O que é um Plano de Contas?
O Plano de Contas (COA) ou "classificação orçamental" é indiscutivelmente a parte mais crítica da eficácia Reforma da Gestão das Finanças Públicas (GFP) e Sistemas Integrados de Informação de Gestão Financeira (IFMIS) desenho. O COA para o governo é mais complicado do que no sector privado e o COA muda frequentemente para reflectir a reforma da gestão jurídica e financeira.
O COA contém os meta dados para o governo. Encapsula a estrutura organizacional incluindo regiões, fonte de fundos, programas e objectivos e conceitos contabilísticos como capital e orçamentos recorrentes. É utilizado para criar e controlar orçamentos. Para apoiar as normas internacionais de contabilidade do sector público. Para fornecer informação de gestão e para ajudar na tomada de decisões.
Porque é que o Plano de Contas é fundamental para uma Gestão Financeira Pública Eficaz?
Mas, não se trata de uma "melhor prática" do COA. Trata-se de uma "COA boas práticas - onde a classificação orçamental é estruturada ao que é mais importante num país e à capacidade do serviço público. É por isso que o COA precisa de ser plurianual: para permitir facilmente mudanças ao longo do tempo que reflictam a reforma na organização, capacidade e objectivos. Este é um requisito em todos os países e temos visto numerosas mudanças materiais no COA do Canadá para Timor-Leste.
Os governos devem ter a capacidade de comparar entre estruturas e anos. Precisam de ser capazes de analisar a informação do ano passado por diferentes estruturas COA.
![Estrutura COA](/wp-content/uploads/2013/02/Chart-of-Accounts-e1651656896993.png.webp)
Quais são os desafios que os Governos experimentam com os Planos de Contas?
As organizações governamentais são desafiado para adaptar os COAs ao apoio modernização tais como a introdução de orçamentação de desempenho, contabilidade de exercício ou novos relatórios nacionais. As mudanças dentro da estrutura organizacional do governo são também comuns, exigindo alterações à estrutura de classificação.
Muitos governos acham que os sistemas e o software ERP desenvolvidos à medida dificultam as alterações aos COAs.
As alterações frequentes dos COAs ao longo dos anos fiscais tornam difícil a elaboração de relatórios e a comparação. Preparação do orçamento e análise requer a capacidade de comparar informação ao longo dos anos fiscais, mesmo que essa informação seja classificada de forma diferente.
Quais são as Boas Práticas na Concepção do Plano de Contas?
- Integração de classificações orçamentais e contabilísticas: em países onde as classificações orçamentais não estão integradas com o COA, ou apenas parcialmente integradas, existe o risco de perda de informação importante que prejudica a eficácia do controlo orçamental e da elaboração de relatórios.
- Estrutura suficiente para a gestão fiscal: o COA deve incluir fontes de financiamento, organização, classificações económicas e de funções.
- Adaptabilidade: O COA deve poder ser alterado - particularmente no contexto de um Sistema Integrado de Informação de Gestão Financeira (IFMIS) - para responder a mudanças como a reorganização do governo e a alteração das necessidades.
- Estrutura simplificada: Para facilitar a introdução de dados, a estrutura do COA deve ser intuitiva e normalmente não deve ter mais de 30 dígitos no total e suportar formas fáceis de encontrar as classificações certas.
- Relatar Objectos: O COA pode conduzir relatórios externos e transparência (tais como o FreeBalance's Portais de Transparência) sem acrescentar qualquer encargo à introdução de dados através da utilização de estruturas alternativas de roll-up ou "conceitos laterais".
- Integração com autorização: permissões e acesso dentro do Sistema de Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) (tais como a FreeBalance Accountability Suite™) deve estar directamente ligado ao COA para controlar o acesso.
- Verificação e validação de erros: entre segmentos COA, de modo a que seja impossível associar uma despesa contra programas ou fins económicos que não sejam propriedade de um ministério de tutela e validar débitos e créditos
O que é um Plano de Contas de Múltiplos Anos?
De acordo com a Fundo Monetário Internacionalo COA deve permitir flexibilidade para futuras adições e mudanças, na medida do possível. Um COA de vários anos permite aos governos cartografar as classificações ao longo de muitos anos.
Benefícios de um Plano de Contas de Múltiplos Anos
- Relatórios sobre qualquer ano fiscal com base no COA de qualquer ano no sistema
- Corresponder orçamentos e programas agregados ao longo de vários anos
- Apoio à elaboração de relatórios de contabilidade de exercício sobre anos anteriores não contabilísticos
- Cálculo da realidade de iniciativas de poupança de custos como consolidação departamental ou serviços partilhados
- Apoiar compromissos e obrigações de vários anos, mesmo que as classificações tenham mudado
- Fornecer historiais orçamentais completos ao longo de vários anos para ajudar a desenvolver orçamentos mais credíveis
- Identificação de oportunidades de eficiência de custos através de comparações de vários anos
Como é que o FreeBalance Accountability Suite™ apoia os Planos de Contas de Múltiplos Anos?
FreeBalance's Government Resource Planning (GRP), o software FreeBalance Accountability Suite™permite a configuração completa do COA.
![FreeBalance Accountability Suite. Saiba mais](/wp-content/uploads/2022/07/Suite-1024x173.png.webp)
- A concepção do COA requer flexibilidade para alterar a estrutura, como adicionar segmentos, alterar o alinhamento da organização e reclassificar alguns ou todos os metadados
- A concepção do COA deve ter a capacidade de mapear as classificações de ano para ano
- A integridade dos dados deve ser apoiada para eliminar quaisquer elementos "órfãos" de COA
- São activados objectos de relatório especializados que não são visíveis para a entrada de dados. Isto é utilizado para obter informação detalhada do COA em diferentes métodos para apoiar a alteração dos requisitos de comunicação
- A adição de um novo item dentro da estrutura COA existente durante o ano fiscal deve exigir pouco esforço
- A concepção do COA deve suportar combinações de código válidas e contas de compensação padrão para reduzir os erros de introdução de dados
- Deseja que a ferramenta de desenho de COA seja gráfica, suporte a importação de XML e forneça esboços de classificações para revisão
Dada a importância do Plano de Contas, A Academia FreeBalance oferece um curso em linha, auto-paced sobre como conceber e alavancar o COA.
Para falar com um perito em Gestão Financeira Pública sobre como FreeBalance poderia ajudar a melhorar o seu Plano de Contas, por favor entrar em contacto.