As compras públicas são o principal motor das operações governamentais. Globalmente, os governos gastam $13 trilhões por ano em contratos de compras públicas. Para cada $3 de gastos públicos, o $1 vai para empreiteiros privados encarregados de implementar projetos governamentais. As compras públicas podem representar cerca de 13% a 15% do PIB. Isto significa que um bom processo de compras públicas está no coração de um bom funcionamento sistema de gestão financeira pública.
As compras governamentais abrangem todas as atividades relacionadas com a aquisição de bens, serviços e obras pelo governo. Um bom sistema de compras públicas garante que as necessidades dos usuários finais sejam atendidas, maximizando a relação custo-benefício para o contribuinte. Da mesma forma, por causa do quantum de financiamento envolvido, sistemas de compras governamentais devem seguir legislação e regulamentos específicos que garantam transparência e responsabilidade. Um sistema de compras públicas mal administrado pode ter um impacto negativo sobre as operações governamentais e amortecer o crescimento econômico.
Ao contrário do setor privado, os orçamentos governamentais estão sujeitos às leis do país e são administrados através de contabilidade de compromisso. As compras governamentais representam um risco de corrupção mas, ao mesmo tempo, é também um grande contribuinte para uma gestão eficaz dos investimentos públicos.
O que é Compras Governamentais Eletrônicas?
Aquisição eletrônica, ou eProcurementA expressão "tecnologia da informação", no governo, refere-se ao uso da tecnologia da informação (TI) nas compras públicas. Alguns governos inicialmente utilizam a TI para uma ou mais etapas de compras antes de uma implantação completa. Com o tempo, as reformas de eProcurement do governo geralmente se expandem para uma cobertura de ponta a ponta.
O objetivo de usar o eProcurement do governo é aumentar a eficiência do processo de aquisição através da redução de processos manuais. Isto pode potencialmente economizar o dinheiro dos contribuintes ao reduzir erros que poderiam levar a atrasos e falhas nas compras.
Componentes de um sistema de eProcurement do Governo
Embora as estruturas legais de aquisição variem por país, todos os sistemas governamentais de eProcurement compartilham algumas funções básicas comuns e têm módulos interligados, simplificando a gestão do processo.
As seguintes funções correspondem às várias etapas do processo de eProcurement do governo:
- Registro: O sistema deve fornecer um meio seguro de acesso para o pessoal do governo envolvido no processo de aquisição.
- Planejamento de compras: A maioria das estruturas legais exige a preparação de um plano anual de compras. Isto é comumente publicado no domínio público. Um sistema governamental de eProcurement facilita a preparação e publicação do plano de compras e o vincula aos outros módulos relevantes do sistema.
- Afixação e Notificação: Usuários de entidades compradoras postam oportunidades de licitação através do sistema. Da mesma forma, os possíveis licitantes acessam documentos de licitação através do portal de compras vinculado ao sistema de compras eletrônicas do governo.
- Em busca de oportunidades de licitação: Combinar eficazmente as necessidades de um governo com o que pode ser fornecido pelo setor privado é fundamental nas compras públicas. Um portal web devidamente indexado, pesquisável e de fácil utilização aumenta a probabilidade de muitos contratantes potenciais encontrarem as oportunidades corretas de compras.
- Concurso: Um bom módulo de eTendering permite que as entidades adjudicantes e os possíveis concorrentes esclareçam os detalhes da proposta, preparem suas propostas e carreguem com segurança os documentos necessários para o sistema.
- Avaliação e Premiação: Este módulo permite às entidades adjudicantes abrir, decodificar e avaliar as propostas, bem como adjudicar contratos aos concorrentes vencedores.
Como um sistema de Compras Públicas Eletrônicas do Governo melhora as Compras Públicas?
Porque o sistema é integrado com o sistema de sistema de gestão financeira (IFMIS), sua interoperabilidade fortalece os controles internos, promove a transparência e reduz o potencial de erros. Além disso, o sistema prevê o seguinte:
- Estatutos que determinam as regras de aquisição, como as modalidades e o tempo que as propostas devem estar disponíveis para os fornecedores, são automatizadas com base no plano de aquisição
- Licitações são criados automaticamente com base em regras e são postados em sites de eProcurement por um período de tempo adequado
- Contratos e pedidos de compra são criados automaticamente com base em licitações, e estão em conformidade com os regulamentos de aquisição
- Fornecedores são verificados para garantir a conformidade fiscal
- Processos de aquisição refletem automaticamente os estatutos.
- Commodity As compras são automaticamente rastreadas e são colocadas no estoque.
- Inventário As tendências são rastreadas e podem ser usadas para informar os planos de compras.
- Imobilizado são colocados automaticamente em registros, as despesas contra ativos são rastreadas, e a depreciação dos ativos é calculada automaticamente.
- O ativo fixo é automaticamente atribuído aos funcionários públicos.
- Registros de bens pode ser usado para informar os planos de aquisição de substitutos.
Por que a interoperabilidade é importante?
A interoperabilidade entre o sistema de eProcurement do governo e o IFMIS significa que a integração é automatizada, sem necessidade de nenhum processo de interface manual. O potencial para práticas de corrupção é, portanto, reduzido. Através da integração de metadados, tais como o Plano de contasOs fornecedores, catálogos e organogramas são compartilhados entre aplicações financeiras que, por sua vez, compartilham controles tais como controles de compromisso e a segregação de funções.
Integrando o eProcurement do governo e o IFMIS apóia o planejamento orçamentário ligando o seguinte:
- Plano de compras para o orçamento: As alocações orçamentárias podem ser colocadas de lado como compromissos brandos em antecipação à próxima aquisição.
- Adjudicação de contratos para ordens de compra: Os fundos para as obrigações são reservados após a conclusão do ciclo de aquisição.
- Gestão de contratos para pagamento: Recibos de mercadorias, comprovantes de despesas e pagamentos em conformidade com as exigências do contrato.
- Contratos plurianuais para orçamento de médio prazo: Processos de final de ano para a transição de orçamentos com base em regras, incluindo o apoio de compromissos de vários anos.
- Catálogo de fornecedores para orçamento de custos: Os catálogos de fornecedores no sistema eProcurement podem ser usados para criar fatores de custo.
Um sistema integrado de eProcurement ajuda os governos com contabilidade de compromisso e controles internos de várias maneiras:
- As unidades de suprimento só podem adquirir quando têm o orçamento para isso
- A segregação assegura que as mercadorias adequadas sejam recebidas adequadamente de fornecedores certificados
- Somente as mercadorias recebidas serão contabilizadas
- As informações do fornecedor, incluindo catálogos e acordos-quadro, serão automaticamente utilizadas para obter preços mais baixos
Mais importante ainda, os processos de compromissos, descompromissos, obrigações e desobrigações, são totalmente automatizados.
Gerenciamento de desempenho de eProcurement
Vinculação do eProcurement ao IFMIS também ajuda na gestão do desempenho. Informações de aquisição, tais como a variação entre o orçamento e o preço do contrato, fornece uma dimensão de custo-benefício para os relatórios de desempenho. Os relatórios de status de compras também fornecem contexto para os produtos e resultados do orçamento. Da mesma forma, a automação da gestão de contratos, como o rastreamento de marcos, melhora a gestão da execução do orçamento.
A interoperabilidade também melhora a auditoria ao permitir auditorias informadas sobre os riscos. Os auditores podem economizar tempo e energia ao se concentrarem em itens de alto valor. Da mesma forma, um sistema de eProcurement interoperável do governo permite aos auditores rastrear facilmente as transações através dos sistemas. Um sistema integrado também pode evitar pagamentos problemáticos ligados a potenciais fornecedores não-conformes.
O FreeBalance Accountability Suite™ é um planejamento de recursos governamentais (GRP) que apoia a integração do ciclo de compras com o orçamento. Através de um projeto unificado, o GRP apóia a integração perfeita do processo de compras de um governo com seu ciclo de gestão financeira - fazendo com que o FreeBalance solução interoperável superior a muitos sistemas de compras comerciais de prateleira e autônomos.