As organizações governamentais têm uma necessidade cada vez maior de promover relações significativas com um vasto leque de intervenientes. Os sistemas de envolvimento surgiram como uma força transformadora na última década, permitindo aos governos estabelecer ligações perfeitas com as partes interessadas, simplificar os processos financeiros e melhorar as capacidades de supervisão. Estes sistemas têm um papel fundamental a desempenhar no apoio às administrações públicas para adoptarem soluções digitais e são um elemento fundamental para a transformação digital das administrações públicas.
O que são sistemas de compromisso?
Os sistemas de envolvimento são um tipo de sistema de informação concebido especificamente para facilitar as interacções bidireccionais entre as organizações governamentais e as suas partes interessadas. A comunicação e a interação eficazes, não só com o público interno (funcionários), mas também com o público externo (como os cidadãos, as empresas, os meios de comunicação social e as partes interessadas de outras organizações públicas), tornaram-se fundamentais para que os governos possam gerir os fundos públicos de forma mais eficaz.
Os sistemas de envolvimento podem abranger uma vasta gama de tecnologias, incluindo aplicações móveis, plataformas de redes sociais, soluções baseadas na nuvem e ferramentas de comunicação em tempo real. Estas tecnologias podem ser utilizadas de várias formas para melhorar a forma como o pessoal e os cidadãos interagem com a administração pública em questões relacionadas com a gestão financeira.
O termo foi cunhado pela primeira vez no livro branco de 2011 "Sistemas de envolvimento e o futuro da TI empresarial", escrito por Geoffrey Moore. Desde então, os sistemas de compromisso tornaram-se mais prevalecentes e o conceito foi desenvolvido com o aparecimento de sistemas de inteligência e de sistemas de inovação.
Principais características dos sistemas de compromisso
Ao contrário do tradicional sistemas de registoEnquanto que os sistemas de informação e comunicação são essencialmente orientados para o armazenamento e gestão de dados "administrativos", os sistemas de participação destinam-se a ser utilizados em contextos "de primeira linha". Dão prioridade às interacções em tempo real e à participação dos utilizadores, permitindo que os cidadãos, as empresas e os funcionários públicos colaborem, troquem informações e contribuam para decisões financeiras informadas.
Os sistemas de compromisso caracterizam-se por várias características fundamentais que os distinguem dos sistemas informáticos tradicionais:
- Arquitetura descentralizada: os sistemas de compromisso não são repositórios centralizados de dados, mas sim sistemas descentralizados que permitem aos utilizadores interagir e colaborar com base nas suas necessidades e funções específicas
- Intercâmbio de dados em tempo real: os sistemas de compromisso facilitam o intercâmbio de dados em tempo real, permitindo que as organizações obtenham informações imediatas e tomem decisões informadas no momento
- Conceção centrada no utilizador: No centro de um bom sistema de envolvimento está uma filosofia centrada no utilizador. Facilitam o envolvimento e a colaboração entre funcionários, clientes, parceiros e outras partes interessadas, e dão prioridade à acessibilidade, à facilidade de utilização e a uma experiência de utilizador sem falhas. Tudo isto promove a transparência e a responsabilidade na gestão das finanças públicas.
- Capacidades móveis: os sistemas de envolvimento reconhecem a crescente mobilidade da força de trabalho e permitem o acesso a ferramentas e informações a partir de qualquer lugar e em qualquer altura.
Os benefícios dos sistemas de compromisso para os governos
No sector público, os sistemas de participação podem desempenhar um papel transformador na melhoria da participação dos cidadãos, no aumento da transparência do governo e na racionalização dos serviços públicos. Por exemplo, os sistemas de participação podem
- Envolver os cidadãos na elaboração das políticas: os sistemas de envolvimento podem fornecer plataformas para os cidadãos participarem em debates políticos, fornecendo feedback valioso e moldando as decisões governamentais
- Aumentar a transparência da administração pública: os sistemas de participação podem tornar os dados e as informações da administração pública mais acessíveis aos cidadãos, promovendo a confiança e a responsabilização
- Simplificar os serviços públicos: os sistemas de compromisso podem facilitar as candidaturas em linha, a marcação de reuniões e a partilha de documentos, reduzindo a burocracia e melhorando a experiência do cidadão
- Melhorar a colaboração entre os organismos públicos: os sistemas de participação podem eliminar os silos entre os organismos governamentais, permitindo uma partilha de informações sem descontinuidades e uma prestação de serviços coordenada.
No que diz respeito especificamente à gestão das finanças públicas, o enfoque interativo e centrado no utilizador dos sistemas de participação ajuda a aumentar a transparência das finanças públicas, facilitando aos cidadãos a compreensão da forma como o dinheiro dos seus impostos está a ser gasto. Isto, por sua vez, promove uma maior responsabilização por parte dos funcionários públicos e cria confiança no público.
A implementação de um sistema de compromisso para a GFP pode produzir uma miríade de benefícios para os governos, incluindo
- Aumento da transparência e da responsabilidade: Os sistemas de participação na GFP eliminam os silos e promovem canais de comunicação abertos, permitindo um acesso sem descontinuidades à informação financeira por parte dos cidadãos, das empresas e de outras partes interessadas
- Melhoria da participação dos cidadãos: Os sistemas de participação da GFP fornecem plataformas para os cidadãos participarem no processo orçamental, darem feedback sobre as políticas financeiras e acompanharem a afetação dos fundos públicos
- Reforço da supervisão e da auditoria: Os sistemas de participação na GFP facilitam aos intervenientes externos, como os órgãos legislativos e as agências de auditoria, a realização de uma supervisão mais eficaz das finanças públicas, detectando potenciais irregularidades e assegurando a utilização adequada dos fundos públicos
- Processos financeiros optimizados: Os sistemas de GFP automatizam tarefas, fornecem dados em tempo real e simplificam os canais de comunicação, tornando os processos financeiros mais eficientes e menos propensos a erros
- Tomada de decisões com base em dados: Os sistemas de GFP recolhem, analisam e apresentam os dados financeiros de uma forma fácil de utilizar, permitindo aos funcionários públicos tomar decisões informadas com base em informações actualizadas.
Desafios e considerações para a implementação de sistemas de compromisso em contextos de gestão das finanças públicas
Embora os sistemas de compromisso ofereçam vantagens significativas, há alguns desafios que os governos devem ter em conta. Em primeiro lugar, tal como os sistemas de registo, os sistemas de compromisso tratam dados complexos e sensíveis, pelo que os protocolos de segurança têm de ser robustos. Em segundo lugar, os sistemas de compromisso sobrepõem-se e complementam os sistemas de registo e podem depender de outros sistemas para funcionarem bem. A integração com outros sistemas existentes tem de ser suave para garantir um fluxo de dados sem descontinuidades, evitar silos de dados e garantir uma experiência de utilizador unificada; não se trata apenas do novo sistema, mas da forma como interage com outros sistemas, os apoia e é apoiado por eles.
Os seres humanos são um dos maiores factores na implementação de qualquer sistema de TI. A passagem para um sistema de compromisso no âmbito da GFP exigirá provavelmente uma mudança não só nos processos departamentais, mas também na cultura organizacional. Os governos precisam de desenvolver um plano abrangente de gestão da mudança para comunicar os benefícios dos novos sistemas, responder às preocupações das partes interessadas e fornecer formação e apoio adequados. E, por último, os planos de sustentabilidade e manutenção devem ser acordados à partida. Garantir a sustentabilidade e a manutenção a longo prazo de um sistema de compromisso de GFP é crucial para o seu sucesso. Os governos devem atribuir recursos adequados para a manutenção, atualização e apoio contínuos, de modo a garantir que os sistemas permaneçam eficazes e actualizados.
Sistemas de envolvimento da GFP na prática
Os sistemas de participação estão no centro de várias estratégias da administração pública moderna, incluindo a administração inteligente, a administração aberta e o planeamento de recursos em colaboração.
Em cada caso, o sistema de compromisso que permite estas abordagens assenta numa solução de planeamento de recursos governamentais (GRP), como o FreeBalance Accountability SuiteTM:
- As tecnologias de governo e cidades inteligentes utilizam dados de transacções GRP, dados "não estruturados" de gestão de registos, registos de software, dispositivos da Internet das coisas (IoT) e feeds de correio eletrónico, texto e redes sociais. Embora estas tecnologias sejam acolhidas com entusiasmo, alguns projectos-piloto não puderam ser expandidos com êxito porque não dispunham de uma solução GRP subjacente eficaz
- As tecnologias de transparência e envolvimento de dados abertos não conseguiram cumprir a sua promessa inicial, porque a maioria das iniciativas se baseou em comunicações unidireccionais do governo para os cidadãos. Isto muda quando a partilha de informação é facilitada por uma ferramenta GRP precisa e de fácil utilização, e o envolvimento é bidirecional
- Os sistemas e subsistemas GRP foram originalmente desenvolvidos para melhorar o processamento de transacções, mas oferecem a oportunidade de criar uma maior eficiência quando utilizados de forma colaborativa no contexto. O GRP não é para ser utilizado isoladamente: os utilizadores precisam de ter acesso a sistemas de conhecimento, a políticas e procedimentos e a sistemas de aprendizagem "just-in-time". Precisam de interagir com colegas para concluir transacções. E o âmbito da colaboração nas transacções aumenta com os mecanismos de governo aberto. Por exemplo, o fluxo de trabalho de uma questão de fornecedor durante um ciclo de eProcurement beneficia da integração do front-office e do back-office.
O conjunto de prestação de contas FreeBalanceTM é especificamente Concebido para os governos. Oferece uma gama de soluções de planeamento de recursos governamentais que apoiam uma abordagem de sistemas de compromisso ao longo de todo o ciclo orçamental.
Por exemplo, o FreeBalance (PFM) Ferramenta de gestão das finanças públicas permite que os governos publiquem os relatórios financeiros obrigatórios em linha de forma rápida e fácil. (GTM) Gestão de Tesouraria do Governo fornece a funcionalidade de relatórios de conformidade e (CSM) Gestão da Função Pública fornece ferramentas interactivas de recrutamento, pré-seleção e integração para garantir a contratação e retenção do melhor pessoal.
Conclusão
Ao adotar sistemas de envolvimento, os governos podem colmatar o fosso entre as suas operações internas e os seus funcionários, cidadãos e partes interessadas. Os sistemas de envolvimento da GFP ajudam a promover ligações significativas, a melhorar a colaboração e a garantir que os governos se tornem mais centrados nos cidadãos, transparentes e sensíveis às necessidades das comunidades que servem.
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