés et qu'il y ait eu un bon programme de renforcement des capacités, qu'est-ce qui pourrait expliquer que le système ne soit pas utilisé correctement ?
3. Absence d'incitations
Il se peut qu'il n'y ait pas d'incitations efficaces à utiliser le système. Il s'agit d'un problème de leadership et de changement.
Les dirigeants doivent "joindre le geste à la parole" en ce qui concerne le respect de l'utilisation des systèmes financiers. Il doit y avoir un environnement de responsabilité et de récompense proportionnelles. Il s'agit là de l'un des défis les plus difficiles à relever : socialiser le changement d'une part (parce que de nombreux fonctionnaires ne comprendront pas les avantages de ce changement) et fournir des avantages par le biais de la gestion des performances ou de programmes de certification.
En supposant qu'il existe des incitations appropriées, qu'est-ce qui pourrait expliquer que le système ne soit pas utilisé correctement ?
4. Manque de confiance
Les fonctionnaires peuvent se méfier du système financier. Cela soulève un certain nombre de questions.
- Changement : suspicion que le système a été conçu pour remplacer des personnes ou les impliquer injustement dans des affaires de corruption. La méfiance à l'égard des fournisseurs étrangers est fréquente.
- Produit : la mauvaise qualité et le coût élevé rendent les systèmes moins fiables
- Leadership : une mauvaise gouvernance du fournisseur et la conduite d'un projet comme s'il s'agissait d'une mise en œuvre informatique générique ont des conséquences désastreuses.
- Technologie : une infrastructure ou une sécurité insuffisante peut amener de nombreux fonctionnaires à se méfier de l'efficacité du système financier - beaucoup auront recours au papier et à d'autres moyens de contournement.
En supposant qu'il existe un environnement de confiance, qu'est-ce qui pourrait expliquer que le système ne soit pas utilisé correctement ?
5. Aucun moyen de garantir la conformité
Les fonctionnaires peuvent avoir recours à d'anciennes méthodes si le système n'est pas configuré pour la conformité. Il peut s'agir d'une lacune du projet qui ne permet pas d'utiliser correctement les fonctionnalités du système. Il peut également s'agir de limitations du produit. Il convient de noter que, dans de nombreux pays, une part importante des dépenses est "hors budget" et ne fait pas du tout partie du système financier.
Résumé des catégories de causes profondes
Il est clair que l'échec de l'utilisation efficace des logiciels de gestion financière dans l'administration n'est pas uniquement une question de changement et de leadership. Les méthodologies de projet traditionnelles peuvent être sérieusement remises en question en raison des contraintes liées au produit et à la technologie. L'idée que l'échec de la planification des ressources gouvernementales (PRG) n'a rien à voir avec la technologie (c'est-à-dire qu'il s'agit avant tout d'une question de personnes) est erronée.