Compreender o orçamento de base zero para as agências governamentais

Posted on 22 de agosto de 2023 em económico, Crescimento Económico e Desenvolvimento, PFM, Gestão das Finanças Públicas, Governo inteligente

A orçamentação com base zero ganhou popularidade nos últimos anos, particularmente entre as agências governamentais.

Nesta publicação do blogue, exploramos o conceito de orçamento de base zero, as suas vantagens e desafios e a forma como pode ser aplicado nas organizações governamentais.

O que é o orçamento baseado em zero?

O orçamento base zero é um método de orçamentação que exige que os organismos públicos iniciem o seu processo orçamental do zero, como se não tivesse existido qualquer orçamento no ano anterior. Isto significa que, todos os anos, o departamento governamental começa sem dinheiro para gastar e tem de identificar as acções que precisam de ser tomadas e o custo associado.

Ao contrário dos métodos tradicionais de orçamentação, em que o orçamento do ano anterior serve de base, a orçamentação com base zero exige que as agências justifiquem todas as despesas que incluem no seu orçamento. Isto significa que todas as despesas devem ser avaliadas com base na sua importância, relevância e valor para as metas e objectivos da agência.

Vantagens e desvantagens da elaboração do orçamento base zero

As vantagens do orçamento base zero incluem:

• Otimização de custos: A orçamentação com base zero incentiva uma análise exaustiva de todas as despesas e actividades, promovendo a otimização dos custos. Ao analisar cada rubrica orçamental, os governos podem identificar ineficiências, eliminar custos redundantes e afetar recursos de forma mais eficaz
• Maior responsabilização: a orçamentação de base zero promove uma cultura de responsabilização no seio da administração pública. Uma vez que cada rubrica orçamental é avaliada de forma independente, torna-se mais fácil responsabilizar os indivíduos e os serviços pelas suas decisões de afetação de recursos e pelo seu desempenho
• Alinhamento com as prioridades políticas do governo: Com o orçamento de base zero, as decisões orçamentais estão diretamente ligadas às metas e objectivos da organização. Obriga os gestores a justificar os recursos necessários para as suas actividades e garante que as dotações orçamentais estão alinhadas com as prioridades estratégicas. Também impede que os cortes orçamentais sejam distribuídos igualmente pelos departamentos e permite um maior investimento em áreas que estão alinhadas com as prioridades do governo
• Melhoria da utilização dos recursos: Como o orçamento de base zero permite que os governos atribuam recursos com base nas suas verdadeiras prioridades e necessidades, incentiva a reafectação de recursos de actividades de baixo valor para actividades de alto valor. Isto permite aos governos investir em áreas que têm o maior impacto.

Por outro lado, algumas das desvantagens da orçamentação com base zero incluem:

• Tempo e esforço: A própria natureza do processo implica um investimento significativo de tempo e esforço por parte de toda a organização todos os anos. Mais, A passagem para um modelo de orçamento base zero pode ser um processo moroso e que consome muitos recursos. Requer uma análise exaustiva de cada rubrica orçamental, o que pode ser particularmente difícil para grandes organizações com operações complexas, como as administrações públicas.
• Falta de continuidade: Uma vez que a orçamentação com base zero começa do zero para cada período orçamental, há uma falta de continuidade e estabilidade nas despesas. Esta situação pode gerar incerteza e dificultar o planeamento de projectos ou iniciativas a longo prazo.
• Falta de competências e de conhecimentos especializados necessários: A orçamentação com base zero exige analistas financeiros e peritos orçamentais qualificados que possam avaliar e justificar eficazmente as rubricas orçamentais. Se os governos não dispuserem já destas competências, terão de investir na formação ou na contratação de novos funcionários com os conhecimentos necessários, o que pode representar um custo significativo.
• Potencial de pensamento a curto prazo: Num esforço para justificar cada despesa, existe o risco de os funcionários públicos adoptarem uma perspetiva de curto prazo em vez de considerarem os benefícios a longo prazo. Isto pode resultar num subinvestimento em áreas críticas que requerem recursos sustentados.
• Resistência à mudança: A implementação do orçamento de base zero pode enfrentar a resistência de funcionários e departamentos habituados a abordagens orçamentais tradicionais. Pode perturbar as rotinas estabelecidas e levar a uma resistência inicial por parte daqueles que sentem que os seus orçamentos estão a ser injustamente escrutinados.

O processo de elaboração do orçamento base zero

O processo de elaboração do orçamento base zero envolve normalmente as seguintes etapas:

1. Identificação dos pacotes de decisão: Os pacotes de decisão são tipos de propostas que documentam os recursos necessários para realizar uma atividade específica e os resultados esperados.
2. Avaliação e classificação dos pacotes de decisão: Isto implica a avaliação de cada pacote de decisões com base na sua relevância e importância para as metas e objectivos da agência. Os pacotes de decisões são então classificados por ordem de prioridade.
3. Execução e controlo do orçamento: Uma vez elaborado o orçamento, este deve ser executado e monitorizado para garantir que as despesas se mantêm dentro do orçamento aprovado.

Orçamento de base zero na administração pública

A orçamentação de base zero está estabelecida, parcial ou totalmente, num vasto leque de organismos governamentais em todo o mundo. Ao exigir que os organismos justifiquem todas as despesas, o orçamento de base zero ajuda a garantir que os fundos dos contribuintes são utilizados de forma eficaz e eficiente, investidos de acordo com as prioridades do governo, e melhora a transparência e a responsabilidade nas finanças públicas.

Como já foi referido, o tempo e os recursos necessários para concluir o processo de orçamentação de base zero, bem como o potencial de enviesamento da tomada de decisões, podem ser particularmente difíceis para as organizações do sector público. Para atenuar estes desafios, é importante que as agências tenham um processo claro e transparente para avaliar e classificar os pacotes de decisões e utilizem a tecnologia para simplificar o processo de gestão financeira.

Utilização da tecnologia para apoiar a orçamentação de base zero na administração pública

As administrações públicas têm necessidades complexas e específicas no que respeita à gestão das finanças. Uma gestão eficaz sistema de gestão das finanças públicas que reconhece estas necessidades pode poupar tempo e dinheiro e atingir os objectivos mais amplos de promover a responsabilidade e a transparência.

Existe uma vasta gama de fornecedores de ferramentas de planeamento de recursos empresariais no mercado, no entanto, é importante certificar-se de que qualquer sistema considerado responde especificamente às necessidades financeiras da administração pública.

Além disso, se estiver a ser utilizado o orçamento de base zero, o sistema deve também apoiar esta abordagem.

A FreeBalance centra-se exclusivamente em Planeamento de Recursos Governamentais (GRP), e graças a muitos anos de implementações bem sucedidas de clientes, compreendemos verdadeiramente as necessidades dos funcionários públicos. Se estiver a considerar diferentes fornecedores para apoiar o seu processo de orçamentação com base zero, eis algumas das principais funcionalidades a considerar. É necessário que o sistema GRP seja capaz de:

• Consolidar dados: Os decisores podem aceder a padrões históricos de despesas e factores de custo, através de uma série de fontes, o que é crucial para a realização de análises orçamentais de base zero.
• Modelar cenários de planeamento orçamental: Os profissionais da GFP podem avaliar os impactos potenciais de diferentes cenários antes de finalizar o orçamento. Isto é particularmente importante quando se trabalha de zero para cima, de modo a que o impacto de não gastar numa determinada área possa ser analisado tão exaustivamente como o impacto no investimento.
• Identificar os factores de custo: Compreender quais as actividades ou factores que influenciam significativamente as despesas permite às instituições otimizar ou eliminar actividades específicas, obtendo poupanças de custos e mantendo o cumprimento dos orçamentos acordados.
• Analisar informações detalhadas sobre despesas: Os decisores podem analisar as despesas ao nível das rubricas em diferentes instituições ou centros de custos, facilitando uma análise mais exaustiva das despesas.
• Monitorizar, acompanhar e controlar o desempenho: O acompanhamento contínuo do desempenho orçamental em relação às despesas efectivas ajuda a identificar desvios em relação aos montantes orçamentados, permitindo acções correctivas atempadas.
• Medir o desempenho do programa: O acompanhamento do desempenho dos programas ou projectos em relação às despesas acordadas permite aos decisores identificar as iniciativas bem sucedidas e reafectar os recursos em conformidade.
• Gestão do fluxo de trabalho: Para que a orçamentação com base zero funcione com maior sucesso, é essencial uma colaboração perfeita entre os intervenientes no orçamento. Vários departamentos e equipas devem poder contribuir para o processo orçamental através do sistema, simplificando os fluxos de trabalho e assegurando uma avaliação exaustiva de todas as propostas orçamentais.
• Visualização de dados e relatórios: A gestão de dados é crucialmente importante. Mas a apresentação de informações financeiras complexas de uma forma facilmente compreensível e visualmente atractiva também é fundamental, uma vez que facilita a identificação de oportunidades de redução de custos e de ineficiências no âmbito do processo orçamental.

O FreeBalance Accountability Suite^TM oferece todas as funcionalidades acima referidas e muito mais. Os seus conhecimentos e ferramentas financeiros abrangentes alinham-se bem com os princípios do orçamento de base zero. Ao tirar partido do software da FreeBalance, serviços de consultoria e opções de formação extensivas, as organizações podem reformar a sua gestão financeira e simplificar a orçamentação de base zero.

Resumo

Em termos gerais, o orçamento de base zero pode ser uma ferramenta valiosa para os organismos governamentais que procuram otimizar os custos, melhorar a responsabilização e alinhar os recursos com os objectivos estratégicos. No entanto, requer um planeamento cuidadoso, recursos adequados e um equilíbrio entre considerações a curto e a longo prazo para ultrapassar os seus potenciais inconvenientes. Tecnologia, como o FreeBalance Accountability Suite^TMpermite que os governos implementem, monitorizem e informem mais eficazmente sobre os processos de orçamentação de base zero, melhorando simultaneamente a responsabilização e a transparência das finanças públicas.

Se quiser saber mais sobre como o FreeBalance Accountability Suite^TM pode ajudar a sua organização a tomar decisões orçamentais informadas, a melhorar a disciplina financeira e a otimizar os custos em todas as áreas, por favor entrar em contacto.