Os desafios da implementação de sistemas de gestão financeira no governo e na A integração desses sistemas com a tecnologia mais recente para apoiar o orçamento baseado em resultados requer uma compreensão do contexto alterado em que os governos se encontram.
Figura e solo
Tecnologia principal de back-office: os famosos acrônimos de três letras de ERP, SCM, CPM, CRM, PPM e GRC não são mais as principais tecnologias empresariais. Estamos em um mundo SMACT (Social, Mobile, Analytics, Cloud, Internet of Things), não em um mundo ERP.
Os governos estão procurando se transformar digitalmente. As tecnologias legadas e o pensamento de projeto legado não são facilitadores da transformação digital.
A tecnologia para o gerenciamento das finanças públicas - chamada de IFMIS ou ERP governamental, ou o que gostamos de chamar de "GRP" - não é mais a grande novidade em tecnologia governamental.
O que está acontecendo? Os sistemas de back-office se tornaram obsoletos?
Esse é um fenômeno tecnológico conhecido como "figura e solo", cunhado pelo teórico da mídia Marshall McLuhan. Os sistemas de back-office, ou "sistemas de registro", tornaram-se a base ou o contexto da nova tecnologia. Da mesma forma que a mídia social se tornou a figura definidora, suplantando a televisão. Assim como a televisão, os "sistemas de registro" ainda são importantes, pois contextualizar o que está chamando nossa atenção: social. É a era dos "Sistemas de Engajamento".
Por que sistemas de engajamento no governo?
Já se passou meia década ou mais desde que Geoffrey Moore definiu esse conceito.
Moore sugere que os Sistemas de Registro melhoram a eficiência, enquanto os Sistemas de Engajamento melhoram a eficácia. Os sistemas de registro concentram-se em custo, qualidade, padronização e conformidade.
A eficácia, na forma de desempenho e resultados, tornou-se um tema importante na reforma do governo. A agenda do BID fez referência à "definição e uso de dados de desempenho". Os Sistemas de Engajamento prometem facilitar a interação complexa entre o governo, os níveis governamentais, as organizações internacionais, a sociedade civil e os cidadãos. É uma visão otimista e convincente.
Tem havido certa resistência ao conceito de "social" no governo. No entanto, o objetivo do governo é social. Os governos se deparam com "problemas perversos" de sustentabilidade, desigualdade, resiliência, crescimento e bem-estar. Esses problemas não podem ser superados por meio de métodos tradicionais de governança. O engajamento é necessário, e os sistemas de back-office precisam dar suporte a isso.
A recente IBM Whitepaper descreve como os sistemas de engajamento diferem dos sistemas de registro:
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“Aplicativos sociais. A melhor maneira de incentivar os funcionários a aproveitarem as informações é permitir que eles colaborem. Seja no gerenciamento de projetos, no desenvolvimento ou na pesquisa, os aplicativos sociais podem facilitar a transição de uma empresa de sistemas de registro para uma empresa de sistemas de engajamento.
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Integração de sistemas que ainda não estão "conectados". Sejam cadeias de suprimentos, ecossistemas de parceiros, sistemas de RH, etc., para que um sistema de engajamento funcione como um todo coeso, as tecnologias precisarão ser integradas.
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Tecnologias de plataforma apropriadas. Para integrar sistemas, bem como oferecer novos sistemas para dar suporte à colaboração aprimorada - que é o objetivo final dos sistemas de engajamento -, será necessário implantar tecnologias de plataforma adequadas. Embora a maioria seja baseado na nuvemEles podem ser representados como ofertas de SaaS, PaaS ou IaaS, conforme apropriado."
Roteiro dos sistemas de registro para os sistemas de engajamento
O BID tem sido ativo na promoção da transparência financeira do governo e do orçamento participativo. A agenda do workshop identifica muitos dos obstáculos que impedem os sistemas governamentais de permitir o engajamento. Isso faz parte da modernização da Gestão de Finanças Públicas (PFM) em todo o mundo. O roteiro da modernização corresponde a quatro temas do workshop:
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Integração: Os sistemas financeiros governamentais na América Latina e no Caribe carecem de integração entre os subsistemas. As classificações orçamentárias e contábeis geralmente são diferentes. Além disso, os principais subsistemas financeiros, como folha de pagamento e compras, não têm consciência orçamentária. A agenda aponta a necessidade de "melhor integração entre as informações orçamentárias e o registro contábil, a fim de produzir a demonstração financeira de maneira oportuna e automatizada". Isso é importante para a eficiência, o custo e a conformidade nos sistemas de registro. Os sistemas de engajamento precisam mais do que integração, eles precisam de metadados unificados. Eles precisam de muito mais do que relatórios oportunos, eles precisam de informações atuais e alertas antecipados.
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Transparência: Outro tema do workshop é "Transparência fiscal para aprimorar a responsabilidade das políticas públicas de uma maneira fácil de usar". A transparência e a responsabilidade são importantes facilitadores de conformidade nos Sistemas de Registro. Isso inclui a supervisão do governo, como a auditoria, e a supervisão da sociedade civil. A transparência é essencial para os Sistemas de Engajamento. O ônus da transparência fiscal do governo é complicado quando os metadados diferem entre os sistemas.
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Desempenho: O workshop identifica a necessidade de "definição e uso de dados de desempenho" e de aumentar "o uso do IFMIS no processo de tomada de decisões". O gerenciamento de desempenho é muito mais difícil no setor público do que no setor privado, devido às complexas estruturas organizacionais e à ausência de lucro como resultado final. A jornada para o gerenciamento do desempenho do governo geralmente começa com a definição de objetivos e programas. Os produtos e resultados aumentam o planejamento e a avaliação. É necessária uma classificação unificada das contas públicas que apoie a ativação progressiva das características de desempenho em todos os subsistemas financeiros. É somente com essa estrutura de desempenho que os governos podem envolver a sociedade civil, vinculando planos a resultados. Caso contrário, a alocação orçamentária é sobre insumos, e não há informações objetivas para provar se o governo está sendo bem-sucedido com os objetivos nacionais.
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Risco: Os sistemas de registro apoiam o "C" de Governança, Risco e Conformidade (GRC). A agenda aponta a necessidade de "apoiar o gerenciamento de determinados riscos fiscais, como os gerados por parcerias público-privadas". Novos arranjos fiscais, como PPPs, contratos de desempenho, terceirização e compartilhamento de receitas, têm tudo a ver com engajamento. Esse engajamento promete um desempenho inovador, mas aumenta o risco do governo. Os sistemas de engajamento são necessários para que os governos colaborem para reduzir os riscos.
Além da integração técnica
É necessária uma forte integração para atender às necessidades de transparência, desempenho e mitigação de riscos dos Sistemas de Engajamento.
Foi um sinal, anos atrás, quando a verificação ortográfica do Microsoft Word recomendou a troca de "integração perfeita" por "integração sem vergonha". Isso porque a integração dentro das principais suítes de software corporativo era difícil. A integração além dessas suítes era ainda mais complicada. Os metadados eram difíceis de gerenciar e pequenas alterações em qualquer sistema apresentavam erros. Os padrões de serviços da Web ajudaram até certo ponto, mas a consolidação do software corporativo aumentou a complexidade. Muitos clientes de ERP (Enterprise Resource Planning) ficam chocados ao saber que é prática normal definir metadados de forma diferente entre subsistemas nas chamadas "suítes integradas". Os grandes fornecedores de ERP, por exemplo, promovem a integração como um benefício de suas suítes de produtos. Na maioria das vezes, isso é uma hipérbole com mecanismos de integração complexos, especialmente com produtos de software de aquisições de fornecedores. Nossas definições são:
- Interface: uma forma de obter informações de um sistema para outro que geralmente requer um processo manual (como a importação de dados em lote) ou uma prática inadequada (como arquivos simples e chamadas diretas a bancos de dados)
- IntegraçãoMétodo automatizado de obter transações de um sistema para outro, que tende a usar boas práticas (como serviços da Web e APIs), mas pode não incluir todas as transações.
- InteroperabilidadeMétodo automatizado de integração de todas as funções de todos os aplicativos em todo o ciclo de vida do PFM, incluindo o gerenciamento central de metadados.
Minha recomendação para as organizações governamentais que pretendem se modernizar para os Sistemas de Engajamento é que se concentrem na unificação dos metadados como parte integrante do projeto. Os sistemas unificados de planejamento de recursos governamentais (GRP), como o FreeBalance Accountability Suite, modernização de instalações.
Além dos sistemas de engajamento?
Os sistemas de engajamento não são o objetivo final. O design unificado dos sistemas de registro será necessário para o contexto do envolvimento. Ray Wang, do Constellation Research Group, identificou os sinais fracos que mostram o surgimento de sistemas de experiência e realização pessoal. Os analistas da Grupo Gartner, como Michael Guay, descreva "Sistemas de Inovação" e "Sistemas de Diferenciação".
Portanto, os governos precisam fazer a integração corretamente.