Como evitar o fracasso da aquisição do sistema de gestão financeira (FMIS)
Como um Gestão das Finanças Públicas (GFP) e Planeamento de Recursos Governamentais (GRP), FreeBalance trabalhou em centenas de propostas de contratos públicos. É compreensível que os governos sejam cautelosos quando se trata da implementação de um Sistema de Informação de Gestão Financeira (FMIS), uma vez que existem riscos indiscutíveis para o projecto. Muitas vezes, isto resulta em processos de aquisição complexos que reduzem ostensivamente o risco, mas que, na realidade, se transformam numa tragédia grega: no processo de redução do risco de fracasso, o fracasso torna-se uma certeza.
Neste blogue, partilhamos os nossos conhecimentos adquiridos na primeira fila com um conjunto de considerações que os governos devem incluir nas suas reflexões ao planearem uma sistema de informação de gestão financeira aquisição e execução.
Quais são os problemas comuns de aquisição do FMIS?
Os problemas mais comuns estão ligados às práticas de "atenuação dos riscos" que os governos utilizam nos processos de aquisição do FMIS, nomeadamente:
- A utilização de consultores externos para elaborar os requisitos do concurso
- Rigoroso especificações de funcionalidade
- Rigoroso gestão de projectos metodologias e marcos
Cada uma delas tem o seu próprio conjunto de riscos.
Consultores externos
Ao contratar consultores externos para elaborar os requisitos do concurso, reconhecer que o:
- Pode não ter a totalidade Contexto da GFP no seu governo, especialmente sobre práticas informais
- Confiar na entrevista de funcionários públicos, alguns dos quais podem ser resistentes à mudança
- Aproveitar as avaliações externas, como as despesas públicas e a responsabilidade financeira (PEFA), que podem já não ser exactas
- Ter uma experiência que terá criado preconceitos que podem não se aplicar ao seu governo
- Pode não estar familiarizado com diferentes Tipos de soluções FMIS que são adequados para o seu governo
- Raramente possuem competências em matéria de GFP e de TI, o que conduz a requisitos contraditórios
- Muitas vezes copiam requisitos de outros concursos que podem não ser adequados ao seu país
Funcionalidade do FMIS
Ao conceber os requisitos do sistema FMIS, reconhecer que:
- Muitas das "melhores práticas" de GFP podem ser inadequadas para o seu governo - enquanto muitos requisitos podem estar ancorados em processos antigos inadequados que devem ser alterados
- Algumas implementações "rasgam e substituem" demasiados sistemas antigos demasiado depressa
- Muitos fornecedores podem não estar dispostos a apresentar propostas se o concurso tiver requisitos vagos e se os requisitos não estiverem ligados a objectivos governamentais claros
- Muitas vezes, os requisitos fazem com que os fornecedores não estejam em conformidade, apesar de poderem satisfazer plenamente todas as necessidades subjacentes
- Algumas mudanças nos processos de GFP requerem uma reforma jurídica, enquanto outras não - esta distinção muitas vezes não é incluída na concepção
- O nível de precisão e exactidão dos requisitos raramente é bom, muitas necessidades são expostas durante a implementação
- Alguns requisitos são demasiado rígidos, enquanto outros são tão vagos que o âmbito de aplicação não é bem compreendido, o que conduz a preços de licitação elevados devido à percepção dos riscos
- Os requisitos de profundidade diferem frequentemente, sendo algumas funções críticas das finanças públicas descritas a um nível demasiado elevado
- Há limites para o montante de mudança e reforma que podem ser consumidos pelas administrações públicas em determinados períodos de tempo
- O seu governo poderá também sofrer de fadiga de reforma e não conseguir manter o ritmo da mudança
- As fases da reforma da GFP e dos sistemas financeiros podem estar desfasadas das necessidades reais do governo
- A concepção do projecto deixa por vezes pouco espaço para desenvolvimento de capacidades e gestão da mudança - factores muito críticos para o governo
- As infra-estruturas informáticas existentes são descritas de forma inadequada, o que conduz a problemas inesperados de desempenho e fiabilidade
- O middleware dispendioso e os sistemas proprietários são frequentemente preferidos na concepção em detrimento dos sistemas abertos e de fonte aberta, que dão mais escolha ao governo
- Reforma e modernização pós-implementação raramente é considerado na análise de propostas, o que leva a FMIS que não podem suportar a modernização
- Modularidade, nuvem capacidade de implantação, metadados gestão e extensibilidade raramente são tidos em conta na análise das propostas, o que limita a flexibilidade para responder a novos requisitos
Gestão de projectos
Ao especificar a metodologia e os objectivos intermédios, reconhecer que:
- A maioria dos fornecedores tem metodologias comprovadas que não coincidirá necessariamente com o especificado num concurso
- Os peritos qualificados têm dificuldade em implementar quando as metodologias do vendedor não estão adaptadas à administração pública e o vendedor tem conhecimentos limitados no sector público
- As equipas de projecto governamentais desconhecem por vezes as boas práticas de gestão de projectos
- Os processos em cascata e as abordagens "big bang" estão associados a baixas taxas de sucesso, enquanto ágil os processos estão associados a boas taxas de sucesso
- Os contratos inflexíveis levam a que os fornecedores trabalhem de acordo com o contrato e não de acordo com as necessidades reais do governo
- Código personalização está associado a um atraso no tempo de obtenção de resultados e a um aumento dos custos a longo prazo ou a Custo total de propriedade
- Alguns fabricantes de Comercial-fora-da-prateleira (COTS) fazem afirmações inexactas e extravagantes sobre a facilidade de adaptação com pouca personalização
- A separação de conhecimentos especializados em silos, como consultores de tesouraria, de aquisições, de software e de TI, conduz frequentemente a silos e a implementações desconexas
- O incentivo para alguns fornecedores de integração de sistemas é aumentar a facturação através da personalização desnecessária de código ou da produção de grandes quantidades de documentação
Conclusão
O resultado final é que, ao adquirir um sistema de gestão financeira, os governos devem permitir que os consultores compreendam melhor os seus requisitos, determinem o que é mais importante para o sucesso, definindo necessidades críticas e de alta prioridade ligadas ao contexto do governo e do país, e aproveitem as práticas de implementação utilizadas com sucesso em governos que partilham circunstâncias semelhantes.
Ver o nosso próximo blogue para recomendações sobre a forma de ultrapassar as questões aqui levantadas
Para mais informações sobre como o FreeBalance pode ajudá-lo a evitar uma falha de aquisição do FMIS, entrar em contacto.