Doug Hadden, VP de Produtos
Muitos sistemas de gestão financeira continuam a ser subutilizados nos governos. Existem provas significativas nos países em desenvolvimento de que podem existir lacunas significativas entre o "sistema tal como foi concebido" e o "sistema tal como é utilizado". Esta situação manifesta-se em todo o espectro da gestão financeira, incluindo o planeamento orçamental, os controlos, a tesouraria, a dívida, a contabilidade, as receitas, as despesas e os sistemas de salários. Em muitas administrações públicas, alguns dos subsistemas financeiros são bem utilizados, enquanto outros não o são. Isto inclui software desenvolvido por medida e software comercial de prateleira (COTS).
Existem muitas teorias para explicar esta lacuna. Os estudos apontam frequentemente para uma falta de "vontade política" por parte dos dirigentes governamentais. Muitos estudos apontam frequentemente para uma má gestão dos projectos, em especial no que se refere à "gestão da mudança" organizacional e técnica. É geralmente aceite que a tecnologia não é o problema. A minha opinião é que uma análise da "causa raiz" mostra que a tecnologia: a solução de software utilizada e a infra-estrutura tecnológica subjacente acrescentam um peso significativo à mudança e à liderança. Fiz um exercício de análise da causa raiz com base em questões encontradas na literatura e com base no feedback em conferências.
1. O sistema é demasiado complexo para ser utilizado
Os sistemas demasiado complexos podem ser introduzidos devido a más práticas de gestão da mudança. O "produto" escolhido pode introduzir problemas significativos, especialmente se o produto for complexo à partida. E se o produto estiver configurado para satisfazer as necessidades da administração pública e tiver sido utilizado eficazmente num contexto semelhante?
2. Falta de capacidade humana
As soluções que funcionam em governos com capacidade humana e antecedentes contabilísticos semelhantes (ou seja, Índice de Desenvolvimento Humano mais baixo, pós-conflito, Commonwealth britânica) não são geralmente "complexas de utilizar", a menos que os funcionários públicos não tenham recebido formação. É verdade que o reforço das capacidades não pode ultrapassar os problemas utilizando soluções altamente complexas - mas estas soluções não devem ser utilizadas. O desafio de utilizar uma solução de gestão financeira adequada é a gestão da mudança. O problema típico aqui é pensar que o reforço das capacidades se resume à formação. E tentar reduzir o custo da formação. O reforço das capacidades inclui também a orientação e a certificação. E os problemas de capacidade podem ser diferentes consoante o contexto - por exemplo, pode haver problemas de capacidade informática ou de capacidade contabilística.
Partindo do princípio de que os sistemas são adequados e que houve um bom programa de reforço das capacidades, o que poderá explicar a não utilização correcta do sistema?
3. Falta de incentivos
Pode não haver incentivos efectivos para utilizar o sistema. Trata-se de um problema de liderança e de mudança.
Os líderes precisam de "andar a pé" e "falar a sério" sobre o cumprimento da utilização dos sistemas financeiros. Deve existir um ambiente de responsabilização e recompensa proporcionais. Este é um dos desafios de mudança mais difíceis: socializar a mudança por um lado (porque muitos funcionários públicos não compreenderão os benefícios dessa mudança) e proporcionar benefícios através da gestão do desempenho ou de programas de certificação.
Partindo do princípio de que existem incentivos adequados, o que poderá explicar a não utilização correcta do sistema?
4. Falta de confiança
Os funcionários públicos podem desconfiar do sistema financeiro. Este facto levanta uma série de questões.
- Mudança: suspeita de que o sistema foi concebido para substituir pessoas ou implicar pessoas injustamente na corrupção. É frequente a desconfiança em relação aos fornecedores estrangeiros.
- Produto: a má qualidade e o custo elevado tornam os sistemas menos fiáveis
- Liderança: a má governação do fornecedor e a gestão de um projecto como se fosse uma implementação genérica de TI têm consequências desastrosas
- Tecnologia: infra-estruturas ou segurança deficientes podem levar muitos funcionários públicos a desconfiar da eficácia do sistema financeiro - muitos recorrerão ao papel e a outras soluções alternativas
Partindo do princípio de que existe um ambiente de confiança, o que poderá explicar a não utilização correcta do sistema?
5. Não há forma de garantir a conformidade
Os funcionários públicos podem recorrer a métodos antigos se o sistema não estiver preparado para a conformidade. Pode tratar-se de uma deficiência do projecto por não se utilizar correctamente a funcionalidade do sistema. Ou pode tratar-se de limitações do produto. É de notar que, em muitos países, um montante significativo de despesas está "fora do orçamento" e não faz parte do sistema financeiro.
Resumo das categorias de causa raiz
É evidente que a incapacidade de utilizar eficazmente o software de gestão financeira na administração pública não tem apenas a ver com mudança e liderança. As metodologias de projecto tradicionais podem ser gravemente postas em causa com base nas limitações do produto e da tecnologia. A noção de que o fracasso do Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) "não tem a ver com a tecnologia" (ou seja, tem tudo a ver com as pessoas) é um equívoco.