Recomendações para o grupo de trabalho sobre o sistema de remuneração da Phoenix
A implementação da Oracle pelo Governo do Canadá ERP PeopleSoftO sistema de gestão dos salários, implementado pela IBM, sob a forma de um sistema único de gestão dos salários, conhecido como "Phoenix", tem sido afectado por problemas. "Desde que o sistema Phoenix foi lançado em Fevereiro de 2016, dezenas de milhares de funcionários públicos foram mal pagos, pagos em excesso ou não foram pagos de todo." As consequências políticas foram significativas.
O Primeiro-Ministro Justin Trudeau anunciou a criação de um grupo de trabalho para "resolver os problemas de remuneração da Phoenix". Este comité inclui:
- Ralph GoodaleMinistro da Segurança Pública e da Preparação para Situações de Emergência (Presidente)
- Scott BrisonPresidente do Conselho do Tesouro
- Bill Morneau, Ministro das Finanças
- Jim Carr, na qualidade de Ministro interino dos Serviços e Contratos Públicos
- Catherine McKennaMinistro do Ambiente e das Alterações Climáticas
- Steven MacKinnonSecretário Parlamentar do Ministro dos Serviços Públicos e dos Contratos Públicos
O problema da transparência governamental
As instituições resistem à transparência quando existe uma percepção de risco político elevado. A intenção política da criação do grupo de trabalho pode ser a de tranquilizar os funcionários públicos de que os problemas serão resolvidos. Até à data, as comunicações do Governo sobre o Fénix dão a impressão de opacidade:
- As sessões de informação técnica tiveram pouca ou nenhuma comunicação sobre os constrangimentos tecnológicos, não sendo claro se os problemas têm origem no sistema ERP antigo, nos elevados graus de personalização, na integração com sistemas, na falta de articulação de processos com a IBM ou na falta de formação
- O âmbito do problema continua a ser confuso: "A dimensão actual dos problemas relacionados com o programa Fénix não é clara. O Serviço Público e Compras, o departamento que supervisiona o programa, deixou de declarar publicamente o número de funcionários com complicações salariais. Em vez disso, o departamento refere-se ao número de "transacções de pagamento" que precisam de ser processadas, o que torna a situação difícil de compreender. Um mesmo trabalhador pode ter vários pagamentos a efectuar.”
- As actualizações do Governo foram demasiado optimistas e os prazos impostos pelo Governo para resolver os problemas, incluindo O dia 31 de Outubro de 2016 chegou e já passou, com pouca informação sobre os remédios que estão a ser utilizados, excepto a contratação de mais empregados
O desejo de controlar a mensagem, como acontece frequentemente neste mundo das redes sociais, teve um efeito muito contrário. Quase não passa uma semana sem que haja uma história sobre a miséria de um funcionário público ou de um funcionário público reformado. Também há protestos.
Recomendações
O Primeiro-Ministro e os membros do Gabinete reconheceram que existe um problema e que este é importante - primeiro passo de qualquer comunicação de crise - mas agora é altura de descrever exactamente o que vai ser feito para o resolver. Por outras palavras, o prejuízo político de revelar os problemas exactos não será tão prejudicial como o que os canadianos estão a imaginar.
O problema do controlo executivo
Muitos projectos de grande dimensão deparam-se com problemas, nomeadamente as implementações de ERP na administração pública. (Mantemos uma contagem contínua destas falhas.) A introdução de um grupo de trabalho executivo pode assinalar a libertação de recursos para a resolução de problemas. As minhas observações, apoiadas por estudos dos cursos da Harvard Kennedy School of Government sobre Liderança Tomada de decisões e Líderes no desenvolvimentoO facto de o seu nome ser "um nome de família", sugere que existem perigos:
- As equipas de projecto tendem a ignorar os conselhos de especialistas e daqueles que estão mais familiarizados com os problemas e são mais propensos a aceitar a autoridade de líderes que podem não ter as competências ou a experiência necessárias
- A supervisão adicional tende a aumentar a latência na resolução de problemas, com mais reuniões, relatórios, quadros de resultados e outras interrupções
- O stress tende a tornar as equipas de projecto mais hesitantes na procura de soluções criativas
- A simplificação de um problema altamente complexo e a filtragem burocrática da informação podem dar uma imagem irrealista da pegada do problema aos líderes seniores
Recomendações
O grupo de trabalho deve permitir a mudança e fornecer os recursos e incentivos necessários. É necessário que haja um espaço para os peritos resolverem problemas e fazerem experiências. O grupo de trabalho pode tirar partido dos conhecimentos adquiridos em projectos complexos (McKenna, MacKinnon), folhas de pagamento (Morneau) e gestão financeira (Morneau, Brisson, Goodale) para aconselhar sobre abordagens para a resolução de problemas, mas sem conhecimentos profundos em matéria de ERP, é pouco provável que possa ajudar a resolver o problema.
O problema de "resolver um problema"
Há muitas maneiras de resolver um problema, mas algumas não são sustentáveis. O principal método para resolver os problemas salariais tem sido a contratação de pessoal. Não é claro se esta abordagem é uma solução provisória enquanto as questões tecnológicas são resolvidas, ou se as soluções alternativas estarão na ordem do dia - ou a cada duas quintas-feiras. A concentração na "resolução do problema" pode não resolver os problemas sistémicos:
- De que forma é que o processo de aquisição exclusiva da PeopleSoft, uma aplicação ERP proprietária e antiga que requer personalização, para substituir uma aplicação mais antiga, contribuiu para os problemas informáticos actuais?
- Em que medida é que o processo de aquisição, que exigia que a IBM cumprisse prazos rigorosos, e as alterações introduzidas pelo governo para a formação contribuíram para o problema?
- Em que medida é que as "melhores práticas" herdadas na implementação do estilo cascata conduziram a problemas?
- Existem alguns padrões provenientes de outros projectos menos bem sucedidos, como o Serviço Partilhado do Canadá, a gestão de conteúdos da Web, as subvenções do Conselho do Canadá, e de projectos de TI bem sucedidos, como o site de compras electrónicas Buy and Sell?
Recomendações
O grupo de trabalho deveria dedicar algum tempo a identificar questões sistémicas e a introduzir alterações na política das tecnologias da informação. O governo não se pode dar ao luxo de desperdiçar um fracasso como este. A "Fénix" pode voltar a erguer-se, desta vez como instigadora de novas aquisições de TI, implementação ágil e orientações para a computação em nuvem.