Systeemimplementaties hebben gevolgen voor de hele organisatie, en mensen staan centraal bij deze veranderingen. In de afgelopen 40 jaar, FreeBalance heeft veel geleerd over het belang van Change Management in Planning van overheidsmiddelen (GRP) implementaties. Terwijl Project Management verantwoordelijk is voor het opleveren van het systeem, beheert Change Management de menskant van de verandering die het systeem met zich meebrengt. Om succes te verzekeren, pleit FreeBalance voor de integratie van Change Management met Project Management.
De invoering van een geïntegreerd informatiesysteem voor financieel beheer (IFMIS) zoals het FreeBalance Accountability Suite™ gaat verder dan het veranderen van IT-systemen. Het is een transformatieve onderneming die opnieuw ontworpen processen, herziene functies, wijzigingen in de regelgeving en zelfs mogelijke organisatorische herstructurering omvat. De impact ligt niet op de technologie, maar op de mensen die het systeem gebruiken en bedienen. Beheerde verandering is cruciaal om bewustzijn op te bouwen, de wens te activeren, kennis over te dragen en bekwaamheid en vaardigheid aan te tonen. Dit vergemakkelijkt een snellere invoering en uiteindelijk gebruik van het systeem.
Mensen zijn de eindgebruikers van elk nieuw systeem en hen voorbereiden op verandering is essentieel om het rendement van de investering te versnellen, de doorlooptijd te verkorten om organisatorische voordelen te bereiken, tijdschema's op elkaar af te stemmen en vertragingen bij de voltooiing van het project te voorkomen.
De aanpak van FreeBalance
De systeemimplementaties van FreeBalance omvatten onze ISO-gecertificeerde implementatiemethodologie -... A-i3+qM™. Omdat wij systemen hebben geïmplementeerd in meer dan 25 landen, begrijpen wij de weerstand waarmee dit soort projecten te maken krijgt en hebben wij een eigen methodologie ontwikkeld om betrokkenheid op te bouwen en belanghebbenden van de overheid te helpen bij de overgang van hun bestaande toestand naar de gewenste toekomstige toestand. De A-i3+qM™ methodologie integreert Project Management en Change Management en omvat methoden en toolsets gebaseerd op het samenspel van belangrijke factoren die de 3C's worden genoemd: Coördinatie, Communicatie en Capaciteitsopbouw.
Coördinatie
Een robuuste coördinatiestrategie is noodzakelijk om succes te verzekeren. FreeBalance-implementaties dringen aan op overheidsleiderschap binnen het Project Management Office (PMO), wat het eigenaarschap van het transformatieproject bevordert. De bestuursstructuur voor het PMO en de exploitatie en het onderhoud van het nieuwe systeem is een must bij de overheid, of in ieder geval bij de leidende instelling. De goedkeuring begint met de actieve en zichtbare betrokkenheid van overheidsfunctionarissen als projectsponsors, de aanwijzing van "Change Champions" en de oprichting van een speciaal projectmanagement- en operationeel team voor de ondersteuning van het veranderingsmanagement. Deze coördinerende teams moeten worden geïdentificeerd, rollen en verantwoordelijkheden moeten worden gedefinieerd, en programma's en activiteiten moeten worden geharmoniseerd. Voor de teams worden workshops over veranderingsbeheer gehouden om basisinformatie te verzamelen, de huidige en toekomstige situatie in kaart te brengen, de effecten te beoordelen en strategische planning en koersbepaling uit te voeren.
Communicatie
Inclusieve communicatiestrategieën die empowerend, transparant en voor iedereen toegankelijk zijn, zijn nodig om bewustzijn op te bouwen en het verlangen naar verandering veilig te stellen. FreeBalance zorgt ervoor dat meerdere communicatiekanalen en -tactieken worden geïdentificeerd, verpakt en geïmplementeerd om de belangrijkste boodschappen over te brengen. Het is vooral belangrijk ervoor te zorgen dat de mensen die de implementatie kunnen maken of breken, en wier feedback als cruciaal voor het succes wordt beschouwd, de belangrijkste doelstellingen en boodschappen voor het project volledig begrijpen. De drie belangrijkste niveaus van communicatie zijn:
- Sensibilisering op hoog niveau voor overheidsfunctionarissen en hoge leiders
- Diepgaande workshops voor people managers en supervisors
- Systeembriefings met end-to-end demonstraties voor alle eindgebruikers.
Vervolgens worden diverse programma's en ondersteunende materialen verstrekt om de veranderingsboodschappen in de hele organisatie over te brengen en te verankeren.
Capaciteitsopbouw
Lokale capaciteitsopbouw staat centraal in de doelgerichte aanpak van FreeBalance, en onze implementaties investeren daarom veel in kennisoverdracht en bijscholing van ambtenaren. De Change Management Teams, van zowel FreeBalance als de overheid, helpen bij het geven van trainingen en het ontwikkelen van trainingsmateriaal. Ons einddoel is om de overheid zelfvoorzienend te maken en de mensen vaardig in het bedienen, ondersteunen en onderhouden van het IFMIS. FreeBalance's vlaggenschip Lead - Assist - Guide programma omvat inwerksessies, opleiding van opleiders en eindgebruikers, mentorschap en training op de werkplek.
Hogere slagingspercentages
Al deze programma's en activiteiten in verband met verandermanagement maken een snellere invoering van veranderingen mogelijk. Door bekendheid te geven aan het nieuwe systeem en de veranderingen die het met zich meebrengt, de wens te creëren om deel te nemen aan het veranderingsproces, de noodzakelijke kennis en vaardigheden te verschaffen om de verandering door te voeren en alle middelen beschikbaar te stellen om de verandering te ondersteunen en in stand te houden, hebben de implementaties van FreeBalance hogere succespercentages behaald dan andere Tier 1 ERP-aanbieders.
Voorbeelden van FreeBalance-veranderingsbeheerprojecten
De FreeBalance Change Management-methodologie is met succes toegepast in talrijke projecten en upgrades, waaronder ons meest recente klantland, Tunesiëwaar de integratie van project- en veranderingsbeheer aan het begin naar verwachting de coördinatie zal versterken, bewustzijn zal creëren en de weg zal banen voor een soepelere uitvoering.
Regering van Oost-Timor
FreeBalance begon voor het eerst te werken met de Regering van Oost-Timor in 2000 en de afgelopen 23 jaar zijn de systemen van FreeBalance gebruikt in 80 ministeries, departementen en agentschappen, die vier hiërarchische niveaus van de regering vertegenwoordigen. FreeBalance werkte samen met de regering van Oost-Timor om een Stappenplan voor het beheer van de overheidsfinanciën waarbij een meerjarenplan voor de implementatie en uitrol van strategische doelstellingen en tactische plannen voor de uitvoering werden opgesteld. Deze routekaart maakte gebruik van een gefaseerde geleidelijke activering aanpak om het uitrolproces naar alle ministeries en departementen te vergemakkelijken. Deze aanpak bood de nodige tijd voor de opleiding van de gebruikers en stelde het ministerie in staat het systeem duurzaam te ondersteunen zodra het operationeel was.
Trinidad en Tobago
In Trinidad en Tobago vergemakkelijkte de integratie van veranderingsbeheer en projectbeheer de invoering van het IFMIS, waardoor 40 vakministeries, agentschappen en departementen het systeem binnen slechts vijf maanden in gebruik konden nemen.
Conclusie
De FreeBalance Change Management aanpak is niet beperkt tot implementaties of upgrades van de FreeBalance Accountability Suite™ en kan worden toegepast op elk programma voor de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën. De bijstand is beschikbaar als specifieke adviesdienstals onderdeel van projectuitvoeringom te helpen met het verankeren van de duurzaamheid van een oplossing, of als een afzonderlijke Hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën initiatief. Onze gekwalificeerde consultants en gecertificeerde beoefenaars zetten zich in om kwaliteit te leveren organisatorisch veranderingsmanagement aan welke regering dan ook.
Alsjeblieft neem contact op om meer te weten te komen