O que é um Plano de Contas?
O Plano de Contas (COA) ou "classificação orçamentária" é indiscutivelmente a parte mais crítica de uma Reforma da Gestão Financeira Pública (GFP) e Sistemas Integrados de Informação de Gestão Financeira (IFMIS) projeto. O COA para o governo é mais complicado do que no setor privado e o COA muitas vezes muda para refletir a reforma da gestão jurídica e financeira.
O COA contém os meta dados para o governo. Ele encapsula a estrutura organizacional incluindo regiões, fonte de fundos, programas e objetivos e conceitos contábeis como capital e orçamentos recorrentes. Ele é usado para criar e controlar orçamentos. Para apoiar as normas internacionais de contabilidade do setor público. Para fornecer informações gerenciais e para auxiliar na tomada de decisões.
Por que o Plano de Contas é fundamental para uma gestão financeira pública eficaz?
Mas, não se trata de uma "melhor prática" da COA. Trata-se de uma "COA boas práticas - onde a classificação orçamentária é estruturada para o que é mais importante em um país e para a capacidade do serviço público. É por isso que o COA precisa ser plurianual: para permitir facilmente mudanças ao longo do tempo para refletir a reforma na organização, capacidade e objetivos. Esta é uma exigência em todos os países e temos visto numerosas mudanças materiais no COA do Canadá para o Timor-Leste.
Os governos devem ter a capacidade de comparar entre estruturas e anos. Eles precisam ser capazes de olhar as informações do ano passado por diferentes estruturas COA.
Quais são os desafios que os governos enfrentam com os Planos de Contas?
As organizações governamentais são desafiado para adaptar os COAs para apoiar modernização tais como a introdução de orçamentação de desempenho, contabilidade de exercício ou novos relatórios nacionais. Mudanças dentro da estrutura organizacional do governo também são comuns, exigindo mudanças na estrutura de classificação.
Muitos governos acham que os sistemas desenvolvidos sob medida e o software ERP dificultam as mudanças nos COAs.
Mudanças freqüentes nos COAs ao longo dos anos fiscais dificultam a elaboração de relatórios e a comparação. Preparação do orçamento e análise requer a capacidade de comparar informações ao longo dos anos fiscais, mesmo que essas informações sejam classificadas de forma diferente.
Quais são as Boas Práticas no Desenho do Plano de Contas?
- Integração de classificações orçamentárias e contábeis: em países onde as classificações de orçamento não estão integradas com o COA, ou apenas parcialmente integradas, há o risco de perda de informações importantes que prejudicam a eficácia do controle orçamentário e dos relatórios.
- Estrutura suficiente para a gestão fiscal: o COA deve incluir as fontes de financiamento, organização, classificação econômica e de funções.
- Adaptabilidade: O COA deve ser capaz de ser alterado - particularmente no contexto de um Sistema Integrado de Informação de Gestão Financeira (IFMIS) - para responder a mudanças como a reorganização do governo e a mudança das necessidades.
- Estrutura simplificada: Para facilitar a entrada de dados, a estrutura do COA deve ser intuitiva e geralmente não deve ter mais de 30 dígitos no total e suportar formas fáceis de encontrar as classificações corretas.
- Relato de Objetos: O COA pode conduzir relatórios externos e transparência (tais como o FreeBalance's Portais de Transparência) sem acrescentar nenhum ônus à entrada de dados através do uso de estruturas alternativas de roll-up ou "conceitos laterais".
- Integração com autorização: permissões e acesso dentro do Sistema de Planejamento de Recursos Governamentais (GRP) (tais como a FreeBalance Accountability Suite™) deve estar diretamente ligado ao COA para controlar o acesso.
- Verificação e validação de erros: nos segmentos COA, para que seja impossível associar uma despesa contra programas ou fins econômicos que não são de propriedade de um ministério de linha e validar débitos e créditos
O que é um Plano de Contas de Múltiplos Anos?
De acordo com o Fundo Monetário InternacionalO COA deve permitir flexibilidade para futuras adições e mudanças, na medida do possível. Um COA de vários anos permite que os governos mapeiem as classificações ao longo de muitos anos.
Benefícios de um Plano de Contas de Múltiplos Anos
- Relatórios sobre qualquer ano fiscal com base no COA de qualquer ano no sistema
- Combinar orçamentos e programas agregados ao longo de vários anos
- Apoio à elaboração de relatórios de contabilidade de exercício sobre anos anteriores não cumulativos
- Cálculo da realidade de iniciativas de economia de custos como consolidação departamental ou serviços compartilhados
- Apoio a compromissos e obrigações de vários anos, mesmo que as classificações tenham mudado
- Fornecer históricos completos do orçamento ao longo de vários anos para ajudar no desenvolvimento de orçamentos mais confiáveis
- Identificação de oportunidades de eficiência de custos através de comparações de vários anos
Como o FreeBalance Accountability Suite™ apóia os planos de contas de vários anos?
O software de Planejamento de Recursos Governamentais (GRP) do FreeBalance, o FreeBalance Accountability Suite™permite a configuração completa do COA.
- O projeto COA requer flexibilidade para mudar a estrutura, como adicionar segmentos, mudar o alinhamento da organização e reclassificar alguns ou todos os metadados
- O projeto do COA deve ter a capacidade de mapear classificações de ano para ano
- A integridade dos dados deve ser suportada para eliminar qualquer elemento COA "órfão".
- Os objetos de relatório especializados que não são visíveis para a entrada de dados são habilitados. Isto é usado para registrar informações detalhadas do COA em diferentes métodos para suportar mudanças nas exigências de relatórios.
- A adição de um novo item dentro da estrutura COA existente durante o ano fiscal deve exigir pouco esforço
- O projeto COA deve suportar combinações de código válidas e contas de compensação padrão para reduzir erros de entrada de dados
- Deseja que a ferramenta para o projeto COA seja gráfica, suporte à importação de XML e forneça esboços de classificações para revisão
Dada a importância do Plano de Contas, A Academia FreeBalance oferece um curso online, autogestionado sobre como projetar e alavancar o COA.
Para falar com um especialista em Gestão Financeira Pública sobre como FreeBalance poderia ajudar a melhorar seu Plano de Contas, por favor entre em contato.