Las organizaciones gubernamentales tienen una necesidad cada vez mayor de fomentar relaciones significativas con una amplia gama de partes interesadas. Los sistemas de compromiso surgieron como una fuerza transformadora en la última década, permitiendo a los gobiernos forjar conexiones sin fisuras con las partes interesadas, agilizar los procesos financieros y mejorar las capacidades de supervisión. Desempeñan un papel fundamental a la hora de ayudar a las administraciones públicas a adoptar soluciones digitales y son un pilar fundamental para la transformación digital de las administraciones públicas.
¿Qué son los sistemas de compromiso?
Los sistemas de compromiso son un tipo de sistema de información diseñado específicamente para facilitar las interacciones bidireccionales entre las organizaciones gubernamentales y sus partes interesadas. La comunicación y la interacción eficaces, no sólo con el público interno (empleados), sino también con el público externo (ciudadanos, empresas, medios de comunicación y partes interesadas de otras organizaciones públicas), son fundamentales para que las administraciones gestionen los fondos públicos con la máxima eficacia.
Los sistemas de participación pueden abarcar una amplia gama de tecnologías, como aplicaciones móviles, plataformas de medios sociales, soluciones basadas en la nube y herramientas de comunicación en tiempo real. Estas tecnologías pueden utilizarse de múltiples maneras para mejorar la forma en que el personal y los ciudadanos interactúan con el gobierno en asuntos relacionados con la gestión financiera.
El término se acuñó por primera vez en el libro blanco de 2011 "Sistemas de compromiso y el futuro de la TI empresarial", escrito por Geoffrey Moore. Desde entonces, los sistemas de compromiso se han hecho más frecuentes y el concepto se ha desarrollado aún más con la aparición de los sistemas de inteligencia y los sistemas de innovación.
Características clave de los sistemas de compromiso
A diferencia de la sistemas de registroque se centran principalmente en el almacenamiento y la gestión de datos "administrativos", los sistemas de participación se utilizan en contextos "de primera línea". Dan prioridad a las interacciones en tiempo real y a la participación de los usuarios, permitiendo a los ciudadanos, las empresas y los funcionarios públicos colaborar, intercambiar información y contribuir a la toma de decisiones financieras con conocimiento de causa.
Los sistemas de compromiso se caracterizan por varios rasgos clave que los distinguen de los sistemas informáticos tradicionales:
- Arquitectura descentralizada: los sistemas de participación no son depósitos centralizados de datos, sino sistemas descentralizados que permiten a los usuarios interactuar y colaborar en función de sus necesidades y funciones específicas.
- Intercambio de datos en tiempo real: los sistemas de compromiso facilitan el intercambio de datos en tiempo real, lo que permite a las organizaciones obtener información inmediata y tomar decisiones informadas en el momento.
- Diseño centrado en el usuario: En el corazón de un buen sistema de compromiso se encuentra una filosofía centrada en el usuario. Facilitan el compromiso y la colaboración entre empleados, clientes, socios y otras partes interesadas, y dan prioridad a la accesibilidad, la facilidad de uso y una experiencia de usuario fluida. Todo ello fomenta la transparencia y la rendición de cuentas en la gestión de las finanzas públicas.
- Capacidades móviles: los sistemas de compromiso reconocen la creciente movilidad de los trabajadores y proporcionan acceso a herramientas e información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Ventajas de los sistemas de participación para los gobiernos
En el sector público, los sistemas de participación pueden desempeñar un papel transformador en la mejora de la participación ciudadana, el aumento de la transparencia gubernamental y la racionalización de los servicios públicos. Por ejemplo, los sistemas de participación pueden:
- Implicar a los ciudadanos en la elaboración de políticas: los sistemas de implicación pueden proporcionar plataformas para que los ciudadanos participen en los debates políticos, aportando valiosos comentarios y dando forma a las decisiones gubernamentales.
- Aumentar la transparencia del gobierno: los sistemas de compromiso pueden hacer que los datos y la información del gobierno sean más accesibles a los ciudadanos, fomentando la confianza y la responsabilidad.
- Agilizar los servicios públicos: los sistemas de compromiso pueden facilitar las solicitudes en línea, la programación de citas y el intercambio de documentos, reduciendo la burocracia y mejorando la experiencia del ciudadano.
- Mejorar la colaboración entre organismos públicos: los sistemas de compromiso pueden romper los compartimentos estancos entre organismos gubernamentales, permitiendo compartir información sin fisuras y coordinar la prestación de servicios.
En el caso concreto de la gestión de las finanzas públicas, el enfoque interactivo y centrado en el usuario de los sistemas de participación ayuda a aumentar la transparencia de las finanzas públicas, facilitando a los ciudadanos la comprensión de cómo se gasta el dinero de sus impuestos. Esto, a su vez, fomenta una mayor rendición de cuentas por parte de los funcionarios del gobierno y genera confianza pública.
La implantación de un sistema de compromiso para la gestión de las finanzas públicas puede reportar a los gobiernos múltiples beneficios, entre ellos:
- Mayor transparencia y responsabilidad: Los sistemas de participación en la gestión de las finanzas públicas rompen los compartimentos estancos y fomentan canales de comunicación abiertos, lo que permite un acceso sin fisuras a la información financiera para ciudadanos, empresas y otras partes interesadas.
- Mejora de la participación ciudadana: Los sistemas de gestión de las finanzas públicas ofrecen plataformas para que los ciudadanos participen en el proceso presupuestario, opinen sobre las políticas financieras y hagan un seguimiento de la asignación de fondos públicos.
- Refuerzo de la supervisión y la auditoría: Los sistemas de participación en la gestión de las finanzas públicas facilitan a los agentes externos, como los órganos legislativos y los organismos de auditoría, una supervisión más eficaz de las finanzas públicas, detectando posibles irregularidades y garantizando el uso adecuado de los fondos públicos.
- Procesos financieros racionalizados: Los sistemas de gestión de las finanzas públicas automatizan las tareas, proporcionan datos en tiempo real y agilizan los canales de comunicación, lo que hace que los procesos financieros sean más eficientes y menos propensos a errores.
- Toma de decisiones basada en datos: Los sistemas de gestión de las finanzas públicas recopilan, analizan y presentan los datos financieros de forma sencilla, lo que permite a los funcionarios tomar decisiones fundamentadas basadas en información actualizada.
Retos y consideraciones para la implantación de sistemas de compromiso en la gestión de las finanzas públicas
Aunque los sistemas de compromiso ofrecen importantes ventajas, los gobiernos deben tener en cuenta algunos retos. En primer lugar, al igual que los sistemas de registro, los sistemas de implicación manejan datos complejos y sensibles, por lo que los protocolos de seguridad deben ser sólidos. En segundo lugar, los sistemas de implicación se superponen y complementan a los sistemas de registro, y pueden depender de otros sistemas para funcionar bien. La integración con otros sistemas existentes debe ser fluida para garantizar un flujo de datos sin fisuras, evitar los silos de datos y garantizar una experiencia de usuario unificada; no se trata sólo del nuevo sistema, sino de cómo interactúa con otros sistemas, cómo se apoya en ellos y cómo se apoya en ellos.
Los seres humanos son uno de los principales factores en la implantación de cualquier sistema informático. Pasar a un sistema de compromiso dentro de la gestión de las finanzas públicas exigirá probablemente un cambio no sólo en los procesos departamentales, sino también en la cultura organizativa. Los gobiernos deben desarrollar un plan integral de gestión del cambio para comunicar los beneficios de los nuevos sistemas, abordar las preocupaciones de las partes interesadas y proporcionar formación y apoyo adecuados. Por último, es preciso acordar de antemano planes de sostenibilidad y mantenimiento. Garantizar la sostenibilidad y el mantenimiento a largo plazo de un sistema de gestión de las finanzas públicas es crucial para su éxito. Los gobiernos deben asignar los recursos adecuados para el mantenimiento, las actualizaciones y el apoyo continuos, a fin de garantizar que los sistemas sigan siendo eficaces y estén actualizados.
Los sistemas de participación en la gestión de las finanzas públicas en la práctica
Los sistemas de participación son el núcleo de una serie de estrategias gubernamentales modernas, como el gobierno inteligente, el gobierno abierto y la planificación colaborativa de recursos.
En cada caso, el sistema de compromiso que permite estos planteamientos se basa en un solución de planificación de recursos gubernamentales (GRP)como el FreeBalance Accountability SuiteTM:
- Las tecnologías de gobierno y ciudad inteligentes aprovechan los datos de transacciones de GRP, los datos "no estructurados" de gestión de registros, los registros de software, los dispositivos de la Internet de las Cosas (IoT) y las fuentes de correo electrónico, texto y redes sociales. Si bien estas tecnologías son acogidas con entusiasmo, algunos proyectos piloto no han podido ampliarse con éxito porque carecían de una solución eficaz de PRFV subyacente.
- La transparencia de los datos abiertos y las tecnologías de participación no han cumplido su promesa inicial, porque la mayoría de las iniciativas se basaban en comunicaciones unidireccionales del gobierno a los ciudadanos. Esto cambia cuando el intercambio de información se ve facilitado por una herramienta de GRP precisa y fácil de usar, y el compromiso es bidireccional.
- Los sistemas y subsistemas de GRP se desarrollaron originalmente para mejorar el procesamiento de transacciones, pero ofrecen la oportunidad de aumentar la eficiencia cuando se utilizan en colaboración y en contexto. La GRP no es para usarla de forma aislada: los usuarios necesitan acceder a sistemas de conocimiento, a políticas y procedimientos y a sistemas de aprendizaje "justo a tiempo". Necesitan interactuar con sus colegas para completar transacciones. Y el alcance de la colaboración en las transacciones aumenta con los mecanismos de gobierno abierto. Por ejemplo, el flujo de trabajo de una pregunta sobre un proveedor durante un ciclo de contratación electrónica se beneficia de la integración de front-office y back-office.
El paquete de contabilidad FreeBalanceTM es específicamente Concebido para los Gobiernos. Ofrece una gama de soluciones de planificación de los recursos de la Administración que respaldan un enfoque de sistemas de compromiso a lo largo de todo el ciclo presupuestario.
Por ejemplo, el FreeBalance (PFM) Herramienta de gestión de las finanzas públicas permite a las administraciones públicas publicar en línea los informes financieros obligatorios de forma rápida y sencilla. (GTM) Gestión del Tesoro Público ofrece funciones de información sobre el cumplimiento de la normativa y (CSM) Gestión de la Función Pública ofrece herramientas interactivas de contratación, preselección e incorporación para garantizar la contratación y retención del mejor personal.
Conclusión
Al adoptar sistemas de compromiso, los gobiernos pueden salvar la brecha entre sus operaciones internas y sus empleados, ciudadanos y partes interesadas. Los sistemas de participación de la GFP ayudan a fomentar conexiones significativas, mejorar la colaboración y garantizar que los gobiernos se centren más en los ciudadanos, sean más transparentes y respondan mejor a las necesidades de las comunidades a las que sirven.
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