As implementações de sistemas impactam toda a organização, e as pessoas estão no centro dessas mudanças. Ao longo dos últimos 40 anos, FreeBalance tem aprendido muitas lições sobre a importância da Gestão da Mudança em Planejamento de recursos governamentais (GRP) implementações. Enquanto o Gerenciamento de Projetos é responsável pela entrega do sistema, o Gerenciamento de Mudanças gerencia o lado pessoal da mudança que o sistema traz. Para garantir o sucesso, a FreeBalance defende a integração do Gerenciamento de Mudanças com o Gerenciamento de Projetos.
A implementação de um Sistema Integrado de Informação de Gestão Financeira (IFMIS), como o FreeBalance Accountability Suite™ vai além da mudança dos sistemas de TI. É um empreendimento transformador que inclui processos de reengenharia, funções revisadas, mudanças regulatórias e até mesmo uma possível reestruturação organizacional. O impacto não está na tecnologia, mas nas pessoas que utilizam e operam o sistema. A mudança gerenciada é crucial para criar consciência, ativar o desejo, transferir conhecimento e demonstrar capacidade e proficiência. Isto facilita a adoção mais rápida e a utilização final do sistema.
As pessoas são os usuários finais de cada novo sistema e prepará-las para mudanças é fundamental para agilizar o retorno do investimento, encurtar o lead time para obter benefícios organizacionais, alinhar cronogramas e evitar atrasos na conclusão do projeto.
A abordagem do FreeBalance
As implementações do sistema FreeBalance incorporam nossa metodologia de implementação certificada ISO - A-i3+qM™. Tendo implementado sistemas em mais de 25 países, entendemos a resistência que esse tipo de projeto enfrenta e desenvolvemos uma metodologia proprietária para construir compromisso e ajudar as partes interessadas do governo na transição de seu estado atual para seu estado futuro desejado. O A-i3+qMA metodologia ™ integra Gerenciamento de Projetos e Gerenciamento de Mudanças e inclui métodos e conjuntos de ferramentas baseados na interação de viabilizadores significativos chamados 3Cs: Coordenação, Comunicação e Capacitação.
Coordenação
Uma estratégia de coordenação robusta é necessária para garantir o sucesso. As implementações do FreeBalance insistem na liderança governamental dentro do Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO), que promove a propriedade do projeto de transformação. A estrutura de governança do PMO, bem como a operação e manutenção do novo sistema é uma obrigação do governo, ou pelo menos da instituição líder. A adoção começa com o engajamento ativo e visível dos executivos do governo como Patrocinadores do Projeto, a identificação de Campeões da Mudança e a criação de uma equipe dedicada à gestão de projetos e operações de apoio à gestão da mudança. Essas equipes de coordenação devem ser identificadas, funções e responsabilidades definidas e os programas e atividades harmonizados. Workshops de Gerenciamento de Mudanças são conduzidos para que as equipes reúnam informações básicas, mapeiem o estado atual com o futuro, avaliem os impactos e façam o planejamento estratégico e a definição de direções.
Comunicação
Estratégias de comunicação inclusivas que são fortalecedoras, transparentes e abertas a todos são necessárias para criar consciência e assegurar o desejo de mudança. FreeBalance garante que múltiplos canais e táticas de comunicação sejam identificados, empacotados e implementados para entregar mensagens-chave. É particularmente importante assegurar que as pessoas que poderiam fazer ou quebrar a implementação, e cujo feedback é considerado crítico para o sucesso, compreendam plenamente os objetivos e mensagens-chave para o projeto. Os três principais níveis de comunicação são:
- Sensibilização de alto nível para executivos do governo e líderes seniores
- Workshops de aprofundamento para gerentes e supervisores de pessoal
- Briefings do sistema com demonstrações de ponta a ponta para todos os usuários finais.
Vários programas e materiais de apoio são então fornecidos para entregar e reforçar as mensagens de mudança em toda a organização.
Capacitação
A capacitação local é central para a abordagem da FreeBalance, e por isso nossas implementações investem fortemente na transferência de conhecimento e na capacitação de funcionários públicos. As Equipes de Gestão de Mudanças, tanto da FreeBalance quanto do Governo, auxiliam na realização de sessões de treinamento e no desenvolvimento de materiais de treinamento. Nosso objetivo final é tornar o governo auto-suficiente e as pessoas proficientes em operar, apoiar e sustentar o IFMIS. O carro-chefe do FreeBalance Chumbo - Ajuda - Guia O programa inclui sessões de familiarização, treinamento de instrutores e usuários finais, tutoria e treinamento no local de trabalho.
Taxas de sucesso mais altas
Todos esses programas e atividades relacionados à gestão de mudanças facilitam a adoção mais rápida das mudanças. Ao criar consciência do novo sistema e das mudanças que ele traz, criando o desejo de se envolver e participar do processo de mudança, fornecendo o conhecimento e as habilidades necessárias para implementar a mudança, e disponibilizando todos os recursos para apoiar e sustentar a mudança, as implementações do FreeBalance alcançaram taxas de sucesso mais altas do que outros fornecedores de ERP Tier 1.
Exemplos de projetos de gerenciamento de mudanças FreeBalanceBalance
A metodologia FreeBalance Change Management foi implementada com sucesso em inúmeros projetos e atualizações, incluindo nosso mais recente país cliente, TunísiaA integração da gestão de projetos e mudanças no início deve fortalecer a coordenação, conscientizar e preparar o caminho para uma implementação mais suave.
Governo do Timor-Leste
FreeBalance começou a trabalhar com o Governo do Timor-Leste em 2000 e nos últimos 23 anos, os sistemas da FreeBalance têm sido utilizados em 80 ministérios, departamentos e agências, representando quatro níveis de hierarquia no governo. A FreeBalance trabalhou com o Governo do Timor-Leste para estabelecer um Roteiro da PFM que envolveu um plano plurianual para a implementação e implantação de objetivos estratégicos e planos táticos de execução. Este Roteiro utilizou um plano faseado de ativação progressiva para facilitar o processo de implementação a todos os Ministérios e Departamentos. Esta abordagem proporcionou o tempo necessário para o treinamento dos usuários e permitiu que o ministério apoiasse o sistema de forma sustentável, uma vez em produção.
Trinidad e Tobago
Em Trinidad e Tobago, a integração do gerenciamento de mudanças e do gerenciamento de projetos facilitou a implantação do IFMIS, permitindo que 40 ministérios, agências e departamentos de linha entrassem no sistema em apenas cinco meses.
Conclusão
A abordagem do FreeBalance Change Management não se limita a implementações ou atualizações do FreeBalance Accountability Suite™ e pode ser aplicado a qualquer programa de reforma da Gestão Financeira Pública (GFP). A assistência está disponível como um programa dedicado de serviço de consultoriacomo um componente de implementação do projetopara ajudar na consolidação do sustentabilidade de uma solução, ou como uma solução separada Reforma da GFP iniciativa. Nossos consultores qualificados e profissionais certificados estão comprometidos em oferecer qualidade gestão da mudança organizacional a qualquer governo.
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