Recomendaciones para el grupo de trabajo sobre el sistema de retribución Phoenix
El Gobierno de Canadá implanta Oracle ERP PeopleSoft, implantado por IBM, como sistema único de nóminas, conocido como "Phoenix", ha estado plagado de problemas. "Desde que se puso en marcha el sistema Fénix en febrero de 2016, decenas de miles de funcionarios han cobrado de menos, de más o no han cobrado nada." Ha habido importantes repercusiones políticas.
El Primer Ministro Justin Trudeau ha anunciado la creación de un grupo de trabajo para "abordar los problemas salariales de Phoenix". Este comité incluye:
- Ralph GoodaleMinistro de Seguridad Pública y Preparación para Emergencias (Presidente)
- Scott BrisonPresidente del Consejo del Tesoro
- Bill MorneauMinistro de Hacienda
- Jim CarrMinistro en funciones de Servicios Públicos y Contratación Pública
- Catherine McKennaMinistro de Medio Ambiente y Cambio Climático
- Steven MacKinnonSecretario Parlamentario del Ministro de Servicios Públicos y Contratación Pública
El problema de la transparencia gubernamental
Las instituciones se resisten a la transparencia cuando se percibe un alto riesgo político. La intención política de la creación del grupo de trabajo puede ser tranquilizar a los funcionarios de que los problemas se solucionarán. Las comunicaciones del Gobierno sobre Phoenix, hasta la fecha, dan la impresión de opacidad:
- En las sesiones de información técnica apenas se han comunicado las limitaciones tecnológicas y no está claro si los problemas tienen su origen en el sistema ERP heredado, el alto grado de personalización, la integración con los sistemas, la falta de articulación de los procesos con IBM o la falta de formación.
- El alcance del problema sigue siendo confuso: "El alcance actual de los problemas relacionados con Phoenix no está claro. Servicio Público y Contratación, el departamento que supervisa el programa, ha dejado de declarar públicamente el número de empleados con complicaciones salariales. En su lugar, el departamento se refiere al número de "transacciones salariales" que deben procesarse, lo que dificulta la comprensión de la situación. Un solo empleado puede tener varias transacciones salariales que deben tramitarse..”
- Las actualizaciones del Gobierno han sido excesivamente optimistas y el Gobierno ha impuesto plazos para solucionar los problemas, entre ellos El 31 de octubre de 2016 ya ha pasadocon poca información sobre las soluciones que se están aplicando, salvo la contratación de más empleados.
El deseo de controlar el mensaje, como ocurre a menudo en este mundo de las redes sociales, ha tenido más bien el efecto contrario. Apenas pasa una semana sin que aparezca una noticia sobre la miseria de un funcionario o un jubilado. También hay protestas.
Recomendaciones
El Primer Ministro y los miembros del Gabinete han reconocido que existe un problema y que es importante -primer paso de cualquier comunicación de crisis-, pero ahora es el momento de describir exactamente qué se va a hacer al respecto. En otras palabras, el daño político por revelar los problemas exactos no será ni de lejos tan perjudicial como el que imaginan los canadienses.
El problema de la supervisión ejecutiva
Muchos grandes proyectos tropiezan con problemas, sobre todo las implantaciones de ERP en la Administración. (Llevamos un recuento de estos fallos.) La creación de un grupo de trabajo ejecutivo puede significar la liberación de recursos para resolver problemas. Mis observaciones, respaldadas por estudios de los cursos de la Harvard Kennedy School of Government sobre Liderazgo Toma de decisiones y Líderes en desarrollosugiere que existen peligros:
- Los equipos de proyecto tienden a descartar los consejos de los expertos y de quienes están más familiarizados con los problemas, y es más probable que se sometan a la autoridad de líderes que pueden no tener las habilidades o la experiencia necesarias.
- La supervisión adicional tiende a añadir latencia a la solución de problemas, con más reuniones, informes, cuadros de mando y otras interrupciones.
- El estrés tiende a hacer que los equipos de proyecto duden más a la hora de encontrar soluciones creativas
- La simplificación de un problema muy complejo y el filtrado burocrático de la información pueden dar una imagen poco realista de la huella del problema a los altos dirigentes
Recomendaciones
El grupo de trabajo tiene que posibilitar el cambio y proporcionar los recursos y estímulos necesarios. Es necesario que haya un espacio de expertos para resolver problemas y experimentar. El grupo de trabajo puede aprovechar los conocimientos adquiridos en proyectos complejos (McKenna, MacKinnon), nóminas (Morneau) y gestión financiera (Morneau, Brisson, Goodale) para asesorar sobre enfoques de resolución de problemas, pero sin una profunda experiencia en ERP, es poco probable que ayude a solucionar el problema.
El problema de "arreglar un problema"
Hay muchas formas de solucionar un problema, pero algunas no son sostenibles. El principal método para solucionar los problemas salariales ha sido la contratación de personal. No está claro si se trata de una solución provisional mientras se solucionan los problemas tecnológicos, o si las soluciones provisionales estarán a la orden del día, o cada dos jueves. Centrarse en "arreglar el problema" puede no solucionar los problemas sistémicos:
- ¿Cómo contribuyó a los continuos problemas informáticos el proceso de contratación exclusiva de PeopleSoft, una aplicación ERP heredada y patentada que requiere personalización, para sustituir a otra aplicación más heredada?
- ¿En qué medida contribuyeron al problema el proceso de contratación, que exigía a IBM cumplir plazos estrictos, y los cambios introducidos por el gobierno para la formación?
- ¿Hasta qué punto las "mejores prácticas" heredadas en la aplicación del estilo de cascada provocaron problemas?
- ¿Existen patrones procedentes de otros proyectos menos exitosos, como el Servicio Compartido de Canadá, la gestión de contenidos web, las subvenciones del Consejo de Canadá, y proyectos de TI exitosos, como el sitio de contratación electrónica Buy and Sell?
Recomendaciones
El grupo de trabajo debería tomarse el tiempo necesario para identificar los problemas sistémicos e introducir cambios en la política de tecnologías de la información. El Gobierno no puede permitirse desperdiciar un fracaso como este. El "Fénix" podría resucitar, esta vez como instigador de nuevas directrices de contratación informática, implantación ágil y computación en nube.