Wat is een rekeningstelsel?
Het rekeningstelsel (COA) of de "begrotingsindeling" is waarschijnlijk het meest kritieke onderdeel van een doeltreffend begrotingsbeleid. Hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën en Geïntegreerde informatiesystemen voor financieel beheer (IFMIS) ontwerp. De COA voor de overheid is ingewikkelder dan in de particuliere sector en de COA verandert vaak naar aanleiding van de hervorming van de wetgeving en het financieel beheer.
Het COA bevat de metagegevens van de overheid. Het omvat de organisatiestructuur met inbegrip van regio's, financieringsbronnen, programma's en doelstellingen en boekhoudkundige concepten zoals kapitaal- en terugkerende begrotingen. Het wordt gebruikt om begrotingen op te stellen en te controleren. Ondersteuning van internationale boekhoudnormen voor de publieke sector. Om managementinformatie te verstrekken en de besluitvorming te ondersteunen.
Waarom is het rekeningstelsel van cruciaal belang voor een doeltreffend beheer van de overheidsfinanciën?
Maar het gaat niet om een COA "beste praktijk". Het gaat over een COA goede praktijk - waarbij de indeling van de begroting is afgestemd op wat in een land het belangrijkst is en op de capaciteit van de overheidsdienst. Daarom moet het COA meerjarig zijn: om gemakkelijk wijzigingen in de tijd mogelijk te maken die de hervorming van organisatie, capaciteit en doelstellingen weerspiegelen. Dit is een vereiste in alle landen en wij hebben talrijke materiële wijzigingen van de COA gezien, van Canada tot Oost-Timor.
De regeringen moeten structuren en jaren met elkaar kunnen vergelijken. Zij moeten de informatie van vorig jaar kunnen bekijken per COA-structuur.
Welke problemen ondervinden overheden met rekeningstelsels?
Overheidsorganisaties zijn uitgedaagd de COA's aan te passen ter ondersteuning van modernisering zoals de invoering van prestatiebudgettering, boekhouding op transactiebasis of nieuwe nationale rapportage. Ook veranderingen binnen de organisatiestructuur van de overheid zijn aan de orde van de dag en vereisen wijzigingen in de classificatiestructuur.
Veel overheden vinden dat onderliggende op maat ontwikkelde systemen en ERP-software wijzigingen in COA's moeilijk maken.
De frequente wijzigingen in de COA's in de loop van de begrotingsjaren bemoeilijken de verslaglegging en de vergelijking. Voorbereiding van de begroting en analyse vereist de mogelijkheid om informatie over begrotingsjaren heen te vergelijken, ook al is die informatie anders ingedeeld.
Wat zijn de goede praktijken bij het ontwerpen van een rekeningstelsel?
- Integratie van begrotings- en boekhoudkundige classificaties: in landen waar de begrotingsclassificaties niet of slechts gedeeltelijk in het COA zijn geïntegreerd, bestaat het risico dat belangrijke informatie verloren gaat, hetgeen de doeltreffendheid van de begrotingscontrole en -rapportage ondermijnt.
- Voldoende structuur voor fiscaal beheer: het COA moet fondsbron-, organisatie-, economische en functieclassificaties bevatten.
- Aanpassingsvermogen: Het COA moet kunnen worden gewijzigd - met name in het kader van een geïntegreerd informatiesysteem voor financieel beheer (IFMIS) - om in te spelen op veranderingen zoals reorganisatie van de overheid en veranderende behoeften.
- Vereenvoudigde structuur: om de gegevensinvoer te vergemakkelijken, moet de structuur van het COA intuïtief zijn, gewoonlijk niet meer dan 30 cijfers in totaal bevatten en gemakkelijke manieren ondersteunen om de juiste classificaties te vinden.
- Rapportage-objecten: Het COA kan externe rapportage en transparantie stimuleren (zoals FreeBalance's Transparantie Portalen) zonder de gegevensinvoer te verzwaren door het gebruik van alternatieve rolstructuren of "side concepts".
- Integratie met autorisatie: machtigingen en toegang binnen de Systeem voor de planning van overheidsmiddelen (zoals de FreeBalance Accountability Suite™) moet rechtstreeks aan het COA worden gekoppeld om de toegang te controleren.
- Foutcontrole en validatie: tussen COA-segmenten, zodat het onmogelijk is een uitgave te koppelen aan programma's of economische doeleinden die geen eigendom zijn van een vakministerie en debet- en creditbedragen te valideren.
Wat is een rekeningstelsel voor meerdere jaren?
Volgens de Internationaal Monetair FondsHet COA moet zoveel mogelijk flexibiliteit bieden voor toekomstige toevoegingen en wijzigingen. Een COA voor meerdere jaren stelt de overheden in staat de verschillende classificaties gedurende vele jaren in kaart te brengen.
Voordelen van een rekeningstelsel voor meerdere jaren
- Rapportage over elk boekjaar op basis van de COA van elk jaar in het systeem
- Matching van geaggregeerde budgetten en programma's over meerdere jaren
- Ondersteuning van de boekhouding op transactiebasis met betrekking tot voorgaande jaren zonder transactie.
- berekening van de realiteit van kostenbesparende initiatieven zoals consolidatie van afdelingen of gedeelde diensten
- Ondersteuning van verbintenissen en verplichtingen voor meerdere jaren, ook al zijn de indelingen veranderd
- Het verstrekken van volledige begrotingsgeschiedenissen over meerdere jaren om te helpen bij de ontwikkeling van geloofwaardiger begrotingen.
- Identificeren van mogelijkheden voor kostenefficiëntie door vergelijkingen over meerdere jaren
Hoe ondersteunt de FreeBalance Accountability Suite™ rekeningstelsels van meerdere jaren?
FreeBalance's Government Resource Planning (GRP) software, de FreeBalance Accountability Suite™maakt volledige configuratie van de COA mogelijk.
- Het COA-ontwerp vereist flexibiliteit om de structuur te wijzigen, zoals segmenten toevoegen, de uitlijning van de organisatie wijzigen en sommige of alle metagegevens opnieuw indelen.
- Het COA-ontwerp moet classificaties van jaar tot jaar in kaart kunnen brengen.
- De gegevensintegriteit moet worden ondersteund om "verweesde" COA-elementen te elimineren.
- Gespecialiseerde rapportageobjecten die niet zichtbaar zijn voor gegevensinvoer worden ingeschakeld. Dit wordt gebruikt om gedetailleerde informatie uit het COA op verschillende manieren op te nemen ter ondersteuning van veranderende rapportagevereisten.
- Het toevoegen van een nieuwe post binnen de bestaande COA-structuur tijdens het begrotingsjaar zou weinig inspanning moeten vergen.
- Het COA-ontwerp moet geldige codecombinaties en standaard offsetrekeningen ondersteunen om fouten bij de gegevensinvoer te beperken.
- Het is wenselijk dat het instrument voor het ontwerpen van COA's grafisch is, XML-import ondersteunt en voorziet in ontwerp-indelingen voor toetsing.
Gezien het belang van het rekeningstelsel, De FreeBalance Academie biedt een zelfstudie, online cursus over hoe het COA moet worden opgezet en gebruikt.
Om met een deskundige op het gebied van openbaar financieel beheer te spreken over hoe FreeBalance zou kunnen helpen om uw rekeningstelsel te verbeteren, alstublieft neem contact op.